易臣文檔管理，可以實作對多種類型的文檔全生命周期的控制和管理，滿足組織的多樣業務需求，為組織提供高安全性、高效率性的檔案儲存、共享協作平台。
文檔是組織重要的核心資産。一個組織隻要開始營運必然會産生大量的書面檔案、影像檔案、掃描檔案等等，每個文檔的性質狀态可能是已經正式釋出，或者是正在草稿編寫階段，或已廢棄删除等等。
如何有效管理這些文字檔案、圖像檔案等文檔的存儲、分類和檢索，則是評判一個文檔管理系統是否優秀的标準。解決文檔的存儲、安全管理以及檔案查詢、線上預覽并進行分享則是文檔管理的關鍵。
傳統的文檔管理場景往往隻是管理存檔的文檔資料，基本上都存在這些問題：
1、碎片化存儲，文檔散落在各個工作計算機和移動裝置中，沒有統一的歸納和存儲，導緻資訊查找麻煩，無法快速找到所需檔案；
2、權限模糊，從業人員對内部檔案的權限不明确，容易導緻核心檔案被誤改或者誤删，因而組織利益受損；
3、管理不智能，工作中經常需要修改文檔内容，導緻一個文檔經常有多個版本，團隊很難區分哪個是修訂後的最新版本，極其影響協作效率。
易臣文檔管理特色
易臣文檔管理，可以實作對多種類型的文檔全生命周期的控制和管理，滿足組織的多樣業務需求如檔案權限管理、檔案版本管理、檔案空間管理等等，為組織提供高安全性、高效率性的檔案儲存、共享協作平台，極大地提升組織内部協同辦公效率。
一、統一儲存
平台的文檔存儲可分為個人檔案、部門檔案和公司檔案。例如部門可以建立專屬的團隊空間來存放團隊内部檔案，支援設定通路權限防止檔案洩露，可以建立多個不同層級的檔案夾把資訊文檔分門别類歸置，友善内部資訊共享。
文檔上傳支援多種文檔格式存儲，包括且不限于文字文檔、圖像檔案、影像檔案、壓縮包等多種文檔格式，支援對接OA其他業務系統進行文檔的接入接出，并對文檔資訊進行自動更新，幫助組織将分散的文檔資訊資産進行統一分類存儲和管理，友善共享與查找。
二、統一管理
提供全文搜尋引擎，支援關鍵詞搜尋、組合條件搜尋等多種檢索方式，通過關鍵字、屬性标簽等進行文檔的精準搜尋，幫助快速查找所需檔案。提供一鍵快捷收藏文檔功能，随時把文檔收錄進私人收藏夾中，還能一鍵清理收藏夾中已過期檔案，提高檔案查找效率。
支援十多種權限控制，如文檔的預覽、編輯、建立、上傳、下載下傳、删除等。根據組織的管理要求建立不同的管理權限，按照崗位需要對個體自定義文檔操作權限，權限界限分明，保護文檔資料的安全，避免資訊洩露。
文檔資料資訊自動同步，開啟版本管理後，指定的格式檔案上傳後可以再次編輯更新内容，系統智能顯示文檔最新版本，避免團隊協作時混淆文檔版本資訊，導緻工作出錯。同時支援曆史版本的檢視和恢複，防止文檔崩潰或後期内容錯誤而造成損失。
線上一鍵分享文檔，可自由設定分享範圍為指定的部門、群組或個人，還可以設定通路有效期和發送提醒，保障文檔被及時接收，有效提升團隊内部資料分享效率，讓協同辦公效率更上一層樓。
價值效益
易臣文檔管理為組織提供一個安全高效、共享協作平台，實作組織各種類型文檔資料的規範存儲和管理，幫助快速查找所需檔案，支援嚴格區分不同人員的文檔操作權限，讓組織輕松控制和管理文檔的全生命周期，推進組織協同辦公效率的快速提升。