職場時間管理術

文章目錄

• • • • 前言
      • 一、尋找種子
      • 二、小樹發芽
      • • 走出第三象限
        • 修煉第二象限
        • 收集：清空衣櫃
        • 處理：為衣物分類
        • 組織：将分類的衣物重新儲存
        • 回顧：對衣物做到心中有數
        • 行動：選擇最佳方案
        • “回到我們‘選擇最佳方案’的話題上來，我們在選擇究竟執行哪一個行動的時候，通常會根據四重标準進行。
      • 三、長出主幹
      • • 目标的作用
        • 達不成目标的原因
        • 用[S.M.A.R.T](https://baike.baidu.com/item/SMART原則/8575850?fr=aladdin)法則厘清目标
        • 像大樹學習目标分解
        • • 樹根1：寫出你的目标——讓目标形象化
          • 樹根2：為什麼要達成此目标？
          • 樹根3：我為什麼可以達成此目标
          • 樹根4：哪些個人、團體、組織對我達成這個目标有幫助
          • 樹根5：這個目标要在多長時間内完成
          • 樹幹：寫下實作目标的計劃步驟
          • 樹枝：在月目标計劃表裡寫下打算如何完成計劃步驟
          • 樹杈：将月目标計劃中的内容細化到每一周
      • 四、綠葉充實枝幹
      • • 小強的工作特點：
        • 郵件狂人
        • 掌櫃
      • 五、在開花與結果中成長
      • • 成功從習慣開始
        • 怎樣培養習慣？
        • ① 一次培養一個習慣
        • ② 和自己談談
        • ③ 循序漸進制定計劃
        • ④ 将你的計劃公之于衆
        • ⑤ 執行計劃
      • 六、摘下夠得着的果實
      • • 日回顧法則
        • 80/20法則
        • Unbroken Time
        • 最後一課：如何處理臨時突發事件
        • 建立高效辦公區
        • 附加經驗

作為混迹職場多年的老鳥，至今仍然做不到 既出色地完成工作，又快樂地享受生活，不知覺間已快要到35歲這個程式員的坎兒，遂各路求醫，望能解我心中之苦悶，終得一寶典，名曰《小強升職記》。

小強這娃兒是幸運的，有老付一言一行的悉心培養；而我們這群苦逼娃兒，不被上司嫌棄已是萬幸更别說栽培了；無他，隻能靠自己慢慢摸索、實踐、再摸索、再實踐，運氣好點能琢磨出點兒道道，運氣差那麼就隻能在蹉跎歲月中混吃等死了。但不管結局如何，我幹過了，我才不會在多年後含着淚說"想當初…"

道生一，一生二，二生三，三生萬物。不管你信不信，這個世界是有股力量在左右着我們的發展，形式化的可以了解為道，或者說規律，不以人的意志為轉移。你順從他，前路一片光明；你硬要與他作對，前途一片荊棘。此書，以種子到參天大樹作為每個章節的标題，即是以樹的生長規律來講述職場中修煉的大道理，是遵從天道的表現。

前言

很多人不管是工作還是生活，都是盲目的，這怨不得别人，說到底是自我認知不夠深刻。就拿盲目來說，畢了業後稀裡糊塗地幹了一份工作，不喜歡又匆匆忙忙的換了下家，還是不喜歡，想轉型（覺得是自己喜歡的了），幹了一陣子，發現不擅長且工資低，開始否定自己，無奈被迫自謀生計。書中講到了盲目産生的四個點：

• 第一、在這個人生的關鍵時期，我們被迫完成角色的轉變；
• 第二、我們還來不及建構自己的職業規劃和人生目标；
• 第三、我們不具備平衡工作和生活的能力；
• 第四、我們沒有養成良好的習慣。

我們從學生黨到工作黨，其實沒有太多的緩沖時間。盡管萬般不願，但作為成年人需要對自己負責，需要靠自己的雙手來養活自己，一旦你沒想清楚用什麼養活自己，那麼盲目就産生了。

而要扭轉這種盲目，就要在日後的時間裡，做好規劃和目标，養成好的習慣，最終實作工作和生活的平衡。道阻且長，宛在水中央。

一、尋找種子

種子是整個成長過程的開端，種子決定成長的方向。這裡的尋找種子，是要找什麼呢？先看這三個問題：

1）回頭看看你的時間是怎麼度過的，是不是有更好的使用時間的方法

2）想一想你是否有必要學習“時間管理”

3）思考一下自己的價值觀

在沒讀本書前，我是壓根沒想過這些問題的。雖然早就聽說GTD，番茄工作法，卻從沒真正使用過。為什麼沒用呢，因為“忙”。

書中說到這個世界忙的人分為2種，“确實很忙的人”和“假裝很忙的人”。确實很忙的人是指具備時間管理技能和目标管理技能的人；而假裝很忙的人是不具備這些技能的人；顯然，大部分都是後者。

就拿一天8小時工作來看，集中精力工作+無意義浪費時間+真正的休息。能有一半的時間集中精力工作，你的工作表現都會很優異。可事實恰恰是很多人要用加班來彌補白天的摸魚，還美其名曰為了公司，真是機關算盡太聰明，反誤了卿卿性命。

白天摸魚就是傳說中的時間黑洞，指工作過程中有很多相關的資訊吸引我們的注意力，使消耗的時間在不知不覺中膨脹。比如同僚找你閑聊，還有資料搜着搜着看到一個感興趣的網頁，一發不可收拾。。。黑洞的破壞性極強且容易上瘾，不信可以用張表記錄一天的工作情況：

