項目經理之提高會議效率

問題：必須到場的人員沒有到場

場景：會議需要通過某一項決定，這個決定必須某部門經理拍闆，但是該部門經理臨時有事無法出席，而派了一個部門助理參加。由于部門助理沒有決定權，是以會議無法做出決定。

解決：在發送會議邀請時，建議給出必須到會的人員，如果必須到會人員無法出席會議，那麼會議取消，或者要求必須到會人員指定一位全權代理。

問題：與會人員準備不充分

場景：會議上需要花大量的時間說明會議的背景，尤其是當讨論的問題比較專業的時候，往往需要花上半小時左右來介紹問題各方面的背景和情況

解決：在會議邀請中寫明每一位與會人員需要準備的内容，例如：需要在會前閱讀完畢的材料，需要準備的資料，需要準備會上發言，如果在會前無法準備好需要怎麼辦等

問題：會議主題不明确

場景：有些會議的主題一般比較明确，比如說評審、需求讨論，而另外一些會議的主題可能不是很顯而易見，例如周會、月會。另外也常常會出現會議跑題的問題。

解決：建議在會議邀請中點明會議主題，主持人也需要學會在會議跑題時及時制止，如果會議在一個主題的相關問題上牽涉太久或者出現争論的情況，主持人也需要作出決定，是将此問題放到最後讨論還是繼續讨論

問題：會議目的不明

場景：和會議主題不同，可能一系列的會議有着同樣的主題，但是目的各不相同。就我目前的經驗，會議目的應該包括以下幾種：決策、讨論、彙報與确認進度等，根據會議目的不同。

解決：決策會議必須有最終決策确定，如果到最後大家仍然無法達成共識，那麼要麼由權威人士拍闆，要麼少數服從多數。讨論會不一定要有最終決策，但是如果沒有最終決策，一般來說是因為資訊不足，無法判斷；這就需要決定下次會議的時間（至少是大體的時間）、下次會議前需要準備好的内容、這些内容分别由誰來準備、下次會議需要讨論的議題等。彙報與确認進度會中，如果沒有什麼問題一般來說隻要做一下會議總結就可以，如果有問題那麼類似于讨論會。會議目的非常重要，會議花費成本很高，如果并沒有達到或者部分達到預期的目标，那麼會議就是失敗的。

問題：會議跑題

場景：會議中途，讨論主題中的某個細節問題時牽涉到了其它的問題，與會者就這個問題展開了讨論，幾次以後，會議讨論内容和主題已經相距甚遠。

解決：在會議中跑題現象經常會出現，首先在會議前必須明确會議的主題。在會議過程中，主持人應當要及時地糾正會議跑題的情況，最重要的，主持人盡量不要自己參與跑題。

問題：會議時間超出預期時間

場景：會議中遇到的問題比想象中的棘手，以至于要解決這個問題需要更多時間來讨論。這有的時候也會導緻會議沒有達到預期目的

解決：在會議前主持人需要預估每個問題的讨論時間，當一個問題暫時無法達成決議時，及時轉到下一個問題。如果會議不能完全達成目的，至少也要達成部分目的。對于有争議的部分，可以放到會議結尾時，如果與會者還有時間，可以繼續讨論這個問題。

問題：會議沒有達到預期目的

場景：會議沒有達到預期目的的原因有很多，例如在一個問題上花費太多時間、重要人員沒有參與、人員中途離場、主持人會議主持力度不夠等

解決：會議主持人應該牢記會議的目的，并且在會議過程中不斷審視會議目的，以及目前所做的事情是否對達成目的。

問題：會議決議不明

場景：會議中，似乎大家都達成了共識，但是在會後好像又很難說達成了什麼決議，每個人都不清楚自己要做什麼。

解決：做好會議記錄，在會議結束時做好會議總結，并且會議結束後以郵件或者書面形式将會議紀要和決議發送到各個與會者。

問題：會議決策落實不力

場景：會議結束後，每個人對于自己需要做什麼或者需要給别人什麼協助都不清楚，每個人都在被動的等待其他人的催促。

解決：會議結束後以郵件或者書面形式将會議紀要和決議發送到各個與會者，明确每人的職責以及時限。會後需要定期跟蹤關于會議決議的落實情況。

問題：與會者對于會議反映冷淡

場景：會議上，大家發言極少，或者大部分成員發言極少。

解決：有時候，這是由于大家準備不足造成的，另外一些時候，則是由于人員性格造成的。會議主持人應當盡量讓每個人都發言，控制經常發言的人的發言次數，增加不發言或者少發言的人的發言次數。

問題：會議陷入争執

場景：在某個問題上各方無法達成共識。

解決：如果時間充足，首先在解決問題的目的上達成一緻，然後以目的為導向主持分析問題各種解決方案的優缺點，以期望雙方達成共識。如果時間緊張，暫時停止讨論這個問題，先讨論以後的問題。