天天看点

搞定需求分析(4.1)——详细需求之功能主线【上】

作者:学习日记吖

业务流程识别|业务流程分析与优化

01.业务流程识别

搞定需求分析(4.1)——详细需求之功能主线【上】

信息系统的核心目的是为了支持业务,而业务支持的核心则在于对业务流程的固化、优化和重构,在进行需求分析的时候,需要识别出相关的业务流程。

首先我们需要了解什么是业务流程?

业务流程:企业或组织的核心价值在于响应外部客户的服务请求,通过一系列的协作满足服务请求,为客户带来价值,同时为企业/组织带来价值。

也就是说企业或者组织中每个成员的工作都是属于某个流程的,而且是多个流程;再梳理业务流程的时候,应该找到源头,也就是服务请求,才能够识别业务流程。

但是这还是远远不够的,找到源头是手段,但是我们的最终目的是为了能够识别出业务流程,这也就引出了端到端流程的概念,需要明确什么时候业务流程结束呢?其实他的关键点是要识别出完整和边界两个特性:

完整:所谓的端到端也就是服务请求从提出到满足的全过程,可以用来判断一个流程是否完整,需要站在服务请求的角度,去判断服务请求是否满足或者被拒绝。

边界:识别业务流程时涉及两种边界,一种是职能边界,也就是跨越了我们未涉及的业务域,另一种是系统边界,也就是不属于系统关注的部门。

在业务流程识别中主要分成四步,分别为:

1.识别外部引发的主、变、支流程:业务流程大多是响应外部客户、外部员工服务请求的,因此先识别他们。

2.识别内部引发的主、变、支流程:有些服务请求是由内部员工主动发起的诸如销售流程,还有一些是在特定时间、状态下发起的,因此识别完外部的,还需要从内部的角度分析,进行补充。

3.识别管理流程:有一部分流程是为了实现控制、监督、管理等意图,需要单独识别。

4.判断业务流程优先级:业务流程是信息系统交付的最小单元,因此对业务流程做优先级判断,有利于做出更合适的迭代计划。

识别外部引发的主、变、支流程:

搞定需求分析(4.1)——详细需求之功能主线【上】

识别内部引发的主、变、支流程:

搞定需求分析(4.1)——详细需求之功能主线【上】

识别管理流程:

搞定需求分析(4.1)——详细需求之功能主线【上】

判断业务流程优先级:

搞定需求分析(4.1)——详细需求之功能主线【上】

任务产出:

搞定需求分析(4.1)——详细需求之功能主线【上】

业务流程列表模板

02.业务流程分析与优化

在标识出相关业务流程之后,就要针对逐个流程进行了解和分析,以便于绘制流程图,并且对关键流程做一定的优化。为了做好业务流程分析与优化,首先需要了解的就是两个关键问题:业务流程是分层的;业务流程分析的关键是理清流程八要素。

业务流程是分层的。主要分成组织级、部门级、个人级。优先级也按照顺序逐渐减弱,在判断某一个流程级别是否过高时,可以参照两个原则:

是否与协作无关 & 是否不是独立可汇报的工作单元

组织级流程:展现部门间协作,以部门魏泳道或者职能带区,抽象层次由读者对象的管理视野决定。

搞定需求分析(4.1)——详细需求之功能主线【上】

部门级流程:展现岗位见协作,以具体的岗位魏泳道或者职能带区,与协作无关且非原子性活动不应该体现。

个人级流程:定义岗位的操作规程,通常没有泳道和职能带区,可尽量细化,需要考虑是否过于复杂,如果过于复杂,可再次分层,以子流程的方式进行。

搞定需求分析(4.1)——详细需求之功能主线【上】

业务流程分析与优化中主要分成四步,分别为:

1.选择流程图描述方式:根据读者、流程类型选择合适的流程图来描述流程分析的结果。

2.勾勒流程主体:理清业务流程中的分工、活动、协作、分支、产物关系五要素,搭出流程的主体框架。

3.补充事中管控点:理清业务流程中的异常、审批、规则。

4.分析流程执行过程的监管需求:从管理者对流程的进度、异常等方面的管控,识别、补充一些辅助的相关需求。

勾勒流程主体:

