在上一篇文章中，我们分享了excel的导入功能设计。那文件的导出，是不是也有这么多需要注意的点呢？确实是。这篇文章，我们就来详细看看，在做导出功能时，都有哪些需要注意的点。
导出功能也是相当常见，需要关注的点也很常规。
但是，只有小功能，没有小需求。
往细了抠，注意点也是有很多的，我们展开说说。
01 导出前
最重要的一点：是否涉及到敏感数据？
- 个人信息相关的：身份证号、手机号、住址、姓名等
- 机构的关键性数据：这就多了，金融类中的交易流水、客户信息等，教育类中的学生信息、医疗类的患者病历、处方信息等等。
比如我之前做医院业务的时候，院方不定期让我们导出很大量处方数据，系统导出时都是挂，所以我们只能数据库导出。
但是「处方数据」完全是敏感数据，涉及到统方。
让我们导敏感数据，一旦数据泄露就会有很大风险，所以每次导出，我们都会让现场实施人员找药剂科、信息科签字，然后我司内部再找领导们签字。最后将数据加密后提供出去。
02 为什么导出？
导出数据的目的是对导出的内容进行二次处理，绝对不是导出完成就结束了。
比如：
1、导出后数据进行数据分析
比如导出excel后后然后进行数据分析，查询功能无法满足需求时，则导出数据，人工进行数据分析。B端数据导出是一个非常常见的功能。
2、导出数据处理后再导入
我之前做医疗数据时，医院需要每月上传数据至国家监管平台。我们系统可以按照监管平台支持的导入格式进行导出，然后医院工作人员再将导出的数据导入到国家监管平台中。
3、导出数据打印
比如导出word单，然后打印出来进行留存或者是线下填写。
4、导出数据后分享数据
比如剪映剪辑完视频后，将视频再发送到抖音。
总之，导出只是其中一个阶段，接着会跨系统进行处理，使用其它的处理软件二次处理数据，涉及到使用其它软件，就需要按照其他软件能够支持的方式进行处理。
最基本的一点就是导出格式。
03 导出格式
导出的格式太多了，docx、xlsx、pptx、pdf、jpg、mp4等等~
文件格式有哪些，导出的格式就有哪些。
我们看下常见的导出格式：
docx、doc、xlsx、xls、csv、pdf
我们需要根据导出文件的应用场景，以及每个格式的特性、使用频率、兼容型等方面，确定导出的格式。
这就涉及到 2 种方式：
1）固定导出格式
导出的格式固定，如导出excel就是导出xlsx格式。这种方式是最常见的，对于后台产品，当涉及到导出报表数据时，直接使用xlsx，问题都不大。
2）用户自定义导出
格式结合能用户满足二次处理的格式，让用户选择自己想要的格式。对于很多工具类产品，为了支持用户多样化的处理方式，导出的格式都是可以选择的。
我之前遇到过一个场景，有些医院的电脑还是xp系统，只有Excel2003。我们系统只能导出xlsx格式，但是Excel2003打不开xlsx格式。
再结合其它原因，最后我们做了个可以选择导出 xls 或 xlsx 格式的功能。
04 导出文件划分
是指把文件划分出层级。比如导出excel，可以同时导出多个文件，每个文件内1个sheet页。也可以导出一个文件、文件中有多个excel。
对于文件层架划分，可以分为2种情况：
1）从需求设计考虑
根据需求方案，确定导出文件的层级。
如导出时需要同时导出2份表格数据，一份是统计结果，一份是统计明细，我们可以导出一份Excel文件，文件内有2个sheet页。
当同时导出多个文件时，可以采用导出压缩包zip的方式。
我曾经遇到个需求：药师在查房时，需要使用纸质的「临床药师查房记录表」。先打印出含有患者信息的记录表，然后再查房时拿笔填写。这就要求我们系统可以导出记录表，由于药师还会存在编辑电子版的需求。
所以我们将导出格式定为docx。
对于导出word的层级，这就涉及到2种情况：
- 多个患者信息导出到一个word文件，涉及到跨页时，每个患者通过分页符另起一个新页。
- 一个患者导出一个word文件，同时导出多个时，导出压缩包。
最终我们使用的是多个患者导出到同一个word文件中，满足用户批量打印，同时在一个word文件可编辑电子版信息，不用打开很多个。
2）从性能考虑
在导出文件时不可避免的会有很大数据量的情况，会存在导出时间过长，导出文件体积过大的情况。
我们以「导出excel」需求为例，在导出时，研发一定会问最大可以导出多少行？
这个时候产品经理可以评估，导出数据量的会有多少行，确定一个最大行数。
对于行数，我提需求都是最多5000行，但是这个并不是标准，需要结合导出是同步还是异步、服务器性能等角度一起判断 。
但是这个时候存在一个问题：当导出数据超过最大行数时如何处理？
