當您決定采用客戶關系管理 (CRM) 解決方案時，需要做大量工作——比如評估您的需求和定義您的目标、識别和選擇正确的軟體、完成系統規劃和實施。但是，無論您計劃得多麼周密，如果未正确設定好CRM系統，CRM 軟體還是無法成為有效的業務工具。在這篇文章中，我們就知客CRM系統的設定給出專業的步驟和建議，以幫助您正确配置好 CRM 系統，使之充分适合您公司的工作流程并保持團隊的高效率運作，進而提高CRM系統的投資回報。
開始之前先了解 “實施” 和 “系統設定” 的關系
在我們開始之前，您可能認為“系統實施”和“系統設定”是同一件事情的兩種說法，但它們實際上是不同的。你可以這樣想：
CRM 的實施就像購買和搬進新房子，整個過程如下：選擇房地産經紀人、找到合适的房子、獲得貸款、收拾行李、初步決定在什麼位置放置什麼東西等等。
CRM 的系統設定更像是為您的新房子提供家具、粉刷牆壁并進行裝飾，這會使整個房子更像是您的家。
這兩個過程密切相關，盡管有一些重疊之處，但它們并不相同。
通過這七個步驟正确設定您的 CRM
CRM 設定代表了整個實施過程的最後一公裡，但它仍然是一項重要的工作。遵循以下這些專業的實踐步驟，将確定您的CRM系統是精細微調過的。
第 1 步：繪制您的客戶旅程圖
首先說明一下，所謂的客戶旅程圖，表示了一個潛在客戶變成付費客戶需要經過多少個節點。
CRM 軟體不僅僅是一個客戶管理工具，它可以幫助您的銷售人員、營銷團隊和客戶服務團隊提供無縫的客戶體驗。但首先，您需要了解您的客戶需要什麼以及他們如何與您的公司互動。繪制一張詳盡的“客戶旅程圖”，這将為指導您接下來的 CRM 設定過程提供重要的見解。例如：
1、潛在客戶如何了解您的公司？
2、貴公司一個典型的銷售周期，與客戶會有多少個接觸點？每個接觸點的具體事務是什麼？
3、潛在客戶通過銷售漏鬥（從初步意向到最後簽約）需要多長時間？
4、客戶旅程中的關鍵裡程碑和決策點是什麼？
5、您的客戶如何做出購買決定？
6、銷售人員是如何從頭到尾地完成銷售？
7、銷售完成後客戶需要什麼？
一旦您收集了有關您的客戶旅程的詳細資訊（無論它可能是簡單還是複雜），您都要以易于了解的方式來組織這些資訊。重要的是要確定您了解客戶在貴公司的端到端體驗，以便您可以相應地設定您的 CRM 系統。
第 2 步：将銷售流程映射到CRM功能
一旦您知道客戶如何與您的公司互動，下一步就是了解如何把客戶旅程映射為CRM系統的具體操作，以便接下來将銷售過程中的每個活動和接觸點都反映在您的 CRM 中。
不同公司對銷售流程有着不同的定義，以下是一個典型的銷售流程：線索 → 合格潛在客戶 → 銷售機會 → 訂單合同 → 客戶服務。
針對以上流程，在CRM系統中找到具體的功能頁面和操作點，這将有助于確定整個團隊對CRM系統保持一緻的了解。
第 3 步：定義銷售管道
銷售流程是一個架構型的流程（如步驟2所述），而銷售管道是一個細化的、具體到銷售活動的流程。
在此步驟中，您需要仔細檢查影響客戶旅程的所有内部業務流程，并将之拆分為具體的階段（即銷售裡程碑）。這樣，您就可以為每一個階段提供活動指南，指導銷售人員将潛在客戶推動到下一個階段，并提示他們在這個階段中應該要做些什麼。
這裡有一個定義銷售管道（将整個銷售機會過程拆分為階段）的例子：意向→産品介紹→産生興趣→報價→評估→合同；您也可以參考以下連結，以加深對銷售管道的了解。
銷售跟單利器：知客CRM銷售管道應用指南
第 4 步：自定義 CRM 軟體以滿足您的需求
在收集好相關資訊後，是時候通過定制您的 CRM 軟體并建立獨特的元素來存儲和管理您的資料，進而将您的研究付諸實踐。這包括以下工作:
資料字典：CRM軟體中有很多預先内置的、類型化的字段，比如客戶類型、客戶來源、訂單類型等等。這些字段在表單中表現為下拉框選項，而不同的公司對這些字段有不同的定義和描述。您需要預先對這些資料字典進行定義。
