[读书笔记—效率]《超级整理术》- [日]泉正人

作者简介：泉正人，麻省理工学院斯隆商学院行政管理硕士学位，设立了最大的独立金融教育机关 -日本金融学习株式会社。

笔者的话：不同于以往的整理方面的书籍，本书作者介绍了多方面的整理术：公司内办公文件的整理，电脑与电子邮件的整理，对大脑内容的整理和对时间的整理。虽然笔者给自己的定位不是像本书作者那样的商务人士，但是其高效的整理理念还是值得借鉴的。

第一章: 为什么我们需要整理

整理的目的不仅仅为了干净，是为了提高工作效率。不擅长整理的人，无论能力多优秀，也不会有非常大的成就。

1.1 应该擅长整理

• 不擅长整理，效率会很低下，会拖事业的后腿。
• 不擅长整理的人的表现：
  • 加班频繁，因为效率低下。
  • 经常找东西，因为整理不善。
  • 经常会说“忙死了，因为会花时间找东西。
• 经常花时间找东西，导致不能更充分的思考。
• 进行整理的效果：思路清晰；容易产生创意；多余时间可以自由支配。

1.2 整理会节省出时间

如何利用空余时间，将会决定今后 10年或20 年后的发展情况。

• 利用通过整理增多空余时间，花时间和金钱学习，丰富人生经验，这是最重要的投资。
• 提高属于操作类的任务的熟练程度，节省出时间来进行思考。时间都花在工作上，导致个人无法锻炼和成长，没发展。

第二章：文件和办公桌的整理

所谓整理，就是要达到你想要的东西伸手就能拿到并方便使用。

• 利用整理术创造出最好的工作环境,使办公桌成为舒适的工作场所。
• 办公桌和抽屉的秩序，直接反映了我们大脑的状态。
• 我们不是要记住东西放在哪儿了，而是要记住什么东西该放在哪里的原则。
• 为了使宝贵的信息不被埋没，应该学会及时丢弃东西。
• 判断该不该处理掉一份文件： 已办？重复？今后不再用到？

2.1 文件管理

文件管理工具：

• 托盘
• 透明文件夹
• 口袋式的透明文件夹
• 小文件柜（抽屉式）
• 大纸盒

文件管理工具的使用方法：

1. 透明文件夹的使用：封面，大文件夹内，频度分类法，用完放在最左侧。
2. 大文件夹使用方法：重要的已办文件：半袋系列，侧面写名字。
3. 托盘的使用方法：新到文件上层，临时保留文件下层。
4. 纸箱的使用：不知道是否有用，先保管起来再说。
5. 剪下来的资料用钉书器钉在A4纸上。

文件分为：

1. 正在办理的文件(离手边近一点，放在桌面上，保存在透明文件夹里 )
2. 已办好，需保存的文件：
   • 近期需要用的（透明文件夹）
   • 需要存放起来（抽屉）
   • 不知道以后是否需要（文件夹，纸箱）
3. 已办好，不知道是否保存：纸箱里。
4. 已办好，一定得扔掉：垃圾桶，碎纸机(笔者加入)。

整理的最终目标：需要的东西能够尽快拿到。

• 常用的东西放在办公桌上：订书器 笔 即时贴。
• 东西摆在固定的位置,抽屉里摆放的东西也有固定的位置。
• 较深的抽屉可以存储文件。

2.2 书籍与名片的整理

• 已经读完的书最好做记录 我们要的是书中的精华部分。
• 有用的杂志剪下来。
• 定期整理名片，在上面写上见面的日期，地点，外貌特征。
• 名片两种：
  • 频繁使用
  • 今后不会来往

第三章：电脑与电子邮件的整理

车间里工作业绩可以通过产品的好坏来判断，但是白领的工作业绩却是通过效率来衡量的。

3.1 电脑文件

• 把电脑当做自己的外脑：单纯的记忆或进行业务操作，应该给秘书或者电脑来做，自己集中精力进行思考。
• 使用谷歌桌面进行搜索(笔者用MAC的Alfred)。
• 文件夹的名字具体详细，便于查找。（名字带有的信息尽量多，提高搜索维度－笔者注）
• 确保鼠标按三次就能找到文件(使用Alfred软件可以不用鼠标－笔者注)。
• 选定日期，给重要的文件备份(最好使用多种云端硬盘－笔者注)。
• 用outlook的分类项目功能，将重要的文件整理出来，分类功能：颜色标。

3.2 收集信息

• 让信息能够自动飞过来：订阅 RSS(笔者使用feedly，免费)。
• 自己关注或感兴趣的内容，如果有信息对自己有益，就摘录在电脑里。
• 订了很多杂志，虽然都不能读完，但是能接触到大量信息，这很重要。
• 如果每次只挑自己关注的信息，我们得到的信息的范围就会变窄，渐渐的我们看待和思考问题的视野也会变得狭隘。

3.3 关于邮箱

• 工作邮箱和订阅邮箱的邮箱分开使用。
• 邮件早回复，对方也会尽快处理。如果不能及时回复：邮件看到了，回头再答复您。
• 尽快回复邮件有助于建立起双方的信赖关系，对方也对你规则化了。

第四章：对大脑内容的整理

忙碌，或者不确定性太多的话，脑子就会混乱。

4.1 关于工作

• 把要做的事写在 to-do list 上，及时清空大脑，思考重要的事(笔者使用Evernote，能在移动端和电脑同步是一大优点)。
• 用 outlook 软件整理 to-do list。
• 对没有必要做的工作，要委托他人（操作型的工作）付给自己的小时工资。杂事，无益于自身的提高，花钱委托于别人，时间要好好珍惜。
• 开会的时候边开会边做记录，会议结束之后将整理好的东西发到每个人的邮箱里。

4.2 关于工作环境

• 尽量在自己喜欢的地方工作。
• 上班时间抽出时间，去咖啡厅或公园放松一下。

第五章：关于时间的整理

在时间面前，所有人都是平等的

5.1 关于创造力

• 一直纠缠于眼前的事物，就无法产生新的创意。
• 创意的具体化，也要保存在 to-do list中，及时清空大脑，思考重要的事情。
• 创造可以集中注意力的环境,提高效率，节省时间。

5.2 关于电话

• 每天十二点半到两点半，禁止交谈禁止走动，禁止外部电话。
• 打电话也要提高效率，非打不可的电话，要事先联络。

5.3 最后的话

• 不要将工作日和休息日分开考虑，会导致情绪波动。工作态度也会受影响。
• 对所有的整理都设定规则，并将规则保存在无论如何都能找到的地方。