• 每隔一小時寫出下一個小時計劃做的事情
• 一個小時結束後記錄下結果
• 堅持一整天

能意識到黑洞的存在，才會感覺到它的可怕之處，也才會想着盡量避開它。首先，我們看看老付是怎麼做的：

• 第一步，将所有的任務放入工作籃，不論是誰在什麼時候給的任務，統統放進工作籃裡；
• 第二步，将可以置之不理的任務清除掉；将必須在某天處理或者必須轉交别人處理的任務拿出來；将那些可以在兩分鐘之内完成的任務立即完成；
• 第三步，将需要在特定日期處理的事情寫進日程表，将需要别人處理的事情立即轉交并設定到期提醒，将需要現在處理的事情擺在辦公桌上；
• 第四步，在自己最高效的時段做最重要的事情，其他的事情也做合理安排。

核心思想就是先搜集任務，再逐個擊破，關鍵點是最高效的時間段專門用來解決最重要的事情。問題又來了，如何區分自己最高效的時段以及最重要的事情呢？高效時間段就是上面提到的集中精力工作的時間：心無雜念，進入忘我狀态，效率很高；可以制作一個時間統計表來記錄自己一天的狀态。而最重要的事情，書中給出的答案是自己的價值觀，也就是我們要尋找的種子。

自己追求的是什麼？每天工作是為了什麼？什麼樣的人生才有意義？

每一個在職場成功的人，都是與自己競賽的勝利者，都是職業生涯的規劃者，都是人生規劃的實踐者；

好好想想自己的職業規劃，可以根據《職業價值觀測試量表》測試一下自己的職業價值觀。這裡老付也給出了自己的職業價值觀：

• 管理：工作的目的和價值在于獲得對他人或某事物的管理支配權，能指揮和調遣一定範圍内的人或事物；
• 成就感：工作的目的和價值在于不斷創新、不斷取得成就、不斷得到上司和同僚的贊揚，或不斷實作自己想要做的事；
• 社會交際：工作的目的和價值在于能和各種人交往，建立比較廣泛的社會聯系和關系，甚至能和知名人物結識。

二、小樹發芽

種下了種子，就要有好的養分，讓小樹發芽。 這裡好的養分，就是好的時間管理方法。

老付為小強帶來了著名管理學家史蒂芬.柯維(Stephen R.Covey)的時間管理理論，可以将工作按照重要和緊急兩方面的不同程度分為4個象限：

• 重要而且緊急
• 重要但不緊急
• 不重要但緊急
• 不重要而且不緊急

職業價值觀：評估一件事情的重要程度的标準。

時間底線：評估任務緊迫程度的标準。

在一個錯誤的基礎上，做再多正确的事情，都是無用的。如果一直停留在第四象限，即使你做的事情都對，也隻是浪費生命。我們身處不同象限的時候，不妨思考下：

OK，有了這個基礎，就可以對每周的事務清單做一下改造了，老付這裡也給支了招：

1. 先‘輕重’，給所有任務以職業價值觀為标準标出‘重要’或者‘不重要’。
2. 再‘緩急’，給所有任務以截止日期為标準标出‘緊急’或者‘不緊急’。
3. 最後按照自己的意願給所有的任務标出‘高’、‘中’、‘低’三種優先級别。”

熟悉了四象限，也對事務清單如何改造有了了解，我們下面的任務就是走出第三象限，修煉第二象限。

走出第三象限

應用“猴子法則 ：對于第3象很緊急但不重要的任務，應該盡可能的托給别人自己去完成。甩掉爬在自己身上的猴子。

修煉第二象限

對于第二象限，需要我們花精力有計劃的去做，做的過程中，我們可以對這些事務進行目标描述和任務分解。比如小強是這樣分解的：

用第二象限工作的小強，發現在制定了詳細的計劃後，原本隻要做10件事，現在要做50件事了，無形的計劃壓力讓他覺得很焦慮，于是老付教了他時間管理終極大法：衣櫃整理法。

按照這個流程圖，我們一步步捋一捋。

收集：清空衣櫃

首先，将所有的事情記錄到TodoList上來，就好像放到收集籃裡一樣。因為需要每天清空，可以用白紙記下來，然後當天結束後揉成一團扔垃圾桶，感覺賊爽。

處理：為衣物分類

我們的目标是清空收集籃，明确每一件雜事的意義。是以先迅速分辨出收集籃裡的雜事，哪些是可以行動的，哪些是不能行動的。”經過明确意義之後，收集籃大概會長這樣：

這裡，書中也提到了處理收集籃的幾大原則：

• 從最上面一項開始處理：這個原則是非常重要的，每一件事情都必須獲得均等機會的處理。‘明确意義’這個詞并不意味着‘立即去執行’，它僅僅是‘判斷事情的實質，決定下一步的行動方案，然後放到相應的地方去’。無論如何，你必須盡最大的可能迅速地突擊到工作籃的底部，而且不逃避任何一件事情的處理。
• 一次隻處理一件事情：處理完一件事以後再去處理下一件。
• 永遠不要再放回收集籃（被迫中斷的事情除外）：當你第一次從收集籃中取出事情時，立刻判定它的實質以及處理方法，永遠不要把它再次放回收集籃内，争取第一次就把它做到最好。

