做計劃≠把要做的事情寫下來
請想想看，你現在是怎麼做每日計劃的？我見到大部分人就是問自己一個簡單的問題：今天都要幹些啥，然後把這些事情寫成一張清單，類似下面這樣：
看着這張清單，你現在是什麼感受呢？挺焦慮的吧？我把這種越寫越焦慮的計劃，叫做“備忘錄式的假計劃”
大腦隻知道要做什麼，但是不知道怎麼做完這些事，是以就很焦慮了，一個好的計劃應該做到能讓大腦演練的地步，比如像下面這種：
我們看到這個計劃清單的時候，大腦不僅知道今天都要做什麼，而且知道：
今天的重點任務是什麼
今天哪些時間被預支出去了，還有多少可支配時間
困難任務可以怎麼一步步搞定
大腦演練一遍之後，覺得很安心，焦慮感也就立即降低了
那麼到底該怎麼合理安排自己的一天，制作一個“不焦慮的真計劃”呢？一共有三步，第一步：準備一個特别的日計劃模闆，第二步：掌握4D心法，第三步，筆紙上進行安排，整個流程看上去就像是這幅圖，接下來我挨個示範給你看：
1.屠龍刀：日計劃模闆
我之前也尋找了很久，一個适合做日計劃的本子，但是我發現包括hobo在内的本子模闆都不能完全比對我的做法，既然沒有合适的，那我就自己做一個，這是我做的第四代手帳本了，他的每日計劃模闆是這樣的，大緻分成四個區域：
左上角是日期，不是印好日期的那種，而是可以自己勾選的，這樣非常省紙呀，某幾天無事可記的時候，完全不會浪費
右上角是三隻青蛙，也就是今天最重要的三件事，擁有專門的區域，可以更加醒目的提醒你優先處理
左下方是時間軸，把已經安排出去的時間，比如說開會、外出，都畫出來，可以一目了然的看到你能自由支配的時間到底有多少，避免安排事情多，時間資源少的情況
右下方是自由區，随時想到的事情，或者做任務分解，就在這個區域記錄下來，想塗鴉都可以
這個模闆是我非常喜歡的布局，但是光靠模闆是沒辦法做好每日計劃的，相當于你隻有屠龍寶刀是不夠的，還需要什麼呢？内功心法
2.内功：4D分類法
我們每天工作生活中都會遇到很多事情，比如說：項目計劃書、整理報帳單、發放部門基金、下午2點項目進度會、給上司彙報工作、工會會費整理、晚上8點和老婆看電影，那麼到底該怎麼管理這些事呢？
先别着急去做（沒計劃），或者着急寫到本子上（假計劃），你需要先問自己一個簡單的問題：這些事的下一步行動是什麼？
你遇到的所有事情都隻有四個下一步行動：
Do it now：立即去做
Delay it：計劃去做
Delegate it：授權去做
Don’t do it：盡量别做
我們用這個架構把手頭的事情挨個梳理一遍：
寫項目計劃書和整理報帳單，這都是老闆最近盯着的事情，是以需要立即去做
下午2點召開項目進度會，這是計劃去做
工會會費整理，這是計劃去做
跟上司彙報工作，這也是計劃去做
部門基金發放，這可以交給同僚搞定，是授權去做
比如逛網店、刷視訊啥了的就是盡量别做
怎麼樣？是不是原本雜亂的事情，一下子就變得很清晰了呢，就像整理桌面一樣，各歸其位立即就變得整潔了
3.招式：合理安排事情
接下來我們再把這些事情寫到日計劃模闆上：
立即去做的事情寫在右上角青蛙的位置，請注意，不要超過三件，如果你發現自己手頭很多事情都是要立即去做的，那就說明你已經處于救火隊員的狀态，為了不在事情當中迷失自己，你可以按照這樣的原則選出三隻青蛙，第一隻青蛙是和老闆或者重要客戶相關的，第二隻是你覺得特别重要但特别不想做的事情，第三隻是和你長期目标相關的，請在你精力最充沛的時候，去推進這三件事
