自世界衛生組織宣布 COVID-19 為大流行病以來已經兩年多。在思考冠狀病毒危機如何影響我們生活的方方面面時，首先想到的詞之一是不确定性。
對于 DocuWare 和我們的合作夥伴來說，關心我們的家人、朋友和社群的健康和福祉始終是第一位的。作為數字文檔管理和流程自動化專家，我們完全有能力幫助我們的合作夥伴及其客戶應對比他們預期更快的變化。我們的目标是在他們即時轉變為管理遠端勞動力的過程中提供支援，幫助他們控制成本，進而使他們的業務保持滿負荷運轉。
易于使用的文檔管理工具為我們的客戶提供了一種緩解壓力的方法——讓他們能夠為業務敞開大門并留住員工。
新常态的遊戲規則改變者
近 25 年來，Rebel Refrigeration, AC & Plumbing 公司一直在為拉斯維加斯及周邊郊區的居民安裝熱水器、空調系統并提供其他家庭服務。釋出封鎖令時，公司辦公室不得不關閉。員工在家工作，但他們無法通路在辦公室裡的紙質檔案，發票處理落後。公司所有者喬約翰遜說：“我希望我的員工能夠在家中無縫順暢地工作，特别是如果居家辦公最終會成為長期趨勢”。他知道數字化對于維持生計至關重要。
約翰遜選擇了 DocuWare 基于雲的預配置解決方案來處理發票。入門快速簡單，解決方案在 24 小時内啟動并運作。約翰遜說：“我想要一個雲系統，我們可以真正實作無紙化，”并補充說建立也很簡單， “這一切都是為我們準備的，”他解釋道。
将現有系統帶到雲端
Rebel Refrigeration 等公司實施了我們基于雲的系統，以應對緊急需求。相比之下，總部位于紐約巴比倫的基于社群的社會健康機構 Federation of Organizations，當它的IT 總監 邁克爾·塞拉諾計劃在大流行之前遷移到雲時，已經在本地使用 DocuWare 近 10 年。
DocuWare Cloud 于 2020 年 4 月上旬上線，當時疫情對業務的影響逐漸明朗。Federation of Organizations從業人員正适應在家工作，因為他們已經熟悉 DocuWare，是以過渡是無縫的。“由于員工對流程有核心了解，是以過渡時間很短，”塞拉諾說，“每個人都很快适應了環境，DocuWare 提供的工具幫助緩解了壓力。”
自動化有意想不到的好處
而位于肯塔基州歐文斯伯勒的戴維斯縣公立學校最初使用 DocuWare 來數字化學生記錄并使用電子表格來簡化與家長的溝通。當居家令導緻課程轉到線上時，DocuWare 協助進行裝置配置設定，跟蹤教師帶回家的筆記本電腦和其他裝置。每位教師在 iPad 上填寫一份電子表格，并以電子方式處理。這使他們能夠在與其他員工最少的互動的情況下簽出裝置，并幫助 IT 團隊。
當您的企業正在改善人們的工作方式時在家工作
我們向 DocuWare 團隊成員詢問了他們對在家全職工作的感受。我們的員工報告說少了非正式對話、工作午餐和即時交流想法。甚至通勤也散發出懷舊的光芒，因為它在工作和家庭之間提供了切實的分離。而從卧室的辦公桌走到廚房并沒有提供任何減壓時間。
積極的一面是，我們還以新的方式認識了我們的同僚。無論是否有意，有時兒童和寵物會參與 Zoom 通話。虛拟午餐、退休派對和線上會議提供了聯系的機會。事實證明，我們甯願在虛拟分組會議室見面也不願完全不見面。我們還想方設法在我們的交流中添加些幽默感，這讓我們振作起來并表達我們的個性。
克裡斯蒂娜·邁耶，平面設計師
一開始，我很高興能減慢我的日常生活。我的整個人生都是 100% 定時和計劃好的：6 點起床，8:00 送兒子去幼稚園，8:30 到辦公室，2:30 接兒子。花點時間陪他，然後在 6:30 開始做飯，然後在 8:00 讓小家夥準備睡覺。在家工作讓我有機會獲得大量的額外時間。有時我隻能在開始工作前 30 分鐘起床。我也喜歡度過之前隻有周末才有的家庭時間，比如一起吃早餐或午餐。
幾周後，事情開始變得困難，因為我丈夫和我都在家工作，我們每個人都抽出時間來陪伴我們的兒子。我有時在晚上工作，或者早上五六點開始工作，是以白天我有更多的時間陪他。現在我兒子又要上幼稚園了，因為如果父母雙方都工作，德國政府會提供“緊急護理”。
雖然夏天我喜歡在陽台上工作，但我想念去辦公室，在上下班路上聽收音機，喝咖啡和與同僚聊天的日子。現在，我早上總是像去辦公室上班一樣穿衣打扮、化妝、甚至穿上休閑鞋，因為這讓我進入了開始工作的正确心态。
史蒂夫·哈奇， 客戶專家
在家工作的一個積極作用是改善我的睡眠模式。我可以再睡一會，不必擔心需要準備好了再去辦公室。有了這額外時間，不用準備例行程式，在登入DocuWare系統開始一天工作之前，我可以起床、煮咖啡和放松。我發現這讓我早上更有效率。
在辦公室，我在午餐時間散步，而且我大部分時間都在繼續這個習慣。我發現在家工作的另一件有用的事情是在休息時我會在我的較高價的電梯大廈周圍完成一些小家務，這讓我有更多的時間。
我發現的唯一不利因素是，與我團隊之外的其他人或新員工建立牢固的個人聯系可能更加困難。例如，在辦公室裡，我總是可以在廚房或走廊裡遇到某人并進行簡短的交談。
喬·弗蘭克，IT 營運經理
當我們開始在家工作時，我很難在我的小較高價的電梯大廈裡找到一個專屬空間來安裝我的辦公電腦。我最終在顯示器支架上投入了少量資金，将我的筆記本電腦放在顯示器支架下面。我還購買了便宜的 KVM（鍵盤/視訊/滑鼠）切換器。這使我的工作筆記本電腦和我的個人台式電腦可以共享一個顯示器和外圍裝置，而無需拔掉任何東西。我隻需按一個按鈕即可在計算機之間切換，絕對可以節省大量時間和空間。
邁克爾·蓋爾，進階銷售總監
當大流行來襲時，我馬上就知道我需要一個更實用的空間來完成工作。我購買了一張可以長時間坐着或站着舒适的桌子。這絕對是一項投資，但它有望獲得回報，因為它使在家工作變得更加高效。