剛才劃分的時候，提到了不能行動，對于不能行動的任務，再做下細分：

1. 垃圾：這類事情千萬别去做，浪費時間，浪費生命。我在捕捉的時候就會自動過濾掉，是以在我們的例子裡，沒有一件垃圾。
2. 将來某時：比如說‘哪天有空去打羽毛球’，這就是一件當某些條件成熟之後才會做的事情。這類事情數不勝數：4月份到山東旅遊、整理辦公室、去醫院做鼻炎手術，等等。
3. 參考資料：比如‘上個月市場推廣費用明細報表’，會計之是以給你是因為你有權限知道這件事情，或許今後的某個時候會用得上，對待這類事情的正确方法是分類歸檔。”

相對應的，可以行動的任務也可以做細分：

1. 2分鐘行動：打一個電話是2分鐘可以解決的事情，對于這樣的事，我們采取的行動應該是——立即去做。
2. 項目：這是需要多個步驟，并且需要多部門協調的事情。例如，‘周五之前拿出新産品的銷售政策’，這不是我一個人就能搞定的事情，需要和多個部門溝通、協調、開會。
3. 任務：由多個行動組成，和項目的差別是任務幾乎都是自己要解決的事情，比如制作項目進度計劃。
4. 行動：就是可以直接去做的事。比如例子中的‘就項目出現的問題和Eric溝通’，對于這些事情，有空的時候就立即搞定它。
5. 指派給别人完成的事：這類事情是我最喜歡的，因為我可以友善地把這隻猴子甩到别人身上。比如‘提供新版本軟體的使用者使用報告’，我可以打電話給Steve，說明這件事情，并且告訴他，下周三之前必須完成。
6. 特定時間做的事：這些事我寫在日程表裡，比如下周三14：00督促Steve送出使用者使用報告。

這裡，也引申下項目、任務、行動的差別：

“行動、任務、項目，都要從下一步行動開始執行，但決定下一步行動的方式不同，很多人都沒有把這個剝離清楚，特别是職位從執行者到管理者過渡的時候，做事的方式并沒有從做任務過渡到做項目，是以特别擰巴。

行動就是可以直接去做的事情，決定它的下一步行動其實是決定執行時機，不同的時機去做，就會産生完全不同的結果。

任務是由多個行動組成的，項目也一樣，但是它和項目的差別是，任務下的行動基本由自己獨立完成，而項目可能是由多個人共同完成，并且它們關注的重點也不一樣，做一個任務關注的重點是事情本身，而做一個項目關注的重點是與人的溝通協調。這一點很重要！

最後是項目，項目不但由多個行動組成，并且需要多人或者多部門協作，是以如果你是項目的負責人，那麼你的重點就不是分解任務并執行，而是溝通和協調，讓團隊去做事，自己跟蹤進度，把握全局。決定項目的下一步行動是建立架構。

于是乎，又對收集籃進行了優化如下：

組織：将分類的衣物重新儲存

分好類後，我們當然是分門别類的把衣服再放到衣櫃裡，書中提到了3+1清單系統。

1）收集籃：對于這個清單，我們是要做到每日清空的，是以使用可以很友善撕掉的便利貼或者小記事本都是非常不錯的選擇。收集籃一般擺在右手友善取放的位置，比如滑鼠墊旁，可以随時記錄；

2）将來某時/也許清單：對于這個清單，我使用的是一本32開書那麼大的記事本，因為這個清單上的内容可能要很長時間才會執行，是以在一天工作結束之後，放在抽屜裡面；

3）待辦事項清單：這個清單是指導日常工作的關鍵，放在觸手可及的地方，可以随時從上面删除；

4）項目清單：這個清單一般是圍繞一個主題的多個任務的集合，内容+項目的分解

回顧：對衣物做到心中有數

1）回顧的好處

• 讓靈感應運而生
• 站在三萬米的高度看待問題
• 孵化和修剪你的任務及目标

2）回顧的時間

• 每天工作第一眼
• 每周定期做回顧

3）如何進行周回顧

• 回顧你的“将來某時/也許清單”，看看有沒有可以行動的項目
• 回顧你的“項目清單”，自己下一步應該做什麼？現在項目的完成進度是多少？項目要取得什麼樣的成果？在項目的分解、人員的配置設定、成本消耗、市場政策方面有什麼需要修正的地方？
• 回顧你的“待辦事項清單”
• 重新審視你的目标：事業、财富、健康、其他

行動：選擇最佳方案

David Allen提出我們的工作和人生是可以劃分成六個高度去進行檢視和規劃的，具體如下。

1）原則（五萬英尺）：你首先必須要找個時間好好地思考一下自己的價值觀、原則和目标，這是你工作的靈魂所在。如果你以前沒有思考過這些，建議你現在就開始思考。我可以和你分享一下我的原則：高效率，慢生活。