計劃去做的事情分兩種，一種是被别人計劃出去的，比如說開會，第二種是自己計劃出去的，比如說要外出銀行辦事，不管是哪種，都在時間軸裡用箭頭把這部分時間标注出來，然後你看到時間軸裡空餘的部分，就是你的可支配時間，這一點非常重要，新手容易進入的誤區是安排計劃不考慮可支配時間，造成的結果就是每天都有兩三件事情推遲到明天、後天去做，非常傷士氣
沒有具體時間安排的事情，比如說今天要做個PPT，但什麼時候做都行，那就寫在自由區，這時候一定要記得做任務分解，我們現在每天的時間都是碎片化的，是以也要把事情分解成碎片才能才能放在時間碎片裡推進，否則就容易造成拖延，任務分解是時間管理的核心能力之一
授權去做的事情，在授權的同時一定要确認跟進時間，比如說部門基金發放交給同僚處理，那麼問一下對方打算什麼時候做，如果是下周一，那麼你就在下周一的計劃裡添加一條：跟進部門發放事宜，如果公司裡每一個人都能夠這樣明确時間底線并且信守承諾，那麼團隊整理運作效率将會翻倍，個人效率的天花闆是團隊效率，是以把時間管理融入團隊文化非常重要
最終你的合理的日計劃做出來應該類似這樣，之是以說它“合理”是因為你目标明确，優先解決三件重要的事情+任務分解，時間碎片比對事情碎片+預估合理，安排事情時考慮可支配時間+不忘記事，授權的事情都有跟進
即使我們的計劃很合理，但計劃沒有變化快，我們還需要見招拆招應對各種臨時突發事件，在這方面我有三個寶貴經驗：
4.見招拆招：解決問題
第一、遇到計劃外的突然會議怎麼辦？
這是很正常的，如果每天沒有計劃外的事情發生，那才是咄咄怪事，是以IBM有句話：把變化也當做計劃的一部分，給自己每天留20%的空白時間，大約一個半小時吧，什麼都别安排，如果遇到臨時會議，你就不會慌了，甚至你會有種“小樣，早知道會有這幺蛾子，機智如我早就預留了時間”
如果突發的事情太多，那麼除了砍掉自己的部分計劃以外，還要反思一個問題：如何才能減少臨時突發事件的發生？
第二、一天結束發現好幾件事都沒搞定怎麼辦？
這時候最重要的是不要搞崩心态，我見過太多人今天計劃的事情沒做完，就挫敗到連明天的計劃都不想做的地步，甚至晚飯都不想吃，于是就進入了惡性循環，第二天繼續是崩壞的一天
其實計劃沒完成最常見的是這三種可能：
首先是計劃本身安排的就不合理，時間資源少，但是安排事情多，這個重新确認下明天的時間資源，安排事情保守一點
然後是自己行動力差，這通常是計劃沒有做到大腦能夠演練的地步，是以要進一步的做任務分解，遇到不知道該咋辦的事情，去找有經驗的人商量，任務就分解下來了
還有遇到突發事件，這時候我通常的做法是迅速調整計劃，形勢變了，計劃也要跟着變，原來安排了8件事，遇到突發情況，那麼我就主動的把3件事安排到第二天處理，還是那句話，不要搞崩心态
第三、事情超出自己預估的時間，拖延了怎麼辦？
我的做法是：跟我們考試一樣，遇到難題先做其他的，最後回過頭來解決難題，是以如果我寫PPT比想象的困難，與其一直困在那裡，不如先放一放，去做不拖延的事情，最後回過頭來再搞定這件，但是要特别注意，考試是有明确和有力的截止時間的，是以我雖然會推後解決難題，但在下班之前也要一定解決掉他才行
結語
我做每日計劃已經超過14年，光是用筆紙記錄也用了好幾個本子，有一個深深的體會是：我們不做計劃，就會被别人計劃，安排好自己的事情，才能成為真正的自己
你在執行計劃的過程中肯定會遇到各種問題，我在隻管去做成長會有每周答疑，專門協助大家解決這些問題，2022年成長會正在招募中，歡迎識别二維碼了解詳情
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