企業資訊化招标過程探讨

資訊化招标對于規模比較大而且業務相對複雜的企業而言是非常可取的方式，特别是企業在資訊化選型和選擇實施夥伴的時候。曾經有這樣一個企業，連續幾年都自己組織ERP招标，可每次都“流産”，後來筆者與其老總開玩笑：我兒子都好幾歲了，你們的資訊化招标都未結束！并非企業不能自己組織資訊化招标，但從經驗和事實來看，請專業咨詢公司組織招标的效果是最理想的（以下文中稱招标公司）。其實招标的作用不是展現在“形式”，而是從過程中展現其公平和公正，而且資訊化是企業的系統工程，涉及到企業的方方面面，而且極富抽象和複雜，是以與其他的工程招标有很大差別，不妨從招标的過程做些分析和探讨。   一．調研 資訊化招标不是通過量化的名額來進行選擇和決斷，因為企業的需求是很難進行量化的，但需求究竟是什麼，一定需要通過調研來論證。企業往往由資訊部門牽頭，讓各業務部門或資訊化相關部門提供自己的業務需求，似乎企業的需求就形成了，實際上這遠不是企業的需求。調研的對象不局限于業務部門，應當包括三個層面的内容。首先需要剖析企業的中長期發展戰略，因為資訊化的目的并非簡單實作現有的業務需求，對企業戰略的分析目的在于明确企業的業務是否發生變化，未來的管理模式是否有變化，企業的定位是什麼或準備如何調整等，這樣從宏觀上初步分析企業資訊化需要達到的目标；其次是分析現有的業務管理現狀，圍繞企業的戰略分析确定業務的管理難點和要點是什麼，現有需求與未來需求的差異，同時分析企業所在的行業特征，第三是梳理實際的業務過程中的關鍵流程，目的是分析企業的關鍵資訊流轉狀況，同時還可以判斷哪些需求可以通過資訊化解決，哪些需要通過管理變革實作，畢竟資訊化不能解決企業的所有問題和所有需求。   調研的範圍可以根據企業的要求來定，但是整體的調研可以更加全面了解企業的經營管理狀況和問題所在，沒有整體的調研很容易将企業的業務人為分割開來，也容易在資訊化過程中産生資訊孤島。如果企業請專業的咨詢公司做過資訊化規劃，那麼組織招标就容易多了，因為資訊化規劃必定經過詳細的業務調研和需求分析，這些成果是可以繼續享用的。   二．整理需求分析報告 調研按照上述三個層面和業務進行，然後招标公司需要将其整合成完整的業務需求，特别是業務之間的關聯，需要很清晰的界定。整理需求報告，一方面讓企業對自己的整體需求更加清楚，另一方面将作為招标書中的需求介紹，否則投标機關很難知道企業究竟想幹什麼，而且需求越清楚，投标機關越願容易判定是否參加投标，這樣參與投标的機關根據自己的産品或實施能力來評估參與的必要性和投标所需要的資源，便于及時充分準備，這樣招标的成效越好，招标的價值越高。有時候招标公司或企業圖熱鬧，組織幾十家機關投标，這樣的效果并不好，而且也在浪費更多的社會資源。   比較完整的需求分析應當包括這樣一些内容： 1． 對企業的發展戰略了解； 2． 資訊化總體目标； 3． 企業的現狀描述； 4． 企業的組織結構； 5． 核心業務流程； 6． 企業的業務特征介紹； 7． 準确的業務需求； 8． 管理難點和要點分析； 9． 企業目前的資訊化資源（包括已經使用的系統、現有的網絡架構、硬體裝置狀況等）； 10．              期望或預計的實施階段劃分； 11．              其他要求。 如果企業提前經過了資訊化規劃，這些内容相對完整和準确。需求分析很重要的成分在于展現企業業務需求的整體性而非局部性，達到“宏觀”與“微觀”的統一。   