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雲栖回顧|宜搭Plus+雲粒智慧,搭建企業級智能費控平台傳統費控存在的問題雲粒費控能力&宜搭能夠落地的事前、事中、事後管控

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各位下午好,我來自雲粒智慧科技有限公司,我相信在座的各位一定都是SaaS或者是企業數字化轉型應用開發浪潮中的一員,雲粒是一家非常年輕的公司,我們也是在去年的時候加入到了浪潮當中,成為其中的一個創業者。

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今天下午向大家彙報一下,我們在這一年多來所做的産品的方向,也來講一講跟宜搭的合作以及它幫我們做了什麼。目前雲粒其中的一個業務方向是我們做了企業費控的産品,主要是面向企業差旅報帳的環節。應該說,差旅以及差旅全生命周期管理對于所有的企業,尤其是資訊化程度沒有那麼強的企業來講,一直是一個痛點,而且這個痛點如果跟企業的使用者真正的聊以後你會發現是一個全方位的痛點。

企業的CEO在抱怨,我們公司的差旅成本居高不下,想要砍,又怕耽誤業務,該怎麼辦?員工說,這個公司的差旅管控太嚴,我們想要做業務都受制于此做不好。财務說,員工每次貼的差旅光發票的稽核就一大堆問題,而且我們無論用什麼樣的管控手段老闆都還是不滿意。是以這樣的一個吐槽基本上會使得企業的差旅,這個企業跟市場的業務運轉關聯最緊密的操作,其實是一個效率很低,有待于完善的環節。

在這一輪的數字化轉型的浪潮當中,我認為所有在企業内部跟它的業務緊密相連,并且因為效率、因為成本存在問題的這些領域都值得SaaS的廠商進來,把它的重新優化一遍。

前不久在消費行業有一個很著名的人物叫雕爺,他說新零售的浪潮來了,所有的消費品都值得被重新做一遍。我想在企業服務,在産業網際網路裡面,可能也會有一個類似的判斷,企業所有的業務環節隻要他之前的數字化轉型的進展還沒有那麼強,裡面的痛點比較多,可能這個領域的應用也都值得重新再做一遍。

傳統費控存在的問題

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我們來看一看,傳統的企業差旅的管控和費用控制到底問題出現在什麼地方,因為整個差旅是一個全生命周期的問題,在事前主要的問題是計劃很難定,年初企業要做差旅的預算,在每一次差旅發生之前要做每一次差旅這樣的計劃。

在事中,所有的差旅過程中我要訂酒店、車、用餐,甚至跟差旅過程中相關的一些商務的費用也好,它怎麼去操作,企業沒有辦法管的那麼細,全靠員工自己來掌握,那是否合規全憑自覺。

在申請報帳的流程中,企業會有各種各樣的要求和規定,員工拿着一堆的發票還要回憶自己差旅裡面每一個行程的細節,去了哪裡、做了什麼,然後把這些資訊如實填報出來。即使是這樣也不可避免出現一些問題,是以企業财務還要再一輪的檢查,看看裡面到底有什麼問題,而且還要避免裡面潛在的比如說虛假報帳或者是一些潛在的貪腐風險的出現。

到最後,所有的這些資訊彙總起來,企業老總也很關心,說我們企業今年的差旅到底是一個什麼情況,支援出去怎麼樣,所有的支出是不是真正的幫到了業務。所有這樣的一個鍊條,其實非常的繁瑣,而造成的這個鍊條很重要的一個原因是因為在過去,大部分這些環節的操作其實都是線下的。在這過程中,我們想要幫助企業做數字化,把它原來線上下所有的操作搬到線上。如果所有的這些環節能夠通過線上來完成,可能大量的這種複雜的操作就不存在了。

雲粒費控能力&宜搭

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這是雲粒費控的一張架構圖,我們基本是圍繞着剛才所說的,在事前、事中、事後的差旅以及費用控制的各個環節去嘗試全部把它都數字化掉。

首先,在事前的差旅申請環節,不管是企業在年初差旅的計劃的預算,還是每一個次出行的形成的計劃和申請以及代理申請、合并差旅等等這樣的形成把它用手機端和PC端做了一個很靈活的申請的入口。在過程中,所有的消費環節,我們盡可能多的通過引入外部的合作的廠商,使得所有的操作都可以線上化。

基本上員工差旅的過程中消費比較多的無外乎就是機票、酒店的預定,用車和用餐的環節。感謝整個在消費領域的數字化浪潮的到來,其實絕大部分這樣的環節今天都是可以通過外部的服務平台全部把它數字化掉的,讓員工通過線下的方式去申請和消費,既消耗員工的時間,同時又很難讓企業能夠對這個生命周期所有的行李進行全鍊條的跟蹤。

在報帳的環節,我們一方面去鼓勵大量的使用電子發票的方式,然後用電子發票跟企業的财務去能夠直接打通。另一方面,也通過引入OCR等等一些智能化的識别手段讓員工通過發票填寫報帳資訊的操作能夠更加的簡單。

