标書撰寫心得

招标、投标是軟體行業采購或拿項目中最常見的方式，根據項目形式的不同，對于投标檔案撰寫要求也對應不同，近期筆者接到的幾次招投标工作無論是從投标流程還是投标準備，都十分嚴格和正式，這就需要高度重視、認真對待。本文主要将準備投标檔案過程中所遇到的問題和積累的經驗進行沉澱，為後續更好的輸出做鋪墊。

注意：本文隻針對技術标進行闡述。

投标流程

客戶方項目立項後，會進入公開招标階段，投标方通過購買招标書，明确招标項目的産品、服務的範圍、标段（标包）劃分、數量、投标人的資格要求等，之後進入投标準備階段。

1 投标準備

得到招标書之後，首先需要認真分析招标檔案，根據自身産品及解決方案優勢編制投标書，在編寫投标書中需要注意，标書中的解決方案一定要應标，明确的對應招标需求，具體步驟如下：

1. 根據招标内容編制投标檔案（商務标、技術标）、講标檔案，按照期限傳遞投标書及投标保證金；

2. 按照規定的時間、地點進行講标；

3. 等待結果通知，中标後，明确具體細節之後與客戶方簽訂項目合同，履行合同。

2 參與人員

1. 售前人員

2. 銷售人員

3. 技術人員

3 輸出資料

>>>>商務标書

準備内容根據标書具體要求而定。

1. 軟著權

2. 企業資質

3. 偏離表

4.承諾函

>>>>技術标書

準備内容根據标書具體要求而定，正常内容如下：

1. 項目定義說明：名稱約定、主要術語；

2. 項目背景及現狀分析：目前資訊化背景、企業發展概況、資訊化瓶頸；

3. 項目需求了解與分析：項目需求描述、項目需求了解與分析（多個次元）；

4. 項目目标和關注重點：項目目标定義、項目目标分析、實作目标前提條件；

5. 項目指導思想和原則：投标方特有的指導思想和原則；

6. 架構體系、規劃、方法論：企業架構、IT規劃體系、IT規劃方法論；

7. 項目總體規劃：整體規劃、建設思路、建設階段；

8. 項目平台架構：總體架構、業務架構、技術架構、功能架構、內建架構、安全架構、産品架構、部署架構等；

9. 項目産品介紹：項目中使用到的産品介紹（産品概述、功能特性、産品截圖）

10. 項目部署方案：軟硬體配置搭建；

11. 項目實施方案：實施總體方法、實施成功的關鍵要素分析、實施進度計劃；

12. 項目實施團隊：團隊建構原則、項目實施組織架構、項目實施團隊、實施過程和安全保密管理；

13. 項目驗收方案：項目初驗、終驗；

14. 項目教育訓練方案：教育訓練目的、教育訓練政策、教育訓練調研、教育訓練方式、教育訓練課程與内容、教育訓練組織與要求、教育訓練對象；

15. 項目品質及風險管理：項目生命周期管理、項目常見風險分析、項目初步風險分析與政策；

16. 項目服務方案：服務原則、服務承諾、服務體系和流程、常見服務方式和内容、服務響應時間、服務監督機制；

17. 相關案例介紹；

18. 投标公司介紹。

>>>>講标檔案

講标PPT及環境示範。

>>>>評分索引

根據招标檔案中的評分對照表進行撰寫，上面标明每一項應答的頁數，并自評分數，闡明可以得到該分數的原因。

最佳實踐

投标檔案的撰寫不僅需要經驗和方法，更需要謹慎和認真，一旦疏忽或沒有明确招标檔案中的注意事項，很可能會導緻标書不合格，降低評分數，嚴重的還會導緻廢标，前功盡棄。為減少撰寫過程中的出錯率，下面主要将标書中的一些注意事項、最佳實踐總結出來。

1 清标

标書與解決方案不同，撰寫投标檔案，切忌沒有完全掌握招标書内容就開始撰寫，無論時間多趕，都要清标。清标即明确清楚标書中每一項條款，把标書走腦的讀一遍，而不是機械的看一遍，具體要做到以下幾點：

