有很多朋友告訴我，SAP裡面的紅字記賬不好記，很容易混淆，不像國内财務軟體那樣好了解，甚至用了多年SAP的使用者偶爾也會問我紅字記賬的事。其實隻需記住一句話就可以了"借方+反記賬 = 貸方紅字； 貸方+反記賬 = 借方紅字"。
使用國内軟體錄入借方紅字時，在借方錄入負數金額就可以了。而在SAP中，需要錄入貸方，并選上"反記賬"标志，以實作借方紅字。錄入貸方紅字時，需要在借方錄入金額，選上"反記賬"。這樣，有的朋友就可能會被繞暈，尤其是那些之前使用國内财務軟體的朋友。那按國内軟體那樣，在借方錄入負數金額會有什麼效果呢？
可以發現，SAP中會計憑證不允許錄入負數金額。既然不能錄入負數，那上圖中選上"反記賬"是不是就表示借方紅字了呢？ 當然不是，"借方+反記賬 = 貸方紅字"！曾經遇見好多朋友，在錄入借方紅字時，記賬碼選擇40，并且選上"反記賬"标志，然後再錄入一個40的借方，最後跑來問我，為什麼憑證儲存不了。當然儲存不了啦，因為你錄入了兩個借方！借/貸餘額不為0啊！
是以，SAP中錄入憑證時，必須有借有貸，然後通過"反記賬"來進行紅字調整，規律為"借方+反記賬 = 貸方紅字； 貸方+反記賬 = 借方紅字"。接下來就一起來錄入一個借方紅字憑證吧！錄入紅字憑證之前，差旅費科目8月份的借方發生額為1000.00元。
第一步，錄入憑證擡頭資訊，
第二步，錄入借方，記賬碼40，回車錄入借方金額，
第三步，錄入貸方，記賬碼50，回車錄入金額，
金額錄入完成後，選擇"其他資料"，勾選"反記賬"标志。 備注：貸方+反記賬 = 借方紅字。
然後點選紅圈中的圖示，檢查憑證借/貸餘額是否為0，
上圖紅框中數字為0，表示借貸相等，點選儲存，生成憑證。最後，再次檢視差旅費科目餘額如下，可以發現，差旅費科目8月份借方減少了200.00。
總結：SAP中會計憑證有借有貸，通過"反記賬"标志實作紅字調整，規律為"借方+反記賬 = 貸方紅字； 貸方+反記賬 = 借方紅字"。切忌把"借方+反記賬"當作借方紅字，"貸方+反記賬"當作貸方紅字！