圖紙及技術文檔是機械制造類企業寶貴的知識财富，如何保障圖紙管理的安全性是企業保證研發生産流程順利開展的重要基礎。
一、不丢失
企業的運轉離不開各部門的互相協作共同推進，而員工之間的交流配合常常不可避免地出現一些問題導緻圖紙的丢失：
（1） 圖紙分散存儲在工程師的電腦上，人員工作流動幾乎無法在短時間内完整移交多年工作積累的圖紙及技術文檔；
（2） 圖紙命名沒有規範統一，在海量的電子文檔中常常找不到設計好的産品圖紙；
（3） 備份機制不完善，系統重裝及防毒軟體都有可能造成核心圖紙的丢失；
（4） 圖紙版本儲存不及時，産品更新、需求變更等原因修改了圖紙而導緻原始版本丢失；
（5） 員工工作習慣及工作态度很難掌控，常常有意和無意删除修改曆史圖紙。
所有核心圖紙及技術文檔的缺失都會造成設計資源的浪費，要確定圖紙管理的安全，首先應該保證圖紙的完整性，彩虹圖文檔管理系統有針對性地提出了制造類企業妥善的圖紙管理機制：強制集中存儲企業所有的設計圖紙避免工作交接造成丢失，按照企業制定的規則自動生成圖文檔的名稱及編碼友善後期搜尋定位；
建立完善的備份機制，定期對企業圖文檔進行備份防止病毒感染；
建立完善的權限機制，根據崗位職責配置設定相應的删除、修改等敏感的操作權限并記錄系統的記錄檔以便日後追溯。
通過這些管理措施，企業可以輕松解決圖紙丢失問題。
二、 不洩露
核心資料洩露流失一直是圖紙管理緻力解決的重要問題。圖紙外洩輕則錯失商機，重則可能造成企業面臨生死存亡的危機。
在這個問題上，企業常常面臨兩難的尴尬局面：防範松散，圖紙安全機制形同虛設；防範過嚴，設計人員怨聲載道，設計效率大打折扣。
一般情況下，企業圖紙的洩漏源有幾個方面：
（1） 圖紙操作權限不夠明細，基本上具備修改圖紙的權限同時就會擁有其他下載下傳、導出、删除的所有權限，這樣普通員工都能輕松掌握企業所有項目産品圖紙文檔的内容；
（2） 圖紙因為分散存儲，日常的設計協同交流基本靠圖紙傳送，無形中大大增加了圖紙的副本數量，而企業很少會掌控副本的去向；
（3） 缺少對圖紙外洩途徑的監督。因為需要設計協同企業很難管控類似移動存儲媒體、外網檔案傳輸等洩密途徑；
（4） 企業伺服器等存儲圖紙的核心裝置沒有相應合理的防護措施。
防止圖紙洩露，實際上就是解決圖紙在嚴格的安全機制下提高使用效率的問題，否則，企業隻需要把所有電子文檔存儲在硬碟上鎖起來就可以杜絕任何圖紙外洩的問題。
那麼如何平衡好圖紙安全和效率的沖突就是有效減少圖紙外洩隐患的最好方案。
彩虹圖文檔管理系統把圖文檔的操作權限細分為20多種，企業可以根據不同的崗位職能賦予相應的操作權限，讓正确的人擁有合适的權限做該做的事情。
此外，所有上傳到服務端的圖文檔全部自動加密存儲，隻能通過用戶端通路才能有效通路，直接實體拷貝出來無法打開。
通過系統通路檔案的操作就可以記錄下來友善日後追溯。
而且系統内置即時通訊交流功能，可以支援區域網路内檔案的傳輸交流，讓圖紙設計部門日常工作完全脫離移動存儲媒體和外網連接配接，從根本上杜絕圖紙外洩的可能。
三、不錯用
圖紙錯用造成生産浪費的問題在很多制造類企業中層出不窮，對于非标産品的生産企業來講，有時候圖紙錯用甚至造成影響企業存亡的生産事故。是以，圖紙使用的準确性是圖紙管理安全性保障的重要方面：
（1） 拟制狀态文檔流落生産使用部門造成圖紙錯用；
（2） 版本錯亂，誤用舊版本導緻生産浪費；
（3） 圖紙變更流程環節落實不到位，人為錯估變更影響範圍；
要避免圖紙不錯用，需要建立一整套圖紙稽核流程，盡量減少人為幹預。
彩虹圖文檔管理系統将集中的圖文檔按照不同的狀态分類管理，避免生産使用部門接觸拟制狀态的文檔。
所有圖紙需要審批歸檔流程進入受控狀态後才允許被發行，受控狀态的文檔不需要修改和删除，所有浏覽發送等操作都預設針對目前最新版本，避免版本錯用。
受控狀态的文檔一旦需要變更，需要走變更流程，變更内容會自動通知圖紙涉及的所有部門，進而降低因變更通知不及時導緻的錯用風險。