文檔管理是組織數字化程序中的關鍵環節。《國家資訊化發展戰略綱要》中要求“開發資訊資源，釋放數字紅利”，“全面提升資訊采集、處理、傳輸、利用、安全能力”。
組織在數字化的程序中，産生了大量的非結構化資料，包含：辦公文檔資料、外來的檔案、電子郵件、網頁、圖檔、音視訊、研發或設計類的圖紙等等，這些非結構化資料都是組織重要的資産，其存儲量級會占到組織資料量級的80%以上。
如何挖掘這些海量非結構化資料的價值，是組織在數字化程序中繞不過去的一個難點。
泛微·采知連文檔協同平台，在日常文檔管理的基礎上增加了協同協作功能，不僅能夠支援海量檔案、大檔案的傳輸存儲，還能夠充分将文檔的生成融于日常工作，收集、整合在業務開展過程中産生的高價值非結構化資料。
輕松應對日常文檔類協同工作，在共享流通的同時保障資訊安全，發揮非結構化資料的生産力，融入業務生态。
采知連文檔協作系統
全面提升資訊采集、處理、分享、安全能力
一、自動采集、統一存儲
采知連靈活利用各類技術工具，全面擷取分散在各系統、各管道以及曆史的資料，歸集到統一的文檔協同平台。
1、本地文檔同步——過程自動全面積累
通過桌面用戶端工具設定同步周期、標明路徑、標明檔案格式等規則，讓本地檔案與系統檔案自動雙向同步。
2、智能化元件——讓知識文檔高效采集
融入OCR、RPA、語義識别等多種智能技術，對外部資料實作7*24小時智能化抓取，高效收集和利用知識文檔。
3、文檔內建接口——業務文檔便捷擷取
采知連能夠快速連接配接OA、ERP、PLM等業務系統，業務系統附件根據設定規則在采知連中存儲。
4、個人雲盤-個人辦公資料存儲備份
提供使用者個人雲存儲空間，使用者自定義雲盤目錄結構，用于個人辦公文檔管理。提供同步工具，支援雲盤與使用者電腦路徑雙向同步，自動化備份辦公文檔。浏覽器、用戶端、APP，多端同步使用。
5、公共文檔庫-統一存儲組織不同來源的文檔資料
統一采集、整合、存儲來自各管道的文檔資源，包括業務系統、外部、本地和曆史資料等。
并且可按照不同次元進行靈活的多元度分類，例如組織架構、項目、業務屬性等。
6、提供多方式的文檔快捷上傳下載下傳方式
支援檔案、檔案夾混合上傳，斷點續傳和大檔案秒傳。批量下載下傳支援自動壓縮處理；實時監控上傳進度。
二、精準搜尋、智能推薦
提供多種搜尋方式，融合業務場景、行為偏好，讓文檔查找和推薦更加精準。
1、全文搜尋
通過掃描文檔中的每一個詞并與前端搜尋的關鍵詞做比對，根據詞在文檔中出現的次數和位置提供檢索結果。
2、标簽管理
标簽是一種靈活的檔案分類方式，使用者可對檔案進行自行添加标簽，也可在标簽庫中進行選擇添加。采知連支援多種标簽添加方式：
公共标簽：系統定義标簽庫，及标簽的分級分類。
個人标簽：使用者建立個人的标簽庫，便于搜尋利用。
智能标簽：系統根據文檔的來源、業務屬性、文檔内容自動生成。
3、搜尋聯想
輸入關鍵字後，系統可自動聯想搜尋意圖。
4、搜尋推薦
系統會記錄所有使用者的搜尋記錄，并根據搜尋的關鍵詞、标簽熱度進行推薦。
5、搜尋結果展示
搜尋結果中，命中的關鍵詞會進行高亮展示，标題及摘要集中展示。
三、高效協作、内外協同
采知連利用線上預覽、協同編輯、共享外發等基礎功能，有效支撐虛拟團隊遠端協同合作、知識共創、成果積累。
1、線上預覽
支援多種格式的知識文檔線上預覽使用。知識庫中的網頁、Office文檔、WPS、PDF、音視訊、OFD等均支援線上預覽。
對于特殊格式，如dwg、dxf等2D/3D的研發設計檔案也可以線上預覽使用。
線上對系統内的知識文檔發起共享、評論、評分、更新等操作。
2、文檔分享
對檔案可以進行内部點對點、群聊以及外部分享。
為了確定檔案安全不洩密，在分享時可對檔案的檢視、下載下傳、編輯權限及有效期限、使用次數等進行控制。
3、協同編輯
word、excel、ppt等格式檔案均可線上進行多人共同編輯創作。可以鎖定編輯區域，實作人員的協同分工。線上編輯痕迹顯示，多版本留存。
4、文檔訂閱
對無權限檢視的文檔可進行訂閱發起，準許後申請人方可檢視。
5、文檔收藏
提供文檔收藏夾，常用工具文檔一鍵收藏，快速查閱。
四、安全保障、合規管控
多種安全保障措施及管控政策，分級分類管控資訊，確定文檔自由流轉同時保障資訊安全。
1、文檔屬性
文檔分類、編号、關鍵詞，以及文檔所關聯的業務資訊均可自定義管理。
2、文檔密級
對秘密、機密、公開等不同級别的文檔差異化管理，符合涉密要求。
3、文檔日志
文檔閱讀、下載下傳、列印、分享等作業系統，以及使用者的系統操作均會有詳細的日志記錄，滿足審計需求。可結合日志資料定義分析工具，對異常事件實時消息提醒。
4、權限控制
提供數十種權限類型，對文檔上傳、下載下傳、分享、删除、列印等做精細化權限控制。
支援分級授權管理，對于不同下屬業務版本、部門可單獨設定檔案分類的管理和使用權限;根據部門、崗位、職級、角色等次元進行權限配置設定，不受組織變動影響。
5、文檔版本
多版本規範化管理，詳細記錄文檔版本更新過程，支援版本追溯、版本對比。
6、審批流程
文檔新增、更新、廢棄、删除、權限申請等均可定義審批流程。
7、電子簽章
提供檔案的防篡改能力，以及歸檔存證的能力，一旦檔案被下載下傳，修改，檔案就自動失效。
8、文檔分析
對文檔的采集、存儲、共享、使用進行全面數字化分析。
五、靈活拓展、融于業務
針對個性化的業務場景，可以通過低代碼平台進行快速搭建，無需專業的開發人員即可快速靈活定制業務文檔管理場景的各類應用。
總結
統一文檔存儲：全面覆寫不同來源、不同類型的文檔，包含：辦公類、業務類、外部文檔等，統一文檔存儲結構，便于查找利用；
合規管控支援：結合組織要求建立文檔管理體系标準，合規管理文檔全生命周期；
高效協作分享：打破組織内外的溝通壁壘，在安全合規的保障下，全面提升文檔協作效率，過程完整留痕；
嚴格安全保障：遵從資訊安全、網絡安全要求，提供完整的安全管理方案，對于組織内部以及組織外部的安全隐患有效屏蔽；
智能搜尋服務：提供豐富的文檔搜尋方式，快速定位所需文檔資料，提升辦公效率，可結合業務屬性精準推薦；
文檔業務深度融合：融于組織業務，低代碼快速建構滿足不同業務需要的個性化文檔管理及使用場景。