不管是超級大廠,還是普通企業,項目資源沖突是項目管理過程中經常會遇到的一個問題。
項目資源通常是指項目執行過程中所需要的人、财、物等資源。
可以說,資源管理可以成就項目,也可以毀掉項目。隻有切實做好項目資源管理才能確定項目的進度、品質、成本按計劃完成,否則項目管理就成了空談。而在各種項目資源中人力資源又顯得尤為重要,因為項目的完成最終還是要靠人。
那麼多個項目之間的人力資源沖突到底應該如何來應對呢?我們需要關注以下3點:
01
項目優先級排序
首先,在有多個項目的情況下,需要先進行項目分類以及項目優先級排序。通過既有資料的分析及過往積累的經驗,初步整理出項目分為哪些大類,每個大類又包含多少子類,建議這一步驟最多分解出兩、三級即可。
列出每類項目類型的特定的屬性和獨有的考核名額,然後根據今年的戰略要求,識别出哪些項目類型需要廢棄,那些項目類型是新的,哪些項目類型需要重新定義。
接下來是尤為重要的一步,即優先級排序。
根據上面确定的項目類别、屬性的劃分,為每個項目類别進行項目級别的劃分,一般要制定出定性和定量的标準。
一些孵化、創新類的一般更強調戰略意義,無法給出量性名額,是以對這類項目以定性要求為準,例如可分為滿足公司戰略意義、滿足部門戰略意義、一般項目;
對于有明确投入産出要求的項目需要用定量的名額進行衡量,如純研發類項目;
還有一類可能要包含定性和定量兩種屬性,這個時候要定義出誰先誰後,一般是定性為先,比如是否是滿足戰略要求,然後再定義具體涉及的名額及量化值。
02
目标資源搶占
好的資源永遠是稀缺的,項目經理需要盡可能搶占最優秀的資源為己所用。“搶”資源,搶不代表不講理,而是代表一種“勁頭”,一個好的項目經理,有時候會給人感覺很“強勢”,因為你始終在争取資源,當然“強勢”不代表“強硬”,在這個過程中要特别注意溝通方式。
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人力資源一般是在項目啟動會的時候就要積極争取,當人力資源框定後,要根據項目的具體工作内容劃分人員架構,“正式”落實到人。如果能在一開始就争取到目标資源那再好不過了。
當然,多數情況下,資源掌握在部門負責人和管理層手上,是以日常就需要學會和掌握資源的人保持良好人際關系,不單單在需要資源的時候。
如果在項目啟動階段,沒有搶占成功,那接下來可以嘗試在中途挖掘。這個時候,項目經理需要随時關注目标資源的狀态,比如目标資源正在參與的項目目前工作任務到什麼進度了?這樣才能判斷預估目标資源是否能夠在時間上不沖突。此時,項目經理需要向進階上司申請該資源。還是前面說的,平日裡要和掌握資源的人打好關系。
03
加強監控及資訊擷取
在很多職能型組織架構中,有些資源往往需要兼顧多個項目。這種常态化的資源共享,往往需要項目經理更注重對資源的監控及資訊捕捉。剛才已經說過,還未得到目标資源時就需要關注資源狀态,而當我們拿到資源後,也不能放松警惕。
一方面要對資源的實際工時有記錄、有統計、有分析;另一方面也要随時掌握資源的工作狀态,例如工作積極性、身體情況、時間沖突、團隊環境、氣氛、士氣等等。在資源工作狀态方面可以通過加強項目團隊的溝通管理來實作,例如定期項目溝通會、日報、周報制度、定期項目成員訪談、階段性項目總結等等。
與此同時,我們可以通過項目看闆及時了解所有項目的全局動态,尤其是與自己的項目共享資源的那些重點項目的進展,這個很重要,因為其他項目的進展情況随時可能會變成自己項目的風險。
另外,一些周例會以及各種例會也是擷取資訊的管道,有時例會中其他項目經理的一句随意“聊天”看似與你無關,但指向了你的項目資源,比如有人可能會提到:“公司某個項目需要緊急上線...”。
項目經理要善于捕捉這些關鍵資訊。隻有這樣才能提前發現項目在資源管理方面的風險,做到早發現、早排除、早應對。提前預見到可能的資源沖突,未雨綢缪總是沒錯的。
以上就是在多個項目之間的人力資源沖突中項目經理需要了解并關注的幾點。
最後,建議各位項目經理:持續培養可替換資源以應對風險發生,充分挖掘替代資源的潛力,幫助其提升,給自己準備一個Plan B。