2）願景（四萬英尺）：這裡面包含3～5年的工作目标，可以是職位的，也可以是組織能力、協調能力等。在這個層面你需要問自己：

◎　我想要什麼？

◎　哪些人已經做到了？

◎　他們是如何做到的？

◎　那時候我的工作和生活會是怎樣的？

這樣一來我們就給自己描繪了一幅圖畫，當我不斷地回顧這幅圖的時候，我要完成這些目标的願望也就愈加強烈。比如說老付是這樣回答那幾個問題的：

◎　我的目标是能夠拿到30萬的年薪，這樣可以給我的家庭更好的生活；

◎　王總已經達到了這個目标；

◎　他具有廣泛的人脈、很強的組織協調能力以及對未來趨勢的判斷；

◎　達到這個目标之後我會去歐洲度假，我會買一所大房子，我會為孩子提供更好的教育環境。

我将一架飛機模型、一張大房子的照片、一幅孩子的照片擺在我的辦公桌上，時刻提醒我工作的意義。

3）目标（三萬英尺）：目标是比願景更細化的東西，通常在一年内就可以有一個階段性的成果。比如說老付現在的目标就是：

◎　每周通過參加商務聚會來擴充自己的人脈，主動給朋友們打電話來鞏固自己的人脈；

◎　參加管理學的教育訓練課程或者是參加MBA學習來提高自己的綜合能力；

◎　每天堅持閱讀40分鐘，來擴充自己的知識面，并且更深層次地研究自己所在的專屬領域。

4）責任範圍（兩萬英尺）：工作上的角色，如銷售、管理、産品開發等；生活中的角色，如家庭、個人财務、精神層面等。興趣愛好上的角色，如驢友、吉他手等，要把每一個角色扮演好，就需要執行一些任務，以拉近現實和期望的距離。比如在這個層面我會拿出我負責的項目和産品，看看它們在開發、銷售、管理上是否還有提升的可能性，因為畢竟要把自己責任範圍内的事情做得漂亮，才有可能升職或者有其他進一步的發展。

5）任務（一萬英尺）：這包含了任務和項目，還記得它們的差別嗎？雖然我們已經有了一個‘自上而下’的目标系統，但是我們仍然要将注意力放在眼前的一個個項目上。比如‘制定新産品的營銷政策’等。

6）下一步行動（跑道）：這是最為細枝末節的事件，我們要将它們全部放進行動清單，然後一一消滅。誰更關注細節，誰就能獲得更大的成功。剛開始我們都在同一個跑道裡面繞圈，但是最終隻有職業規劃清晰的人，才會駕車進入快車道，直奔目标而去。”

“回到我們‘選擇最佳方案’的話題上來，我們在選擇究竟執行哪一個行動的時候，通常會根據四重标準進行。

重要性：決策行動的下一個标準就是相對重要性，即在所有剩餘的這些選擇中，對我來說，哪一項最重要？這個問題我們在一開始的時候就解決了，還記得嗎？職業價值觀，四象限。

環境：我們的工作雖然是五花八門的，但還是可以分類整理的。比如，你可以将你的工作分為：打電話、計算機旁、外出處理等。當你必須要打一個電話的時候，可以考慮将所有需要電話解決的事情一并處理。‘計算機旁’、‘外出處理’也是一樣，利用環境将一類事情集中處理，可以大大提高我們的工作效率。

時間：時間是決定行動的關鍵因素。我們都不希望自己的工作被打斷，是以我們必須考慮現在到底有多長時間可以用來處理手頭的事情。有人說時間管理專家都非常善于利用生活中的‘時間片’，他們能夠在3～5分鐘内迅速完成一項任務，這種能力是需要我們不斷磨煉才能掌握的。

精力：人的精力總是有限的，我們不能強迫自己在看了2個小時報表之後再去制定銷售政策，我們應該保持自己的節奏，将煩瑣的、難度大的任務用簡單的任務連接配接起來，這樣能有效防止疲勞，也有利于集中精力。”

最後總結下，無論在什麼情況下，我們在工作時都将經曆這5個階段：

1）收集一切引起我們注意的事情

2）加工處理後，确定它們的實質以及解決方法

3）組織整理，得出結論

4）把它們列為我們行動的選擇方案

5）行動

對于衣櫃整理法，老付有段話特别經典：

“做事靠系統，不是靠感覺。當你真正建立起來一套系統，并運轉良好的時候，你就可以獲得解放，舉例：你還關心怎麼呼吸嗎？你無時無刻不在呼吸，可你卻幾乎察覺不到它的存在，因為人類的呼吸系統已經進化了幾百萬年，這使你從呼吸這件事情上解放出來，關注更加有價值的事情。同樣的道理，我們身邊到處都是這樣的系統，才讓我們的生活更加輕松：你不需要關心電腦内部是怎麼運作的，隻需要用它進行創作就好；你不需要關心自來水是如何通到你家的，隻需要擰開水龍頭就好。用了衣櫃整理法，你不需要關心每天有多少事，或者什麼事，隻需要考慮：接下來做什麼，通過這樣的方式，可以釋放你的壓力。”

三、長出主幹

參天大樹是被它的主幹和枝丫撐起來的，種子已經發芽，為什麼不奮力長出粗壯的枝丫？

有了職業價值觀，也有了一套好的時間管理方法，是時候給自己定個目标了。

目标的作用

• 給人以明确的方向感，使人充分了解自己每個行為的目的
• 它讓人清晰地評估自己的行為，進而正面檢讨自己的行為
• 它讓人從忙亂中轉移到自己的工作重點上
• 它讓人更關注結果，産生持久的動力
• 它能激發出人的潛能

達不成目标的原因

• 設定了不可達成的目标
• 沒有将目标分解為計劃
• 放任偶爾的失敗
• 沒有寫下來
• 沒有及時修正目标
• 沒有堅持行動

小強想創辦一個社群，我們看看如何厘清這個目标。

用S.M.A.R.T法則厘清目标

它是制定目标的5個原則:

S——Specific

這裡指的是目标一定要明确，不能夠模糊。

M——Measurable

目标的可衡量性。是否有一個實作目标的标準。

A——Attainable

目标的可實作性。一個目标必須是可以實作的，或者說經過努力是可以實作的。

R——Relevant

目标必須和其他目标具有相關性。完成這個目标對你的其他目标有何幫助？

T——Time-based

目标必須具有明确的截止期限。即一個目标隻有在一定的時間内達成才有意義。

理論歸理論，老付是不沉溺于理論的，于是接下來問了小強同學5個問題，分别對應到這個SMART管理學理論：

1. 你想創辦一個什麼樣的社群？
2. 怎樣才算成功創辦了這個社群？
3. 你覺得可以做到嗎？
4. 你創辦這個社群的目的是什麼？
5. 打算在什麼時間之前完成這件事？

