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[读书笔记—效率]《超级整理术》- [日]泉正人

[读书笔记—效率]《超级整理术》- [日]泉正人

作者简介:泉正人,麻省理工学院斯隆商学院行政管理硕士学位,设立了最大的独立金融教育机关 -日本金融学习株式会社。

笔者的话:不同于以往的整理方面的书籍,本书作者介绍了多方面的整理术:公司内办公文件的整理,电脑与电子邮件的整理,对大脑内容的整理和对时间的整理。虽然笔者给自己的定位不是像本书作者那样的商务人士,但是其高效的整理理念还是值得借鉴的。

第一章: 为什么我们需要整理

整理的目的不仅仅为了干净,是为了提高工作效率。不擅长整理的人,无论能力多优秀,也不会有非常大的成就。

1.1 应该擅长整理

  • 不擅长整理,效率会很低下,会拖事业的后腿。
  • 不擅长整理的人的表现:
    • 加班频繁,因为效率低下。
    • 经常找东西,因为整理不善。
    • 经常会说“忙死了,因为会花时间找东西。
  • 经常花时间找东西,导致不能更充分的思考。
  • 进行整理的效果:思路清晰;容易产生创意;多余时间可以自由支配。

1.2 整理会节省出时间

如何利用空余时间,将会决定今后 10年或20 年后的发展情况。
  • 利用通过整理增多空余时间,花时间和金钱学习,丰富人生经验,这是最重要的投资。
  • 提高属于操作类的任务的熟练程度,节省出时间来进行思考。时间都花在工作上,导致个人无法锻炼和成长,没发展。

第二章:文件和办公桌的整理

所谓整理,就是要达到你想要的东西伸手就能拿到并方便使用。
  • 利用整理术创造出最好的工作环境,使办公桌成为舒适的工作场所。
  • 办公桌和抽屉的秩序,直接反映了我们大脑的状态。
  • 我们不是要记住东西放在哪儿了,而是要记住什么东西该放在哪里的原则。
  • 为了使宝贵的信息不被埋没,应该学会及时丢弃东西。
  • 判断该不该处理掉一份文件: 已办?重复?今后不再用到?

2.1 文件管理

文件管理工具:

  • 托盘
  • 透明文件夹
  • 口袋式的透明文件夹
  • 小文件柜(抽屉式)
  • 大纸盒

文件管理工具的使用方法:

  1. 透明文件夹的使用:封面,大文件夹内,频度分类法,用完放在最左侧。
  2. 大文件夹使用方法:重要的已办文件:半袋系列,侧面写名字。
  3. 托盘的使用方法:新到文件上层,临时保留文件下层。
  4. 纸箱的使用:不知道是否有用,先保管起来再说。
  5. 剪下来的资料用钉书器钉在A4纸上。

文件分为:

  1. 正在办理的文件(离手边近一点,放在桌面上,保存在透明文件夹里 )
  2. 已办好,需保存的文件:
    • 近期需要用的(透明文件夹)
    • 需要存放起来(抽屉)
    • 不知道以后是否需要(文件夹,纸箱)
  3. 已办好,不知道是否保存:纸箱里。
  4. 已办好,一定得扔掉:垃圾桶,碎纸机(笔者加入)。
整理的最终目标:需要的东西能够尽快拿到。
  • 常用的东西放在办公桌上:订书器 笔 即时贴。
  • 东西摆在固定的位置,抽屉里摆放的东西也有固定的位置。
  • 较深的抽屉可以存储文件。

2.2 书籍与名片的整理

  • 已经读完的书最好做记录 我们要的是书中的精华部分。
  • 有用的杂志剪下来。
  • 定期整理名片,在上面写上见面的日期,地点,外貌特征。
  • 名片两种:
    • 频繁使用
    • 今后不会来往

第三章:电脑与电子邮件的整理

车间里工作业绩可以通过产品的好坏来判断,但是白领的工作业绩却是通过效率来衡量的。

3.1 电脑文件

  • 把电脑当做自己的外脑:单纯的记忆或进行业务操作,应该给秘书或者电脑来做,自己集中精力进行思考。
  • 使用谷歌桌面进行搜索(笔者用MAC的Alfred)。
  • 文件夹的名字具体详细,便于查找。(名字带有的信息尽量多,提高搜索维度-笔者注)
  • 确保鼠标按三次就能找到文件(使用Alfred软件可以不用鼠标-笔者注)。
  • 选定日期,给重要的文件备份(最好使用多种云端硬盘-笔者注)。
  • 用outlook的分类项目功能,将重要的文件整理出来,分类功能:颜色标。

3.2 收集信息

  • 让信息能够自动飞过来:订阅 RSS(笔者使用feedly,免费)。
  • 自己关注或感兴趣的内容,如果有信息对自己有益,就摘录在电脑里。
  • 订了很多杂志,虽然都不能读完,但是能接触到大量信息,这很重要。
  • 如果每次只挑自己关注的信息,我们得到的信息的范围就会变窄,渐渐的我们看待和思考问题的视野也会变得狭隘。

3.3 关于邮箱

  • 工作邮箱和订阅邮箱的邮箱分开使用。
  • 邮件早回复,对方也会尽快处理。如果不能及时回复:邮件看到了,回头再答复您。
  • 尽快回复邮件有助于建立起双方的信赖关系,对方也对你规则化了。

第四章:对大脑内容的整理

忙碌,或者不确定性太多的话,脑子就会混乱。

4.1 关于工作

  • 把要做的事写在 to-do list 上,及时清空大脑,思考重要的事(笔者使用Evernote,能在移动端和电脑同步是一大优点)。
  • 用 outlook 软件整理 to-do list。
  • 对没有必要做的工作,要委托他人(操作型的工作)付给自己的小时工资。杂事,无益于自身的提高,花钱委托于别人,时间要好好珍惜。
  • 开会的时候边开会边做记录,会议结束之后将整理好的东西发到每个人的邮箱里。

4.2 关于工作环境

  • 尽量在自己喜欢的地方工作。
  • 上班时间抽出时间,去咖啡厅或公园放松一下。

第五章:关于时间的整理

在时间面前,所有人都是平等的

5.1 关于创造力

  • 一直纠缠于眼前的事物,就无法产生新的创意。
  • 创意的具体化,也要保存在 to-do list中,及时清空大脑,思考重要的事情。
  • 创造可以集中注意力的环境,提高效率,节省时间。

5.2 关于电话

  • 每天十二点半到两点半,禁止交谈禁止走动,禁止外部电话。
  • 打电话也要提高效率,非打不可的电话,要事先联络。

5.3 最后的话

  • 不要将工作日和休息日分开考虑,会导致情绪波动。工作态度也会受影响。
  • 对所有的整理都设定规则,并将规则保存在无论如何都能找到的地方。