1. 明确标書中硬性要求，并詳細标記，在撰寫标書過程中一定要涵蓋，并撰寫在醒目的位置，必要時可以單獨成為一章或一小節。

2. 商務标技術标都要明确，雙方會有相關關聯，或是互相包括必要條款，一方不明确，很可能導緻應标缺失。

3. 注意招标檔案中的每一項廢标條款，一旦條款缺失或未能滿足響應，編制再好的投标檔案也将被一票否決。

2 寫标

撰寫投标檔案要根據招标檔案需求進行撰寫，不要偏離，内容多而全，甯多勿少，思路從整體架構出發，涵蓋招标需求的同時，具備宏觀意義上的整體IT架構規劃，盡顯專業性。

1. 架構先行，先出具标書整體架構，可簡單标明每個架構中要撰寫的内容，将需求、規劃、方案、産品到服務、實施、售後一一羅列；

2. 架構評審，架構出具之後，不要急于填充，與投标小組人員進行評審，通過之後再進行撰寫，有效減少反複時間；

3. 内容全面，凡是标書中提及的要求、名額都要給予對應的解決方案，最佳的效果是每個要求都準确的給出回應；

4. 如招标書中有明确格式要求，則按照要求進行編制，反之則以工整、正式為原則，包括字型大小、主題統一，标點符号得當，段落整體排序整潔有序，圖檔清晰等。

3 對标

本文中的對标指在投标檔案撰寫結束後，對照标書中廢标條款、星号條款、評分細則等内容進行一一對應，下面根據幾個條款進行解析：

1. 廢标條款顧名思義，一點不能滿足定會廢标，對于廢标條款要在标書中明确的給予應答及展現，通常對于商務标來說此類條款較多；

2. 星号條款在技術标中較多，多為一些重要的技術名額，要求投标人必須滿足或給予應答說明，對于此類會以技術偏離表的方式進行應答；

3. 評分細則表為評委打分對照表，評委會嚴格按照上面的内容進行打分，表中分數是一定不能丢的，評分表中内容都要在标題中明确展現，一方面說明我方已經應标，另一方面為評委對照提供便利。

4 合标

在投标方式上會出現合作投标的情況，這個時候就需要将不同标段的标書進行合并，或者将商務标與技術标進行合并等，不隻是标書的合并，還有評分索引表的合并。

1. 如果一個标書分為多個技術人員撰寫，最終需要進行标書的合并，合并過程中注重格式與頁碼的正确；

2. 在撰寫的評分對照表中填寫每一項分數标書中對應的位置，并自評分數，闡明可以得到該分數的原因，供評委參考；

3. 商務标和技術标是分開撰寫的，在評分表中隻需按照各自的标書标明頁數即可，通常不會合并成一個大的目錄。

5 查标

查标分為兩項，一項為根據招标檔案要求，從頭檢查一遍标書是否有漏項，重點需求是否都涵蓋滿足，另一項為對寫好的招标檔案進行格式檢查，具體包括以下幾個方面：

1. 是否存在漏項，内容是否撰寫到位；

2. 目錄是否調整、是否存在格式錯亂、是否有空白頁；

3. 商務标、技術标交叉檢查，當局者迷，換種視角更能發現其中的問題。

心得總結

從正式接觸标書撰寫到現在已經有一段時間，回想起當時的情景仍曆曆在目，也曾因為不熟悉流程和缺乏相關知識，走了許多彎路，通過檢討和總結，現将産生的心得及教訓記錄，為後續更好完成此類任務奠定基礎。

1 熟知标書

剛接觸标書撰寫工作，隻做到大概了解需求，之後就按照已有的模闆架構進行撰寫，沒有考慮不同招标性質的差異性，在查标的過程中，發現很多硬性要求并沒有應标，随着投标日期臨近，造成比較棘手的情況。

經過上述教訓，之後撰寫标書時，首先進行清标工作，明确項目具體需求的同時，标出撰寫标書過程中需要重點展現或應答的内容，不明确的地方及時确認，在确定沒有疑問之後，開始撰寫。看似處理上述工作花費了許多時間，但這個步驟是必不可少的，因為可以保證後面工作順利開展，一定程度上是有效節省了時間。

2 架構先行

之前在拿到招标檔案之後，都是大綱與内容同步進行，做到目錄與内容同步完成，這種做法會嚴重拖延标書的傳遞時間，甚至會影響到标書的傳遞品質。因為在撰寫目錄與填充内容過程中，會花費大量時間撰寫技術難點，時間有限的情況下會造成其它部分匆匆撰寫，品質偏低；另一方面，一旦整體架構不被通過，之前工作全是無用功，進而加大調整時間。

正确的做法應該是先将标書從頭至尾通讀一遍，明确要求之後，有目的的進行架構建構，直接将硬性要求放在架構中，建構過程中梳理一遍需求和邏輯，之後交于相關負責人進行架構稽核，稽核通過之後再進行内容填充，省去反複的時間。

3 注重順序

初次接觸标書撰寫時，對于投标流程、準備資料、撰寫順序、檔案格式都是一無所知的，通常是一邊摸索一邊準備，經過資料反複打回、修改，慢慢了解其中的流程，并固化。

經過總結需要撰寫内容如下：投标檔案、技術偏離表、評分索引表。首先撰寫投标檔案，之後根據招标檔案要求，決定是否需要撰寫技術偏離表，通常來說技術偏離表是一定需要的，有的在标書内部嵌入，有的以單獨表格形式進行提供。評分索引表可以在一開始就出具，但頁碼對應一定要在标書全部完成及稽核通過後進行填寫，否則會出現頻繁修改頁碼的現象。

4 合理分工

每次接到撰寫标書任務，基本都是時間緊任務重的情況，需要叫停當下工作，快速響應，短時間内出具一份幾百頁的标書，如果标書内容為标準項目模式，在模闆基礎上進行快速修改即可；若為特殊項目或不熟悉的模式，則需要花時間進行研究，通常會出現無進展的情況。

面對此類狀況，首先要做的是靜心分析招标檔案，将其中難點進行羅列，查找相關資料，如一段時間後仍毫無進展，就要向公司或夥伴求助。例如：申請技術人員資源協助、夥伴提供參考資料等。同時合理分工，明确需要做的内容有幾項，之後根據部門人員或相關協調人員的專長進行任務分解，最終整合，不但有效提高整體效率，也會提高标書品質。