當你購買了功能複雜的機器,不會用,你會怎麼辦?你可能會去找一下說明書,看看這個機器的參數、使用方法、保養和維修等資訊。
一個人也需要說明書嗎?需要,當然需要
因為一個人遠比一個機器更加複雜。
一個人在工作中的角色不是單一的,是上級,是同僚,也可能是下屬。
人也不是孤立的,存在于各種組織和文化中,貫穿各種場景和流程。
01
你一定碰到過這樣的情況:工作碰到困難,卻不知道找誰幫忙?尬聊寒暄半天,對方告訴你這塊不歸他負責?找到對的人,卻得到了隻言片語,還是一頭霧水。
你會如何解決這個問題呢?
在位元組跳動,很多時候我們用個人說明書來解決這個問題。
什麼是個人說明書?
這就是個人說明書,用一份飛書雲文檔編輯好各種自己的資訊,放在個人簽名頁,當别人和我對話的時候,就能第一眼看到這份文檔。
這份文檔包含很多資訊,比如我的個人資訊、工作内容、日程安排、能提供的支援,甚至是我的愛好。
也包括你可能需要的材料和知識、用到的流程、需要誰的協助,如何聯系他們等。
比如,這就是飛書雲文檔内置的CEO謝欣的個人說明書模闆(非真實版本,僅為示意)。
02
可能你會說,這有啥,這不就是一份線上文檔麼?這有什麼了不起。
真的很了不起,因為效果特别明顯。
這份文檔,被位元組跳動十多萬人使用,帶來了極大的效率提升,減少的溝通成本難以估量。
真的很了不起,因為它用簡單的方式解決了複雜的問題。
它隻是一份簡單的文檔,不是一個複雜的系統,不是花費大量人力财力搞出來的軟體。
就是這一份簡單的文檔,就改變了協作的邏輯,實作了管理的創新。
說真的,單從這一點,就不得不佩服位元組跳動,真的很厲害。
真的有這麼厲害麼?
别急,我來給你講講這份文檔,到底是如何如何改變協作的邏輯,實作管理創新的。
03
之是以厲害,因為它将以流程為核心的配合機制,改變成以人為核心的配合機制。
什麼意思,在很多公司,是通過先找到流程,再找到對應流程上的人,是将人歸集到流程上,也就是由流程到人。
個人說明書,是将協作的突破口改變為,先找到人,再從這個人去找對應的流程,是将流程歸集到人,也就是由人到流程。
通過找到人,你不僅能找到他背後的流程,還能找到OKR、項目、日程、知識、配合關系。
先找人,明顯更加符合人的認知和配合機制。
04
之是以厲害,也因為它建立了一種新的協作載體和環境,降低了協作門檻,打破社交壁壘。
以往的協作載體和場景有哪些呢?電話、會議、郵件、面談、聊天都是。
這些協作場景有幾個特點,如果你需要擷取資訊,就必須要進行社交。
問題來了,你如果不太喜歡職場社交,或者你是一個新員工呢?
而且這些社交大部分還需要時間和空間的同步,也就是要在同一時間湊在一起。每個人都有自己的事情,要確定大家都有共同的時間和空間,很難。
即便大家坐在一起溝通了,擷取的資訊也是單次的,如果你忘記了,或者沒了解,要去問重複的問題,可能會不好意思,同僚也可能不耐煩。
用個人說明書,就沒有這種壓力和困擾,你不需要社交,也不需要對方有空。
你要的資訊都在這份文檔上,你可以慢慢的看,一遍沒看懂,可以看第二遍,忘記了,還可以看第三遍,不會不好意思。
05
之是以厲害,同樣因為它将以往的被動配合,變成了主動協作。
以前是你來找我,我給你講,有什麼資料,有什麼流程。是以經常會碰到重複多次問的,問錯的。
現在我主動把能提供的支援,你可能需要的資料,甚至你可能會問錯的地方,以及你應該去找誰,全部放在這份文檔上。
也就是我預判了你可能會在哪些事情上來找我,不用我一個個給你去講了,你看這份文檔就好。
看的人清晰明确,寫的人解放了自己,大幅節省了時間、提升了效率。
06
之是以厲害,還因為它能打破層級,建立公開透明和平等的溝通文化,趣味性十足。
如果你想知道CEO是否能給你提供支援,你敢去找他嗎?
假如把CEO當做工具人使用的話,你是不是想知道他的說明書呢?
如果能有這樣一份說明書,你會不會覺得非常有趣呢?
個人說明書就能達到這種效果。
它将管理者和員工一樣,變成一個協作的支援方,改變以往高高在上的姿态,将大家都工具化,打破層級。
此外,個人說明書是公開透明的,能讓更多同僚看見,進一步降低協作難度。
07
個人說明書這麼厲害,其實是和飛書的強大功能離不開的。
除了最基本的多人協同編輯、權限控制,一對多的社交屬性之外,和飛書雲文檔的連通性和多元素的離不開。
什麼意思,用一句話,就是飛書雲文檔能插入所有你能想到的元素:
找人,插入人名或群名片,直接進行聊天;
找知識,插入文檔、圖檔、連結、視訊等直接檢視;
要開會,插入日程卡片,加入日程直接入會;
管項目,插入項目管理,在文檔上進行跟進;
發審批,插入流程在文檔上就直接發起。
……
所有協作元素,在文檔上就能操作,不需要跳轉,且資料雙向同步。
08
現在你能感覺到個人說明書的厲害了吧。
總結一下,個人說明書,是利用現有工具,通過用法創新,用最小的成本最大幅提升了管理效率和效果。
它在一定程度上打破了層級,讓工作更加透明,加速了資訊傳遞,建構新的協作環境,将被動配合改變為主動協作,改變了協作模式。
更主要的是,它非常好玩,有強烈的趣味性。
悄悄告訴你,有同僚用它告别了單身,你不想來試試嗎?
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原文:位元組跳動十分推崇的個人說明書,到底是什麼東西
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得文Devin,原位元組跳動HR解決方案專家,16年開始對外講授OKR,在行平台資深OKR行家,再往前,獨角獸SaaS商業化負責人。