希望你能用好現在的「提醒事項」，發揮真正的用處，搞定計劃跟瑣事。
不知道你有沒有這樣的困擾：
踏入社會以後，我們的身份一下就多了起來，配偶、子女、員工、朋友......作為個人，我們要肩負自己的成長；作為配偶，我們要照顧自己的伴侶；作為雇員或雇主，我們要做好本職工作。不同角色對應着不同的任務，繁多而複雜，常常讓我們在生活中疲于奔命，手忙腳亂。
生活中雜事很多，不記下來總是會遺忘，可記下來放到備忘錄或是提醒事項中又常常拖延。要麼就是讓小事占了自己一天的安排，常常瞎忙活一通。回顧一天的工作，總覺得毫無收獲。
如果你也想擺脫這種狀态，那麼，現在正是學習任務管理的最佳時機。别擔心，這并不難，它隻需要一些基本的記錄和規劃就可以上手。希望本篇文章可以成為你的任務管理入門之作。
我為什麼提倡用提醒事項來進行任務管理
工具上，有很多功能強大的 app，如 OmniFocus、Todoist、滴答清單、Sorted 等，在工具軟體百花齊放的今天，我為什麼要選擇「提醒事項」來進行任務管理，它的功能真的夠用嗎？
作為蘋果初代原生 app，「提醒事項」在曆經幾次重大更新以後，已經從之前的「勉強可用」變成了「完全勝任」的狀态。在功能上，不僅加入了清單組和任務組，還支援強大的過濾系統和标簽組，支援多人任務配置設定，完整具備了 GTD 理論所需的全部功能；在易用性上，加入了自然語言的識别，可快速添加時間、地點、重複、網址等屬性，并支援自定義标簽顔色、圖示和智能清單的自定義過濾。
可以說，這些功能的加入，讓「提醒事項」真正跻身于任務管理工具之列，免費易用、原生系統級 app 就是它的最強競争力。畢竟，誰會拒絕一個免費的奶酪呢？
除開功能上的考慮，簡單易用也是我選擇它的核心要素之一。
一個簡單的工具，不僅能幫助我們快速上手、聚焦重點，了解功能背後的理念和意義，還能避免被繁多的按鈕吸引注意力。
畢竟對新手來說，一上來就面對滿屏看不懂的按鈕和複雜界面，勸退的感覺是尤為強烈的。選擇一些簡單的工具，在心理上也更容易接受。
下面，我想就我最近使用提醒事項管理的一些心得，分享我是如何用「提醒事項」來踐行「任務管理」理念的。
任務管理五步法
不管有沒有嘗試過任務管理，你一定都聽過 GTD 原則，這是一套任務管理的黃金法則，按執行順序分為收集、審視、分類、回顧和執行這五個步驟，讓我來為你一一介紹。
第一步：收集——從一個點，牽出一堆事
目的：在這一步是将你的所有想法通通放到到一個名為「收集箱」的項目中，收集箱中的項目可以是你想到的任何任務，随便一個想法或者要做的事（大部分都是要做的事）。重點是記錄，不要遺漏腦海中的浮光掠影。
常見情況是，你會先想到一件事，然後順着一件事想到另一件事。比如我先想到「今天要寫一篇任務管理的文章」，然後想到這個任務需要「收集相關的素材」，可能突然會想到「跟某本書相關聯，去翻一下這本書」，最後還想到「今晚要做菜，5 點半前把菜買好」，你可能還有一個「晚上跑步 15 分鐘」的習慣，或是突然想到「某個視訊的電影值得一看」。
在如此之多的任務下，如何抓住重點，合理根據自己的時間精力安排任務，就變得具體起來。不過放輕松，現在你要做的，隻是一股腦兒的把你能想到的所有任務丢進這個名為「收集箱」的盒子裡，然後就不用管了。
操作：
- 打開 iOS 端的「提醒事項」，可以看到界面被分成三塊，從上到下分别對應「置頂清單」「我的清單」和「标簽」，以上三個闆塊會在第三步中進行詳細介紹。
