你的IT部門不會告訴你的十件事

1.怎樣發送巨大附件

問題：

每個人都會時不時需要發送很大附件，從行銷陳述到度假照片的任何東西，但是如果你發送的東西超過了一定的限制，那就有可能收到告訴你超出公司規定極限的郵件。公司設定職員發送和存儲郵件的資料量有個最簡單的理由：他們想避免伺服器被填滿，導緻速度緩慢，根據華盛頓Osterman資訊調研集團的Black Diamond所說，公司增加員工的email限制是錯綜複雜的過程。

竅門：

使用YouSendIt公司，SendThisFile公司線上服務和Carson systemsgongs的DropSend，就能讓你免費發送大的附件，有時能到十億位元組。使用以上的服務，顯然你必須注冊，提供個人的姓名和郵件資訊，你就能給他（她）發郵件或者資訊了，網站能指導你上傳檔案。多數情況下，網站會給收件人一個連結去下載下傳附件。

風險：

因為通過網絡服務發送你的檔案，它們不在你的公司控制範圍之内，更容易被網上遊蕩的狡猾黑客所截取。

怎樣保持安全：

有些網站的服務是最有名的，比如YouSendIt，由營運Adobe系統模闆起家的公司，執行力和資金來自于有名的capital風險公司。其他公司隻在網站上提供關于他們的少量資訊，更容易産生安全漏洞讓黑客偷走你的資訊。

如果網站的投資者不是顯而易見的，還有其他的幫助線索。在網頁上尋找“安全”圖示，在螢幕下方有個小鎖，标志着網頁使用加密程式來保護通路者的私人資訊。同時，來自像VeriSign集團等安全公司的圖示，表示網站的所有者已經通過了VeriSign等公司的認證。

2.怎樣使用公司禁止下載下傳的軟體

問題：

很多公司都要求雇員下載下傳軟體要經過IT部門的準許，但問題是你想要安裝在IT部門黑名單上的軟體。

竅門：

有兩個簡單的方法：找到基于網頁的服務或者在外部機器上使用軟體。

第一個更容易一些。先不妨說公司不讓你從TimeWarner公司的AOL上下載下傳即時消息程式，你仍舊能夠使用基于網頁的版本AIM快車跟你的同僚和朋友使用即時消息(AIM.com/aimexpress.adp)。也有Google的即時消息GoogleTalk，在Google.com/talk 上找到。還有基于網頁的音頻和視訊遊戲播放程式，比起标準程式，精簡版本代表性是更少的功能特性。

另一個解決的辦法是更棘手一些，但是讓你通路到你電腦上現有的軟體。我們的三位專家都提到Rare Ideas LLC公司(RareIdeas.com)，該公司提供像Firefox和OpenOffice之類的流行軟體的免費版本。你可以通過便攜Apps(PortableApps.com) 把軟體下載下傳到諸如iPod或者U盤移動裝置中，然後和你的電腦相連，這樣就可以使用了。（但是如果你的計算機不能使用外接裝置，那你就倒黴了。）

風險：

使用基于網頁的程式讓你的電腦資源配置緊張，通過外接裝置通路軟體面臨着安全問題。IT部門可能跟蹤員工使用的所有軟體，如果出現一個漏洞或者其他安全問題，他們能很容易就監控到。使用個人帶來的軟體并非個案。

另外需要牢記的是：一些非著名的軟體程式，尤其是非公開黑軟體，可能帶有黑客程式，使你的檔案出現漏洞。

怎樣保證安全：如果你使用外接裝置的程式，確定你至少打開了計算機上的防病毒軟體，掃描你的移動裝置排除隐患。這很容易做到，通常隻需要設定菜單或勾選一個選項。同樣地，如果你使用檔案共享裝置，也通過菜單選項來禁止他人通路你的檔案。

3.怎樣通路公司禁止的網頁

問題：

公司通常禁止員工通路某些網站，從真正有害的（色情網站）到可能有害的（賭博網站）以及大多數無害的（電郵網站）。

竅門：

即使你的公司不讓你在浏覽器位址欄中輸入那些網址，但是你仍然能夠偷偷的通路它們。你浏覽第三方的網站，代理伺服器，在搜尋欄中輸入你想要通路的位址，這樣你想要的網頁就出現了，這樣你浏覽網頁就不用實際通路它。Proxy.org就有4000個代理伺服器。

