聊聊遠端辦公那點事兒 | 一月談

想針對最近幾天的延遲返工通知，來談談我對遠端辦公的一些看法和實踐。

工作日的一天

起床，坐班車到公司，用阿裡郵箱處理未讀郵件，打開語雀，完成當天的工作計劃和日課，接着按照工作計劃的優先級處理事務，通過 Aone 管理任務進度，完成代碼的 CR 和部署，不定時處理釘釘消息，通過阿裡郎參加線上會議或到會議室參加線下會議，這是我工作日的一天。

由于日常就需要和多個園區、多個城市的同學進行溝通和交流，事實上除了和本團隊的同學以外，一直都是遠端辦公的模式，但是真正在家遠端辦公，會不會産生新的問題呢？

答案是肯定的。從團隊和協作的角度思考，在這種狀态下如何管理團隊，如何跟蹤項目的進度以及如何保障溝通的時效和準确性，都是繞不過的話題。從個人的角度考慮，如何提高自控力保障效率，如何管理自己的時間，如何高效利用工具完成協作，同樣值得探讨。下面從這幾方面分别聊聊。

溝通

首先要明确，溝通的目的是為了保證資訊的對齊，避免出現大家齊頭并進，卻向着不同終點奔跑的情況。根據不同的溝通範圍，又分為兩種情況，團隊内溝通和跨團隊/跨地域的溝通。

團隊内溝通

團隊内溝通，很多時候在工位前後吼一嗓子就能解決，實在不濟多走兩步很快也能說清楚。通常會進行一些團隊事務的同步，可能包括手頭上在做什麼事情，項目進展到什麼程度了，遇到了一個難題尋求幫助，完成了技術設計期望大家評審等等。這部分資訊的同步通常比較簡單和快速，遠端辦公影響不會太大。

跨團隊/跨地域溝通

對于像我們這樣橫向拆分，并非以項目組為次元組建的的團隊，在工作中經常需要和其它各個橫向的角色（營運、PD、設計師、後端、測試等）溝通。由于工作中上下文環境的不同，各自負責的領域以及專業程度不同，合作的熟悉度不同，會存在不同程度的溝通問題，通常需要通過專門組織會議來最終确認結論，達成一緻。但由于一件事往往牽涉到的人很多，每個人參與的部分和程度不同，會導緻每個人會議中的有效參與時間較低。這種方式降低的效率會随着遠端辦公被進一步放大，會議的效率就變得更重要。

用自己過往的一些經驗對會議的組織者提幾點适用于大多數開會場景的建議：

• 最小化參會成員，盡可能不開大會和長會
• 會議前及時向所有參會發送會邀，會邀要包含時間、地點、會議議題以及會議議程
• 會議中及時拉回主題，避免陷入細節忽略了主要議題，針對每個議題要有結論
• 會議後及時總結會議紀要，發送給所有參會成員，儲存文字記錄

對于參會者來說，要定期查收會邀，提前了解議題議程，避免參會遲到或沒有準備影響到整個會議的效率。當然這些建議實際操作的時候并不容易，當你不是組織者的時候可能也很難要求别人去遵守，但是至少在我們自己組織會議的時候多多嘗試多多堅持，努力讓周圍的人也能有改變，不是也很好嗎~

團隊管理

團隊管理離不開對目标的管理，無論是用 OKR 和 KPI，最終期望實作的效果都是團隊成員能夠對公司的、團隊的以及個人的目标産生認同感，這樣才能讓大家擰成一股繩，有更強的動力去實作目标。目标需要多次的溝通對齊，才能確定對目标的了解一緻，這點無論是否遠端辦公都一樣。在工作中會和生态開發同學協作，因為工位距離較遠，平日裡實際上也相當于遠端辦公。有一個更直覺的感觸，遠端辦公要求對傳遞的時間和品質更加有敬畏心，需要對目标進行更明确的拆分和跟蹤，需要目标的責任人清晰的拆解出任務，規劃好任務的完成時間，并持續進行跟蹤，消除過程中可能出現的風險，讓過程更透明，最終實作保質保量地需求傳遞。

