[讀書筆記—效率]《超級整理術》- [日]泉正人

作者簡介：泉正人，麻省理工學院斯隆商學院行政管理碩士學位，設立了最大的獨立金融教育機關 -日本金融學習株式會社。

筆者的話：不同于以往的整理方面的書籍，本書作者介紹了多方面的整理術：公司内辦公檔案的整理，電腦與電子郵件的整理，對大腦内容的整理和對時間的整理。雖然筆者給自己的定位不是像本書作者那樣的商務人士，但是其高效的整理理念還是值得借鑒的。

第一章: 為什麼我們需要整理

整理的目的不僅僅為了幹淨，是為了提高工作效率。不擅長整理的人，無論能力多優秀，也不會有非常大的成就。

1.1 應該擅長整理

• 不擅長整理，效率會很低下，會拖事業的後腿。
• 不擅長整理的人的表現：
  • 加班頻繁，因為效率低下。
  • 經常找東西，因為整理不善。
  • 經常會說“忙死了，因為會花時間找東西。
• 經常花時間找東西，導緻不能更充分的思考。
• 進行整理的效果：思路清晰；容易産生創意；多餘時間可以自由支配。

1.2 整理會節省出時間

如何利用空餘時間，将會決定今後 10年或20 年後的發展情況。

• 利用通過整理增多空餘時間，花時間和金錢學習，豐富人生經驗，這是最重要的投資。
• 提高屬于操作類的任務的熟練程度，節省出時間來進行思考。時間都花在工作上，導緻個人無法鍛煉和成長，沒發展。

第二章：檔案和辦公桌的整理

所謂整理，就是要達到你想要的東西伸手就能拿到并友善使用。

• 利用整理術創造出最好的工作環境,使辦公桌成為舒适的工作場所。
• 辦公桌和抽屜的秩序，直接反映了我們大腦的狀态。
• 我們不是要記住東西放在哪兒了，而是要記住什麼東西該放在哪裡的原則。
• 為了使寶貴的資訊不被埋沒，應該學會及時丢棄東西。
• 判斷該不該處理掉一份檔案： 已辦？重複？今後不再用到？

2.1 檔案管理

檔案管理工具：

• 托盤
• 透明檔案夾
• 口袋式的透明檔案夾
• 小檔案櫃（抽屜式）
• 大紙盒

檔案管理工具的使用方法：

1. 透明檔案夾的使用：封面，大檔案夾内，頻度分類法，用完放在最左側。
2. 大檔案夾使用方法：重要的已辦檔案：半袋系列，側面寫名字。
3. 托盤的使用方法：新到檔案上層，臨時保留檔案下層。
4. 紙箱的使用：不知道是否有用，先保管起來再說。
5. 剪下來的資料用釘書器釘在A4紙上。

檔案分為：

1. 正在辦理的檔案(離手邊近一點，放在桌面上，儲存在透明檔案夾裡 )
2. 已辦好，需儲存的檔案：
   • 近期需要用的（透明檔案夾）
   • 需要存放起來（抽屜）
   • 不知道以後是否需要（檔案夾，紙箱）
3. 已辦好，不知道是否儲存：紙箱裡。
4. 已辦好，一定得扔掉：垃圾桶，碎紙機(筆者加入)。

整理的最終目标：需要的東西能夠盡快拿到。

• 常用的東西放在辦公桌上：訂書器 筆 即時貼。
• 東西擺在固定的位置,抽屜裡擺放的東西也有固定的位置。
• 較深的抽屜可以存儲檔案。

2.2 書籍與名片的整理

• 已經讀完的書最好做記錄 我們要的是書中的精華部分。
• 有用的雜志剪下來。
• 定期整理名片，在上面寫上見面的日期，地點，外貌特征。
• 名片兩種：
  • 頻繁使用
  • 今後不會來往

第三章：電腦與電子郵件的整理

工廠中的房間裡工作業績可以通過産品的好壞來判斷，但是白領的工作業績卻是通過效率來衡量的。

3.1 電腦檔案

• 把電腦當做自己的外腦：單純的記憶或進行業務操作，應該給秘書或者電腦來做，自己集中精力進行思考。
• 使用谷歌桌面進行搜尋(筆者用MAC的Alfred)。
• 檔案夾的名字具體詳細，便于查找。（名字帶有的資訊盡量多，提高搜尋次元－筆者注）
• 確定滑鼠按三次就能找到檔案(使用Alfred軟體可以不用滑鼠－筆者注)。
• 標明日期，給重要的檔案備份(最好使用多種雲端硬碟－筆者注)。
• 用outlook的分類項目功能，将重要的檔案整理出來，分類功能：顔色标。

3.2 收集資訊

• 讓資訊能夠自動飛過來：訂閱 RSS(筆者使用feedly，免費)。
• 自己關注或感興趣的内容，如果有資訊對自己有益，就摘錄在電腦裡。
• 訂了很多雜志，雖然都不能讀完，但是能接觸到大量資訊，這很重要。
• 如果每次隻挑自己關注的資訊，我們得到的資訊的範圍就會變窄，漸漸的我們看待和思考問題的視野也會變得狹隘。

3.3 關于郵箱

• 工作郵箱和訂閱郵箱的郵箱分開使用。
• 郵件早回複，對方也會盡快處理。如果不能及時回複：郵件看到了，回頭再答複您。
• 盡快回複郵件有助于建立起雙方的信賴關系，對方也對你規則化了。

第四章：對大腦内容的整理

忙碌，或者不确定性太多的話，腦子就會混亂。

4.1 關于工作

• 把要做的事寫在 to-do list 上，及時清空大腦，思考重要的事(筆者使用Evernote，能在移動端和電腦同步是一大優點)。
• 用 outlook 軟體整理 to-do list。
• 對沒有必要做的工作，要委托他人（操作型的工作）付給自己的小時工資。雜事，無益于自身的提高，花錢委托于别人，時間要好好珍惜。
• 開會的時候邊開會邊做記錄，會議結束之後将整理好的東西發到每個人的郵箱裡。

4.2 關于工作環境

• 盡量在自己喜歡的地方工作。
• 上班時間抽出時間，去咖啡廳或公園放松一下。

第五章：關于時間的整理

在時間面前，所有人都是平等的

5.1 關于創造力

• 一直糾纏于眼前的事物，就無法産生新的創意。
• 創意的具體化，也要儲存在 to-do list中，及時清空大腦，思考重要的事情。
• 創造可以集中注意力的環境,提高效率，節省時間。

5.2 關于電話

• 每天十二點半到兩點半，禁止交談禁止走動，禁止外部電話。
• 打電話也要提高效率，非打不可的電話，要事先聯絡。

5.3 最後的話

• 不要将工作日和休息日分開考慮，會導緻情緒波動。工作态度也會受影響。
• 對所有的整理都設定規則，并将規則儲存在無論如何都能找到的地方。