本文是《<b>七周成為資料分析師</b>》的第二篇教程，如果想要了解寫作初衷，可以先行閱讀七周指南。溫馨提示：如果您已經熟悉excel，大可不必再看這篇文章，或隻挑選部分。
<b>快捷鍵</b>
excel的快捷鍵很多，以下主要是能提高效率。
ctrl+方向鍵，對單元格光标快速移動，移動到資料邊緣（空格位置）。
ctrl+shift+方向鍵，對單元格快讀框選，選擇到資料邊緣（空格位置）。
ctrl+空格鍵，標明整列。
shift+空格鍵，標明整行。
ctrl+a，選擇整張表。
alt+enter，換行。
ctrl+enter，以目前單元格為始，往下填充資料和函數。
ctrl+s，快讀儲存，你懂的。
ctrl+z，撤回目前操作。
如果是效率達人，可以學習更多快捷鍵。mac使用者的ctrl一般需要用command替換。
<b>格式轉換</b>
excel的格式及轉換很容易忽略，但格式會如影随形伴随資料分析者的一切場景，是後續sql和python資料類型的基礎。
通常我們将excel格式分為數值、文本、時間。數值常見整數型 int和小數/浮點型 float。兩者的界限很模糊。在sql和python中，則會牽扯的複雜，涉及運算效率，計算精度等。文本分為中文和英文，存儲位元組，字元長度不同。中文很容易遇到編碼問題，尤其是python2。win和mac環境也有差異。大家遇到的亂碼一般都屬于中文編碼錯誤。時間格式在excel中可以和數值直接互換，也能用加減法進行天數換算。
時間格式有不同表達。例如2016年11月11日，2016/11/11，2016-11-11等。當資料源多就會變得混亂。我們可以用自定義格式規範時間。這裡了解一下時間格式的概念，列舉是一些較通用的範例（不同程式設計語言還是有差異的）。
yyyy代表通配的四位數年格式
mm代表通配的兩位數月格式
dd代表通配的兩位數日格式
hh代表通配的的兩位數小時（24小時）格式
hh代表通配的兩位數小（12小時制）格式
mm代表通配的兩位數分格式
ss代表通配的兩位數秒格式
例如2016/11/11可以寫成：yyyy/mm/dd，2016-11-11 23:59:59可以寫成：yyyy-mm-dd hh:mm:ss。
<b>數組</b>
數組很多人都不會用到，甚至不知道有這個功能。依舊是資料分析越往後用到越多，它類似r語言的array和python的list。數組由多個元素組成。普通函數的計算結果是一個值，數組類函數的計算結果傳回多個值。數組用大括号表示，當函數中使用到數組，應該用ctrl+shift+enter輸入，不然會報錯。
先看數組的最基礎使用。選擇a1:d1區域，輸入={1,2,3,4}。記住是大括号。然後ctrl+shift+enter。我們發現數組裡的四個值被分别傳到四個單元格中，這是數組的獨有用法。
我們再來看一下數組和函數的應用。利用{}，我們能做到1比對a，2比對b，3比對c。也就是一一對應。專業說法是mapping。
=lookup(查找值，{1,2,3}，{"a","b","c"})
excel的數組具體應用，大家可以搜尋學習，可以提高一定的效率。但是python的數組更為強大，我的重點就不放在這塊了。
<b>分列</b>
excel可以将多個單元格的内容合并，但是不擅長拆分。分列功能可以将某一列按照特定規則拆分。常常用來進行資料清洗。
上文我有一列地區的資料，我想要将市和區分成兩列。我們可以用mid和find函數查找市截取字元。但最快的做法就是用“市”分列。sql和python中有類似的spilt ( )函數。
<b>合并單元格</b>
單元格作為報表整理使用，除非是最終輸出格式，例如列印。否則不要随意合并單元格。一旦使用合并單元格，絕大多數函數都不能正常使用，影響批量的資料處理和格式轉換。合并單元格也會造成python和sql的讀取錯誤。
