采購，被稱為企業的“第二利潤源泉”，對企業的健康發展有極其重要的地位。如何才能使采購管理成為企業降低成本的利器，把錢花在刀刃上，為企業資金鍊提供更大的施展空間，考驗着每一位采購管理者。引入8Manage SPM采購管理系統，或許是下一個企業利潤增長的利器所在。
現代化的采購，已經不是過去簡單的下單和催貨等日常性的簡單工作，更多設計了整個業務鍊的流程管理，比如采購中所涉及的财務部門的預算，業務部門的業績情況和未來企業的産品生産計劃和布局情況等等，更需要宏觀的戰略高度和微觀的采購戰術（價格、供應商比對）等等。但是，目前來說，很多企業還未形成有效的方法，無法從戰略和戰術上準确地定位采購的位置，進而影響了采購在企業整體營運中的貢獻，一直停留在過去的采購思維，是以無法從根本上撬動企業整體利潤的增長。
如果說采購是利潤杠杆的一環，那麼如何才能以小勝大，采用有效的管理方法和技術，撬動利潤的增長呢？
第一：建立采購管理理念，組建采購團隊
現代采購管理，涵蓋了計劃下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發票的收集到采購結算的采購活動的全過程，需要我們對采購過程中物流運動的各個環節狀态進行嚴密的跟蹤、監督，實作對企業采購活動執行過程的科學管理。
是以，作為企業的管理團隊應該建立科學的采購管理理念，選拔在财務、業務、采購有相關經驗的管理者，組成采購團隊，通過對企業的整體業務發展情況、企業管理流程及未來發展計劃與趨勢，做出企業采購的相關計劃和決策，走好先行的第一步。
第二：引入采購管理系統（8Manage SPM），建構科學采購管理流程
除了組建優秀的采購團隊之外，還需要根據企業自身的采購流程進行規劃。我們知道采購管理有五大原則：
1、适價：根據使用量大小和長短期來決定一個合适的價格，可通過以下步驟：多管道詢價、比價、自行估價、議價。
2、适時：現代競争非常激烈，時間就是金錢，采購計劃的制定要非常準确，需據生産計劃制定采購計劃，适時進料，保障生産、銷售順暢。
3、适質：采購材料的成本是直接的，品質成本是間接九牛二虎之力， “價廉物美“才是最佳的選擇，偏重任何一頭都會造成最終産品成本的增加，如：品質不良等。
4、适量：采購量多，價格就便宜，但不是采購越多越好，資金的周轉率，儲存成本，物料需求計劃等合計算出最經濟的采購量。
5、适地：供應商離自己公司越近，運輸費用就越低，機動性就越高，協調溝通就越友善，成本自然越低。
在采購的計劃和過程中，需要遵循以上五大原則，時刻以企業利益為第一的采購理念。我們知道一般的采購流程為：确定需求—需求的規格要求—選擇可能的供應來源—價格對比—确定定單安排—定單追蹤和考核—核對發票—不符合退貨處理—結案—記錄與檔案維護。
其中，裡面最核心的步驟就是制定采購計劃（确定需求）、供應商管理（選擇可能的供應來源比價）、電子招投标（價格對比、确定定單安排），在一般的采購管理系統中，這三個子產品未必共存和資料共享，但是這對于企業的整體采購流程管理又是非常重要的一個點。
而8Manage SPM（采購管理系統）在采購管理行業和企業中有着多年的業務經驗，是以，技術團隊能夠針對采購管理的重點流程做出相應的管理功能和流程設計。
1、采購計劃
采購是計劃先行，做好業務流程中對各項産品的需求和财務預算，企業可根據8Manage SPM的采購計劃功能來制定不同的采購計劃。
8Manage SPM采購計劃通過确定需要采購的所有項目并将其連結到采購清單，以便管理采購裡程碑，每一個采購需求量都有據可依，最大限度地減少不合規的多采購或少采購的情況，從根本上減少人為幹預而導緻的不必要的損失，系統支援從客戶合同自動生成采購需求，根據不同的采購需求分派不同的采購負責人。企業也可以通過8Manage SPM的産品庫功能分析産品的細分需求，通過BOM（物料清單）功能進一步分析具體的物料需求并生成詳細的采購計劃，同時系統支援把采購計劃導出PDF報表以友善進行彙報或其它核對工作。
