在日常工作中,我发现许多朋友对电子影像系统存有一个错误认知,“电子影像系统,我了解,就是用来做费用报销的吧”。 但事实上,电子影像系统的实用价值远非这样,它可以解决企业许多业务场景中的难点。今天,让我们一起来探讨电子影像系统,希望能对大家在企业数字化改革中带来更多帮助。
企业“神经中枢” ,提升业务智慧
一般来说，业务系统主要是解决企业业务管理问题，例如OA系统主要处理企业日常办公与管理，包含文档管理、审批流程、任务分配等功能。但是，这些系统在处理业务流程中产生的文件时，比如合同文件、报告文件、会议文件等，力不从心。
而电子影像系统就像企业的“神经中枢”，它连接不同的业务系统，可以对纸质文件进行电子化处理，还可以对数据进行回写、查重、验真伪等处理。例如,财务部在支付业务时,可以从影像系统查询业务系统的信息及相关文件；在报销费用时也可以查看纸质发票的内容。这不仅提高业务协作效率,还规范了流程管理,进而增强企业业务的规范合规性。
电子影像系统的应用,使企业拥有强大的“记忆”和“联想”功能,各业务部门可随时调用相关信息,促进业务流程的高效协同。它构建起企业业务“神经网络”,帮助企业在信息海洋中找到自己需求的“记忆”,实现业务的高度智能化和数字化。
构建数字记忆
通过多种方式采集企业数据资产，构建企业数字记忆：
- 纸质文件的数字化采集:通过扫描仪或者移动端扫描采集纸质文件数据,还可以扫描封面二维码采集数据
- 共享存储空间的数据采集:共享网盘、共享文件夹、邮箱等位置的文件数据实现自动上传采集
- 业务系统数据的实时采集:业务系统的数据可以通过接口集成实时、自动上传采集
- 本地文件数据的批量上传采集:电脑本地文件可以批量上传采集
管理数据资产
通过分类整理与详细信息的存储,对企业数据资产实施管理,实现资产价值的最大化
- 支持office、pdf、jpg、xml、java、音视频等格式的文件直接存储,按照数据类型自动整理分类(比如按票据、合同等分类)
- 连同文件的详细数据(比如合同上的往来公司名字、账户、交易金额等信息)一起存储
- 最终形成数据仓库,实现企业数据资产的集中式管理。
提高业务联想力
通过数据的识别、关联及自动填充等处理,减少人工操作,提高业务处理速度与准确性,实现业务智能
- 识别查验:支持各类票据的查重、验真伪
- 数据关联:影像数据可与其他业务数据进行自动关联,比如将发票、合同与凭证进行关联
- 数据自动回写:数据可自动回填,比如在费用报销时,发票金额、税率等数据可自动回写,不用人工填写
- 数据自动比对:识别出的数据与需要核对的数据进行自动比对,比如报销发票影像数据与纸质发票进行自动化比对
智慧生态共建
实现数据资产的安全共享,构建数字生态,推动企业内外部协同和沟通,实现业务智慧的跨界发展
- 跨业务系统共享：支持企业员工跨业务系统在线调阅文件，office、pdf、jpg、音视频等格式文件在线直接打开，无需下载；比如财务审计需要调阅业务系统文件
- 跨部门共享：支持企业员工跨部门调阅企业资产数据，比如销售部需要调阅产品部的宣传资料
- 跨组织共享：支持企业总部调阅子公司数据资产,实现本集团多层级数据共享
- 跨时空共享：支持异地办公人员实时查询数据资产,实现超越时空的协同合作
- 企业内外部协作：支持企业与客户之间、企业与上下游供应商之间的数据协作
综上,电子影像系统已不仅限于费用报销这一小业务场景。它是企业数字化转型的“神经中枢”,通过数据的采集、存储、管理与应用,构建起业务的“数字记忆”与“智慧联想”,释放管理效率与业务潜能。
那么,在具体业务场景中,电子影像系统可以解决哪些实际问题?
- 纸质文件全面数字化,实现集中式电子管理。
- 业务文件统一电子化存储,代替各业务系统孤立管理。
- 自动完成发票识别、数据录入、数据关联与数据验证等重复工作,减轻人工负荷。
- 实现文件共享、在线调阅与智能检索,提高协同效率。
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