实现项目计划（中）

（本文是学习的笔记，与大家分享，一起进步）

如何跟踪进度：

       为了跟踪进度，必须有一个正式的过程，这是因为，跟踪项目进度可以使你根据项目计划做出调整。如果需要几个阶段的长期项目，每周举行会议不是一个可行的方法。项目经理需要创建一个内部交流的过程来报告完成的任务，以便能够以电子的形式了解项目的进展，分析团队的工作，预算以及完成的天数，以便于向管理部门汇报项目的进度。

1.       建立汇报过程:项目经理应该创建一个让团队定期汇报所分配任务的任务完成情况的机制。有些企业有正式的授权系统，这个体系要求项目成员按照规定的度量标准汇报他们工作的完成情况，以便确保后续的工作可以正常开始，有些项目经理喜欢团队成员在每个里程碑都汇报，有的希望团队成员每周汇报已经完成的任务，无论如何，项目经理定期收集数据是一个重要的工作，创建一个适合他们的进度表，按照安排的时间进行下去，当然，你应该在你的沟通计划中说明汇报的日程安排。确定工作汇报的形式，理想情况下，应当给予你所分配任务的小时与天数。明确已经完成的工作将使得你明确进度应该如何安排，按照项目进度做出调整，以保持工作正常运转。当问题出现在实现阶段，分配给一个任务的时间无疑要增长。例如遇到了一个硬件冲突。对于这个问题做出的反应，需要分析附加的时间会如何影响以下的因素：在PND中的依赖任务，在PND中已经分配的其他的不相关的任务，关键路径，预算，项目完成日期，管理预留，额外的资源，额外的风险。为了解决这个问题，分析受到新需求附加时间影响的项目的各个方面，如果相关任务受到阻碍，你需要尽快的找到解决方案，一般来说需要以下的一个或者多个工作：

a)         分配额外的资源：当一个任务具有延迟依赖，需要额外的时间解决问题，需要分配额外的资源，如团队成员，顾问等以减少该任务所需要的时间量，理论上分配外的资源应当能够减少工作总的完成时间。工期固定的任务与资源驱动的任务不同，在一些情况下，一个有技术经验的人可能每小时的花费更高一些，但是那个人可以再更少的时间内完成任务。节约了总的花费并避免了项目相关任务的延迟。

b)        调用管理预留：在任务的PND的关键路径中的最后的任务，总会留出10%-15%的工作时间作为管理预留，当任务超过分配给他们的时间时，可以给他们预留时间，并使得关键路径按照计划走下去。也可以使用附加的资源以缩短任务的完成时间。

c)        重新分配工作单元，可以选择将任务重新分配给更能胜任这个过程的人，如果A已经感到烦恼，他不能解决这个问题，那么可以推荐一个新的同事或者将这个任务分配给团队中的另外的人来完成。

2．状态收集：作为项目经理，并不是总有时间每周和每个团队成员交谈以了解他们的任务的完成情况。需要一个流水线过程来收集小时数和完成的工作的比例。你有几个方法从团队收集信息，

       E-Mail:一个简单的办法是让你的团队成员通过E-mail的方式回报他们在分配任务中花费的小时数和完成的情况，这个方法不是那么自动化，至少它便于收集访问团队成员的回报。

       电子表：这是一个更先进的收集和计算项目状态的方法，每个团队成员可以通过电子表格的形式汇报他们工作的完成情况，你可以创建一个任务列表，分配的时间，花费在任务上的确切时间，包括任何团队成员的评论内容，一旦收到了电子表，当然是电子形式，就可以用宏和公式来检索团队成员的信息，并使它和主要的电子表一致。

       Web表：一个创新的方法是创建一个基于web的汇报系统，他使得团队成员通过web表的形式汇报他们的活动与时间，这个提交的表单，经过一个脚本和asp页面，将自动计算工作的百分比，超时与关键路径的影响，这种方法对于地理位置比较分散的团队比较理想。

       Project 软件：MSProject支持通过Email，web接口和其他应用程序的协作，如果一开始就是用了Project，那么就已经创建了WBS，gantt图和PND，在项目中，计算任务完成情况，超时，附加资源的分配是很容易做到的。

不管你为项目使用了那种状态收集方法，必须为收集项目的状态创建一个时间进度表，必须进行周期性的项目更新，否则项目将变得陈旧，你将失去防止超时和团队成员拖沓的调整的机会，一个稳重，坚毅的项目经理需要保持项目团队致力于任务，而且收集每项任务的完成情况信息。