響應型供應鍊模式的建立之生産流程19——如何看待采購計劃（VI）
在上篇文章中，曉閑聊到了部門教育訓練計劃與人員招聘計劃這2個子計劃，今天接着采購計劃的話題來聊一聊其他的子計劃。
3.關聯圖解釋
D.采購計劃
在部門能力資源建設計劃中，資訊化、一體化模型建立與維護計劃是一項重要的能力資源計劃。
在多數職能部門中，并不存在資訊化、一體化模型建立與維護計劃這樣一個計劃。而對于采購部門而言，該計劃的重要性非常高，是以，曉閑會重點介紹這一計劃。
l.資訊化、一體化模型建立與維護計劃
在介紹資訊化、一體化模型建立與維護計劃之前，曉閑需要先介紹一下什麼是資訊化、一體化模型，由于本主題是針對采購計劃而言，是以，曉閑會從采購部門和采購計劃的視角來談論這個話題。
資訊化、一體化模型是指：采購部門以及公司層面基于采購子產品以及關聯子產品的資料和資訊，建立資訊化的系統網絡，并建立基于資訊化網絡系統的全方位、立體式的一體化的系統，此外，針對主觀性和未确定的事情，建立一套應對潛在的主觀性的工作的政策模型。
這個模型系統特别适合于在供應鍊職能位置極為突出的采購部門，尤其是采購部門在擁有較大話語權的企業中使用。
而資訊化、一體化模型建立與維護計劃，則是針對資訊化、一體化模型的建立與維護而定期開展的相應計劃。
上述内容對于兩個概念的概念解釋依然是比較抽象的，下面需要補充更多内容來展示這2個概念的内涵。
站在采購部門和采購計劃的視角看，資訊化、一體化模型涉及的子產品包含如下多個方面：
a.資訊系統：采購決策、在手合同、在手訂單的一體化資料展示系統；
b.一體化系統：曆史的采購決策、成交供應商價格資訊、非成交供應商價格資訊的一體化系統資料展示，以及特征資訊的展示和分析；
c.資訊系統：物料編碼規格的特性呈現，尤其注意凸顯其季節性、周期性，臨時性和永久性的規格特征；
d.一體化系統：在手合同、在手訂單、庫存量、月度需求量、安全庫存的一體化資料系統；
e.分析系統：安全庫存、庫存水位、庫存缺口的分析系統與預警系統；
f.一體化系統：采購資料、外部供應市場的一體化系統；
g.一體化系統：庫存資料、安全庫存、生産計劃、BOM、産品訂單傳遞周期的綜合一體化系統；
h.資訊系統：産品編碼的銷量變化趨勢、收入變化趨勢、利潤變化趨勢的資訊系統；
i.資訊系統：采購決策的展示系統；
等等。
資訊化、一體化模型就是一個基于庫存資料、合同資料、需求資料、市場狀态、生産資料和産品資料這6者之間的綜合資訊化系統。
不同企業的采購部門的企業職責的差異決定了上述6種資料對于采購部門和采購計劃的重要性存在較為明顯的差異。
在采購部門的職責是為了單純地解決原料需求和采購降本的目的的企業中，對于采購部門和采購計劃而言，生産資料和産品資料的重要性比較低，其重點在于庫存資料、合同資料、需求資料和市場狀态這4個方面，其中市場狀态主要是以關注原料供應市場的狀态為主，産品市場狀态則不太重要。
而對于采購部門的職責還需要兼任協調公司利潤、營業收入和現金流最佳的目标的企業中，采購部門和采購計劃還需要兼顧關注生産資料和産品資料，上述6個方面都需要采購部門綜合看待，此外，采購部門不僅需要關注原料供應市場，而且還需要關注産品需求市場的狀态，對于消費品行業的企業而言，其中則需要關注終端消費市場對産品的需求關注的變化。
為了便于解釋清楚何謂資訊化、一體化模型，曉閑以僅以在手合同、在手訂單、庫存量、月度需求量和安全庫存的一體化資料系統為例進行說明，以幫助各位朋友了解資訊化、一體化模型的概念。
