在上一篇文章中，我們分享了excel的導入功能設計。那檔案的導出，是不是也有這麼多需要注意的點呢？确實是。這篇文章，我們就來詳細看看，在做導出功能時，都有哪些需要注意的點。
導出功能也是相當常見，需要關注的點也很正常。
但是，隻有小功能，沒有小需求。
往細了摳，注意點也是有很多的，我們展開說說。
01 導出前
最重要的一點：是否涉及到敏感資料？
- 個人資訊相關的：身份證号、手機号、住址、姓名等
- 機構的關鍵性資料：這就多了，金融類中的交易流水、客戶資訊等，教育類中的學生資訊、醫療類的患者病曆、處方資訊等等。
比如我之前做醫院業務的時候，院方不定期讓我們導出很大量處方資料，系統導出時都是挂，是以我們隻能資料庫導出。
但是「處方資料」完全是敏感資料，涉及到統方。
讓我們導敏感資料，一旦資料洩露就會有很大風險，是以每次導出，我們都會讓現場實施人員找藥劑科、資訊科簽字，然後我司内部再找上司們簽字。最後将資料加密後提供出去。
02 為什麼導出？
導出資料的目的是對導出的内容進行二次處理，絕對不是導出完成就結束了。
比如：
1、導出後資料進行資料分析
比如導出excel後後然後進行資料分析，查詢功能無法滿足需求時，則導出資料，人工進行資料分析。B端資料導出是一個非常常見的功能。
2、導出資料處理後再導入
我之前做醫療資料時，醫院需要每月上傳資料至國家監管平台。我們系統可以按照監管平台支援的導入格式進行導出，然後醫院從業人員再将導出的資料導入到國家監管平台中。
3、導出資料列印
比如導出word單，然後列印出來進行留存或者是線下填寫。
4、導出資料後分享資料
比如剪映剪輯完視訊後，将視訊再發送到抖音。
總之，導出隻是其中一個階段，接着會跨系統進行處理，使用其它的處理軟體二次處理資料，涉及到使用其它軟體，就需要按照其他軟體能夠支援的方式進行處理。
最基本的一點就是導出格式。
03 導出格式
導出的格式太多了，docx、xlsx、pptx、pdf、jpg、mp4等等~
檔案格式有哪些，導出的格式就有哪些。
我們看下常見的導出格式：
docx、doc、xlsx、xls、csv、pdf
我們需要根據導出檔案的應用場景，以及每個格式的特性、使用頻率、相容型等方面，确定導出的格式。
這就涉及到 2 種方式：
1）固定導出格式
導出的格式固定，如導出excel就是導出xlsx格式。這種方式是最常見的，對于背景産品，當涉及到導出報表資料時，直接使用xlsx，問題都不大。
2）使用者自定義導出
格式結合能使用者滿足二次處理的格式，讓使用者選擇自己想要的格式。對于很多工具類産品，為了支援使用者多樣化的處理方式，導出的格式都是可以選擇的。
我之前遇到過一個場景，有些醫院的電腦還是xp系統，隻有Excel2003。我們系統隻能導出xlsx格式，但是Excel2003打不開xlsx格式。
再結合其它原因，最後我們做了個可以選擇導出 xls 或 xlsx 格式的功能。
04 導出檔案劃分
是指把檔案劃分出層級。比如導出excel，可以同時導出多個檔案，每個檔案内1個sheet頁。也可以導出一個檔案、檔案中有多個excel。
對于檔案層架劃分，可以分為2種情況：
1）從需求設計考慮
根據需求方案，确定導出檔案的層級。
如導出時需要同時導出2份表格資料，一份是統計結果，一份是統計明細，我們可以導出一份Excel檔案，檔案内有2個sheet頁。
當同時導出多個檔案時，可以采用導出壓縮包zip的方式。
我曾經遇到個需求：藥師在查房時，需要使用紙質的「臨床藥師查房記錄表」。先列印出含有患者資訊的記錄表，然後再查房時拿筆填寫。這就要求我們系統可以導出記錄表，由于藥師還會存在編輯電子版的需求。
是以我們将導出格式定為docx。
對于導出word的層級，這就涉及到2種情況：
- 多個患者資訊導出到一個word檔案，涉及到跨頁時，每個患者通過分頁符另起一個新頁。
- 一個患者導出一個word檔案，同時導出多個時，導出壓縮包。
最終我們使用的是多個患者導出到同一個word檔案中，滿足使用者批量列印，同時在一個word檔案可編輯電子版資訊，不用打開很多個。
2）從性能考慮
在導出檔案時不可避免的會有很大資料量的情況，會存在導出時間過長，導出檔案體積過大的情況。
我們以「導出excel」需求為例，在導出時，研發一定會問最大可以導出多少行？
這個時候産品經理可以評估，導出資料量的會有多少行，确定一個最大行數。
對于行數，我提需求都是最多5000行，但是這個并不是标準，需要結合導出是同步還是異步、伺服器性能等角度一起判斷 。
但是這個時候存在一個問題：當導出資料超過最大行數時如何處理？
