檔案和檔案管理制度

1.目的

為規範企業的檔案和檔案管理，充分發揮檔案和檔案在公司生産經營活動中的指導作用；同時促進規章制度科學化、規範化、程式化，保證建章立制的品質，特制定本制度。

2.适用範圍

适用于公司外來檔案和内部檔案的管理與存檔工作。

3.引用标準

3.1《中華人民共和國安全生産法》

3.2《中華人民共和國檔案法》

3.3《企業安全生産标準化基本規範》

4.管理職責

4.1辦公室負責公司所有檔案的收發、分發、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀等工作。

4.2各部門要認真貫徹落實檔案精神，并指定專人管理檔案，機密檔案要及時歸檔。所有檔案不得外傳、外洩。經部門上司确認，不适宜的檔案，要及時送交辦公室統一銷毀，不得亂丢亂放。

5.内容及要求

5.1檔案管理

5.1.1檔案的分類

1）公司的紅頭檔案，是指公司級檔案，是公司的行政公文性的最進階檔案；

2）外來檔案，通常指行業主管部門的發文、适于公司的法律法規和技術标準等；

3）企業各部門的基礎性管理檔案，簡稱基礎檔案，包括規章制度、操作規程等管理檔案。

5.1.2檔案的使用範圍

1）紅頭檔案

①對外：

以企業的名義，向行業主管部門請示、彙報、報告處理決定等。

②對内：

a.轉發行業主管部門檔案或根據行業主管部門檔案精神制定的本企業檔案；

b.釋出公司各職能部門的基礎性管理檔案；

c.公布企業機構設定、機構變動、中層以上管理人員職務變更；

d.公布公司的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

e.公布公司有關獎懲決定和通報；

f.其他有關公司經營的重大事項。

2)外來檔案

①行業主管部門發來的檔案，要全面領會檔案精神，認真貫徹落實。

②擷取的規範性檔案，應做好适宜性分析，及時轉化為企業内部的規章制度或操作規程，指導企業的安全生産生産和經營。

3)基礎檔案

公司依據相關的法律法規、标準規範、行業标準等規範性檔案，結合公司實際情況，編制各種規章制度、操作規程等，這類檔案是企業内部的規範性檔案，具有一定的強制性，是全體員工必須遵照執行的。