書中提到，實作目标的關鍵是将目标轉變為計劃，沒有計劃的目标就像是長在很高很高的樹上的果實。

像大樹學習目标分解

樹根1：寫出你的目标——讓目标形象化

樹根2：為什麼要達成此目标？

樹根3：我為什麼可以達成此目标

樹根4：哪些個人、團體、組織對我達成這個目标有幫助

樹根5：這個目标要在多長時間内完成

樹幹：寫下實作目标的計劃步驟

樹枝：在月目标計劃表裡寫下打算如何完成計劃步驟

樹杈：将月目标計劃中的内容細化到每一周

我們像大樹學習了目标分解，可是這個目标在别人看來都是離散的，非線性相關的，這樣的目标是鐵鍊而不是鐵砂，老付建議要制定一個更加系統的目标，按照之間的“六個高度”原則去制定一個系統的目标，基于原則和願景去制定目标。

以前的我認為工作和生活的平衡就是全部，其實還是把人生還是看得太簡單了，人生至少還應該包括事業、夢想、健康、人際、财務、心智，如果每一個方面用一種顔色代表的話，那麼它們就組成一個調色闆，你自己可以用畫筆調制出你想要的顔色，畫出你想要的圖畫。這就是參差多态的平衡。

這裡推薦下九宮格工具，它的作用是讓我們更加均衡地去看事情，是以這九個格子裡面的内容你都可以改成适合自己的，千萬不要被工具限制住了。對我自己而言，中間的格子用來填個人價值觀、使命和願景。這是很難悟到的東西，也有可能随着經曆的豐富而調整，是以目前我隻能确定價值觀是：行動、利他、系統化；個人願景是：高效率、慢生活；至于使命嘛，還在尋找中，呵呵。”

OK，介紹完了這麼多，我們可以花時間去制定人生規劃，但千裡之行，始于足下。能夠按計劃的執行，才是制定人生規劃的意義和價值，Just do it。

四、綠葉充實枝幹

枝幹在生長的同時，綠葉也在生長。綠葉充實了大樹，為大樹帶來生氣。書中的綠葉指的是實踐過程中優化以及個性化自己的時間管理系統。

小強在前面的執行過程中，覺得“3+1”清單系統不是很适合，原因是因為角色定位不同，比如作為執行者，不需要用很多檔案夾去存儲項目資料。

小強的工作特點：

1）喜歡随手把任務寫在便利貼上

2）對自己的要求僅僅是完成工作

3）對所有的事情來者不拒

老付見狀，遂抛出了自己的看法：因人而定制定清單系統。書中提到清單系統本身并不需要保密，知道的人也不少，隻是很少有人能發現它們的價值并認真去實踐罷了。老付根據角色、材料、環境把清單系統歸結為四種基本類型：

便利貼先生

任務執行者，經常有大量的瑣碎的事情來臨

特點：喜歡把任務随手寫在便利貼上，而不進行組織；對自己的要求僅僅是完成工作，而不周期性地回顧那些重要的任務，總結得失；對所有事情來者不拒，專做枯燥、單調、沒有技術含量的任務，而不去挑戰自己。

推薦系統：筷子式清單——大處着眼，小處着手。

兩根筷子組成：一根是”任務清單“，一根是”下一步行動清單“。

• 任務清單：幫助我們做正确的事情，從戰略上總覽全局；實時管理，添加、删除、修改每個步驟；來自于收集籃的孵化；一般采用樹形結構；為下一步行動清單提供素材；記得回顧。
• 下一步行動清單：幫助我們把事情做正确，專注地采取正确的行動；挑選一個适合現在做的事情執行，建議集中處理一個場合中的事情；内容來自于任務清單或者收集籃的單個步驟的行動；一般采用清單形式。
• • 如何使用：随身攜帶；擴充功能 [優先級别、情境、頭腦風暴]

整理為三個步驟：

1. 列出任務清單，把收集籃裡的東西孵化成任務
2. 對任務進行分解，把哪些需要多個步驟才能完成的事情在任務清單上進行分解，并且找出“下一步行動”
3. 管理并執行“下一步行動”。下一步行動清單最好随身攜帶，一有空的時候就浏覽一下，利用好零碎時間，推動整個任務向前進展。

郵件狂人

項目管理者，每天可能要收上百封郵件，管理近十個項目

給所有項目負責人制定規矩：

1. 通過郵件彙報工作。
2. 凡是并非重要且緊急的，通過郵件交流。
3. 郵件言簡意赅，說明問題。
4. 郵件标題統一為”項目名——主題——重要級别“的形式

處理方法：今日事，今日畢，所有的事情，在當天都必須找到處理的方法。

1. 郵箱設定——設定垃圾郵件過濾器，保持随時更新；不使用工作郵箱訂閱無關内容；将郵件按照接收日期排序。
2. 處理步驟——① 快速浏覽一遍所有郵件，目的是删除或者不删除；② 再次浏覽一遍收件箱，略讀，目的是掌握每封郵件的主要内容，分類存儲，切記，分兩遍浏覽比挨個處理要高效得多；③ 如果分類合理，此時收件箱應該已經清空了。
3. 合理分類——建立合理的分類檔案夾 [如果隻按照不同的項目建立不同的檔案夾，這對采取”下一步行動“沒有任何意義]。① 行動檔案夾，比如别人咨詢你一個問題，需要一份報告，完成後就可以将郵件挪到歸檔檔案夾，亦或是删除；② 委辦檔案夾，可立即轉發給委辦人員；③ 将來某時檔案夾，包括某個時刻才能執行的事情，以及有待孵化的任務等。④ 歸檔檔案夾，在這裡按照不同的項目建立不同的檔案夾。
4. 此時，不意味着所有的事情都已經搞定，但是已經得到了妥善的處理。