然後，采購時可根據采購清單進行采購處理，還可在整個計劃和執行過程中出現疏漏和錯誤進行預警，而且計劃是連接配接産品庫存和采購訂單，可實作對産品庫存的整體管理，及時增減存量。其中涉及的采購申請立項、成本預算、合同清單、定價過程管理等，都可根據流程和功能進行設定，可支援端到端e采購的整個流程。
2、供應商管理
對于供應商的管理，涵蓋了資訊管理、關系管理、績效管理這三大方面，企業可公開招募供應商，感興趣的供應商可在招募網頁上登記相關的資訊，8Manage SPM系統會根據這些資訊自動對每個供應商進行評分及資格稽核，隻需簡單幾步企業即可快速找到合資格的新供應商。通過儲存供應商的相關記錄（概況、所提供的産品與服務資訊、完整的曆史交易記錄、溝通記錄、行動和商機資訊），實作360°供應商資訊管理。
在8Manage SPM的供應商關系管理中，由于供應商關系是複雜兼多層面的（業務、财務、法律、技術、産品相關及服務相關等），是以需要有順暢的溝通和資訊資料庫支撐，通過系統的資訊彙總和資料支援，充分了解雙方的需求點和溝通點，即可及時解決問題，建立長期的合作信任關系。
在8Manage SPM的績效管理中，提供對新供應商進行資質驗證管理，以及對現有供應商進行績效管理的功能。每發生一筆交易，系統都會自動擷取并更新以下績效資訊，還提供易用的電子調查功能，允許使用者快速收集，來自不同部門的不同人員對某一供應商的績效表現的評分及意見，檢視相關調查結果。
3、采購财務管理
采購管理如何返利于企業，這對于管理者把握整個采購流程中的财務預算和開支的能力要求很高，而采購管理系統的财務功能則可以有力支撐。在8Manage SPM系統中，操作者隻需要簡單的輸入相關的财務資料，系統即可自動按照組織架構，開支類型，産品類型或供應商類型自動把開支資料彙總到對應的組織架構和類型，幫助使用者更清晰更全面準确地了解企業花費了多少資金，從哪個供應商采購了哪些東西，同時幫助使用者從以往的采購工作中汲取采購經驗，更好地節省采購成本。
在 8Manage SPM中，開支智能分析内嵌于采購流程中，即可檢視價格趨勢和最佳報價，快速了解采購物料的價格波動和供應商報價的大概偏差，也能快速地檢視每個供應商提供的最佳報價，全局了解，多方比價，進而能選取最合适的報價。采購管理系統還支援彙總實時的開支報表，裡面涵蓋了部門、物料、價格等清晰資訊，讓管理者和采購人員及時了解采購的财務狀況，更好的進行财務管理，例如對某個産品的減少配置，或者選擇更實惠的供應商。進而降低成本，讓企業有更多的資金進行生産和市場推廣。
第三：依據業務實時更新與維護，定期管理
在采購管理中，除了上述兩點以外，因為企業發展的規模和業務調整不同，常常會出現很多采購問題，比如資訊企業會遇到電子産品的市場價格調整，産品性能不符需要及時替換等等情況。
是以，要根據企業的發展情況對團隊進行實時的人員調整、流程調整、進行跨部門的處理和協調，有時候還需要對系統進行技術功能調整，實時維護和定期管理，方能做到對整個采購流程的有效管理。
随着公司業務複雜化和企業模式的不斷發展，采購涉及對外與上遊供應商關系的開拓與維護，對内涉及财務、業務等部門的協作等方方面面内容，采購管理作為企業的“第二利潤源泉”，需要我們提升對其的重視程度。
引入8Manage SPM管理系統，不僅可以科學規範企業的采購流程，通過資訊化的技術，降低過程成本，在衆多供應商中選擇成本效益最高的企業，實作産品和信譽的雙赢，而且加快了企業自身的工作效率，帶動其他部門的工作進度，促進整體業務的新發展，有利于企業在激烈的市場競争中實作自身的不斷增長。
本文出處：暢享網
本文來自雲栖社群合作夥伴暢享網，了解相關資訊可以關注vsharing.com網站。