三．制作招标檔案 制作招标檔案的首要前提是嚴謹，其内容涵蓋量很大，目的就是讓參與投标的公司按照規範的格式準備标書和講标，否則沒有明晰的要求，各家準備的差異很大将給評标工作帶來困難，而且容易出現過多憑感覺的現象，正常而言招标檔案包括如下主要内容： 1． 投标人須知：主要内容就是投标規則。 2． 企業的需求說明，這是招标資料的核心内容，如果說招标流程有其共性，那麼這部分内容一定是因企業而異。 3． 招标檔案格式：對投标資料的格式做明确規定和說明 4． 招标檔案附件：相關表格，投标必須具備的資料和能力界定等。   對于資訊化而言，投标人需要在投标資料中充分的展現企業的情況、産品的情況和實施能力，雖然屬于“紙上談兵”，但按照招标資料的内容進行評價，還是可以區分伯仲。   四．釋出招标公告（或邀請） 既然是招标，那麼就需要公開招标資訊，将招标的項目情況公之于衆，便于軟體供應商和咨詢公司積極參與，以往常常選擇報紙等傳統媒體，但現在更加傾向于專業的網站，不僅便于傳播資訊，而且能夠被廣泛搜尋，達到“廣而告之”的目的。當然在招标之前就有很多軟體供應商和咨詢公司先後與企業取得了聯系并曾經做過交流與溝通，是以企業或招标中介機關會正式對這些公司發出邀請。   盡管招标展現出嚴肅和公正，但以往很多企業招标是為了走形式，而事先已經确定了合作夥伴。這樣很多軟體供應商和咨詢公司對企業資訊化招标會産生疑慮，反而對招标心存顧慮，常常有被當做“事先串通的人”的嫌疑，導緻一些投标機關不重視，也不充分準備，抱着“試試看”的态度，這樣會影響招标的效果，其實優秀的公司是不懼招标的，就怕不公正！   五．發售标書群組織答疑 招标公司需要在公布的期限内發售标書，至于标書的售價沒有明确規定，大部分隻是象征性的收取，以補貼招标過程中發生的一些費用。盡管參與投标的機關獲得了标書，但對企業的情況還是缺乏一些了解，而且各自對招标書中的内容了解也不一樣，為了以統一的口徑傳遞資訊，招标公司将組織統一答疑，在這個過程中，不僅對招标項目做進一步的诠釋和闡述，也将提供充足的機會讓投标機關提問并予以解答。畢竟有些公司到過企業，有些企業沒有去過，是以組織這樣的統一答疑非常必要，這也是公平競争的展現。   組織答疑時，企業本身的參與很關鍵，因為企業的業務、管理、問題和難點所在、明确的資訊化需求和要求，企業本身領悟地更加細緻，是以企業的解釋更加準确，特别是對招标書上的内容有可能産生歧義的時候，企業的解釋意味着标準。是以盡管企業委托招标公司全程負責，但自身的參與是比不可少的。   六．開标 投标機關在購買标書并參與答疑之後，将有一個階段準備投标資料和準備講标。這個階段可謂“八仙過海，各顯神通”。有的公司忙于公關而疏于方案的精心準備；有的公司躊躇滿志、合理組織團隊分工合作；有的公司圖省事将以往的方案進行“剪輯”；有的公司就準備練練手等等。看起來是在準備投标資料，可實際上反映了各個公司的資源協調能力、團隊組織能力、經驗的發揮能力、項目的運做水準和技巧、對項目的态度和把握能力等。   對于投标資料的準備，還需要從客戶和評标人的感受給予考慮，有的公司準備的資料比辭海都厚實，而難以發現其亮點和與衆不同的地方，幾乎将能夠找到的資料全部融合進去，“厚”未必效果好；有的公司全力展現産品特征，居然有幾百幅産品截面的粘貼，生怕有所遺漏而失分，“全”未必效果好；有的公司将企業的成長經曆占據了巨大篇幅，而這些内容客戶即便很關心但也無須從文字本身進行評判，是以“虛”未必效果好。