交際草

市場營銷者，以時間為線索安排工作

特點：80%時間在外面應酬；80%的時候用不到将來某時、委辦、歸檔；有很多需要定時提醒的事務。

兩樣武器：日程表和記事本。

1. 日程表：安排日程。适合記錄三種事務——① 在某一個确切的時間裡采取的行動 [特定時間]；② 在某一個确切的日期裡采取的行動 [非特定時間]；③ 在某個确切的日期裡将要擷取的資訊 [希望了解的情況]。
2. 記事本：孵化任務 [進行樹形的任務分解]，或是頭腦風暴。

日程表的使用注意兩點：① 聖地原則，寫進去了就一定要按照計劃執行，和”下一步行動“清單一樣，是一個可信賴的系統，不能茫然；② 避免排得太滿，否則易使壓力過大，工作失去彈性，也易違背聖地原則。

掌櫃

企業決策者，協調團隊關系，維持收支平衡

特點：紙質資料較多；回顧次數較多。

推薦系統：43個檔案夾——每月31天+每年12月。

1. 友善浏覽标簽。
2. 友善取出和放入。

使用方法：

1. 貼好1-31日和1-12月的标簽。
2. 31個每日檔案夾以當天的檔案夾為首依次排列。
3. 12個每月檔案夾以當月的檔案夾為首依次排列。
4. 每天取出當天檔案夾裡的事情放入工作籃進行處理，處理完就可以将檔案夾放到最後面。
5. 每月檔案夾，同理。

注意：結合四象限法則；對于不太好拿捏的事情，可考慮調整所在檔案夾；一年過後，需要将所有資料進行歸檔。

了解了這四種清單系統，不妨對号入座，最後勸誡各位：謙虛地學習業務，努力地學習做人，踏踏實實的成長，多結交些良師益友。

五、在開花與結果中成長

有了良好的時間管理方法，優化後的清單系統，我們剩下的就是把好的做法形成習慣，那麼工作将變得更加省力，實作目标也會更加容易。

比如利用早起的1個小時，可以做很多有意義的事情——鍛煉、看書、思考，等等。

當你不假思索地做某些事情時，或者不再為做某些事情而感到壓力時，你就已經養成了習慣。

成功從習慣開始

你知道嗎？其實我們每天高達90%的行為都是出于習慣。作為天使和魔鬼的結合體，如果有一個好的習慣，它将帶你飛向天堂；如果你有一個壞習慣，它将帶你走向地獄。

我們傑出人士的差别在哪裡：

• 首先，傑出人士會把自己的目标轉化為自己的習慣
• 其次，他們都非常擅長與自己進行溝通，會對自己進行積極的心理暗示

很多中長期的目标、計劃，都需要一個“習慣“的支援。我們需要規劃自己的習慣，比如養成哪些好的習慣，改掉哪些壞的習慣。

怎樣培養習慣？

首先我們養成習慣，然後習慣改變我們。

比如，早起的魅力：

1. 早晨是一個不被打擾的時間，特别适合思考。

2. 可以利用這個時間做兩件或三件事情

   1）思考自己的人生觀、世界觀、人生規劃、職業規劃；

   2）整理手頭所有工作、生活、投資、健康相關的計劃和完成情況；

   3）重新審視自己的目标；

   4）把最困難的事情拿出來重點思考；

   5）浏覽當天的重要新聞；

   6）做周回顧、月回顧；

   7）快速浏覽一本書；

   8）計劃将要開始的一天；

   9）鍛煉身體；

   10）冥想、調整心态；

   11）遛狗。

一個人能不能養成良好的習慣，完全取決于這個人有多強的意願。隻要你有足夠的動力，剩下的事情就交給下文了。培養習慣可分為五個步驟：

① 一次培養一個習慣

心理準備：我們要培養的習慣是個非常難對付、可能需很長時間才能搞定的家夥，請充滿信心！

階段一：剛開始的頭三天。

• 失敗率高達80%。
• 要點：告訴自己的潛意識“這個習慣對自己有多重要！”

階段二：三天後到一個月内。

• 隻要遭遇失敗就從零開始。
• 要點：需要一個好方法，下文會提到。

階段三：一個月以後。

• 會放松警惕，壞習慣反撲最猛。
• 要點：不要把注意力過于集中在你的習慣上；如果你每天都在為第二天能否早起而擔心，那你永遠也不能養成早起的習慣；請讓習慣走在思維的前面~

② 和自己談談

與潛意識溝通：請檢視并制作【習慣培養卡片】。

告訴潛意識這很重要：一定要寫下來，才能得到潛意識的認可；還可以配上插圖，放在醒目的地方，讓它有趣一點，高頻刺激。

不斷重複願景：想象自己培養起這個好習慣之後是什麼樣，刻意過濾掉對培養習慣不利的内容。

【習慣培養卡片】⭐

上）關于新習慣 [請定時定量地描述它]

