基于雲的文檔管理軟體/文檔管理系統（DMS）
由于違反法規而導緻的安全漏洞、資料丢失、版本管理等難題和訴訟已經變得非常普遍，以至于這一切都感覺像是“正常”的現象。使用文檔管理系統，可以讓您避免這些麻煩。安全标準的執行、資訊的合規性和維護都在控制之中，隻需最少的人為幹預。
文檔管理系統使組織能夠将資訊存儲在受保護的數字文檔池中，這消除了因依賴紙質文檔而導緻的文檔丢失、查找檔案花費大量時間和存儲空間不足等問題。安全的數字存檔意味着授權使用者可以從任何地方、任何裝置上組織、搜尋和通路所有文檔，還簡化了法規遵從性并支援災難恢複。
Mengali 會計事務所保護客戶資料并改進審計流程
Mengali 會計事務所總部位于北加州，提供會計、财務、資金管理和稅務服務方面的專業知識。該公司充當其客戶的場外會計部門。
這家具有前瞻性思維的會計師事務所通過為客戶提供對 DocuWare 的受控通路，将其對技術的使用提升到了一個新的水準。會計師事務所的客戶和審計師在網絡上登入 DocuWare，檢視帳戶資訊、參與工作流程、上傳文檔。
審計現在是遠端完成的，該公司隻需為每個審計師設定一個安全登入名，允許對他們需要審查的檔案進行隻讀通路。會計師事務所所有者兼負責人Renee Mengali 說“在審計方面，DocuWare 為我司節省了以前用于提取文檔的數百小時，與審計相關的壓力現在已經不在困擾我們了。”
防欺詐是每個客戶的願望清單
“我們的一位客戶以前曾遇到過内部欺詐，他們的員工編輯PDF文檔以獲得更高的報帳率。這種令人擔憂的情況将文檔安全性和原創性放在首位，并幫助我們向客戶展示了将文檔存儲在 DocuWare 中所帶來的優勢和安全性，“Mengali 解釋道。
該解決方案的工作流程功能使公司能夠建立預先指定的内部控制系統，確定每個客戶至少有三名不同的員工參與其中。其他安全功能，如預定義的員工可以通路哪些資訊的限制、不可編輯的原始文檔以及跟蹤和記錄每個文檔通路權限的能力，使公司能夠防止欺詐。
通過文檔管理節省時間并降低風險
文檔管理系統（DMS）安全存檔功能清單
- 通過個人使用者名和密碼系統對使用者進行身份驗證；
- 啟用以組、角色、個人和文檔為中心的通路權限；
- 通過HTTPS在基于Web的元件之間發送所有資料，并提供256位加密；
- 防範網絡釣魚、加密病毒和惡意軟體；
- 主動資料中心中的所有資料；
- 啟用自動化工作流，強制實施保留政策；
- 幫助您的組織滿足特定的合規性标準（包括國家和行業特定的法規）；
- 使用電子簽名保持文檔完整性；
- 記錄所有更改以建立完整的稽核跟蹤；
- 管理文檔的目前版本和過去版本；
- 提供與其他企業系統（如 CRM 和 ERP）的安全內建。
如果您的團隊正在遠端工作、辦公室辦公或介于兩者之間，文檔管理系統正好可以幫助到您，因為您需要在正确的時間将文檔安全、自動地發送給正确的員工。