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图解ERP【41】物料管理篇:库存管理补充内容

作者:让工厂管理变简单
图解ERP【41】物料管理篇:库存管理补充内容

补充:库存的用途和目的

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库存如果没有目的也就没有存储的必要,这是库存控制时第一个要考虑的问题。库存的目的主要是为了保证生产和销售的正常进行,有5种基本的库存类型:

安全库存:

即持有的最小库存或最低库存。主要用于应付计划之外的突发情况:需求来不及响应或者供应商炸毛等。(安全库存一般和安全提前期一起结合起来看,根据经济批量法计算出批量,最后计算出订货或补库的提前期)

季节性储备或预期储备:

受季节性供应约束的采购件,或者受季节性市场需求影响的产品,或者工作日历中的休假和法定假日因设备检修需要事先储备的物料等。

三个部分:

a.因季节性影响,供应数量变化的物料(最常见的就是农产品,比如开榨汁的店需要采购季节性的水果,那么某些水果就需要季节性储备,不然要么是量少了,要么是价格提高了,当然这类库存如何存储是需要考虑的问题)。)

b.某些产品存在淡季和旺季,比如服装零售或批发,在旺季到来前需要进行季节性存储备吧,在淡季到来前或者市场行情变差前,要提前计划怎么销掉库存吧。(你说我要反季节来一波清仓大甩卖,也可以啊)

c.自身或外部特殊日期或特殊情况需要储备的物料。(比如双11,双12等你都懂的)

以上这三个方面的储备,都是可以预测和计划的需用的时间和数量的。跳出来看,不仅是物料,其他方面如果面临变化或特殊安排时也可以做些相应的储备。

批量库存:

物料受供应,加工,运输,包装或享受折扣优惠或其他约定条件等因素的影响,必须按一定的批量生产或采购。(批量,批次,批号,批量规则,4P),所以批量库存可能会超出实际需要的库存。当批量规则采取固定批量法时,这类库存尤为突出。

在途库存:

物料具有流动性,在途库存就是流动的那一部分库存。比如内部的物料传送,外部的物料运输等。在财务对账时,已付款而未入库的的物料,需要用在途库存来对应“在途物料”的账单。

囤积库存:

所谓囤积居奇,指的就是囤积库存,既不用于生产也不用于销售,纯粹就是为了坐地起价。针对一些预测有涨价趋势的产品或物料,或者在未来可能会短缺的物料,进行大批量储备。(前面说利润来自流的移动,就是搬,这里是另一个,不仅是换个地方,换个对象,连换个时间或大环境都会产生利润,而时间环境变化的这类利润-囤积利润往往是巨大的)。如果囤积库存不用于生产,应归入不可动用量计算中,不参与需求计算。

系统可根据用户设定,把超过设定的“最大允许存储天数(货架天数)”,在一个时期内没有发生任何业务的库存,或超过规定的“最大存储量”标识出来,提醒管理人员分析并采取措施。(超时和超量的需要额外备注,你不能说就是为了囤积居奇。。)

补充:库存的费用

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库存费用考虑因素:

物料价值:

物料的单位标准成本或者计划价格。在物料清单主文件中定义。(一般标准成本指的是取历史某一段或几段代表性时期数据的平均值和当前基础数据进行比较或计算得出的数据)

订货费:

包括采购和加工两个方面,就是为了获取物料所要支付的费用(包含直接材料,直接人工和间接费用):准备订单,洽谈,运输,搬运,验收,办公和管理费用。订货费用与订货的批量和次数有关,批量越小,次数越多,成本越高。订货费用或订货成本也在物料清单主文件中定义。

保管费:

指为了保存物料所要支付的费用:利息,折旧,损耗,财产税,保险等,如果是租赁的仓库或货位等,还可能包括租赁费和管理费。(如果说一下子无法统计具体涉及哪些保管费,可以从具体的财务入账那里找到,除了已经入账的费用,有时候还可能包括一些间接分摊的费用)

经济批量法计算批量时就是根据以上这三个数据来计算。

短缺损失:

指由于物料出现短缺造成的停工待料的损失,紧急订货的额外开支(包括加班和紧急采购),未按期按量交货造成的客户索赔,撤销订货甚至的丧失市场等。

(物料价值指的是物料本身的成本,订货费指的是订货业务所涉及的成本,即订货过程中除了直接材料费以外的成本,保管费用指的是用于库存管理的费用,这三者是为了销售和生产所需的库存要支付的费用。

短缺损失是一种情况:当物料库存不足造成的损失,所以在计算成本时,不仅仅要考虑已经支付的费用,还要考虑包含造成的损失,这个损失实际上是间接费用分摊到了某个产品物料上,在财务核算时,肯定会有这样那样的帐是找不到名目的,这时就需要对费用进行分摊,分摊原则是:谁受益谁分摊,谁背锅谁分摊,就这两种)

