明雀觀察 | 專業服務領域綜合指南(3)：海外專業服務軟體有哪些

一、适用于專業服務的管理軟體

01 專業服務的管理軟體類型

預計到2022年，全球專業服務市場将增長到8.08萬億美元。即使是現在，這些組織也依靠軟體解決方案來使他們更有效率、更有利可圖，并對客戶更有吸引力。

談到專業服務，資源規劃、客戶管理和計費等流程的複雜性說明了對強大的專業服務軟體的需求。

企業需要跟蹤和優化員工的使用率，并通過自動化來簡化流程。一個能解決這些業務需求的一體化解決方案可以使公司更有生産力和盈利能力。

02 專業服務的管理軟體有哪些不同類型？

專業服務軟體不是一個 “一刀切 “的解決方案，各行業不同規模的公司将有不同的業務需求需要解決。這就是為什麼一些管理軟體解決方案會專注于商業智能和銷售功能，而其他軟體會專注于時間跟蹤和資源管理等功能。

一些類型的管理軟體及其主要功能包括：

（1）ERP（企業資源規劃）

供應鍊管理

商業智能

銷售管理

（2）PSA (專業服務自動化)

時間和費用跟蹤

資源管理

項目管理

（3）CWM（協作式工作管理）

檔案儲存和管理

資源管理

任務管理

二、PSA軟體

01 PSA軟體是什麼

對于專業服務機構來說，按時和按預算傳遞項目是一項任務。要做到這一點，就必須采用自動化軟體，以提高可視性、消除低效率，并從頭到尾跟蹤進度，這就是PSA（專業服務自動化）軟體可以幫助的地方。

PSA軟體的一些重要功能包括時間跟蹤、項目報告和分析，以及資源管理。

雖然許多團隊仍然使用電子表格和共享檔案來跟蹤某些任務的進展，但靈活的PSA軟體是一個更好的選擇。手動更新電子表格，在不同的軟體解決方案之間切換，以及在重複性任務上花時間，都是在浪費時間。

02 PSA軟體是用來做什麼的？

PSA軟體旨在簡化專業服務團隊的流程，使他們能夠專注于更重要的任務。一份2018年Clio法律趨勢報告發現，律師的平均使用率為30%。這意味着在每周40小時的工作中，每天有2.4個小時用于計費工作。根據該報告，他們其餘的時間都花在了”記錄和總結時間條目”、”在軟體之間傳輸資訊”和”組織實體和電子工作空間”等活動上。

将”總結時間條目”等簡單的行政任務自動化，可以確定從業人員有足夠的精力專注于面向客戶的活動。Wrike的2019年”專業服務工作基準”報告顯示，22%的受訪者認為，如果計費等行政任務實作自動化，他們每周可以多做50%的工作。

三、ERP軟體

01 ERP軟體

ERP（企業資源規劃）軟體可以幫助企業管理其業務營運的許多移動部分。通常情況下，企業需要一個端到端的解決方案，以解決其财務、營運和資源管理的要求。

ERP軟體集供應鍊管理工具、客戶關系管理工具、會計和賬單工具、銷售工具和商業智能工具于一身。

ERP軟體是很有益的，因為它整合了專業服務組織内最重要的活動。Softwarepath的一份2019年報告顯示，34.4%的服務組織使用了ERP系統，理由是需要”管理大量勞動力以适應所需的商品或服務”。

但這是有代價的，ERP軟體很昂貴，使得它成為小型和成長型企業的一個遙不可及的解決方案。根據ERPfocus的資料，小型、中型和大型企業實施ERP系統，每個使用者的成本可能在7143-8542美元之間。

02 有哪些不同類型的ERP

内置式和雲端式是ERP系統的主要類型。就像它的名字一樣，内部解決方案是基于本地的，通常是在實體辦公室，由内部IT直接控制，而基于雲的ERP軟體是存儲在雲端。

軟體咨詢公司強調了ERP類型在定價上的差異。基于雲計算的ERP軟體通常是按月定價，而内部部署通常是按一次性永久許可定價，大大增加了其初始投資成本。

如前所述，ERP軟體的成本可能是一個重要的障礙，這使得它更适合于有财力投資一個強大而昂貴的端到端業務流程管理系統的組織。

四、資源管理軟體

對于專業服務機構來說，良好的資源管理是項目成功的核心，優化這一過程需要大量的自上而下的透明度與可視化。資源管理工具在明确工作量、角色和責任以及可用性方面至關重要。

如果沒有一個好的資源管理軟體解決方案，本應該高效和簡單管理的項目活動會變得費時且容易出現人為錯誤。

01 資源管理的挑戰是什麼？

當涉及到資源管理時，透明度和可視化程度低是一個實質性的挑戰。當不清楚哪些資源可用于目前和未來的項目時，像能力規劃和需求管理這樣的過程就會變得成倍的困難。

如果沒有戰略性的、有意識的資源管理，員工就可能過量工作，導緻倦怠。

當工作在短時間内到達時，管理資源會變得更加複雜。在Wrike的2018年創意團隊狀況報告中，35%的受訪者表示他們每周至少收到一次臨時請求，還有22%的受訪者表示他們每周收到數次此類請求。雖然不理想，但這往往是不可避免的。資源經理面臨的一個挑戰是確定高效的接收流程。

02 資源管理工具如何幫助專業服務團隊？

一個有效的資源管理工具将解決前面提到的痛點，同時在團隊工作流程中建立透明度和問責制。通過資源管理工具，專業服務團隊可以：

（1）通過毫不費力地重新安排任務的優先次序來承擔更多的客戶工作

項目經理可以輕松地重新安排行政或非客戶工作的優先次序，以騰出更多時間用于可收費的客戶工作。被指派人得到實時更新，使他們了解其工作量的任何變化。

（2）平衡工作負荷，減少工作時間

不可避免的是，一些團隊成員的工作太多，而其他成員的工作太少。項目經理可以通過減輕員工過重的負擔，評估哪些團隊成員有足夠的帶寬來承擔更多的職責，進而在資源管理方面具有戰略性。

（3）提高角色和責任的明确性

當參與項目的人不确定他們的角色和責任時，項目的輪子會很快脫落。

（4）識别技能或資源短缺

資源經理不隻是在看現在可用的資源。項目管理中的能力規劃幫助組織評估他們在未來的舉措中需要哪些技能。如果不能深入了解目前的資源可用性，企業就不能有效地規劃未來的項目。

項目和投資組合的成功往往取決于正确的資源是否可以用于正确的項目。一個資源管理工具可以幫助企業做出戰略性的項目、招聘和預算決策，這最終可以幫助企業發展。

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