可以只导出前5000行，或者是后5000行。可是这样导出的数据就缺了一部分，保证不了数据完整性。
对于这种情况，我们可以采用2种方式：
1）当超过最大行时，再导出一个文件1-5000行数据是一个文件，5001-10000行是另一个文件， 最终导出一个含有多个文件的压缩包。适合导出列数较多的情况，每个文件体积较小。
2）超过行数时，划分sheet页。sheet页1是1-5000行数据，sheet2页是5001-10000行数据，最终导出一个xlsx文件。适合需要通过来回对比的数据，通过切换sheet页即可。
最终选择的方式，大家根据实际需求自己判断就好。
在这个时候，需要确定导出文件的默认名称，我一般是默认名称 + 导出时间。
05 导出权限
在刚开始我就就提到了数据的敏感性，为了保证数据的安全性，不可避免的涉及到数据的权限。
对于数据权限分为：
1）角色功能权限
权限控制到按钮级别，确定哪些用户或角色有权进行数据导出操作。
2）数据范围限制
确保用户只能导出其具有权限的数据。可以通过基于角色或数据所有者的权限进行限制，实现数据范围的过滤，确保用户只能导出其特定范围的数据。比如说店长只能导出自己店铺的数据；区域管理员可以导出所管区域的数据。
3）导出字段限制
限制用户在导出文件中可以看到的字段。
如导出Excel时只能导出权限范围内的列数据，让导出的数据不具备完整性。
比如说销售数据，普通店员可以看到销量，对于店长，可以看到销量、毛利率。
同时，还有对导出频次的限制，导出数据的日期范围限制、导出日志记录等，大家都可以考虑在内，在这不赘述了。
06 导出模板的制定
当导出的内容涉及到固定格式的时候，产品经理有必要明确最终导出内容的格式。
确定具体的格式排版，导出的字段名称、每个字段的取值来源、每个字段显示的格式等等。
提供出一个含有解释说明的导出模板，让研发对着导出模板开发，让测试对着导出模板测试。
对于Excel导出：
1、确定导出的内容有什么：
- 文件内是否有报表名称？
- 文件内是否要添加导出数据的导出范围、字段解释？
- 如果导出的数据用于批量修改再重新导入，是否需要把导入模板中的说明同步在导出模板里也加上。
- 确定导出表格的表头，列名是什么？列名如何排列？
2、确定每行数据展示逻辑是什么：
- 当查出多行时，是否需要合并上下行？
- 数据在excel中的排序是什么？
3、每个字段的展示逻辑是什么：
1）当一个字段中会有多个值时是分单元格展示，还是拼接展示在一个单元格中。
2）如果单元格字段需要拼接，拼接的格式是什么？
3）当数据库中存的是枚举值，需要怎么转换？如「是否删除」，数据库存的是0、1，0代表否，1代表是；那导出的excel中展示为「是、否」还是展示成「已删除、未删除」。
对于Word格式：我采用的方式是确定好导出模板，然后通过「文档内说明 + 批注」的方式，对每个字段进行解释说明。示例如下图：
07 导出的交互方式
在确定导出的功能交互方式前，会直接影响交互方式的就是导出的处理方式：
同步下载 or 异步下载
同步：
导出开始后，用户只能等待导出完成后才能进行其它操作。适合文件较小、导出时间较短的情况。
开发周期短。
异步：
导出开始后，可以去进行其它操作，不会影响在页面中的其它操作。
适合大文件下载、下载过程中需要进行其它操作时，可以选用这种方法。但是开发周期比同步下载开发周期长。
另外，在web浏览器的导出和客户端的导出也会有些不同，一般有以下方式：
1）交互方式1：
同步下载 + web端：
选择数据 → 导出数据 → 调用浏览器下载 → 页面加载 → 下载完成
同步下载 + 客户端：
选择数据 → 选择存入的系统文件夹 → 客户端下载数据 → 页面加载 → 下载完成
2）方式2：
异步下载 + web端：
选择数据 → 导出数据 → 程序后台进行处理数据 → 处理完成后发出通知 → 用户选择下载 → 调用浏览器下载
异步下载 + 客户端：
选择数据 → 导出数据 → 程序后台进行处理数据 → 处理完成后发出通知 → 用户选择下载 → 选择存入的系统文件夹 → 下载完成
常规的交互方式一般是这些，当涉及到修改导出文件名称、选择导出字段范围、导出格式的选择时，在流程中添加步骤即可。
总结
我们说了导出文件的一些内容，在实际场景中还是有很多情况要注意，我一直坚定的相信：只有小功能，没有小需求。
在做产品设计时，再小的功能也需要好好思考。
本文由人人都是产品经理作者【王大鹿】，微信公众号：【产品大鹿】，原创/授权 发布于人人都是产品经理，未经许可，禁止转载。
题图来自Unsplash，基于 CC0 协议。