首先需要明确一点,不管是选择哪一种流程图,都是为了目的服务的,假设现在要分析的是业务流程图,大多数时候并不仅仅需要强调分工,还包括每个角色所要执行的活动,一般情况下选择活动图或者跨职能流程图。

如果强调每个角色执行的活动 选择跨职能流程图&活动图

如果强调角色之间协调、交互 选择顺序图(序列图)

如果强调数据处理过程 选择数据流图

选择流程图描述方式:

首先要做到“一听二问三读”,请客户代表或者业务专家讲述流程,可同步在纸上画出流程的脉络,这时候只需要明确分工、活动以及最基本的协作关系。

一听:做到不打断、不陷入细节,以最简答的方式勾勒出脉络,把分支、产物关系、异常、审批、规则都放在一边,绘制出草图

二问:沿着流程进行发问,看看是否存在分支的情况,然后边问边修正,梳理分支;同时也要我呢问各协作之间的产物关系,然后将其补充出来,得到这一步的初稿;同时也可以针对异常、审批规则等管理要素进行发文。

三读:讲一遍流程,和客户代表或者业务专家达成共识。

注意:

1.分工应平级,也就是说如果使用岗位名称、就全部使用岗位名称,如果使用部门名称,就全部使用部门名称。

2.活动的命名使用动宾结构,所有的活动都是一个工作任务,因此不能够使用名词或名词短语命名。

3.业务流程暂时不要考虑系统边界,在绘制过程中,不是只画与系统有关的部门,而是画出业务全过程,以避免后续在分析、设计阶段断章取义。

4.流程应该从服务请求者开始画起,例如,这个流程的起点是体检者来申请体检,因此要从这里画起,以保证流程的完整性。

5.主从活动只留一个,不能把主从活动都画出来,而是应该只留一个,留下哪一个要根据具体情况来定义,根据流程图给谁看来设计。

补充事中管控点:

为了更好的完成这一步,主要有以下几个步骤:

1.首先和业务专家、客户代表就“异常”进行交流,主要的思考方向是:“是否存在完全不不能够按照这个业务流程执行的情况?如果存在,那么应该怎么处理呢?”。诸如“应急流程”、“绿色通道”等,都是典型的“异常”处理流程,建议用文字或者另一张流程图来描述。

2.其次把重心放在审批上,可以询问“现在有哪些审批点?还有哪些环节存在执行风险?需要增加什么样的审批?由谁来审批合适呢?”,通过这些问题来收集相关信息。

3.最后沿着流程,思考是否需要设置一些规则,从规则类型角度上,主要有两类:行为规则:“决定能否执行、如何执行”;数据规则:“操作权限、数据构成”。以下几个角度可参考:

  • 协作间规则:用于控制流程协作的原则,“采购人员每月6号提供本月采购申请单”
  • 业务活动执行规则:执行各个业务步骤时需要遵守的规则。“在体检室,只对盖章的体检单进行体检”
  • 数据规则:针对表单、文档、生成产物的格式、内容进行限制的规则,诸如“所有的金额取小数点后两位”

分析流程执行过程的监管需求:

和管理者沟通,主要围绕以下几个角度:

“如何才能有效地监控执行进度和效率呢?”

“有担心的异常执行情况吗?”

“您还有哪些管控需求呢?”

流程初步优化:

在需求分析中,通常只需要对业务流程进行分析,但有时不可避免地要对部分关键的流程进行一些优化,毕竟信息化之后,有必要对原有的手工流程进行适度的优化。最典型的策略有4个,也就是“ESIA”

E:清除无效。找到流程中不产生效能的、浪费的、低效的环节,然后想办法清除

S:简化高频。对频率最高的环节进行优化,流程效率将上升。

I:整合依赖。将相互依赖的环节整合到一起,提高效率。

A:自动化繁琐:把人做起来麻烦的事情让电脑来干,提升效率。

任务产出:

搞定需求分析(4.1)——详细需求之功能主线【上】

继续阅读