上述的一體化資料系統主要用于解決現在合同、訂單和庫存量是否可以滿足現有的原料需求以及安全庫存的需求。
在原料的物料編碼很多的企業中，同一種原料會存在非常多的原料規格，且很多種原料規格都不可以替代其他原料規格。
當然，某些高品質和高規格的原料還是可以替代一些品質偏低和規格要求偏低的原料的。但需要注意，低規格和低品質的原料是無法替代高規格和高品質的原料。
為了說明友善，這裡以某企業的7個原料規格為例進行說明。
假定這7個原料編碼分别為A、B、C、D、E、F和G，且該企業的7個原料編碼都不會替代使用，都是單獨各用各的。
對于該企業來說，建立一個基于上述一體化資料系統的出發點其實就是為了确定何時該采購新的原料了。
比如現有原料A的月度需求量為15噸，如果沒有上述一體化系統，我們将很難清楚地知道是否存在庫存短缺。
為了避免庫存短缺而導緻原料斷貨，我們需要逐漸核算現有庫存量資料，如此方可判斷清楚是否存在原料短缺。
如果确實存在庫存原料短缺，我們則需要安排供應商交貨。
除了要解決确認原料是否短缺的問題外，我們還需要确定現有的在手合同和在手訂單的數量是否可以滿足公司現有需求。
其中，在合同履行過程中，還涉及何時向供應商傳遞新的訂單以及傳遞什麼樣的新訂單，等等問題，尤其是當合同中貨物的價格在不斷浮動時，我們需要确認未來一定周期内究竟需要訂購多少貨物且貨物價格如何确定。
請注意，上述場景隻是采購部門隻面臨一個原料編碼的情形。
當物料編碼增加至7個時，采購部門需要手動檢查每一個物料編碼的現有庫存量、現有需求量、安全庫存量、在手訂單量和在手合同量等資訊，且需要針對每一個物料編碼逐漸核對到底是否存在庫存缺口、訂單缺口以及合同缺口。
此外，物料需求是存在波動的，是以，我們不能将當下的原料需求和庫存情況視同不變，采購部門需要定期甚至不定期地檢查原料庫存、原料需求情況，等等，其中重點是原料庫存。
對于企業或者采購部門而言，如果能夠建立基于在手合同、在手訂單、原料庫存、原料安全庫存和原料月度需求量的一體化系統，隻要該系統可以時刻進行更新，或者即使時刻更新有困難，也能保持定期更新，那也可以幫助解決很多的問題。
這樣的系統建立之後，就可以幫助采購部門進行及時性的采購評估，确定是否需要補充原料庫存，是否需要傳遞新的訂單給供應商，是否需要簽訂全新的采購合同。
除了上述數個編碼的場景，企業可能存在很多種原料以及很多個物料編碼。
企業的物料編碼系統越複雜，物料編碼越多，純粹地通過人力來評估現有庫存、訂單和合同是否具備充足的價值也就越來越薄弱，其價值也就越來越低下；此時，一個基于合同、訂單、庫存、需求和安全庫存的一體化系統的價值也就越高，可以幫助企業盡快處理掉很多問題。
除此之外，在資訊化、一體化模型中，采購決策和庫存備貨決策也需要資訊化、一體化模型提供必要的支援。
當企業遇到價格的上行期和價格的下行期時，企業做出的采購決策的影響是深遠的，但要想做出正确的采購決策，卻往往需要采購部門或者企業具備必要的資訊支援系統。這裡的資訊支援系統就是一種資訊化、一體化模型。
舉例來說：對于低毛利行業的制造業企業或者商品流通為主要業務的貿易公司來說，何時選擇備貨以及選擇備多少貨，要想做出正确的經營決策，一個強有力的資訊系統的支援是非常必要的。
