正确共享Excel檔案與專業建立Excel檔案同樣重要。這就是為什麼我總是在分享檔案之前檢查檔案的格式，糾正任何錯誤，備份檔案并應用密碼保護。這是我在将檔案發送給同僚或客戶之前所做的一切的清單。
删除不必要的資料以清理電子表格
在分享Excel電子表格之前，我做的第一件事就是整理它，讓收件人更容易浏覽。我删除了不必要的資料并檢查了格式，以確定我在整個電子表格中使用了一緻的字型、大小和樣式。如果工作簿有多個工作表，我會確定格式始終一緻。
我還檢查了我是否使用了一緻的數字、文本和日期格式，以及工作簿中單元格内的資料是否一緻對齊。我删除了空的列和行，删除了所有注釋，并删除了準備工作表時使用的不必要的計算。此外，我删除了重複的條目，并正确地标記了列和行。
為了避免意外，我在另一台電腦和智能手機上打開電子表格，看看它在收件人端的顯示方式。這有助于我提前發現格式問題。
檢查電子表格中的錯誤和問題
一旦我的Excel電子表格看起來更幹淨，我就會檢查并修複錯誤。我確定公式設定正确，查找不正确的單元格引用，并使用Excel内置的錯誤檢查工具來發現關鍵的計算問題。我使用跟蹤引用單元格和依賴工具來查找不正确的連結和缺失的引用。
我還驗證了任何嵌入式連結是否指向預期的目的地。使用條件格式時，我確定規則按預期工作。我對資料進行排序和過濾，以确認一切正常。我不會忽視看似簡單的步驟，比如運作拼寫檢查，以發現任何拼寫錯誤。
這些步驟有助于我及早發現潛在問題，防止收件人混淆或誤解資料。
使用密碼保護工作簿
在共享Excel電子表格之前，我總是對其進行密碼保護，特别是如果它包含機密資訊。這使我能夠控制誰可以通路它并對文檔進行更改。雖然我個人不使用這些選項，但你可以設定不同的密碼來鎖定單個工作表、工作簿結構等。
在共享密碼時，我使用了一個與發送檔案時不同的、更安全的通道。我還仔細檢查密碼保護是否正常工作。要對Excel檔案進行密碼保護，請單擊“檔案”頁籤，選擇“資訊”，然後單擊“保護工作簿”，選擇“用密碼加密”，并設定一個強而唯一的密碼。
為公開共享的電子表格添加明确的說明
在公開分享電子表格之前，我添加了明确的說明，以確定所有專業水準的使用者都能了解和使用該表格。我清楚地标記了使用者需要在哪裡輸入資料或執行計算，解釋複雜的公式，并使用注釋、注釋和顔色編碼來突出顯示關鍵輸出和重要部分。
我還在檔案中添加了我的電子郵件位址，這樣任何遇到問題的人都可以快速聯系我。此外，我将檔案的通路權限更改為“僅檢視”（稍後将詳細介紹）。這可以防止其他人對原始檔案進行更改，同時允許他們檢視它，并在需要時建立自己的副本。
建立工作簿的備份副本
我總是在共享之前建立Excel電子表格的備份。這樣，如果有人無意中更改了文檔，我仍然可以通路原始副本，将其上傳到驅動器，然後再次共享。備份還可以保護我在原始檔案損壞或意外删除時不會丢失資料。
此外，在進行新更改時，我可以使用備份，而不是篡改原始檔案。在Excel的桌面應用程式中工作時，我通過将檔案儲存在兩個位置來建立備份。線上使用Excel時，我要麼下載下傳檔案進行備份，要麼建立線上副本并将其存儲在OneDrive的個人保險庫中以增加安全性。
根據需要調整共享設定
在共享任何Excel檔案之前，我總是調整共享設定，以確定隻有預期的收件人才能以适當的權限級别通路它。如果我想讓其他人檢視該檔案，我會将權限設定為僅檢視。如果我希望他們能夠進行更改，我會保持檔案可編輯。
我還可以與不同的收件人共享檔案，并單獨自定義通路權限。我為時間敏感的檔案設定了一個過期日期，這些檔案在一定時間後會自動撤銷通路權限。我通知收件人他們的權限級别，并測試檔案以確定使用者不會因權限配置錯誤而被鎖定。
確定檔案針對列印進行了優化
如果我知道收件人将列印Excel檔案并以實體形式使用它，我會根據他們将使用的紙張大小和方向檢查内容是否與頁面完美比對。我檢查并調整分頁符，以確定資料不會在頁面之間尴尬地分割，并仔細檢查是否隐藏或缺少關鍵元素。
我隻在預覽列印文檔的外觀後才發送檔案。我還盡可能列印文檔，以確定一切正常。
考慮檔案格式和大小
我在分享時也會記住檔案格式。如果我隻想讓收件人檢視檔案，我會将其轉換為不可編輯的PDF，完美地保留其示範文稿。如果收件人需要原始格式的檔案，我會将其保留為原始格式（XLSX）。我還詢問收件人是否使用舊版本的Office以相容格式儲存檔案。
我還確定檔案大小不會太大，以免在通過電子郵件共享時造成問題。如果它很大，我會壓縮和調整圖像或圖形的大小，删除未使用的圖紙，或以壓縮格式儲存檔案以減小其大小。如果檔案大小仍然是一個問題，我會将其上傳到雲端并共享下載下傳連結，而不是檔案本身。
每當我共享檔案時，我都會遵循這些做法。他們幫助我提前發現問題，避免尴尬。它還使收件人不必來回檢查來了解電子表格。這也節省了我的時間，因為不需要額外的解釋。