如果投标資料對客戶的管理難點、要點以及行業特征進行比較全面的分析，在此基礎上提供建議和粗略的解決方案，客戶倒是容易接受的，因為這是客戶最需要的，也是評标人最關心的。是以投标資料的本質是務實、到位和差異化，而展現的是能力和素質。   在招标書規定的時間内送出投标資料後，要經過開标的過程。開标的目的是在公開的場合下，将各家密封的标書打開，并将各家的報價公開，這樣避免在商務報價方面的漏洞。因為價格是資訊化項目中極為重要的因素，特别是在實力旗鼓相當的情況下，價格因素幾乎成為決定勝負的砝碼。   開标之後進入了評标的階段，需要足夠的時間讓評标人對所有的投标資料進行閱讀、了解和判斷。同時還要根據評标的辦法對這些資料逐一評價。   七．講标 招标往往不會根據投标資料得出最後結果，往往要組織講标。這個過程盡管短暫，少則半小時，多則兩個小時，但比資料更容易讓評标人産生印象和感覺。因為從投标公司組織的講标團隊、演講技巧、現場發揮等可以充分反映重視程度和展現投标公司的能力，也更加展現各自的風格。講标的過程中也是“五花八門”，有的公司可能還沒講出要點時間就到了，可能過分的産品和功能介紹讓評标人難以産生良好感覺，可能過分的吹噓讓評标人産生了反感，可能講标人的水準限制了精彩内容的展現，可能沒有針對性的内容讓評标人覺得很乏味等等。   從企業資訊化而言，講标不外乎需要把握這些要點：簡要的公司介紹、對所投标項目的了解、公司的核心競争力描述、行業經驗介紹、實施團隊介紹、項目經理的經驗和能力介紹、産品的适應性和特點介紹、對客戶的服務承諾（包括二次開發）等。講标畢竟不是産品示範，何況一個複雜和龐大的系統怎能一時半會介紹得清楚和完整的呢？是以講标更加展現投标公司的綜合實力和經驗。   八．考察 如果講标是招标過程的關鍵環節，那麼考察就更加關鍵。考察往往從三個方面進行：考察投标公司、考察資訊系統、考察客戶。這樣企業和招标公司對投标公司和管理軟體本身将産生更加細緻的體驗和真實的感受，評價的程度也将更加深入。   在這個環節上，無論是客戶還是招标公司都非常關注産品在所屬行業的實施和應用經驗以及其他客戶的反映，當然在前幾個環節沒有占據優勢的公司，僅希望在被考察的過程中扭轉乾坤還是有難度的，是以對招标的整個過程，從一開始就要重視和充分利用機會，畢竟企業資訊化項目不是單方面因素值得讓客戶下決心的，對于招标公司而言，為了展現負責也不是根據局部的優勢可以斷然拍闆的，而是投标公司的“綜合優勢能夠為客戶所用”的情況下才産生實質性的結局。   九．招标結束 經過上述招标的一系列過程，招标也基本進入尾聲。招标公司将根據所有資訊、資料和評分最終評價，往往提供兩到三家入圍機關與客戶進行商務方面的交流和談判，招标公司以送出最終《選型報告》和公布招标結果為整個資訊化招标過程劃上句号，而且最後的決策主體一定是客戶本身。   招标的過程是企業與招标公司以及社會上的專家共同協作的過程，也是企業對企業資訊化深入了解的過程，也是企業學習和認識提高的過程，盡管最後的勝者是少數甚至是唯一的，但客戶企業從多方面積累了經驗和開闊了視野；招标的過程也是衆多投标機關互相競争、互相切磋的過程，也是增加知名度和強化競争力的過程。在招标的過程中，沒有永遠的勝者，也沒有永遠的敗者，前提是把握好投标的心态，認真對待每次投标的機會，還有一個重要因素，那就是不同的企業或客戶，“蘿蔔青菜，各有所好”！