這樣的一個系統可以提供諸多的價值，比如，給決策者提供充分且全面的資訊支援：公司在某類原料的供應市場中的競争地位高低，與競争對手的購方競争力差異有多少，每個品類中各個品類的采購頻率、交貨頻率、以及價格走勢、庫存過剩和庫存短缺的現狀如何？幫助企業決策者做出采購成本最低的采購決策，以及如何避免原料斷貨。
等等。
上述采購決策現狀往往需要企業實作資訊系統的一體化，如此方可高效地做出決策，以及方可做出正确的決策。
以上内容是關于對多個編碼之下的某一種資訊化、一體化模型的價值的展示。
實際上，企業可以建立很多資訊化、一體化的模型，以此來應對企業可能遇到的若幹挑戰。對制造業企業而言，要實作的資訊化與模型一緻化系統，則要求企業建立非常強大的資訊網絡與資料分析一體化平台。
然而，一個功能強大的資訊化、一體化模型系統所需投入的資源是非常多的，如果要實作全部資訊化系統和一體化系統，需要企業進行長時間的儲備方可。
上述全方位系統所需的資源包括如下多個方面：
一個強大的IT部門且IT部門需要投入很多人力、精力和時間；
企業持續數年的業務運作情況；
企業持續使用IT系統管理決策系統、采購訂單、訂單維護、庫存管理（出和入）、工廠中的房間領料、産品BOM管理、産品生産與銷售管理、市場行情分析、采購比價管理，等等多個方面。
是以，對于不同企業而言，要想完全實作上述這樣一個全方面的功能強大的系統的努力是值得商榷和斟酌的。不同企業所需的資訊化系統的能力差異極大，是以，對于不同發展的企業而言，應當采用不同的資訊系統。
從能力強弱的程度劃分，企業可以形成三個層次的資料化平台。
請注意，上述資料化平台的等級劃分主要針對制造業的生産型企業或者制造業的貿易型企業，尤其适合于低毛利企業，這樣的資料化平台主要針對供應端而展開。
層次一：實作采購、庫存、生産和銷售的系統管理
這是企業日常管理的基本層次。
在這個級别的系統管理中，企業實作了從訂單到原料，再從原料到生産，最後從生産到産品銷售的整個流程的各自資訊化管理。
請注意，這裡所說的資訊化管理并不是指采用電子表格管理采購、庫存等，而是通過一些電子化的系統對上述環節進行管理。
一般的，在進行電子化系統管理時，多數企業會選擇現有市面上比較成熟的ERP系統，比如SAP、金蝶和用友的ERP系統。
當然，某些企業并不會采用現成的商品化的ERP系統，而是考慮由自己公司的IT部門進行獨立地開發而獲得相應的IT功能。
直接采用現成的ERP系統，可以降低開發的難度，且開發的功能通常更加強大，弊端在于開發的系統的适用性可能偏差，畢竟每個企業的情況都有所差異。
而企業開發的ERP系統，可以獲得較強的獨立自主性，可以給企業定制開發相應的功能，但弊端在于企業自己開發的ERP系統可能存在效果偏差和體系性偏差的特征。
層次二：實作采購、庫存、生産和銷售的系統化管理
層次二是企業非常核心的一項資訊化、一體化系統的管理要求。
在這個層次下，企業最大的要求是要建立一個能夠完全關聯的采購系統，即從采購需求、采購決策、采購合同、采購訂單、原料入庫和出庫、原料生産、産品入庫、産品銷售的全流程的一體化的系統。
通過這個系統，我們可以輕易地知道整個業務的現狀，比如産品是否可以正常出庫，原料庫存是否充足等等，可以自動化地将訂單傳遞給國供應商。
層次三：實作采購、庫存、生産和銷售地自動化分析
層次三是采購部門和采購計劃中難度最大的功能子產品。
在這個能力層次下，一旦這樣的功能子產品可以建立起來，此後，部門工作中的很多機械化的工作将會直接由系統完成，可以幫助管理者和決策者降低機械性工作的工作量并提高工作效率。
