随着“一帶一路”倡議的落地和不斷推進，越來越多的中資企業走出國門，參與到一帶一路海外項目建設中。
中資公司大多是以EPC總承包、施工總承包、裝置供應商等方式參與。
參與海外項目，除了正常需要了解的當地法律法規、規範标準、建設程式、政治環境、物資供應等因素外，在執行項目過程中的檔案管控，也是非常重要的一個方面。
很多中資公司，在第一次出海做項目時，就曾因檔案管理混亂、過程檔案不全等原因而吃了苦頭、輸了官司。如果有比較好的檔案管控平台，完全可以避免這些問題，進而可以如願地赢得利潤、赢得榮譽。
海外工程項目的特點
海外項目對檔案管理的要求有以下特點：
1. 海外的業主或建設機關，對工程項目檔案的要求高。要求有檔案審批流程、有檔案歸檔管理及存儲功能，能夠實作線上審批、線上實時查詢。
2. 語言方面的要求，除了中文外，還有英文，或者法語、西班牙語等語種要求。
3. 對于EPC總包項目，很多的設計工作是由國内設計院完成的，很多的材料、裝置是由國内供應商提供的。這樣就形成國内團隊、國外團隊、國外業主、國内分包商/供應商共同參與的局面，其中有大量的檔案往來，複雜的交流界面。是以需要一個協同平台來管理項目檔案。
4. 時間差：國外和國記憶體在時差，溝通不能夠及時進行。
5. 資料安全性，有時會涉及到敏感資料的保密性。
海外工程檔案管理的痛點
1. 中資企業被冠以“基建狂魔”稱号，建設速度和執行力皆全球首屈一指，但檔案管控方面相對薄弱。
2. 不同的團隊或部門可能使用不同的檔案管理系統或方法，導緻混亂和錯誤。
3. 由于距離和時區的限制，協調和共享項目檔案會變得更加困難。
4. 缺乏透明度和可視性，難以追蹤檔案的狀态和審批程序。
5. 資料安全性和資料保護可能會成為問題，特别是涉及敏感資訊或知識産權的檔案。
6. 沒有一個平台，把業主、EPC總包、供應商、設計分包、施工分包等納入到同一個平台協同工作。
7. 無法滿足業主提出的多語種自由切換。
8. 檔案管理混亂，檔案編碼不統一。
9. 過程檔案的審批/流轉狀态無法查詢。
10. 各家機關自行存放，無法共享。
11. 項目結束後需要專門安排人員、安排時間整理項目文檔，有時候不得不拼拼湊湊。
12. 受中美貿易戰的影響，有些國際知名檔案管理軟體，不允許中資公司使用。
海外項目檔案管理的解決方案
為了提高海外項目檔案管理的效率，可以采取以下方法：
1. 使用集中式檔案管理系統：使用數字化的檔案管理系統可以簡化檔案控制過程，并使項目中的檔案易于管理、跟蹤和共享。
2. 明确角色和責任：明确定義檔案控制的角色和責任可以確定每個人都知道他們應該做什麼，并可以幫助防止工作或檔案的重複。
3. 标準化檔案命名和編号規則：建立一緻的檔案命名和編号規則可以幫助防止混淆，并確定團隊成員可以輕松找到他們所需的檔案。
4. 實施審查和準許流程：建立審查和準許流程可以確定所有檔案都由适當的方進行審查并在分發之前獲得準許。
5. 提供教育訓練和支援：為團隊成員提供教育訓練和支援可以確定每個人都知道如何使用檔案管理系統，并遵循檔案控制程式。
檔案管理系統
赢時空檔案管控平台，把項目業主、管理公司、EPC、設計院、監理、承包商、供應商等項目參與方，集中在同一個平台進行發文、收文、檔案歸檔。系統自動進行檔案編碼、收發文登記、回複、檔案追溯、檔案實時歸檔。可以集中管理所有項目檔案，使其易于管理、跟蹤和共享。
檔案管控平台明确定義檔案控制的角色和責任，確定每個人都知道他們應該做什麼，并可以幫助防止工作或檔案的重複。
檔案管控平台提供一緻的檔案命名和編号規則，幫助防止混淆，并確定團隊成員可以輕松找到他們所需的檔案。
檔案管控平台還提供審查和準許流程，以確定所有檔案都由适當的方進行審查并在分發之前獲得準許。
檔案管控平台為團隊成員提供教育訓練和支援，以確定每個人都知道如何使用檔案管理系統，并遵循檔案控制程式。