GTD

GTD是英文Getting Things Done的縮寫，是一種行為管理的方法，也是David Allen寫的一本書的書名。

GTD的主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來。通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情。

GTD是關于什麼的

和其他時間管理專家不同的是，Allen并不把重點放在設定任務的優先級。他提出制定出在各種環境下的任務清單，例如，制定一個需要打電話的清單，或者在市區才能完成的事情的清單。他也建議任何兩分鐘之内就能完成的任務應該馬上做。

GTD在心理上的好處在于使你需要完成的事情相關的資訊易于儲存，跟蹤和擷取。Allen認為導緻很多我們在做事的時候碰到的腦力上的障礙的原因是前期的計劃不足（舉個例子，對任何項目我們需要弄清楚要達到什麼目标，還有什麼措施需要完成）。

Allen認為我們的腦力上的“提醒系統”相當的低效，很少能夠在恰當的時間和地點提醒我們需要做的事情。是以，把“下一步行動”根據場景分類存放在“可信的系統”當中，是一個能使我們在正确的時間得到正确的提醒的手段。在“GTD”中有很多個人的管理小技巧在實行Allen描述的工作流程中很有用的。

一個很概括的對于Allen的書的内容的描述是對于任何事情都準備好:

“把所有事情都從你的腦袋裡弄出來。在事情出現，而不是在事情爆發的時候,就做好相關行動的一系列決定。以合适的類别組織好你的項目的各種提醒以及下一步的行動。保持你的系統更新和完整，充分地檢查，使你在任何時候都能信任你的對于你正在做（或者不做）的事情直覺的選擇。”

GTD的核心原則如下：

搜集

把任何你需要跟蹤或者記住或者做的事情記在Allen稱之為‘水桶’的地方：一個收件箱，電子郵箱，錄音帶，筆記本，PDA，或者它們的組合。把你腦子裡的任何東西都拿出來放到你的搜集裝置裡，準備好做下一步的處理。每星期所有的水桶都應該被至少清空一次。

處理

處理你的收件箱要遵循一個嚴格的工作流程：

• 從最上面開始。
• 一次處理一項。
• 不把任何東西放回收件箱。
• 如果任何一項需要做：

• 做（如果花的時間少于兩分鐘）
• 委托别人完成，或者
• 把它延期。

• 否則

• 把它存檔以便查詢，
• 把它扔掉，或者
• 使它成熟以便下一步的處理

兩分鐘原則：任何事情如果花的時間少于兩分鐘，那麼馬上就去做。兩分鐘是一個分水嶺，這樣的時間和正式地推遲一個動作所花的時間差不多。

組織

Allen描述了一個建議的清單集合，你可以用來跟蹤需要關注的項目：

• 下一步行動(Next actions) - 對于每個需要你關注的事項，定好什麼是你可以實際采取的下一步行動。例如，如果事項為“寫項目報告”，下一步行動可能會是“給Fred發郵件開個簡短會議”，或者“給Jim打電話問報告的要求”，或者類似的事情。雖然要完成這個事項，可能會有很多的步驟和行動，但是其中一定會有你需要首先去做的事情，這樣的事情就應該被記錄在“下一步行動”清單上。較好的做法是把這些事項根據能夠被完成的“環境”整理分類，例如“在辦公室”,“用電話”,“在商場”.
• 專案(Projects) - 每個需要多于一個實際的行動才能達到的生活或者工作中的“開放式回路”就是一個“專案”.使用跟蹤以及周期性的回顧來確定每個專案都有一個下一步的行動進行下去。
• 等待(Waiting for) - 當你已經指派了一個事項給其他人或者在項目進行下去之前需要等待外部的事件，就應當在你的系統當中跟蹤以及定期檢查是否已經可以采取行動或者需要發出一個提醒。
• 将來／可能(Someday/Maybe) - 這些事情你需要在某個點去做，但是不是馬上。例如：“學習中文”，或者“進行一個潛水假期”.

對于跟蹤你的預約和委托，一個月曆也是重要的；另外，Allen特别推薦月曆應該被用在他所謂的“硬工程”上：必須在某個特定的期限之前完成的事情，或者在約定的時間和地點完成的會議和約會.“待辦”事項應該用在下一步行動清單當中。

GTD的最後一個關鍵組織子產品是歸檔系統.“Getting Things Done”書裡說如果要用一個歸檔系統，那它必須得是簡單易用和有趣。即使是一張紙，如果你需要用來記錄參考資訊，如果不屬于你已經有的一個目錄，也要有自己的檔案組織方式。Allen的建議是你可以維護一個按照字母順序組織的歸檔系統，這樣可以比較容易快速的存儲和提取你所想要的資訊。

Google的Gmail的使用者可以用建立标簽的方式來建立“待辦事項”和“項目”，這種方式在Bryan Murdaugh的 “Getting Things Done with Gmail”[1]白皮書中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念，但是是在線上的電子郵件系統中實施。

檢查

如果你不至少每天或者隻要你有時間就回顧檢查，那麼你的行動和提醒的清單将會變的毫無用處。以你當時擁有的精力，資源和時間，決定什麼是對你來說最重要的事情，然後做。如果你傾向于拖延，你可能會老是做最容易的事情，避免那些難的。為了解決這個問題，你可以一個接一個地做清單上的事情，按照它們的順序，就象你處理你的收件箱一樣。

至少以星期為周期，GTD要求你回顧所有你比較主要的“行動”,“項目”和“等待”的事項，確定所有的新任務或者即将到來的事件都進入你的系統，而且所有的事情都更新到符合最新的情況。Allen建議制作一個難題檔案來幫助你更新你關于主要行動的記憶。

] 做

如果你把你的時間都花在組織工作，而不是做它們，那麼所有的GTD系統都是不好用的！David Allen的觀點是，如果你可以把必須做的事情，讓它變得簡單、容易、有趣的話，那你就比較不會拖延、或者被太多的“開放性回路”所壓倒。

工具和技巧

A slice of '43 Folders'

一個Allen推薦的工具是難題檔案夾，用來組織你的GTD的文字工作（也被稱為‘43檔案夾’）.12個檔案夾用來表示每一個月，另外的31個檔案夾用來表示每一天。這些檔案夾用來幫助提醒你當天的活動。每天你打開表達當天的檔案夾。你把所有的事項都拿出檔案夾，然後把空檔案夾放進下一個月裡。這種處理允許你為自己儲存提醒的硬拷貝。例如，如果你在這個月的12号有一個音樂會，你可以把票放在第12個檔案夾當中。當12号到的時候，它就在那裡等着你。