在日常工作中,我發現許多朋友對電子影像系統存有一個錯誤認知,“電子影像系統,我了解,就是用來做費用報帳的吧”。 但事實上,電子影像系統的實用價值遠非這樣,它可以解決企業許多業務場景中的難點。今天,讓我們一起來探讨電子影像系統,希望能對大家在企業數字化改革中帶來更多幫助。
企業“神經中樞” ,提升業務智慧
一般來說，業務系統主要是解決企業業務管理問題，例如OA系統主要處理企業日常辦公與管理，包含文檔管理、審批流程、任務配置設定等功能。但是，這些系統在處理業務流程中産生的檔案時，比如合同檔案、報告檔案、會議檔案等，力不從心。
而電子影像系統就像企業的“神經中樞”，它連接配接不同的業務系統，可以對紙質檔案進行電子化處理，還可以對資料進行回寫、查重、驗真僞等處理。例如,财務部在支付業務時,可以從影像系統查詢業務系統的資訊及相關檔案；在報帳費用時也可以檢視紙質發票的内容。這不僅提高業務協作效率,還規範了流程管理,進而增強企業業務的規範合規性。
電子影像系統的應用,使企業擁有強大的“記憶”和“聯想”功能,各業務部門可随時調用相關資訊,促進業務流程的高效協同。它建構起企業業務“神經網絡”,幫助企業在資訊海洋中找到自己需求的“記憶”,實作業務的高度智能化和數字化。
建構數字記憶
通過多種方式采集企業資料資産，建構企業數字記憶：
- 紙質檔案的數字化采集:通過掃描器或者移動端掃描采集紙質檔案資料,還可以掃描封面二維碼采集資料
- 共享存儲空間的資料采集:共享網盤、共享檔案夾、郵箱等位置的檔案資料實作自動上傳采集
- 業務系統資料的實時采集:業務系統的資料可以通過接口內建實時、自動上傳采集
- 本地檔案資料的批量上傳采集:電腦本地檔案可以批量上傳采集
管理資料資産
通過分類整理與詳細資訊的存儲,對企業資料資産實施管理,實作資産價值的最大化
- 支援office、pdf、jpg、xml、java、音視訊等格式的檔案直接存儲,按照資料類型自動整理分類(比如按票據、合同等分類)
- 連同檔案的詳細資料(比如合同上的往來公司名字、賬戶、交易金額等資訊)一起存儲
- 最終形成資料倉庫,實作企業資料資産的集中式管理。
提高業務聯想力
通過資料的識别、關聯及自動填充等處理,減少人工操作,提高業務處理速度與準确性,實作業務智能
- 識别查驗:支援各類票據的查重、驗真僞
- 資料關聯:影像資料可與其他業務資料進行自動關聯,比如将發票、合同與憑證進行關聯
- 資料自動回寫:資料可自動回填,比如在費用報帳時,發票金額、稅率等資料可自動回寫,不用人工填寫
- 資料自動比對:識别出的資料與需要核對的資料進行自動比對,比如報帳發票影像資料與紙質發票進行自動化比對
智慧生态共建
實作資料資産的安全共享,建構數字生态,推動企業内外部協同和溝通,實作業務智慧的跨界發展
- 跨業務系統共享：支援企業員工跨業務系統線上調閱檔案，office、pdf、jpg、音視訊等格式檔案線上直接打開，無需下載下傳；比如财務審計需要調閱業務系統檔案
- 跨部門共享：支援企業員工跨部門調閱企業資産資料，比如銷售部需要調閱産品部的宣傳資料
- 跨組織共享：支援企業總部調閱子公司資料資産,實作本集團多層級資料共享
- 跨時空共享：支援異地辦公人員實時查詢資料資産,實作超越時空的協同合作
- 企業内外部協作：支援企業與客戶之間、企業與上下遊供應商之間的資料協作
綜上,電子影像系統已不僅限于費用報帳這一小業務場景。它是企業數字化轉型的“神經中樞”,通過資料的采集、存儲、管理與應用,建構起業務的“數字記憶”與“智慧聯想”,釋放管理效率與業務潛能。
那麼,在具體業務場景中,電子影像系統可以解決哪些實際問題?
- 紙質檔案全面數字化,實作集中式電子管理。
- 業務檔案統一電子化存儲,代替各業務系統孤立管理。
- 自動完成發票識别、資料錄入、資料關聯與資料驗證等重複工作,減輕人工負荷。
- 實作檔案共享、線上調閱與智能檢索,提高協同效率。
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