如何維護類型化字段的下拉框選項（資料字典）
自定義字段：您的 CRM 軟體為每一個業務執行個體（客戶、銷售機會、訂單等）配備了一些開箱即用的标準字段（固定字段），用于存儲約定俗成的資訊。但這些字段肯定無法全部滿足您的業務需求，是以您會需要很多自定義字段，和您的團隊溝通，了解具體需要哪些自定義字段，并在知客CRM的擴充字段配置項中定義它們。
知客CRM自定義字段的詳細介紹
銷售管道和階段：如步驟3所述，銷售管道定義了 CRM 中的具體的、端到端的銷售流程，而階段代表每個管道中的各個步驟。知客CRM 軟體允許您為銷售管道建構自己獨特的階段，并為每一個階段定義好活動指南。
将銷售管道拆分為階段
詳細地配置好每一個階段
工作流自動化：優化 CRM 和提高業務效率的最佳方法之一是通過建構自動化來簡化手動任務。不同的 CRM 提供不同級别的自動化功能，但銷售過程中有許多重複性步驟可以從自動化中受益。以下是知客CRM的自動化工作流場景，您可以參考并提前設定好觸發規則。
如何利用CRM系統自動化以提高内部流程效率
知客CRM－具備自動化能力的CRM系統
第 5 步：将資料導入 CRM
為每一個業務執行個體添加好自定義字段，就可以将資料遷移到新的 CRM 中了。知客 CRM 提供了從 .csv 或 Excel 檔案導入現有資料的方法。遷移過程基本如下：
1、 整理您的資料以確定列标題映射到CRM系統的标準和自定義字段。
2、上傳檔案，導入資料。
3、仔細檢查以確定資料映射到正确的字段并更正遷移過程中标記的任何錯誤。
專業提示： 知客CRM提供的資料遷移工具支援在導入前進行資料映射，這會使資料導入變得容易，并能在更短的時間内将資料和流程傳輸到新的 CRM（取決于資料集的大小）。
示範視訊：知客CRM的資料導入功能
将資料遷移到CRM系統的幾個步驟
第 6 步：将 CRM 與第三方工具內建
為使您的 CRM 系統與您的團隊每天使用的業務工具相容，您可能需要對一些第三方工具進行內建。內建允許您将 CRM 與這些第三方工具連接配接起來，建立一個支援資料同步和資訊實時傳遞的無縫平台，這助于将效率提升到一個新的水準。
知客CRM支援與釘釘、企業微信、快遞100、天潤融通、阿裡雲短信平台、天眼查等平台內建。并且，這種內建是預先定義好的，客戶隻需要開通服務（無需額外定制開發），就能馬上與這些系統進行內建。這種預內建是一種很棒的CRM系統增值方式，可以大大拓寬CRM系統的應用場景。
第 7 步：設定和加入使用者
CRM 平台允許您定義具有不同資料通路級别的使用者角色。通過配置設定權限，您可以讓每個使用者能夠檢視和/或編輯他們完成工作所需的資料，而不會影響資料安全性或系統完整性。了解哪些部門和角色使用 CRM 将幫助您正确建構通路級别并為每個角色配置設定正确的權限。
檢視以下參考文章，了解有關建構 CRM 通路級别、定義使用者角色和配置設定權限的深入建議。
示範視訊：詳解知客CRM的角色和權限
如何将CRM賬号和權限角色綁定
如何使用字段級權限提高CRM資料安全性
完成使用者設定後，終于到了讓 CRM 使用者加入系統的時候了。除了添加使用者帳戶，更重要的是對使用者進行全面的教育訓練，以確定每個團隊成員都了解 CRM 的工作原理——這一步對于 CRM 的采用至關重要。請務必在此過程中收集回報并根據需要進行改進，以幫助順利過渡并最大程度地減少應用障礙。
補充說明
正确的 CRM 設定有助于提高使用者采用率、提高效率并最大限度地提高CRM系統的投資回報。盡管這是實施CRM系統的最後一公裡，但它并非易事。知客CRM的服務團隊會在這一過程傾力提供協助，幫助您梳理現有業務，提供針對的個性化示範和指導，最終幫助您順利配置好CRM系統。