為什麼要選擇PDF技術

   為什麼要選擇PDF技術

一、電子文檔在實際應用中經常遇到的問題

1. 不夠安全：目前大多數檔案沒有對檔案内容進行更進階别的安全控制，一般人員可以很容易地打開、列印、複制檔案，造成檔案内容的洩密。

2. 不能信任：目前極大多數的電子檔案沒有數字簽名功能，這類檔案具有不可信任性及易抵賴性，無法證明檔案的真實性。

3. 不能跨平台：同樣的檔案在不同的平台或不同軟體環境下打不開,電腦常常告知應用程式用錯或版本太低。

4. 檔案格式會走形變樣：在不同版本的作業系統下或應用軟體下，同樣的檔案格式會走形，電腦常常告知缺少了特殊字型和插件。大大降低了檔案的規範性、嚴肅性。

5. 在網絡中傳輸太慢：目前檔案大都以WORD、WPS為主，其内容有時很大（特别是有圖形的時候）不利于在網上傳輸，在目前越來越多的B/S結構的應用環境下，用浏覽器打開一個較大的WORD檔案簡直讓人無法忍受。

6. 國際溝通出現問題：一個德國人在他的作業系統下無法直接檢視有中文字元的合同、法規、說明書等等。随着中國進入WTO後将會有更多的國際交流，我們不能指望世界上所有計算機都安裝中文作業系統（中文字元集）才能閱讀中文檔案。

二、PDF是解決這些問題的最佳方案

PDF是Portable Document format的縮寫,意為便攜式檔案格式,是Adobe公司開發的适于在不同計算機平台之間傳送和共享檔案的一種開放式電子檔案格式。經過幾年的發展,PDF已得到公認,成為網絡電子文檔的事實上的工業标準。它具有以下幾點主要功能：

1. 容易生成：不論使用何種電腦平台或應用軟體編輯的檔案,幾乎都可轉換成PDF。

2. 忠實再現原文：PDF格式的檔案能如實保留原來的面貌和内容,以及字型和圖像,螢幕上檔案可以放大到800%而絲毫不失清晰。用PDF閱讀器能夠在另外任一計算機的螢幕上浏覽與印刷效果(文字、圖形、影像)完全相同的式樣,還能全真地列印出來。。

3. 不依賴該計算機的硬體配置、作業系統和建立檔案的應用程式。使用者隻要安裝一個免費的PDF閱讀軟體,就可以在windows 98上閱讀由蘋果機作業系統建立的PDF,也可以在純英文版的作業系統下列印含漢字的PDF檔案。

4. 高安全控制。支援各種不同級别的安全性,如隻能閱讀,不能列印和選擇文字;可閱讀、可列印,但不能修改;可閱讀、可列印、可修改等。可以将以上權限配置設定給某一個具體人員。

5. 電子簽名：通過CA憑證為檔案進行簽名，保證檔案的真實可信與不可抵賴性。（明年可能推出相關法律，确認電子簽章的合法性）。

6. 檔案容量小，便于網絡傳輸：PDF是一種壓縮檔案，支援多種壓縮、編碼方式,檔案更緊湊。大小是HTML的1/5，是WORD的1/4到1/20之間。

7. 強大的檔案審閱功能：ACROBAT提供強大的審閱管理和添加注釋工具，友善使用者審批檔案。不同的使用者不但可以簽批意見，而且還可以對自己的意見進行簽名，同時檔案還能儲存所有審閱人的版本。

8. 檢索功能：PDF不是圖檔檔案，它可以進行文字檢索。

9. 電子表單功能：PDF可以是一個電子表單，用來填寫、收集、通路、運算資料，完全可以取代目前用HTML形式的線上填表，此外PDF還支援離線填表。

三、PDF與html的比較

html是目前internet上主要的資訊釋出形式。它可以描述出web頁面基本的樣式,圖文并茂,并有互動及超連接配接功能。PDF同html一樣也具有表單互動和超級連結功能,适合于網上釋出資訊。但與html不同的是PDF還具有描述精美版面的能力。PDF實作了紙張印刷和電子出版的統一。排版後的内容儲存成PDF檔案,則能在傳遞印刷的同時,進行網絡發行,而不必象目前的一些作法一樣,需要兩組人員,一組為紙張印刷進行排版生成PS,另一組為電子出版創作html檔案,造成資源和人力浪費,生産效率低下。

html除了沒有版面描述能力外,還經常出現資訊的不一緻性(如不同平台,不同浏覽器,不同尺寸的浏覽器視窗看到的同一web頁面呈現出不同樣子)。而在PDF中已經很好地解決了這個問題。

三、成功案例

目前在國際的學術界與高科技業界，PDF 的檔案可以說是存放資料的主流，在各國政府機構的電子政務領域中，PDF幾乎是一統天下，包括美國政府、英國政府、德國政府、新加坡政府、台灣政府、香港政府、印度、澳洲等等。另外一些政府機構也在大量使用PDF，僅在美國的就有：美國聯邦法院、美國太空總署、美國藥物食品管理局(FDA)、美國國家檔案局、美國35個州政府财稅局、美國郵政服務、疾病控制與預防中心、小型企業管理局、人口普查局等等。PDF在美國的應用是非常廣泛的，但還不一定是應用最多的國家。

在我國台灣的“公文電子交換推廣計劃”中也要求各級機關、學校、事業機構等全面實施公文電子交換，并使用ACROBAT軟體。