算法人生（13）：從“Scrum”看“PDCA時間管理法”

在工作和生活中，“反複練習”這個步驟是不可或缺的，這篇文章裡，作者就從Scrum架構、PDCA方法等内容出發，談了談自己的看法，不妨來看一下。

很多人會好奇為什麼“讀了很多書，卻依然不知道怎麼過好這一生”？

大家可能都有各自的了解，但正如王陽明先生的“知行合一”所說，“知”要能“行”出來才算“真知”，生活中很多時候知并不一定能行，是以知與行之間還是差着些東西的。筆者認為，“知”與“行”之間差了一個“反複練習”，讀了書上的道理，沒有按照書中所說的去“行”，又或者“行了一次兩次，就放棄了”，這是因為“思維的連結”要被建立的話，需要反複的過程，沒有反複的練習，思維依然會連結到舊有的鍊條中。

你看小寶寶剛剛咿呀學語的時候，同一個詞和句子都是要跟着大人反複練習的。同樣，成年人的思維連結很多已經固定了，要想憑着看幾本書（隻是知道，但不去實踐），是不太可能将書本的知識轉化為“智慧”的，智慧要靠“實踐”書本上的知識，要靠“反複練習”才能拆解舊有的思維連結，建立新的思維連結。對于反複練習時間的方法，IT人常用的Scrum倒是一個很好的借鑒思路。

Scrum是一種靈活項目管理架構，項目被劃分為一系列短周期的工作單元，稱為Sprints，通常持續1-4周。

每個Sprint的目标是傳遞可工作的産品增量。它強調疊代式增量開發，旨在短周期内完成目标并持續改進産品,大緻的步驟分為Sprint Planning，Daily Scrum，Sprint開發，Sprint Review，Sprint Retrospective，這些步驟從另外一個PDCA循環角度來看是這樣的：

1. 計劃（Plan）：在Scrum中，這個階段對應于Sprint Planning會議。團隊基于Product Backlog選擇一組User Stories或其他工作項作為Sprint Backlog。在這個過程中，團隊明确計劃在接下來的一個Sprint（一般為兩周至三周）内要完成的工作。
2. 執行（Do）：這是Sprint執行階段，團隊在這個時間段内開發産品功能，進行測試并準備示範。整個Sprint期間，團隊專注于實作Sprint Backlog中所定義的目标。
3. 檢查（Check）：主要展現在兩個方面：一是通過每日站立會議（Daily Scrum）對進度進行日常檢查，同步進度、協調合作并解決障礙；二是Sprint Review，在此階段，團隊展示他們已完成的功能，并與其他利益相關者一起審查産品的增量成果，收集回報。
4. 行動（Act）：對應的是Sprint回顧會議（Sprint Retrospective），在該會議上，團隊成員反思過去Sprint期間的工作方式，識别出哪些地方做得好，哪些需要改進，并制定具體的行動計劃以便在下一個Sprint中實施改進措施。這個過程確定了團隊能夠不斷地從實踐經驗中學習并提升效能。

說到PDCA循環，它是美國統計學家愛德華茲·戴明博士推廣普及的一種連續循環過程，包含“計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、行動（Act）”的一種科學的品質管理和持續改進的方法論，它基于疊代改進的思想，鼓勵在計劃、執行、檢查和行動四個階段中形成閉環管理，確定每一個改進過程都是基于上一輪的回報和學習，大緻的步驟如下：

1. 計劃（Plan）：确定目标，分析現狀，識别問題，制定改善措施和計劃方案。
2. 執行（Do）：按照計劃實施方案，執行改進措施。
3. 檢查（Check）：收集資料，監測執行結果，對比計劃目标，檢查執行效果是否達到預期。
4. 行動（Act）：基于檢查結果，分析原因，采取相應行動。如果是成功改進，将成果标準化并推廣應用；若是未達預期，則需重新分析問題，修訂計劃，再次執行PDCA循環，直至問題得到解決。

讓我們來舉個例子，看看PDCA循環如何可以提升個人的時間管理效率：

1. 計劃階段（Plan）：個人可以根據目前的項目安排情況和個人的學習，生活安排來制定詳細的計劃，包含時間的配置設定，重要的事情在什麼時候做，瑣碎的事情是否可以統一劃分到某個時間段一起做，與人溝通的事情要看别人的時間點等等，可以明确每日、每周乃至一個時間段内的工作和個人生活的目标，以及完成每個任務大約所需的時間；
2. 執行階段（Do）：嚴格執行計劃，可以參考靈活開發或番茄工作法等時間管理方法，確定每個時間段都能專注于手頭的任務，遠離容易産生幹擾的環境或事物，減少幹擾和中斷。這裡依然推薦大家盡可能的進入“心流”中做事情，因為在心流中，“我”被放的很小，更容易集中精力在目前的事情上，進而完成這件事情的效率和品質就相對沒有進入心流（有分心時）更高些；
3. 檢查階段（Check）：定期評估任務完成情況，使用書面記錄的方式或一些工具軟體，定期檢查計劃和現實之間的差距，以免差距已經很大了才發現，那時候補救就更困難。筆者推薦有書面的形式來記錄，而且最好能展示在視線經常可見的範圍内，這樣友善及時提醒自己。
4. 行動階段（Act）：分析制定的任務被很好完成或沒有按時完成的原因，思考如何才能發揚優點繼續完成更多任務，或者要如何改進某項任務才能趕上進度，以後要如何避免類似事情的發生。這是一個自我思緒整理的過程，比如某項任務已經安排很久，但是一直拖延不做，就要深入分析是為什麼遲遲不能開始，是因為擔心會失敗，還是追求完美等等。隻有找到原因，才能去思考解決，才能去實踐解決方案是否奏效，這是一個不斷實踐、修正、循環，逐漸穩定的過程。

PDCA思想有一個重點是，基于“實踐結果”，調優後循環繼續實踐，這也是一條從“知”走到“行”的良好路線。隻有不斷地實踐了，基于結果去修正如何繼續行，如何更好的行，如何不受外界環境影響還能行，加上不斷地循環過程可以加強新思維鍊條的建立，進而才能更好地将書本的知識轉化為自己的“智慧”！

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