掌握IT文檔：學會使用正确的工具和實踐

it文檔曾經是電子表格上的一組數字，現在已經演變為一個複雜的怪獸。

某些進階環境采用visio建立賞心悅目的圖形。盡管這肯定是向正确的方向邁出了一步，繪制這些圖形很耗費時間而且伴随着系統快速變化，圖形往往會過時。不論采用什麼方法，it文檔面臨的挑戰是保持其時效性。

在處理危機以及日常營運過程中，沒有比好文檔更重要的事兒了。随着it環境變得越來越複雜，我們發現有新工具以及線上服務能夠掃描并記錄it使用情況及其合規性。諸如it glue、docusnap這類工具被設計用于掃描、識别基礎設施并對其進行編目，而且通常不需要安裝代理。

盡管這些工具價格不菲，但可能會獲得意想不到的好處。産品通常包括軟體許可以及合規性功能，這可能會顯著減少年底的校準工作量。工具甚至能夠減少許可成本。

另一大賣點是合規性支援。這些産品對幫助企業滿足健康保險流通與責任法案以及薩班斯-奧克斯利法案的要求大有幫助。

大多數工具價格不菲，但并非所有工具都是這樣。有一款免費的工具是vmware專用工具rvtools。盡管僅限于從vmware的vcenter擷取資訊，但生成的檔案格式可以很容易地儲存到電子表格中并快速進行操作。

盡管很多工具能夠減輕it文檔負擔，但在發生災難時可能無法滿足你的期望。一定要牢記，需要花時間或者配置複雜的活動都應該記錄在文檔中。

以vmware中的分布式資源排程（drs）以及高可用性規則為例，管理者會基于應用設定建立複雜的虛拟機布置規則。随着時間的推移，大型機群可能會涉及數百個規則，這些規則除了記錄在vcenter中還會記錄在哪兒？就drs而言，取消功能将解除安裝程式并移除所有的規則，可以使用基于角色的通路避免上述情況出現。

探索具有創造性的文檔戰略

在現代資料中心，服務出現中斷或者當機後将會優先考慮文檔。隻有在需要時文檔才會得到應有的重視。盡管有一些工具減少了時間消耗、資源占用，但沒有神奇的解決方案存在，不需要管理層和員工做出承諾、付出努力就能夠解決it文檔存在的時效性問題。

既然it團隊急于解決目前文檔所面臨的保持時效性挑戰是不可能的，制定一些具備創造力的戰略或許是正确之舉。

一種選擇是在周五下午每年進行兩次it文檔審計。問題在于如果系統通過了審計，員工就到了離開的時候了。這可能是一個噱頭—雇傭專業人員對文檔進行審計而且應該不需要額外的獎勵。為使公司達到目标或裡程碑，你需要推掉多少次免費的早餐點心或者比薩中餐？

管理者知道如何編寫文檔，但這還不夠。管理層需要提供時間、工具，而且管理者需要為文檔設定高優先級。這需要管理層以及管理者了解文檔正确的重要性。不需要任何思考，管理者就可以做上百件事。任務永遠擺在第二位因為它們已經變成了整個流程的一部分。

it文檔不是一個帶有貶義的字眼，也不意味着浪費時間。需要員工、管理層、顧客以及企業自身了解文檔的意義并就文檔真正的價值達成一緻。

本文轉自d1net（轉載）