补充:库存的事务

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上面库存的控制主要分为两个部分:时间和数量的控制,成本(费用)的控制。

除了库存的控制以外,便是库存的日常事务管理:

物料位置的变化:

即物料的移动,也就是物料的流动性,包括内部流动和外部流动。前面说物料的流动产生利润,同时也产生费用(成本)。在流动的过程中,宏观来说就是通过信息流的管理,来控制和追踪物流和资金流的变化。微观来说,就是在物料流动过程中的相关业务管理:通过一系列的单据对象来管理。(这些单据对象也可以用投产控制的观念来看,投入的是需求,产出的是需求,计划,执行或结果,为下一个业务提供输入,一直到整个供需链的完成)

物料数量的变化:

位置的变化伴随着数量的变化。数量的变化无非就是增加或是减少,要么用于生产领料,要么是用于销售提货,要么就是物料入库,还有就是一些损耗品的领用等。还有位置不变数量变化的情况:如盘库或者JIT的反冲(核销)等,这种变化不是实际的物料数量变化,至少不是当前这个时刻实际物料数量变化,而是之前物料数量已经变化了,在此时进行核算罢了。

(结果是一样的,很多时候出现这样或那样的问题,就是一个标准或规范的问题。

比如之前做财务核算的系统,到最后总是有些物料或产品对不上,是什么原因呢,一是成本计算时,某些物料还没有反冲完成,所以光从库存管理的数据来对还不行,还得把加工单或日产记录翻出来,二是计算的体系不一样,用的不是一个标准。

这里面就涉及一个提前期问题,如果提前期跨度比较大,是跨月度的,那么核算时你是放在这个月呢还是上个月呢,还是下个月呢,这就得就有个标准,因为根据现有的定义:放在哪个月都是合理的,当然这种问题比较简单:只要保证不重复计算就行了,爱放哪放哪好了,或者定义一个标准:全部按初始时间(入库时间)或者全部按出库时间来放,统一一下就好了,其他的比较搞的情况是。

有一些产品账目是真的对不上,为什么对不上呢?肯定是有原因的:就是一些已经取消的订单或者合并或拆分的订单没有备注,谁知道呢?所以一有问题就需要去问一下缘由,最后发现都是没有注明的问题,这个是系统的问题。很多时候人为觉得没有必要的事情往往就会成为问题,可能当时知道,以后数量多了,事情多了,就不知道了,所以为什么需要ERP,就是从细节上(无论是不是无关痛痒的问题或数据)都要记录并且根据客观情况如实的记录,要保证业务正常运行和高效通畅的运行,就必要有效的进行细节控制)

物料价值的变化:

也就是价值流,一方面在物料的位置和数量变化的情况下,物料的价值也可能发生变化,比如升值了或者降值了。另一方面是在存储的过程中,由于时间因素或者物料本身发生变化,比如过期,质量或者废弃等。此时在物料的单位标准成本上就需要做相应的调整。

物料状态的变化:

在物料下达订单未付款或未到货的状态下,此时将物料定义为订单状态,而到货入库时则定义为实物状态。在计划期内,可以将订单状态的库存纳入计划,因为计划期还可以调整,如果在需求期或者总装期,必须只能将实物状态下的库存(包括在途库存,除非出现特殊状况)纳入提前期计划。

库存事务管理

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企业应当列出在在日常经营生产活动中,都有哪些库存事务,并分析这些事务同哪些物理位置(目标对象)发生关系,涉及哪些会计科目,借贷关系如何,又涉及哪些订单。在系统中需要对每一种库存事务进行明确定义和编码。

(但凡是业务,无论是哪种业务,都需要进行明确定义:目标,计划,范围,流程,控制,材料,资源,成本,投产分析等等)。定义方式可以参考BOM或其他基础数据的模式,所谓弄一套规范,首先肯定从基础数据的定义开始。从数据的角度来看,就是静态数据,动态数据和中间数据。静态数据指的是变化不大的基础数据,动态数据指的是业务过程中产生的数据,中间数据一般是根据静态和动态数据根据目标需求产生报告,报表,分析数据等。假如没有静态数据或者有但没有明确定义,那么实际上所有的BI分析数据是不够完整和准确的。

没有完全准确的数据(这是个哲学的问题,不扯了),只有足够切实的数据,另外一点,人们有时候只想看到他想看到的数据。所以这里的标准就是客观和切实,这就是准确数据。

系统化的目标就是将一切业务用数据来表达,颗粒度越细,系统化的难度越高,首要的问题是如何表达的问题,所谓数据,即是数字和凭据(凭据包括依据和证据-依据用于未来,证据用于过去,而数据用于当下。是数字不是数值,可能是文字,也可能是图形,可能是描述,是签名,也可能是表单,是视频,是声音....)。大多数的实际情况用数值和文字就可以表达,一些无法具体计算的可以用优先级或者权重。基础数据通过描述对象来实现,要想系统化,可以使用OOP来导入系统需要的数据。)

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