示例：

下）寫給逃跑的自己

示例：

注意：

• 把“上”放在每天都能看到的位置，每天晚上睡覺前溫習一下 [刺激潛意識]。
• 把“下”放在抽屜裡，堅持不住的時候拿出來看一看 [懸崖邊上的警示牌]。

③ 循序漸進制定計劃

制定詳細的計劃，堅持4個原則：請檢視并制作【習慣培養計劃】。

寫下來：這是一種态度。很多事情，如果不寫下來，就可能不能發現裡面存在那麼多的問題。

循序漸進：我們的天性是遇到看上去沒有實作可能的目标時就會選擇放棄，是以請分段實作大目标。

簡單：制定的計劃檢查工作隻需要選擇“是”或“否”。

明确、具體：如果遇到困難時沒有一個明确的計劃，失敗的可能性是99%。

【習慣培養計劃】⭐

上）計劃檢查表 [一般設定為30天]

下）困難應對表 [參考S.M.A.R.T法則；對可能遇到的困難估計得越充分，實作的把握就越大]

示例：

④ 将你的計劃公之于衆

利用責任感：但不是長久之計，最終必須依賴自身能動性！

引入第三者扮演的角色：

• 同伴——早起團
• 監督——提醒
• 支柱——壞習慣對别人的影響

⑤ 執行計劃

即刻開始，向愚公學習

• 設定獎懲機制
• 對于無法制作計劃檢查表的習慣，采取“磨砺+自我溝通”的方法

六、摘下夠得着的果實

大樹已經碩果累累，果實是成長過程中的積澱，是成長力量的升華。經過這麼長時間的學習和實踐，你已經大有進步了。現在的你儲存這豐富的時間管理知識，有自己清晰的規劃和目标，也有自己獨特的清單管理系統，并漸漸在具備許多你一直想要養成的習慣。這是一個自由創造期，也是一個和朋友分享實踐經驗的時期。

書中，小強分享了如下經驗：

• 每日回顧的經驗，在一天結束的時候反思自己當天的工作，可以幫助你總結經驗、認識自我。
• 80/20法則，在每天頻繁的工作中，關鍵性的工作隻占20%，但它們卻能創造80%的價值。

這段時間，老付仔細觀察了小強的工作習慣和工作方法，也深入了解了他的性格和個性，為他制定了一個“成長計劃”，小強有着健康的心态、務實的态度以及堅韌的性格，這是老付所欣賞的地方。

成長，靠的不是聰明。成功，靠的也不是聰明。其實，任何人成長的力量，都來自于自己的内心，别人、書本以及環境，都隻能起到啟發的作用。是以，你的成長完全取決于自己對成功的渴望。

日回顧法則

每天至少和自己溝通三個問題，一個不多一個不少，題目可以周期性變動，但數量一定要三個，時間控制在15分鐘内。

示例：

1. 我覺得今天這幾件事處理得很出色：________
2. 我覺得今天這幾件事還可以處理得更好：________
3. 我覺得自己還可以在這些方面做得更好：________

[附加]

1. 你覺得今天做了哪些為自己人脈加分的事情？
2. 你今天微笑了嗎？
3. 今天有沒有控制好自己的情緒？
4. 你今天虛度光陰了嗎？
5. 你今天的計劃完成得怎麼樣？
6. 今天有哪些收獲？

這是一個最簡單易行得個人成長方法，效果如下：

1. 幫助回顧每日工作：再偉大得人生也是由若幹個普通的一天組成的，如果每一天過得令自己滿意，整個人生必然令自己滿意。
2. 幫助建立信心：與自己做積極的溝通，潛意識會把你想象成在逆境中堅韌成長的成功者。
3. 幫助找到目标：直到自己哪裡做得還不夠好的時候，你才會産生改進的動力。

80/20法則

又叫帕累托法則。

• 80%的價值來自于20%的項目。
• • 按照重要程度對每日清單進行分類。
  • ① 必須做的事：每天20%的關鍵任務——首先完成這些任務，利用自己的高效時間段。
  • ② 應該做的事：每天的普通任務——學會拒絕，善用“猴子理論”。
  • ③ 能夠做的事：每天的附加任務——有時間、有精力再去做。
  • 最後，再在每日清單中設定一個Boss項⭐，隻設定一個，作為每天的完成底線。
  • • 作用：界定成功、确立信心、調整計劃、進行回顧。
• 用80%的時間思考，20%的時間做事。
• • 應用在重要的事情上。
  • 20%的關鍵大事，必須一次做對。
  • 有趣的現象：一旦開始行動，就容易忘記思考，也就是真正做某件事的時候，很難站在更高的位置思考問題。

Unbroken Time

不被打擾的時間，一般設定成超過半小時，總能帶來驚喜。

在這段時間裡，我們應該：

1. 做好一切準備工作：泡好茶、身體保持舒适放松、準備好觸手可及的記錄工具、心裡不再想其他任何事情。

2. 讓自己的心完全靜下來：進入“就緒”狀态，剛開始可能需要5至10分鐘。

   1）清空大腦。把大腦裡所有東西寫在一張紙上，哪件事情放不下就寫下來，緩解擔心遺忘的不安全感。

   2）盡量切斷外界輸入源的幹擾。可閉上雙眼，或放一些舒緩的背景音樂。

   3）固定時間段。尊重生物鐘，利于養成習慣、安排日程。

3. 進行頭腦風暴：注意做記錄的時機和方法，找到适合自己的既高效又不丢失靈感的方法。
4. 一定要重新整理一下思路：結束後，彙總，理出一個思路：
5. 1）思考了哪些問題？
6. 2）獲得了哪些思路？
7. 3）哪些是可行的？
8. 4）哪些是也許可行的？
9. 5）下一步該怎麼做？

