采購是企業生産經營中必不可少的環節之一，也是企業成本構成的主要因素。
企業采購形式多樣，包括招标、競争性談判、磋商、詢價、競價等。如今，網際網路的發展已經更新了采購模式。借力RPA提升采購效率，則是企業確定供應、降低成本、實作可持續發展的一個良策。
采購部門低效之痛
盡管很多企業設有獨立的采購部門，但不少企業的采購管理還未完全實作線上化，仍存在管理混亂、效率低下等問題。
通常，采購流程中包含采購計劃、供應商的選擇和考核、詢價/比價/議價、評估、決定、請購/訂購、協調與溝通、進貨檢收、整理付款等一系列環節。各環節中又涉及大量的資料處理、表單制作等重複任務，往往要耗費大量人力和時間。
然而，在數字化浪潮之下，相較于企業其他部門，采購部的自動化程序略顯落後，大多流程仍需員工通過手動操作Excel進行管理。
實際上，采購環節中的不少勞動力密集型流程，完全可以通過RPA，由軟體機器人代替員工執行大批量、可重複的任務，進而實作流程的自動化。
當采購遇上RPA
作為“數字員工”，RPA軟體機器人能夠根據事先編寫好的腳本，執行重複、機械的任務，用自動化處理來代替人工手動操作。不僅可提高工作效率，一定程度上還能避免人工操作可能出現的錯誤。
由于RPA機器人可7×24小時全天候工作，不間斷地處理收集資料。是以，在執行過程中，RPA不會讓采購人員錯過每一條重要資訊。
RPA在采購流程中的優勢：
●自動化整個流程，最大限度減少人工幹預；
●實作采購流程全生命周期管控，提高效率；
●非侵入式部署，無縫對接ERP、CRM、WMS等系統；
●有助于打破企業各部門間的資訊孤島；
●降低采購流程風險，確定資料合規性。
RPA應用于采購流程5大場景
随着市場競争的日趨激烈，一些企業開始在采購部門部署RPA，以實作降本增效，保持競争力。
場景1：訂單處理
采購團隊處理采購申請，手動建立采購訂單，可能會出現訂單資訊不一緻，訂單處理延遲，錄入資料出錯或遺漏等情況。
RPA可代替人工建立采購訂單，自動提取清單中所需的物料資訊，錄入資料并生成訂單，而後通過電子郵件發送給相關負責人進行稽核，并将訂單回報給采購部門。不僅可提升業務效率和準确率，也節省了人力和時間成本。
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訂單抓取、處理、核減庫存機器人
機器人可以完成自有商城的訂單抓取、訂單清洗（按照一定規則處理訂單）、核減庫存和批量列印發貨單等功能。
場景2：發票處理
發票查驗通常需要财務人員将發票逐一驗證并上傳結果，由負責人稽核後，将通過的發票标記為已完成。人工手動執行整個查驗過程，不僅耗時費力，效率還低。
RPA通過搭載OCR技術，可自動識别、讀取發票資訊、驗真，減少發票處理過程中80%的人工操作。如果字段比對，RPA可自動将發票過賬到财務系統，并形成日志，效率高，省時省力。
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發票識别驗真機器人
利用OCR自動識别發票資訊，并自動通路國家稅務總局網站進行發票驗真，最後将發票資訊和驗證結果錄入Excel。
場景3：供應商對賬
人工設定好對賬觸發時間，RPA機器人即可登入财務子產品，查詢供應商資訊并導出，自動向供應商發送郵件，完成對賬提醒。
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财務内部對賬機器人
機器人用于集團公司間往來對賬，具體應用在集團内部應收與内部應付的餘額比對與差異等流程。
場景4：合同管理
在管理合同上，RPA可以從共享系統、網絡磁盤、電子郵件中抓取并存儲合同檔案，便于統一管理。另外，RPA還可以實作銷售合同的自動比對，高效精準。
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法務銷售合同比對機器人
機器人自動對比法務銷售合同，并将修改過的内容進行标紅處理。
場景5：庫存監控管理
庫存管理是每項業務的核心。采購團隊必須定期監控庫存狀況，確定庫存水準是否足夠充足，以滿足客戶的需求。
RPA可以幫助采購團隊監控庫存水準，提供實時庫存報告，便于團隊了解庫存，評估目前需求并預測未來需求，及時補充訂購産品。
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SAP自動引庫存發郵件機器人
機器人用于自動引出SAP指定倉庫的庫存資料，然後自動發郵件給批定的人員。