- 我們點選右下的「建立清單」，命名為「收集箱」，可以看到「收集箱」出現在了「我的清單」中，然後在「收集箱」中添加你最近需要完成的幾件事。
- 接下來進行簡單的設定，我們點選系統的「設定」，找到「提醒事項」，點選進入，将「預設清單」改為「收集箱」。這一步的目的是把我們記錄的任務預設放到「收集箱」中，友善我們之後的統一整理
在系統的設定中修改
總結：GTD 能高效運作的底層邏輯，基于一個簡單的心理現象——蔡格尼克效應：未完成的任務會占領我們的大腦資源，直到我們将其完成或記錄。
當各種各樣的想法被我們記錄以後，不僅可以避免遺忘，還能解救我們的神經，讓我們不必時刻提醒自己應該做什麼，專注于事情本身。
第二步：審視——留下具體有用的想法
目的：在這一步，需要将之前的想法審視一遍。這步的關鍵在于排除那些不重要的想法，留下可以執行的任務，并将其具體化。
- 例如你在審視收件箱時發現「家鄉真美，想給它裝修一下」，這顯然是個不切實際的想法，你要做的就是迅速将類似的不能實作的想法劃掉，留下那些真正可以執行的任務。
- 如果某個想法有助于實作哪個任務，比如「書本 28 頁記錄了相關事實」有助于「進行寫作」這個任務的實作，那麼将其标注在該任務的備注下即可，而不是把它當成一個任務。
- 還有一類任務稱為「2 分鐘任務」，具體指那些不用花費太多時間的任務，你可以給自己設定一個類似的「2 分鐘任務」，如果這件事現在完成比之後完成的效率更高更快，你就應該立即執行，一般這個時間我會劃分到 15 分鐘以内，隻要不影響我做最重要的事，一般看到了我都會立即處理，防止任務的堆積。
- 在劃掉想法的過程中，有一類想法不是某個具體的任務，而是一個項目，比如「學會程式設計」「學習攝影」「學習英語」，對于這種複雜的項目，顯然不是一條任務提醒可以解決的。我的建議是先考慮可行性，也就是這個任務是否有必要執行，如果你現在心裡還沒有答案，建議将其設定為3天内一直可見，等到3天過後，如果你覺得當下還沒有時間精力去完成，就果斷将其劃掉。
- 如果實在不忍心就建立一個「想做」的項目清單中，暫且将其放入，或者放到備忘錄中。如果你覺得該計劃值得執行，那就先試着将任務分解，這自然是需要一定思考的，你可以挑個精力充沛的時間，好好将某個項目分解一下，将分割的項目融入到你的每一天中具體執行。
我們之是以會放任任務堆積，是因為我們既不想行動，又不想錯失了一個好想法，于是就放任想法随意地堆積在任務清單中，搶占我們的注意力資源。在這些堆積的任務中，那些未來可能會做的任務占了很大部分。堆積的任務會迅速讓我們的任務系統走向崩潰，是以請你一定好好花時間想想這些任務是否真的重要，并且值得去做，如果你真的不想丢棄一個好的想法，那麼也應該以一種好的行動去正視它們，否則堆積不過是輕視想法的另一種選擇罷了。
确認所有的任務都是可執行的狀态後，我們就需要對任務進行具體化，标準是「能讓任何外人一眼看到就知道怎麼執行」。
操作：以「下午去公園跑步」為例，我們需要寫上具體的時間、日期和地點：「今天下午 6:00 我會在 XX 公園跑步 3 km」，讓提醒事項在開始前的半小時提醒你，以提早做好準備。
- 點選任務，會出現「添加備注」的灰色小字，可以寫上跑步的注意事項，如攜帶礦泉水、遮陽帽等。
- 點選任務後，螢幕中間的鍵盤會出現 5 個圖示，從左到右分别對應「時間日期」「位置」「标簽」「旗标」「圖檔」屬性，我們隻需要點選對應的按鈕設定好屬性即可。（注：旗标代表任務的優先級）
