如何發揮ERP系統中的财務監控職能？

erp系統的管理理念與特點

erp，是整合了企業管理理念、業務流程、基礎資料、人力物力、計算機硬體和軟體于一體的企業資源管理系統。erp系統運用資訊技術将企業的資金流、物資流、資訊流進行有效的內建，使其協調運作，進而實作整個系統工作績效的最優化，其核心的管理理念就是實作對企業整個供應鍊的有效管理。它展現以下幾個方面的特點：

(一)一體化管理的特點

在傳統的企業管理中，采購、生産、銷售、财務、人力資源等幾個關鍵的企業行為相對獨立，各有各的管理方式與系統，互相之間的資訊用人工的方式進行傳遞，這就造成了資訊的重複處理，甚至人為造成資訊的不一緻性，降低了效率，浪費了資源。而erp系統提供了一個統一的平台，有效整合了企業行為中的各環節，其資訊的傳遞是線性的，從訂單到利潤的實作。形成了一體化管理，進而有效地調動了企業資源，提高了管理效率。

(二)适應企業多種生産方式的特點

企業的生産方式是多種多樣、富有個性的。一套好的管理軟體不僅展現先進的管理理念，還能适應企業多種生産方式，引導企業适應市場變化。erp系統支援對混合型生産方式的管理，其管理思想主要表現在兩個方面：其一是“精益生産”的思想。即企業按大批量生産方式組織正常生産，通過流程再造，消除不合理的環節，提高企業正常生産效益;其二是“靈活制造”的思想。是指特定情況下非正常生産，通過特定的流程，有效調集企業資源，展現企業對市場的反應速度。

(三)充分展現了事先計劃與事中控制的特點

erp系統通過一體化管理，使企業管理者能實時了解生産各環節資源使用情況，通過計劃管理進行事先計劃與事中控制。系統中的計劃體系主要包括生産計劃、物料需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執行計劃、利潤計劃、财務預算和人才交流計劃等，這些計劃功能與價值控制功能已完全內建到整個供應鍊系統中，并通過定義事務處理相關的會計核算科目與核算方式，在事務處理發生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和資料的一緻性，進而實作了可根據财務資金現狀，追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發生的相關業務活動，改變了資金資訊滞後于物料資訊的狀況，便于實作事中控制和實時做出決策。

(四)強調管理環節中協調作用的特點

erp系統的計劃、事務處理、控制與決策等功能都是在整個供應鍊的業務處理流程中實作的，它要求在每個流程業務處理過程中最大限度地發揮每個人的工作潛能與責任心，流程與流程之間則強調人與人之間的合作精神，以便在有機組織中充分發揮每個人的主觀能動性與潛能，進而有效實作企業管理中資訊的橫向傳遞，減少資訊傳遞的中間環節。使企業管理由層層管理的“高聳式”組織結構向管理者直接面對作業層的“扁平式”組織機構轉變，提高企業對市場動态變化的響應速度。

erp系統給企業财務工作帶來的變化

在erp系統中，财務管理是核心環節，企業所有環節産生的資訊最終都要通過财務管理進行內建，企業經營的成果也在這個環節展現，erp系統賦予财務管理環節以更多的管理與監督的職能。

(一)對于财務憑證的處理

在erp系統中，企業财務資訊的來源發生了變化，由于各業務子產品分散在各業務環節中，比如采購子產品由采購部門使用，庫存子產品由倉儲部門使用，銷售子產品由銷售部門使用，而總賬、往來賬子產品則由财務部門使用，各子產品使用者通過一種環環相扣的方式形威最終的內建資訊，而一些财務資訊在業務操作時就已形成。比如在采購流程中，發出訂單時不産生會計資訊，驗收入庫時則通過對采購資訊的比對自動生成标準成本會計分錄。在傳統資訊處理方式下。要等到材料入庫、驗收、财務部門核對供應商發票并登入賬薄後才能了懈材料的進、出、存等情況，而在erp系統進行中，每一個環節業務的處理都有相應的資訊形成，并可以随時檢索使用。傳統的企業财務資訊處理系統，無論是一級核算還是二級核算模式，最終的财務資訊、會計憑證、會計分錄等都是由财務部門制作而在erp處理背景下，财務資訊的來源向業務領域延伸，财務部門所做的工作是保證業務環節處理的準确性、及時性，并進行修訂。