舉例來說：這種資訊化、一體化系統最有價值的地方之一是可以告訴管理者和決策者每一個原料的物料編碼的采購需求的變化趨勢是什麼，甚至可以告訴我們這個變化趨勢背後的原因和導火索是什麼。
但實際上，如果沒有這種自動化的資訊系統，當企業的物料編碼非常多時，管理者和決策者可能根本搞不清什麼物料越來越重要，以及什麼物料越來越不重要，而這樣的資訊卻是非常關鍵的。
以上内容是關于一個企業可以打造的資訊化、一體化模型的三個能力層次。
對于采購部門來說，我們需要關注的是資訊化、一體化模型的建立與維護計劃究竟該如何制定與實施呢？
下面，曉閑将主要介紹資訊化、一體化模型的建立與維護計劃的核心點：
a.IT系統比對企業現狀
企業開發一套IT系統，往往需要投入非常多的資源以及大量的人力，是以，企業應當開發一個有效且價值度非常高的系統。
而一個脫離于企業現狀的IT系統的價值是非常差的，這樣的系統可能并不能幫助企業最大化地創造全新的價值。
是以，作為采購部門的管理者和負責人，我們需要思考企業的現狀究竟需要IT部門提供什麼樣的IT系統。
對于一個剛剛成立的制造業的企業，其原料種類和規格非常少，其産品種類和産品規格也很少，此時，一個資訊化系統的重要性是不高的，這樣的功能甚至可以通過一個共享的excel表格而實作，如果一個表格不夠，最多幾個表格就可以了。
b.一體化是系統的核心
一體化是一個資訊化、一體化模型運轉的核心。
當企業采用IT系統來管理原料采購訂單、庫存、産品和銷售時，一個個孤零零的系統确實可以幫助企業解決最基本的資訊化系統的需求問題，但是，這樣的系統是脫節的，企業的實際營運中會遇到很多問題，比如原料斷貨、産品斷貨、原料庫存過剩、産品庫存過剩等核心問題。
造成上述核心問題出現的原因主要是：在管理過程中，企業實際管理過程中所出現的資訊脫節，管理者并未做出更加合理的決策。
舉例來說：某企業通過4個系統分别管理采購訂單、原料庫存、産品庫存和銷售訂單，這4個系統是完全獨立的。此時，企業非常容易遇到原料庫存和成品庫存不足或者原料庫存和成品庫存過剩的問題。
比如某個原料的在途訂單100噸，該原料的現有庫存還有60噸，該原料的月度需求量為50噸，該原料所生産産品的庫存量為50噸，該産品的月度銷售量是40噸。
如果沒有一個一體化的系統，該企業就容易出現如下一些問題：
産品庫存非常充足，但企業依然在選擇生産該産品且産品生産計劃量很高；
該産品計劃生産量并不高，且該産品所需原料的庫存量很充足，但企業選擇了大量儲備相應的原料。
等等。
c.定期審視企業現狀
定期審視企業現狀非常重要。
随着企業外部的外部經營環境和需求情況發生變化，企業的發展階段和發展狀态會存在非常大的差異。
在不同的發展階段中，企業所需的IT系統同樣會存在很大差異。
一個初生的企業，它可能隻需要一個采購訂單、庫存管理和銷售訂單的管理系統即可。
而對于一個複雜的企業，比如存在多個工廠、子公司、分公司和事業部的，此時，它可能需要一個較為複雜的管理系統。
而随着企業的業務量提升群組織架構的複雜度的提升，資訊系統将會越來越複雜。
是以，對于企業或者采購部而言，定期審視企業的發展階段就很重要了，它可以幫助管理者弄清楚當下的企業究竟需要何種資訊化、一體化模型系統。
以上為曉閑關于資訊化、一體化模型的建立與維護計劃的了解，在下篇文章中，曉閑将會展示采購計劃中的其他子計劃範疇，歡迎大家繼續關注後續文章。