- 因為對自然語言的支援，在輸入「今天下午 6 點」時，系統會自動識别出日期和時間，字型顯示為藍色狀态，自動跳出「建議日期」，點選「建議日期」就會給任務附上對應的屬性。
- 如果識别的不是很準确，可以在任務的詳細資訊中更改。點選任務右邊的圖示，我們會看到關于這個任務更詳細的資訊，在日期和時間中更改即可。在任務的詳情界面，還有一些其他欄目，簡單介紹如下：
- 「URL」：用以填入文章或視訊的連結，友善直接跳轉；
- 「優先級」：代表任務的重要程度，用感歎号表示，歎号越多越重要；
- 「子任務」：表示這個任務下的其他任務，在編輯任務資訊時向右滑動可以縮進為上個任務的子任務。
右邊的小圓點進入詳細資訊
總結：這一步完成之後，剩下的任務都是具體可執行的狀态。接下來，我們需要像整理圖書分類一樣，分門别類地将不同标簽的圖書放到對應的書架上。
第三步：整理和歸類——用标簽和清單給任務分類
回看前兩步，我們會發現所有任務都放在收集箱中，雖然一眼看上去都是可執行的狀态，但緊密地堆積在一起，會讓我們抓不住重點和主題。
用标簽和清單給任務進行分類，搭配「提醒事項」的「智能清單」功能，可以讓我們實作靈活的搜尋和過濾，迅速找到某個情境下适合的任務，比如「三天内最重要的任務」「适合今晚做的任務」，厘清重點，快速行動。
清單
清單是我們最熟悉的檔案夾層級，一對一的方式能讓我們在某個層級下快速找到對應的任務。例如《三體》是在小說的層級；《兩性關系》是在情感的層級；《國富論》在經濟的層級。按照個人關注的不同，我們可以在項目清單中建立自己的主題。
比如我個人就建立了「個人提升」「裝修」「工作」「生活」4 個主題，再将「個人提升」細分為「閱讀與寫作」「工具方法」「健身」的子清單。每次處理收集箱的時候，我都會按照任務屬性将其歸類到對應的清單中。
我的清單
這一步有助于我們了解自己關注的主題，并将重要的任務從中篩選出來，讓我們在查找相應任務時也更加地得心應手，不會被其他幹擾。
注意：建議細分到 2 個層級就已經足夠（參考圖例），系統層級過多反而會增加查找的難度；層級之間必須互相獨立，不重複内容，一眼看到就知道是什麼歸類即可。
标簽
标簽是我們查找任務的第二個緯度，用來判斷執行任務的情景。例如在哪裡執行，執行的日期（如三天後、下周末、明天）、執行的狀态（高度集中 or 簡單處理）等
在任務管理中，标簽的作用在于快速找到任務，我個人常用的标簽一般是「精力」「任務狀态」「優先級」和「截止日期」，其中最重要的兩項就是「截止日期」跟「優先級」。為了高效篩選，以适應在不同場合和情況下需要優先處理的任務，我們需要給不同的事件打上不同的标簽。
操作：在提醒事項中，我們點選一個任務，點選中間圖示的#鍵就可以為事件添上标簽。
總結：對于比較需要時間和注意力的工作來說，那些「高精力」「高優先級」的工作就可以被優先安排在重要的時間節點，避免被雜亂無序的臨時任務沖散精力。同理，将「低精力」「優先級低」的任務安排在不是那麼有精神的時候，比如在一天勞累工作回家後，我會用篩選的功能，将那些「低精力」「簡單」的任務篩選出來，避免精力不對等的任務出現在夜晚。
提醒事項中自帶優先級的标簽，你可以用「旗艦」，也就是旗幟形狀的圖示實作優先級區分，也可以點選「詳細資訊」，在倒數第 4 欄中找到「優先級」的欄目，進行更詳細的優先級分類。需要注意的是，隻有少數的任務才需要标上優先級，這樣才能區分出重點，友善我們配置設定任務。