可以隻導出前5000行，或者是後5000行。可是這樣導出的資料就缺了一部分，保證不了資料完整性。
對于這種情況，我們可以采用2種方式：
1）當超過最大行時，再導出一個檔案1-5000行資料是一個檔案，5001-10000行是另一個檔案， 最終導出一個含有多個檔案的壓縮包。适合導出列數較多的情況，每個檔案體積較小。
2）超過行數時，劃分sheet頁。sheet頁1是1-5000行資料，sheet2頁是5001-10000行資料，最終導出一個xlsx檔案。适合需要通過來回對比的資料，通過切換sheet頁即可。
最終選擇的方式，大家根據實際需求自己判斷就好。
在這個時候，需要确定導出檔案的預設名稱，我一般是預設名稱 + 導出時間。
05 導出權限
在剛開始我就就提到了資料的敏感性，為了保證資料的安全性，不可避免的涉及到資料的權限。
對于資料權限分為：
1）角色功能權限
權限控制到按鈕級别，确定哪些使用者或角色有權進行資料導出操作。
2）資料範圍限制
確定使用者隻能導出其具有權限的資料。可以通過基于角色或資料所有者的權限進行限制，實作資料範圍的過濾，確定使用者隻能導出其特定範圍的資料。比如說店長隻能導出自己店鋪的資料；區域管理者可以導出所管區域的資料。
3）導出字段限制
限制使用者在導出檔案中可以看到的字段。
如導出Excel時隻能導出權限範圍内的列資料，讓導出的資料不具備完整性。
比如說銷售資料，普通店員可以看到銷量，對于店長，可以看到銷量、毛利率。
同時，還有對導出頻次的限制，導出資料的日期範圍限制、導出日志記錄等，大家都可以考慮在内，在這不贅述了。
06 導出模闆的制定
當導出的内容涉及到固定格式的時候，産品經理有必要明确最終導出内容的格式。
确定具體的格式排版，導出的字段名稱、每個字段的取值來源、每個字段顯示的格式等等。
提供出一個含有解釋說明的導出模闆，讓研發對着導出模闆開發，讓測試對着導出模闆測試。
對于Excel導出：
1、确定導出的内容有什麼：
- 檔案内是否有報表名稱？
- 檔案内是否要添加導出資料的導出範圍、字段解釋？
- 如果導出的資料用于批量修改再重新導入，是否需要把導入模闆中的說明同步在導出模闆裡也加上。
- 确定導出表格的表頭，列名是什麼？列名如何排列？
2、确定每行資料展示邏輯是什麼：
- 當查出多行時，是否需要合并上下行？
- 資料在excel中的排序是什麼？
3、每個字段的展示邏輯是什麼：
1）當一個字段中會有多個值時是分單元格展示，還是拼接展示在一個單元格中。
2）如果單元格字段需要拼接，拼接的格式是什麼？
3）當資料庫中存的是枚舉值，需要怎麼轉換？如「是否删除」，資料庫存的是0、1，0代表否，1代表是；那導出的excel中展示為「是、否」還是展示成「已删除、未删除」。
對于Word格式：我采用的方式是确定好導出模闆，然後通過「文檔内說明 + 批注」的方式，對每個字段進行解釋說明。示例如下圖：
07 導出的互動方式
在确定導出的功能互動方式前，會直接影響互動方式的就是導出的處理方式：
同步下載下傳 or 異步下載下傳
同步：
導出開始後，使用者隻能等待導出完成後才能進行其它操作。适合檔案較小、導出時間較短的情況。
開發周期短。
異步：
導出開始後，可以去進行其它操作，不會影響在頁面中的其它操作。
适合大檔案下載下傳、下載下傳過程中需要進行其它操作時，可以選用這種方法。但是開發周期比同步下載下傳開發周期長。
另外，在web浏覽器的導出和用戶端的導出也會有些不同，一般有以下方式：
1）互動方式1：
同步下載下傳 + web端：
選擇資料 → 導出資料 → 調用浏覽器下載下傳 → 頁面加載 → 下載下傳完成
同步下載下傳 + 用戶端：
選擇資料 → 選擇存入的系統檔案夾 → 用戶端下載下傳資料 → 頁面加載 → 下載下傳完成
2）方式2：
異步下載下傳 + web端：
選擇資料 → 導出資料 → 程式背景進行處理資料 → 處理完成後發出通知 → 使用者選擇下載下傳 → 調用浏覽器下載下傳
異步下載下傳 + 用戶端：
選擇資料 → 導出資料 → 程式背景進行處理資料 → 處理完成後發出通知 → 使用者選擇下載下傳 → 選擇存入的系統檔案夾 → 下載下傳完成
正常的互動方式一般是這些，當涉及到修改導出檔案名稱、選擇導出字段範圍、導出格式的選擇時，在流程中添加步驟即可。
總結
我們說了導出檔案的一些内容，在實際場景中還是有很多情況要注意，我一直堅定的相信：隻有小功能，沒有小需求。
在做産品設計時，再小的功能也需要好好思考。
本文由人人都是産品經理作者【王大鹿】，微信公衆号：【産品大鹿】，原創/授權 釋出于人人都是産品經理，未經許可，禁止轉載。
題圖來自Unsplash，基于 CC0 協定。