項目管理

團隊管理傾向于對人的管理，項目管理傾向于對事的管理。對于一個項目來說，牽涉到的人員衆多，需要保障資訊的順暢流通，及時同步各方進展和過程中的風險，讓項目的進展更平滑。這就需要有良好的機制來保障，減少互相扯皮浪費的時間。比如需求變更流程規範，需要評估清楚需求變更的原因、收益以及下遊各環節的設計、開發、測試同學的方案和排期是否受影響，各方最終确認後再加入需求池。

針對比較大型的項目，可以由項目的負責人建立項目的知識庫，輸出項目的“大圖”，标記清楚幹系人，沉澱需求文檔、設計稿、技術系分文檔等等。針對項目中的每一次會議或讨論得出的結論，及時更新至對應文檔中，讓改動有迹可循。在去年雙 11 的協作中，靠這份知識庫，節省了大量消耗在多方細節對齊的時間，讓過程更透明。

時間管理

突然轉變到遠端辦公，很容易出現的一個問題就是倦怠感，畢竟家通常承載的是休息的功能，不像在工位上精力那麼集中。可以借鑒 OKR 的思路，制定周計劃、日計劃，描述清楚要做的事情和截止時間，嚴格按照計劃執行，有了清晰的裡程碑，對我來說能夠比較有效的降低倦怠感。早晨起床沖個澡再像平時一樣穿戴整齊，也是個不錯的辦法。

在家辦公還有一個好處是環境的噪音明顯減少，也更容易專注。越專注，工作的效率就越高。人是很難長時間保持專注的，嘗試尋找自己精力最佳的幾個時間段，最大化的利用這部分時間。可以嘗試使用番茄工作法，由于每個番茄鐘的時間比較短，對于需要長時間專注思考的工作，可能會起到反作用。我的實踐是把一項任務繼續拆分為足夠小的粒度，每個番茄鐘内專注解決一件事，要比腦子裡始終想着一個龐然大物更有效。當然，核心目的是通過專注提高效率，如果能夠在處理一項任務時能始終保持專注，使用什麼工作法都是沒關系的。

協作工具

“工欲善其事必先利其器”，對于一個開發團隊來說，需要各種各樣的工具來提高協作的效率，能讓機器幫我們做的，就不要讓人參與進來。事實上，因為經常需要跨地域溝通和協作，阿裡内部具備了遠端辦公所需要的各類工具。如果不具備這樣的條件，可以嘗試國内外的優秀的開放工具，參考文末幾篇大佬的分享，選擇适合自己團隊的，才是最好的。

下面是我最常用的：

• 阿裡郎：內建了内網準入、電話/視訊會議、多屏通投等能力，是遠端辦公的基礎
• 釘釘：作為日常工作的工作台。

• • 具備實時通訊能力，支援電話/視訊會議
  • 消息觸達的重要管道，包括公司的公告、指派給自己的任務、需要審批的工作流、日程以及郵件等等
• 語雀：內建了文檔、表格、設計切片、文本繪圖等各類能力，作為團隊和個人的知識庫
• Aone：一站式研發協同平台，提供研發全生命周期管理服務，覆寫項目管理、代碼 CR、代碼部署和釋出、代碼測試和效能度量等各個環節

小結

歸根結底，我認為遠端辦公最重要的一點是“透明”。在工作中的各個環節都增強透明意識，盡可能提供透明的環境和工作氛圍，增強團隊或項目組中各個同學的參與感、認同感和信任感，培養大家的自驅力。

希望能給各位看官帶來些許啟發，多有不足，歡迎大家留言交流。

當下的焦點是新型冠狀病毒，病毒的防治和相關資料有很多管道可以看到，就不再此贅述了。對待疫情，考驗的不隻是我們的醫護能力，還有我們整個社會的協調能力，隻有把傳染的勢頭遏制住，才能真正戰勝病毒。

開年的氣運似乎沒有那麼好，但我始終相信我們的國家和我們的同胞，祝福武漢，感恩所有一線的醫護人員，一切都會好起來的，會向着春暖花開奔去。

好文推薦：

• PingCAP 的 5 年遠端辦公實踐： https://zhuanlan.zhihu.com/p/104184804
• 談談團隊遠端協作： https://icodesign.me/posts/remote-working/
• 節後可以考慮遠端辦公 - mactalk： https://mp.weixin.qq.com/s/WBlVHS6ip43Fet8u_LIyUw