今天的組織比以往任何時候都有更多關于員工的資料，可通路資訊的數量和種類也在不斷增長。這一轉變的背後有兩個關鍵驅動因素。
首先，可擷取的資料數量在過去幾年裡大大增加。組織在迅速轉向遠端或混合工作辦公時，創造了新的可以監控和跟蹤的數字工作管道。（可以想想Slack上的消息，而不是走廊裡的對話。）高德納（Gartner）2022年的一項調查發現，51%的組織現在正在收集疫情前沒有收集的資料：26%的組織在過去三年中開始記錄電子郵件活動，21%的組織現在會處理員工最常談論和工作使用的資料，15%的組織已經開始分析虛拟會議的資料。
其次，組織在2023年将面臨更高水準的員工健康和福祉責任。例如，2019年時個人的健康資料可能被認為是非常隐私的，但到2021年，員工會定期分享有關新冠或疫苗接種的資訊，這是一項基本的就業要求。
更廣泛地說，高德納的研究表明，82%的員工希望他們的組織把他們當作一個人，而不僅僅是員工來對待。從家庭和照顧責任，到心理健康需求，這些有效的個人支援需要資料可能會引發一些非常現實的隐私問題。
由于有更多擷取個人資料的機制，和更多利用個人資料的動機，組織需要更好的指導方針，特别是在這種趨勢已經引起越來越多監管審查的情況下。
但是公平、透明地處理員工資料不僅是一項合規要求，也是建立基于信任的夥伴關系的第一步，員工和雇主都需要在這個更複雜的資料環境中發展。高德納2021年的一項分析顯示，信任組織資料的員工，比不信任的員工表現要高出20%，而且更有可能留在工作崗位上。當員工在資料收集和使用方面成為合作夥伴而不僅僅是對象時，每個人都會更好地工作。
員工應該擁有哪些資料權利？
員工資料權利法為組織提供了一套基本原則，即便技術或業務需求發生變化，也可以指導企業收集和使用員工資料。雖然工作場所可能會受到不同的監管或技術限制，但對于如何利用有關員工的資訊，企業可以遵循下面四個基本原則:
目的權：組織對收集的所有資料，要有合法和特定的商業目的。目的權意味着組織在實際收集資料前，明确定義了要求員工提供資料的原因。雇主應該思考為什麼要收集新資料，将如何處理這些資料，以及為了實作核心目的，需要将這些資料保留多長時間。
明确目的權既能與員工建立信任，又能避免分析團隊收集和存儲沒有實際價值的資料。這樣還可以防止潛在的不道德使用情況。例如，如果組織在通過監控員工足迹保證辦公空間的有效利用，那麼如果與管理人員共享資料，根據員工離開辦公桌的時間來評估績效，就會違反目的權。組織可以重複利用已有資料，但新的目的應該明确定義，并與員工坦誠溝通。例如，一家公司最初開始監控員工的月曆資料，是為了幫助他們确定何時開放辦公空間，後面也可能會發現，同樣的資料還可以幫助管理人員預防團隊會議過載。
最小化權：組織隻會收集為有效實作合法商業目的所需的資料。一旦定義了特定的商業目的，最小化權就會要求組織将收集的資料，限制在真正必要的範圍内。這意味着要嚴格評估組織收集了多少資料，以及資料的敏感度。例如，如果組織想要跟蹤遠端工作員工的效率，可以利用核心工作應用程式的使用資料，而不是依賴于監控員工網絡的攝像頭等更有侵入性的方法。
要做到這一點，有時需要判斷哪些資料“有了也不錯”，哪些資料是成功的關鍵。随着依賴大量高品質資料的人工智能工具越來越普遍和強大，這個問題尤為重要。最小化權意味着考慮額外的資訊是否會讓你的組織更有效，以及這是否有超出員工信任的風險。
公平權：組織将以加強員工公平的方式使用資料。雇主和雇員間有效的資料合作關系的核心，是保證雙方都能從收集的資料中受益。随着組織越來越多地使用包括與健康、家庭責任、地點、種族和性别認同等敏感資料，來更好地支援員工或實作多樣性和包容性目标，決策過程中出現有意或無意識偏見的風險也在增加。組織可獲得的新的大量資料應該加強——而不是限制——擷取、機會和待遇的平等。
落實公平權最有效的方法，是從一開始就将其納入決策過程。在我們合作的一家國際零售公司，人力資源部門不會等聘用後才評估員工的多樣性。他們使用了強大的資料分析，來確定求職者的多樣性，然後在候選人篩選、面試和選擇階段重新評估。組織還會教育訓練上司者發現資料中可以展現偏見的地方，并為管理人員提供分析儀表闆，以監控招聘和留職的持續趨勢。
知情權：組織要向員工明确資料的使用目的。知情權是其他權利發揮作用的關鍵。這意味着員工要了解自己的哪些資料被收集，是如何被使用的，以及在可能的情況下如何通路這些資訊。沒有知情權，員工的信任程度和對公平的看法就不會改變。
也就是說，員工可以輕易明白自己的權利得到了尊重。企業要有一個可靠的溝通計劃，包括量身定制的溝通，來保證資訊與員工的職位及經曆相關。例如，當出于多樣性、平等和包容性（DEI）目的，收集潛在敏感的個人認知資料時，組織執行上司可能需要在全公司範圍傳達資訊，以加強組織對DEI的承諾，并解釋會如何使用資料，在員工資源部門進行更有針對性的溝通，說明基于資料的DEI決策，将如何使他們受益。所有關于員工資料的溝通都應該簡單、及時，并通過易于通路和使用的溝通管道進行傳遞。
回報也是知情權的重要部分。員工應該有提出問題和報告擔憂的機制。當然，在雇主與雇員的關系中，有些資料不應該被共享，比如績效評估資料或健康記錄。資料不共享時，也要明确這一點。
具體實踐
雇員資料權利法不應該是一個抽象原則。組織應該編纂并共享自己的員工資料使用權清單，并根據具體情況添加上述四個核心概念。對于相關做法，荷蘭的烏得勒支市提供了一個範例。他們公開釋出了自己的數字價值觀，并承諾會通過政策維護這些價值觀。
上司者還應負責落實員工資料權。與我們合作的一家金融服務組織建立了一個專門的内部任務小組，以確定在員工使用資料時，實作商業利益和個人隐私的适當平衡。其他組織也成立了資料道德委員會，其中包括了人力資源和員工代表，并會定期咨詢内部專家，稽核他們處理員工資料的方法。
随着技術的進步和員工期望的轉變，個人資料和員工資料間的界限将繼續模糊。始終如一地執行和透明地溝通員工資料權利法案，将幫助組織釋放資料資源的全部潛力，給予員工個人支援，并實作其業務目标。
凱琳·洛馬斯特（Kaelyn Lowmaster）、喬納·謝普（Jonah Shepp）| 文
凱琳·洛馬斯特是高德納人力資源實踐研究主管。她專注于未來工作，包括未來戰略發展的所有領域，重點關注新興技術對工作和勞動力的影響。喬納·謝普是高德納人力資源部門的進階負責人，是《高德納人力資源領袖月刊》（Gartner HR Leaders Monthly）的編輯，雜志内容涵蓋人力資源最佳實踐，從人才擷取和上司力到總獎勵和未來工作。作為一名頗有成就的作家和編輯，他的作品曾出現在許多出版物上，包括《紐約雜志》（New York）、《政客雜志》（Politico Magazine）、《智族》（GQ）和Slate。
賈慧娟 | 譯 時青靖 | 校 孫燕 | 編輯
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