所有的這些環節,我們會盡可能多的把差旅的全生命周期的所有過程,包括員工的消費,包包覆管的審批包括過程中所有的差旅的目标跟最初的業務目标是否一緻,這些資訊全部都記錄下來,使得後續财務的稽核變得非常容易。

在這個過程中,要重點強調的是其實雲粒費控底層是宜搭這樣的平台。差旅費控是一個很典型的企業OA的系統,是以它需要用大量企業OA的通用的一些組建。比如說像頁面的搭建,像工作流,像報表。而宜搭其實提供了非常豐富的應用,可以用低代碼甚至少代碼開發的方式去開發搭建這樣的業務能力的模型。

事實上,類似的這樣的低代碼和無代碼開發的基礎平台現在業界有很多,甚至已經開始有了很多開源的産品。從我們的使用過程中,我們感覺阿裡巴巴所提供的這套平台跟普通平台最大的差別在于,自己是這個平台最大的使用者。我覺得這也是阿裡巴巴這一次加入到數字化轉型的浪潮當中它所提供的基礎設施和服務,可能差別于其它的廠商非常大的差別,作為一個IT基礎設施的服務商,阿裡巴巴同時也是一個數字化轉型的實踐的弄潮兒。

它的電子商務,它的金融包括它在其它的各個領域的經濟體裡面各種各樣的業務都在消費自身的基礎設施。是以宜搭這樣的一個平台在阿裡内部,經過了自身OA系統在各個不同業務場景的使用之後,再推出來,相比于一般做專用平台的廠家所提供的能力其實友善了很多。

比如像剛才葉總所舉的工作流搭建的例子。其實在搭建一個工作流的時候,因為工作流的某一個節點的屬性不同,而使得工作流出現分叉,這是在業務裡面相當常見的一個過程,而這個過程,比如說在财務的流程,在差旅管控的流程甚至企業其它的流程裡面所展現的能力是不一樣的,因為宜搭的平台在這個過程中,自身已經服務了阿裡内部的很多業務部門,它這裡面已經預知了很多的能力,使得雲粒在基于這個平台去開發應用的時候變得非常得心應手而且高效。

能夠落地的事前、事中、事後管控

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在這樣的基礎上,實際上雲粒的費控基本上為企業提供了事前、事中、事後管控的功能,而且借助于我們能夠提供的所有的數字化轉型的能力,我們可以讓企業在預先設定标準的時候能夠更簡單,而且标準可以設定的盡可能輕量級,因為事後所有的行為都可以被跟蹤和審計,是以我們完全可以把很多原來需要在事前管控的要求放到事後去做審查。

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因為員工在實際的操作過程中企業對他的這些行為是完全可知的,是以它也會在過程中有審視。舉一個例子,比如說在差旅過程中導緻差旅增加很重要的原因是臨時行程的更改,去預定短途的飛機票是比提前3、4天到一周去預定費用會高出很多。一方面,我們會支援企業去設計如果員工臨時修改行程導緻預定一天甚至兩天以内的機票和酒店的時候,就會給他的主觀發一封報警郵件,同時我們也可以支援在年末或者每個月跟員工自己出一個差旅分析報告的時候,提示他說本周你因為行程規劃的不科學導緻你花了多少錢。通過這樣的一個方式,我們一可以幫助公司節省成本,又可以充分調動員工的積極性,讓他能夠在過程中更多思考怎麼使得自己的差旅變得更加科學。

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今天限于時間關系,具體的這些内容我不作太多的介紹了,在事前、事中和事後的環節,其實企業的需求都會有不一樣的地方,是以今天雲粒的費控,它作為一個标準化的SaaS的産品,我們提供了大量面向企業定制化內建的接口,可以跟企業自身的業務審批流,它的财務系統,它的報稅的系統,甚至是他的工資和報帳管發放的系統去做對接,使得可以滿足每個企業更加個性化的需求。

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整個雲粒的費控産品,我們希望能夠幫企業打造數字化轉型的浪潮之後,企業的費用管理的全新的模式。

首先,把所有跟差旅審批,包括差旅和财務、差旅和業務的資料統一,把它彙聚到一起,讓企業的差旅可以根據這些内容進行靈活的調整和設定。圖中這些數字,實際上是我們在服務客戶的時候所取得的一些成績。我覺得最後一點對很多企業來講是非常有吸引力的,因為整個财務的稽核其實在很多企業裡面需要有專制的财務的同學來完成的,而利用人工的稽核又不可避免要出一些問題。這個時候通過資料驅動的智能稽核不僅可以提高準确性,而且可以幫助企業大大的降低成本。

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另外,在整個過程中由于上面供應商的引入,對于員工來講,我們也發現不管是加班的打車,還是差旅過程中臨時需要修改行程的操作,其效率都比以前提升了很多。

今天的費控隻是雲粒基于阿裡的宜搭平台所搭的一個SaaS應用,但是我們已經從中體會到了宜搭的平台的威力。最後,預祝所有的SaaS開發的應用好夥伴,能夠抓住這一波數字化轉型浪潮的機會,能夠做出更多優秀的産品,謝謝大家。

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