實作項目計劃（中）

（本文是學習的筆記，與大家分享，一起進步）

如何跟蹤進度：

       為了跟蹤進度，必須有一個正式的過程，這是因為，跟蹤項目進度可以使你根據項目計劃做出調整。如果需要幾個階段的長期項目，每周舉行會議不是一個可行的方法。項目經理需要建立一個内部交流的過程來報告完成的任務，以便能夠以電子的形式了解項目的進展，分析團隊的工作，預算以及完成的天數，以便于向管理部門彙報項目的進度。

1.       建立彙報過程:項目經理應該建立一個讓團隊定期彙報所配置設定任務的任務完成情況的機制。有些企業有正式的授權系統，這個體系要求項目成員按照規定的度量标準彙報他們工作的完成情況，以便確定後續的工作可以正常開始，有些項目經理喜歡團隊成員在每個裡程碑都彙報，有的希望團隊成員每周彙報已經完成的任務，無論如何，項目經理定期收集資料是一個重要的工作，建立一個适合他們的進度表，按照安排的時間進行下去，當然，你應該在你的溝通計劃中說明彙報的日程安排。确定工作彙報的形式，理想情況下，應當給予你所配置設定任務的小時與天數。明确已經完成的工作将使得你明确進度應該如何安排，按照項目進度做出調整，以保持工作正常運轉。當問題出現在實作階段，配置設定給一個任務的時間無疑要增長。例如遇到了一個硬體沖突。對于這個問題做出的反應，需要分析附加的時間會如何影響以下的因素：在PND中的依賴任務，在PND中已經配置設定的其他的不相關的任務，關鍵路徑，預算，項目完成日期，管理預留，額外的資源，額外的風險。為了解決這個問題，分析受到新需求附加時間影響的項目的各個方面，如果相關任務受到阻礙，你需要盡快的找到解決方案，一般來說需要以下的一個或者多個工作：

a)         配置設定額外的資源：當一個任務具有延遲依賴，需要額外的時間解決問題，需要配置設定額外的資源，如團隊成員，顧問等以減少該任務所需要的時間量，理論上配置設定外的資源應當能夠減少工作總的完成時間。工期固定的任務與資源驅動的任務不同，在一些情況下，一個有技術經驗的人可能每小時的花費更高一些，但是那個人可以再更少的時間内完成任務。節約了總的花費并避免了項目相關任務的延遲。

b)        調用管理預留：在任務的PND的關鍵路徑中的最後的任務，總會留出10%-15%的工作時間作為管理預留，當任務超過配置設定給他們的時間時，可以給他們預留時間，并使得關鍵路徑按照計劃走下去。也可以使用附加的資源以縮短任務的完成時間。

c)        重新配置設定工作單元，可以選擇将任務重新配置設定給更能勝任這個過程的人，如果A已經感到煩惱，他不能解決這個問題，那麼可以推薦一個新的同僚或者将這個任務配置設定給團隊中的另外的人來完成。

2．狀态收集：作為項目經理，并不是總有時間每周和每個團隊成員交談以了解他們的任務的完成情況。需要一個流水線過程來收集小時數和完成的工作的比例。你有幾個方法從團隊收集資訊，

       E-Mail:一個簡單的辦法是讓你的團隊成員通過E-mail的方式回報他們在配置設定任務中花費的小時數和完成的情況，這個方法不是那麼自動化，至少它便于收集通路團隊成員的回報。

       電子表：這是一個更先進的收集和計算項目狀态的方法，每個團隊成員可以通過電子表格的形式彙報他們工作的完成情況，你可以建立一個任務清單，配置設定的時間，花費在任務上的确切時間，包括任何團隊成員的評論内容，一旦收到了電子表，當然是電子形式，就可以用宏和公式來檢索團隊成員的資訊，并使它和主要的電子表一緻。

       Web表：一個創新的方法是建立一個基于web的彙報系統，他使得團隊成員通過web表的形式彙報他們的活動與時間，這個送出的表單，經過一個腳本和asp頁面，将自動計算工作的百分比，逾時與關鍵路徑的影響，這種方法對于地理位置比較分散的團隊比較理想。

       Project 軟體：MSProject支援通過Email，web接口和其他應用程式的協作，如果一開始就是用了Project，那麼就已經建立了WBS，gantt圖和PND，在項目中，計算任務完成情況，逾時，附加資源的配置設定是很容易做到的。

不管你為項目使用了那種狀态收集方法，必須為收集項目的狀态建立一個時間進度表，必須進行周期性的項目更新，否則項目将變得陳舊，你将失去防止逾時和團隊成員拖沓的調整的機會，一個穩重，堅毅的項目經理需要保持項目團隊緻力于任務，而且收集每項任務的完成情況資訊。