崮德好文連載 - 時間&事項管理工具

在阿裡巴巴上班，有非常多的事情要處理，不管你是管理者還是普通員工，你每天都會收到無數的釘釘消息，也會被拉入無數的釘釘群，還有接到無數的電話會議，是以你如果沒有時間&事項管理工具，就靠大腦記憶，那你絕對很快就被這些資訊淹沒，然後過了一段時間，絕對會被很多人投訴：比如這個事情忘記辦了；比如那個任務delay了。我記得《得到》的羅振宇說過，“一個優秀的員工，應該凡事有回應，事事有結論。”那該怎麼做到呢？我自己剛到阿裡也發現了這個問題，第一周還有點不适應，但是我立即想到了很多的GTD（Getting Things Done）工具，可以用來做事項跟蹤和管理，每次有待辦事項，我就會立即記錄到GTD工具中，既便捷又快速。一周的使用後，我已經完全可以适應資訊洪流了，隻要立即記錄，絕對不會遺漏。曾經有個專家說，很多人老是喊時間不夠，其實調研下來，其中有1-2小時是用在回憶待辦事項上面，如果平時注意利用好GTD工具，則可以節省這1-2小時，用來好好看書充電也不錯。

在阿裡上班，經常會有很多供應商，方案商來拜訪，很多都是提前一周和你約，這個時候，如果一周也就一個約會，估計都很容易記住，但是如果一周有3，4個會議，而且有些是早上，有些安排在下午，大腦記憶的負擔就很重了。而且有些約會，還是時間重疊的，如果沒有記錄好，絕對會撞車。這個時候，我推薦用手機自帶的月曆來管理約會，因為這個月曆可以随時提醒你下個約會。通過這個月曆，我沒有錯過任何約會，也保證了既不浪費别人時間，也提高了自己日程安排的效率。

在工作的時候，會聽到一些好的建議，或者看書的時候，看到一些好的觀點，好的名人名言，好的工作方法，好的思維方式，當時看了很興奮，但是時間久了，回憶不出來。是以這個時候絕對推薦你使用電子化的方式把這些資訊收集起來。比如我就記錄了下面的這些名句：

1、“每個人心裡都有一團火，路過的人隻能看到煙。但總有一個人，總有那麼一個人能看到這團火，然後走過來，陪我一起。我帶着我的熱情、我的冷漠、我的狂暴、我的溫和，以及對愛情毫無理由的相信，走的上氣不接下氣。我結結巴巴地對她說：‘你叫什麼名字？’從‘你叫什麼名字’開始，後來，有了一切。”

2、兵者，國之大事。死生之地，存亡之道，不可不察也。

3、求之于勢，不責于人

每每空閑，可以把這些名句拿出來回味，感覺給自己的大腦做個體操，也讓自己的思維方式鍛煉一下，非常有效。

和供應商開會，和客戶開會，一定會有很多資訊分享，早期的做法是記在腦子裡或者本子上，用腦子記，容易時間久了忘記；用本子記，不容易查詢。我建議大家用電子記錄工具來記錄，這些工具都可以基于時間順序記錄會議關鍵内容，并且可以在以後查詢和浏覽，非常友善。

生活中，有很多時候，我們腦中會閃過一個idea，如果當時沒有記錄下來，幾分鐘後我們就會忘記了，下次要去回憶這個idea就非常費力，是以我的建議是用手機随時記錄自己頭腦中冒出來的閃念，并時不時去看看這個idea，因為有時候自己覺得特别牛逼的閃念，可能過了一周發現，其實也沒有啥可以興奮的，那在過一周，是否就可以考慮删除這個閃念。當然也有一種情況，你越看越覺得有意思，那是否可以把這個閃念提高優先級，多和不同的人去聊這個想法，通過多聊來碰撞新的火花，也許可以得到更多的體感。

有很多同僚問我，崮徳，你每天都有這麼多想法，還要工作，學習英語，看書，大腦怎麼夠用，時間怎麼夠？我覺得吧，這個要看方法，而不是靠人定勝天。比如，我之前提到的日程管理，事項管理等幫忙記憶細節的小工具，可以把大腦從記憶瑣碎的細節中釋放出來，那麼清空大腦後，大腦的效率會大大提高。