事业单位在部署绿盾数据防泄密系统后，保证了数据文件从源头上安全加密，在公司内可以正常流通。但对于需要外发出去的重要文件，就要先解密或制作成绿盾外发文件，防止文件被随意盗用、泄密。
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保护外发文件安全
▷灵活申请：
当员工终端需要外发或者打印重要文件时，需要向上级发出申请，上级可以查看该文件的内容并选择是否同意解密。同意解密后，员工终端点击下载解密文件即可外发或打印，且系统会完整记录所有申请文件，包括申请附件。
▷便捷解密：
针对高管、老板提供一键解密操作，可一次性批量解密文件，包括压缩包里的密文；提供 USB解密 Key 登陆后即可批量解密文件。
▷邮件白名单：
用户可根据需要设置白名单地址，发送加密文件到白名单地址后，加密的邮件会自动解密，并且提供批量导入的方式快速添加白名单邮箱。
▷管控外发文件：
对一些需发给客户的安全性要求比较高的重要文件，可以把它们制作成受控外发文件，控制其操作权限，包括：打开次数、生存周期、密码验证、修改限制、截屏限制、打印限制、过期自毁等，超出限制将无法打开文件，防止外发文档二次扩散。
▷文件追踪：
管理员可结合云平台系统对设置联网验证的所有外发文件进行追踪和二次管理，可查询到文件已打开次数、打开位置、剩余次数等数据，还可修改已外发文件的安全管理设置。