<b>資料透視表</b>
資料透視表是非常強大的功能，當初學會時驚為天人。資料透視表的主要功能是将資料聚合，按照各子段進行sum( )，count( )的運算。下圖我選擇我選擇想要計算的資料，然後點選建立透視表。
此時會建立一個sheet，這是資料透視表的優點，将原始資料和彙總計算資料分離。資料透視表的核心思想是聚合運算，将字段名相同的資料聚合起來，所謂數以類分。列和行的設定，則是按不同軸向展現資料。簡單說，你想要什麼結構的報表，就用什麼樣的拖拽方式。聚合功能有一點類似sql中的gorup by，python中則有更為強大的pandas.pivot_table( )。
<b>删除重複項</b>
一種資料清洗和檢驗的快速方式。想要驗證某一列有多少個唯一值，或者資料清洗，都可以使用。類似sql中的distinct ,python中的set
<b>條件格式</b>
條件格式可以當作資料可視化的應用。如果我們要使用函數在大量資料中找出前三的值，可能會用到rank( )函數，排序，然後過濾出1，2，3。用條件格式則是另外一種快速方法，直接用顔色标出，非常直覺。
<b>當機首行首列</b>
excel的首行一般是各字段名header，俗稱表頭，當行數和列數過多的時候，觀察資料比較麻煩。我們可以通過固定住首行，友善浏覽和操作。header是一個較為重要的概念。在python和r中，read_csv函數，會有一個專門的參數header=true，來判斷是否讀取表頭作為columns的名字。
<b>自定義下拉菜單（資料有效性）</b>
資料有效性是一種限制，針對單元格限制其輸入，也就是讓其隻能固定幾個值。下拉菜單是一種高階應用，通過允許下拉箭頭即可。
<b>自定義名稱</b>
自定義名稱是一個很好用的技巧，我們可以為一個區域，變量、或者數組定義一個名稱。後續要經常使用的話，直接引用即可，無需再次定位。這是複用的概念。
我們将a1:a3區域命名為num，直接使用=sum(num) ，等價于sum(a1:a3)。
新手們了解資料庫，可以将其想象成無數張表sheet。每一張表都有自己唯一的名字，就像上圖的num一樣。資料庫操作就是引用表名進行查找、關聯等操作。使用sum，count等函數。
<b>查找公式錯誤</b>
公式報錯也不知道錯在哪裡的時候可以使用，尤其是各類if嵌套或者多表關聯，邏輯複雜時。查找公式錯誤是逐漸運算的，友善定位。
<b>分組和分級顯示</b>
分組和分級顯示，常用在報表中，在報表行數多到一定程度時，通過分組達到快速切換和隐藏的目的。越是專業度的報表（咨詢、财務等），越可以學習這塊。在資料菜單下。
<b>分析工具庫</b>
分析工具庫是高階分析的利器，包含很多統計計算，檢驗功能等工具。excel是預設不安裝的，要安裝需要附加元件，在工具菜單下（不同版本安裝方式會有一點小差異）。
分析工具庫是統計包，規劃求解是計算最優解，類似決策樹。這兩者的分析方法以後詳細論述。mac似乎有閹割。
<b>第三方應用</b>
excel是支援第三方插件的，第三方插件擁有非常強大的功能。甚至完成bi的工作。應用商店裡微軟的power系列都挺好的。下圖就是power map
第三方應用商店mac沒有，非常可惜。win使用者請用最新版本，老版本是沒有插件的。
主要的excel技巧和函數已經都教授給大家。excel博大精深，有一句說的挺好，我們大部分實際用到的功能隻有20%。熟練掌握這20%功能，日常工作足夠應付。重要的還是解決問題的能力。接下來是excel實戰内容，下一篇文章會直接用到5000行真實的資料分析師的職位資料。沒錯，用資料分析師的資料進行分析，有點拗口。
本文轉載自阿裡雲合作媒體51cto，作者秦路，微信tracykanc。
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