(二)erp系統中的計劃系統給全面預算管理提供了業務平台

預算作為管理層設定的對未來一個時期戰略規劃的數量表述，可以促使計劃的編制和執行，促進組織内部的溝通與協調，是保證企業沿着正确方向運作的重要手段。erp系統中有完整的計劃體系，而且這些計劃功能與價值控制已完全內建在整個系統中，系統對計劃執行費用的預測與控制，為企業實行全面預算管理提供了依據。

(三)erp系統的流程化管理給财務的監督功能的有效發揮提供了可能

erp系統中的一體化管理方式使得财務資訊的來源向業務領域延伸，财務部門所做的工作是保證業務環節處理的準确性、及時性，财務人員可利用erp系統及時抽取企業生産各環節運作資料。這就給财務監督工作向事前和過程控制轉變提供了可能，例如生産計劃的總量控制、項目管理的預算控制、采購環節的價格監督和使用環節的資金來源控制等等。

充分發揮erp系統财務監督的作用

(一)建立企業完善的全面預算管理體系

全面預算管理是将企業的決策目标及其資源配置以預算的方式加以量化，并使之得以實作的企業内部管理活動或過程的總稱。全面預算反映的是企業未來某一特定期間(一般不超過一年或一個經營周期)的全部生産、經營活動的财務計劃。實施企業全面預算管理，是把企業的經濟運作看成一個整體，以企業的目标利潤為主線，使整個預算管理活動圍繞目标利潤展開，通過“分散權責，集中監督”來有效配置企業資源，提高生産效率，實作企業目标。實施全面預算管理。促進了企業内部各部門間的合作與交流，減少了互相間的;中突與沖突，也促進了企業計劃工作的開展與完善，降低了企業的經營風險與财務風險。同時，預算為業績評價提供了标準，便于對各部門實施量化的業績考核和獎懲，也友善了對員工的激勵與控制。

在erp系統中。企業預算管理是企業資源配置的展現，是企業人行為流程管理的主線，也是進行過程監督的主要依據。建立企業全面預算管理體系，應以企業整體為目标，全面剖析企業資金流。對企業資金來源、使用方向等進行合理的分解與歸并。根據企業實際情況建立企業資金管理的“wbs”(是英文work breakdown structure的縮寫，中文的意思是“工作分解結構”)，進行标準化管理，使企業全面預算管理真正發揮控制與監督的作用。以預算的合理性、準确率為抓手，能預控企業的經營行為，降低企業經營風險。

(二)根據erp系統進行财務工作的過程重組與再造

erp系統的實施，使财務資訊的來源向業務領域延伸，減少了财務人員直接處理憑征的業務量。而保證會計及其他資訊的及時性、完整性，減少誤操作對資訊造成的不良影響成為财務會計人員的一項新的工作。财務人員應及時調整工作重點，對傳統的工作模式進行再造，明确新的工程流程和業務控制點，規範資金、物資需求的申報等。充分利用系統提供的資訊，對企業經營過程各階段上傳的資訊進行加工分析，及時對企業經營過程中物流與資金流進行控制與反映。

(三)規範企業資訊來源并確定資訊的正确、有效

資料管理是erp系統能否發揮其效率的關鍵，作為erp系統核心環節的财務對資料的要求更為嚴格。在傳統管理中，财務資料處理是财務部門份内的事，而在erp系統中全過程的資料都可能對财務資料處理産生影響。為了確定财務資料的正确、有效，應對資料産生的關鍵環節進行監督與控制：利用預算管理對企業的資金流動進行合理分類，利用财務憑證對資料的有效性進行核對和對物資的采購與領用進行規範，利用企業财務報表對企業經營效率、企業運轉狀況進行反映，進而實作對企業管理全過程進行監督與控制。

(四)利用erp系統建立企業動态績效監控系統

erp的應用，為企業提供了豐富的管理資訊。如何用好這些資訊并在企業管理和決策過程中真正起到作用，是衡量erp應用成功的一個标志。在erp系統完全投入實際運作後，企業應根據管理需要，利用erp系統提供的資訊資源設計出一套動态監控管理績效變化的報表體系。以及時回報和糾正管理中存在的問題。這項工作，一般是在erp系統實施完成後由企業設計完成。利用erp系統提供的資訊資源建立起自己的績效監控系統，不僅為企業管理和決策提供資料支援，同時也能監督、完善erp系統的規範運作。

總之，erp系統充分展現了先進的現代管理理念，是一套規範的、有效的企業管理工具，它的有效運轉将給企業帶來無法估量的效益。處于系統核心環節的财務部門，其職能的有效發揮将對系統的成功實施起着舉足輕重的作用。

本文轉自d1net（轉載）