5.1.3檔案的拟定與簽發

1)檔案的拟定

各職能部門負責根據安全生産需要起草拟定檔案，分管副經理稽核後，送辦公室。

2)檔案的簽發

①對外發文：辦公室核準、經理簽發，統一編号、列印、蓋章、發文、歸檔。

②對内發文：經理或分管副經理簽發，辦公室統一編号、列印、蓋章、發文、歸檔。

5.1.4檔案的傳閱

1)檔案的傳閱範圍，由起草檔案的職能部門根據實際工作需要，确定傳閱範圍、指定到人。

2) 傳閱的檔案不得帶離辦公室，不得轉借他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露檔案内容。

5.1.5檔案立卷

1)立卷時，要把檔案原件及傳閱簽字記錄一并裝訂。

2)卷首應設定檔案清單，填寫檔案名稱、釋出日期、閱讀範圍等項目。

5．2檔案管理

5.2.1辦公室應指定專人負責檔案管理，每季至少一次，按立卷要求将外來檔案和内部檔案、資料等，整理立卷、歸檔。

5.2.2歸檔範圍

1)法律法規、标準規範、行業标準等規範性檔案；

2)行業主管部門下發的批複、通知等有關檔案；

3)業務合同、協定、相關方資料等；

4)人事檔案、幹部任免通知、獎罰通報等；

5)各種規章制度、操作規程、會議紀要等；

6)安全生産方面資料的歸檔範圍至少包括以下内容：

(1)安全生産會議記錄（含紀要）

(2)安全費用提取使用記錄

(3)員工安全教育教育訓練記錄

(4)勞動防護用品采購發放記錄

(5)危險源管理台賬

(6)安全生産檢查記錄

(7)事故調查處理報告

(8)事故隐患整改記錄

(9) 應急演習資訊記錄

(10)安全生産獎懲記錄

(11)安全裝置設施管理台賬（包括安裝、運作、維護等）

(12) 風險評估資訊

(13) 職業健康檢查與監護記錄

5.2.3歸檔檔案的儲存期限

1)一般性檔案的儲存期至少3年。

2)法律法規、标準規範、上級檔案等規範性檔案，儲存期至廢止或修訂為止。

3)技術性資料、人事檔案、幹部任免等，應長期儲存。

5.2.4歸檔檔案的适宜性管理

1) 辦公室要定期組織安全生産管理部門及相關人員，對公司有關安全生産管理方面的檔案、資料，按照企業《政策性檔案識别擷取管理制度》的要求，進行适宜性評審、修訂，確定檔案的使用效力，每年至少一次。

2)對已經失去使用效力的檔案、資料，填寫檔案廢棄清單，由辦公室負責統一銷毀。

5.3 安全生産管理制度

5.3.1安全生産主要管理制度目錄

1)安全生産方針和目标

2)安全生産管理機構和人員配備管理制度

3)安全生産責任制管理制度

4)政策性檔案識别擷取管理制度

5)檔案和檔案管理制度

6)安全生産會議管理制度

7)安全生産費用提取和使用管理制度

8)設施裝置（車輛、停車場、安全設施裝置等）安全管理制度

9)安全生産教育訓練和教育學習制度

10)安全生産監督檢查制度

11)事故統計報告制度

12)安全生産獎懲制度

13)車載衛星定位裝置安裝使用規定

14)動态監控值班制度

15)安全生産值班制度

16) 勞動保護用品管理制度

17) 從業人員安全管理制度

18) 安全警示标志和安全防護管理制度

19) 車輛安全例檢制度

20) 相關方管理制度

21) 危險源管理制度

22) 隐患排查和治理管理制度

23) 職業健康管理制度

24) 車輛及從業人員保險管理制度

25) 安全文化建設管理制度

26) 應急預案管理制度

27) 應急救援管理制度

28) 安全生産績效評定管理制度

5.3.2制定原則

1)堅持主要負責人負責、安全第一、系統性、規範化和标準化的原則。

2)依據安全生産法律法規和國家、行業标準、生産過程中的危險有害因素辨識和控制、國際及國内先進的安全管理方法。

3)安全生産管理制度管理實行依法制定，歸口管理，統一釋出，定期評估、修訂、清理的原則。

4)安全生産管理制度應設定預期的作用和效果。

5.3.3内容及要求

1)明确制度名稱，确定制定目的、适用範圍、管理職責、引用檔案、内容及要求、附錄等制度結構。

2)制度名稱原則應反映出規章制度的主要内容和種類。

3)規章制度中的具體規定應明确允許做什麼、禁止做什麼、必須做什麼以及違反這些規定應負的責任；應明确具體實施部門及其相應的檢查監督責任。

4)規章制度的制定應符合有關的技術要求。

5.3.4編制程式

1)根據規章制度制定原則，由職能部門組織編制或修訂規章制度。

2)制度編制或修訂完成後，報辦公室組織評審。

3)經相關部門評審後，經理審批。

5.3.5教育訓練、評審及清理

1)釋出新的或修訂的制度和規程後，職能部門應盡快組織必要的教育訓練；員工工作崗位變動時或新員工上崗前，經公司人力資源部門組織相關制度教育訓練，并經過一定的考試考核。

2)為確定本公司規章制度與國家和地方政府的法律、法規、标準規範、行業标準的一緻性，辦公室應會同有關部門定期對現有規章制度進行評審和清理，保持規章制度的最新版本。

3) 辦公室通報各職能部門和車隊清理的規章制度名稱及版本。

5.3.6執行時限

制度執行的起始日期如無特殊指定，釋出日期即為執行的起始日期。

5.3.7檢查與評估

1) 辦公室每年至少一次組織有關部門和人員，對安全生産法律法規、标準規範、規章制度、操作規程等規範性檔案的執行情況和使用情況進行檢查評估。

2)根據評估情況、安全檢查回報的問題、生産安全事故案例、績效評定結果等，對安全生産規章制度和操作規程進行修訂，確定其有效和适用。