對于那些重複性的習慣，我個人會打上#習慣 的标簽，提醒自己保持每日的完成打卡，對于那些尚未想清楚是否要執行的事情，則會打上一個#待辦 的标簽。在 iOS 的智能清單中，你可以通過标簽實作個性化的篩選方式，用來比對不同場景下的任務處理要求。
操作：
- 點選右下角的「添加清單」——「制作智能清單」——将「優先級」設定為「高」；
- 點選「日期」——「相對範圍」——設定為「在未來 3 天」；
- 命名清單名稱為「三天内重要」，點選右上角的「完成」。
建立智能清單
以上，我們便獲得了一個「三天内優先級最高」的過濾條件，它以清單的形式出現在清單的底部，我們可以長按這個清單，點選「置頂」，清單會以圓角矩形圖示的形式出現在我們任務清單的最上方。其他同級的圓角矩形清單，也是以相同的方式标記的，你可以長按它們，擷取對應的資訊，取消置頂或是删除，以搭建自己的置頂資訊欄。比較可惜的是，目前還無法對置頂資訊欄進行移動排序，在後續的更新中可能會加入該功能，屆時就會更友善地進行清單展示。
總結：标簽的使用象征着對任務管理的進階需求，當你需要越來越多的标簽區分不同種類的任務，往往也意味着你對任務管理的了解和使用達到了一個新的水準，現有的 app 也漸漸無法滿足你的需求，此時就是邁向更高階 app 的最佳時機，如滴答清單（初階）、Things、Todoist、OmniFocus（高階）等。
第四步：回顧和排序
在這一項中，我傾向于根據重要性和截止時間安排好各個任務之間的排序。認真梳理一天的安排，如果某個任務沒有明确的時間，就按優先級來進行排序。在「提醒事項」中，你可以點選任一清單，點選右上角的三個點，在「排序方式」中選擇「優先級」，任務就會按照優先級的排序方式出現在清單上，用以檢視我們一天内最需要完成的幾項任務。同時，你也可以按「截止日期」給事件排序，達到按時間排序的結果。
第五步：執行
通過第三步的整理和歸類之後，你現在應該已經學會了應用「智能清單」來彙集任務的方式，我們可以制作不同的過濾方式，實作任務的快速彙總和執行。例如「這周内的重要任務」可以按「時間」和「優先級」的标簽過濾，「适合狀态不佳時做的任務」則可以按「2分鐘任務」「低精力」等類似标簽進行任務聚集，以達到快速實作的效果。
寫在最後
如此下來，我們就已經完成了從一個想法産生到執行的全過程。你可以看到，目前的「提醒事項」已經可以較好地完成 GTD 所需的全部功能，甚至遊刃有餘，在易用性上實作自己獨有的優勢，例如可以在跟某人發送短信時進行提醒（可惜暫不支援微信等第三方 app ）。雖然橫向對比其他老牌任務管理工具仍有缺陷，例如沒有看闆視圖，沒有任務狀态，沒有習慣打卡和月曆、時間線等功能，但它就像一個茁壯成長的孩子，在未來随着 iOS 系統的更新仍然存在無限可能。
就我個人來說，目前最大的遺憾莫過于缺乏「提醒事項」跟「月曆」的關聯。「月曆」作為老牌原生 app 之一，如果能支援從提醒事項實時同步到月曆中，通過更有組織的周視圖和月視圖檢視任務安排，将會成為殺手锏一般的應用。雖說目前可以通過一些快捷指令或第三方 app 實作（FirstSeed），但更希望蘋果官方能将這個功能納入考慮。屆時的「提醒事項」必然擁有更加強大的競争力跟生命力。
希望你能用好現在的「提醒事項」，發揮真正的用處，搞定計劃跟瑣事。
本文來自微信公衆号“少數派”（ID：sspaime），作者：Lars漫步