【疑問1】這個時間設定在什麼時候呢？請回答下面5個問題：

1. 每天有沒有絕對不會被打擾的時間段？
2. 每天最忙碌的時候是在哪？公司，家？
3. 什麼時候時間比較充裕？早晨上班前，晚上下班後？
4. 可以自如地進入“就緒”狀态嗎？習慣背景音樂嗎？
5. 一般能保持精力集中多長時間？

[PS] 找一個最放松的時間段，估算保持精力的時間，和周邊的人約定不想被打擾，靜音一切通信裝置，放下所有雜念。

【疑問2】這個時間用來做什麼呢？

• 規劃：适合認真思考，仔細衡量。
• 總結和回顧：不能很好地回顧過去，就不能很好地面對未來。
• 策劃：利于形成一個完整的思路。
• 讀書：重視讀書帶來的個人能力提升，擠時間。
• 寫作：一氣呵成。
• 創意：單人版“頭腦風暴”，關注對自己靈魂和能力的挖掘，洞悉自己。

[PS] 追求工作效率、追求平衡工作和生活的人，最重要的就是把事情做正确（低頭工作時），以及做正确的事 （Ubroken Time）。

驚喜⭐：

• 認真地計劃自己的将來。
• 系統地考慮整個項目。
• 從某個高度思考人生。
• 高效地完成手頭的工作。

在人生的路上，别隻顧着趕路，也要留一些時間給自己辨清方向。

[PS] 家庭比工作重要。

最後一課：如何處理臨時突發事件

計劃老是被它打亂，并且一件接一件，沒完沒了

當遇到上司突然的邀請時，堅持三個原則：

• 原則一：要事第一。重要程度最終還是來自于自己的評判，我們是在為自己而活。
  • 如果要去做，要讓對方知道自己作出了怎樣的犧牲，并詢問這件事的目的以及對方希望自己怎麼做。
• 原則二：委婉而堅決拒絕。“我非常想去，但是…”。可以拿家庭當擋箭牌，一定要委婉而堅決，不能猶豫。
• 原則三：争取下次機會。如果真的拒絕了一次非常重要的邀請，一定要争取下次機會。
  • 在第二天詢問前一天晚上的情況，表達關心和惋惜，提及這次确實是因為日程的沖突。
  • 在一周内打電話告訴對方，如果下次有這樣的機會，自己一定不會錯過。
• [PS] 一個聰明的上司是不會因為被拒絕而改變對你的看法。

如何調整自己遭遇“突襲”時的情緒呢？

• 方法一：立即放松。不要帶着情緒去做，先站起來活動活動，安撫自己的情緒，思考接下來該怎麼做。
  • 如果放松兩分鐘後，仍然沒有平靜下來，就試試下面的方法。
• 方法二：做好最壞的打算。試想稍微調整一下原先的計劃會怎麼樣？其實世界也不會毀滅，人類也不會滅亡。
• 方法三：默念口訣。心理暗示，例如：“工作是别人的，身體是自己的，别為了别人的工作傷害了自己的身體。”
• 方法四：先改變自己。使用肢體動作創造情緒，比如愉快的動作，快樂的表情、呼吸狀态和走路方法；保持微笑，簡單易行。
• 方法五：積極樂觀。我們心情的不同往往不是由事物本身決定的，而是取決于我們看待事物的不同方式。

處理突發事件的原則：

1. 不要讓臨時突發事件影響你的情緒。時間管理的目的就是讓我們達到心如止水的境界，我們不僅需要一套像“衣櫃整理法”這樣優秀的事務處理系統，更需要一個健壯的情緒管理系統。
2. 重視“再次放入收集籃”的步驟。将做到一半的任務當作一個新的任務，再次放入收集籃。
3. 向周圍人推薦自己使用的時間管理方法。當周圍的人都成為了時間管理大師，有了“按日程表做事”的好習慣，你還用擔心他們會不斷地有突發事件嗎？

處理突發事件的具體步驟：

• 情況一：如果它隻需要大概兩分鐘完成，立即去完成它；如果是需要别人完成，立即安排出去，并花一點時間記錄，以便提醒自己監督此事的進展。
• 情況二：對事情進行評估，是需要優先處理的事情。先儲存手頭工作的進度和思路，寫入便箋。
• 情況三：可以先放入收集籃，過後再處理。

建立高效辦公區

花些時間盡力保持自己辦公環境的整潔，反而能節省翻找資料帶來的時間損耗。

其實就是衣櫃整理法的變種。

1. 所有資料分成四類：待處理、委托處理、整理歸檔、扔進廢紙簍 [原則：過去6個月沒有用過，現在也不确定今後是否用得上的，直接扔掉]。此外，還增加一類：大胃王，放一些分類不明确的資料。
2. 遵循四個标準：幹淨整潔、足夠簡單、觸手可及、功能完備。

附加經驗

• 随時清空大腦，堅持一時一事。當有想法和事情幹擾時，立即記錄在收集籃裡。
• 每天清空收件箱，知道每件事情如何處理即可。
  • 兩個郵箱，一個用來新增賬號等，一個供工作用。
  • 盡量減少檢視郵件的次數，每天固定兩個時間段檢視，同樣依照“衣櫃整理法”原則處理。
• 抓住零碎時間。
• 将自己的方法告訴身邊的人，利人利己。
• 先分解項目，再執行。不要着急，先筋骨，再血肉；建立大局觀，提高邏輯性。