有效的管理者用三個步驟掌握自己的時間

有效的管理者與其他人最大的差別，就是他們非常珍惜自己的時間，不把時間浪費在毫無貢獻的工作上。他們會用三個步驟掌握自己的時間。

第一步：記錄自己的時間

有效的管理者通常連續三四周為一個周期，每年用兩三個周期，每天記錄自己的時間耗用情況，目的是發現有多少時間是被浪費的。并且，必須在處理某項工作的當時記錄，而不能事後憑記憶補記。

第二步：分析自己的時間

1、把非生産性的和浪費時間的活動找出來。問自己：

Ø 哪些事根本不必做，做了也是浪費時間，無助于成果（對組織、本人、對方無貢獻）？

Ø 時間記錄上的哪些活動可以由别人代為參加而又不影響效果？

Ø 問自己的下屬，做了哪些浪費他的時間而又不産生效果的事情？

2、把管理不善和機構有缺陷引起的時間浪費因素找出來。

Ø 找出由于缺乏制度或遠見而産生時間浪費的因素。比如，同樣的危機出現兩次。

Ø 人員過多造成的時間浪費。判斷的标準是，如果一位經理人要将工作時間的1/10花在處理糾紛、摩擦、争執和合作上，那麼這個機關的人數就嫌多了。

Ø 組織不健全。其表現為會議太多。會議太多表示職位結構不當，機關設定不當，職責混亂。

Ø 資訊功能不健全，缺少報備回報及資訊的表達方式不當，如提供的資訊不是相關部門需要的資訊。

第三步：安排自己的時間

1、勻出整塊的時間用在處理重要的事情上

時間分割成許多段，等于沒有時間。是以，需要把所有零碎時間集中起來。具體方法因人而異：

ü 一周留出一天在家工作。

ü 把會議、稽核、分析問題等例行工作，規定排在一周内的某兩天集中辦理，把其他工作日的整個上午保留下來，處理重大事務。

2、定期對時間記錄進行分析。

3、給重要的工作任務定下必須完成的期限。

核心思想出自彼德.德魯克《卓有成效的管理者》