另一種比較巧妙的辦法是使用Google的翻譯服務，使用英語翻英語，輸入“Google.com/translate?langpair=en|en&u=www.blockedsite.com ”來替代你想要通路的網址。Google有效的扮演了代理伺服器，把網站呈現給你。

風險：

據說，如果使用代理伺服器，你收發郵件或者觀看YouTube的視訊，最大的風險就是被你的老闆抓住。但是婁貝爾先生警告我們有更危險的安全隐患：一些壞蛋買下流行網站容易誤拼的網頁，使用它們來感染我們的計算機。公司通常也禁止這些網頁，但是如果你通過代理伺服器就不受保護了。

怎樣保證安全：

不要習慣使用代理伺服器通路所有的網頁。隻是在通路個别被公司禁止的網頁時使用，比如YouTube，要注意你的拼寫。

4.怎樣清除你工作電腦上留下的蹤迹

問題：

如果你在家使用公司的筆記本電腦，你很可能幹些私事，計劃家庭度假，買些休閑書籍，編輯線上相冊等等。很多公司監控所有的行為，因為筆記本是公司的。如果你的朋友偶爾用你的電腦通路一些，呃，色情網站或者搜尋一些難言之隐，将會發生什麼？

竅門：

最新版本的IE和Firefox浏覽器都很容易清除這些蹤迹，在IE7中，選擇工具，然後删除浏覽曆史。在這裡，你可以删除所有的浏覽曆史，也可以選擇删除一個或一些資料。在Firefox中，隻要在工具菜單下按住Ctrl+Shift+Del或者點選删除個人資料就可以。

風險：

即使你清除了蹤迹，當你浏覽網頁的時候仍舊面臨風險。你通路一些粗糙的網站結果無意識的安裝了黑客程式或者由于你的緣故把你的老闆卷入一些法律糾紛。如果你被糾出來，最好的結果是讓你很羞愧，最壞的結果就是丢掉工作。

怎樣保證安全：

盡可能經常清除你的個人資料曆史。更好的是，不要用你的計算機做任何不想老闆知道的事情。

5.怎樣在家裡搜尋你的工作檔案

問題：

你晚上或者周末在家趕工作，但是需要的檔案卻在你公司的電腦裡。

竅門：

Google，微軟，Yahoo和IAC/InterActiveCorp的提問闆塊都釋出了能讓你快速搜尋你的桌面檔案的軟體。另外，一些還能讓你把搜尋到的檔案存到另一個電腦上。這是如何實作的？搜尋公司把你的檔案在他們自己的伺服器上做了備份，這樣當你遠端搜尋時就可以找到這些備份。在公司電腦和家裡電腦上使用最流行的軟體之一Google，要遵循以下步驟：首先，你在兩台電腦上都注冊Google的帳戶，通路Google.com/accounts（確定在兩台上都使用同樣的帳戶名）。然後，通路Desktop.Google.com下載下傳搜尋軟體，安裝并運作在兩台機器上，點選桌面選項，再選擇Google的帳戶屬性，在那裡勾選搜尋互動計算機。這樣的話，你在兩個電腦上打開的任何檔案，都會拷貝到Google的伺服器上，在兩台機器上都可以搜尋到。

風險：

公司技術經理想像可怕的場景：你在公司電腦上儲存了高機密的财務資訊，你安裝了桌面搜尋軟體，你就可以在家用筆記本通路這些檔案，然後你又弄丢了筆記本，哦～呵～。讓其他人得到你們公司的内部檔案，讓别人知道你們的計劃，弄丢某些資訊能讓你惹上官司。詳細說來，很多國家法律都規定當公司的客戶或者員工遺失私密資訊的時候，公司該怎樣應對；更需要書面告知。發送這些檔案很昂貴，更别說對公司名聲的損害了。另外還有，McAfee的克萊格說研究者發現Google桌面搜尋程式的漏洞能讓黑客欺騙使用者放棄通路檔案（他說那些漏洞曾經被修複，但是會經常突然出現。Google事業部的産品管理主任，馬特·格羅茨巴赫聲稱，就他所掌握最好的知識而言，Google桌面沒有弱點可被黑客攻擊，一旦有漏洞發現，立即修複并且告知使用者。

怎樣保證安全：

如果你的公司電腦中有任何不能公開的檔案，讓IT管理者幫助你安裝Google桌面軟體來避免意外漏洞。

6.怎樣線上儲存工作檔案

問題：

除桌面搜尋以外，在外辦公的很多人用自己的方法來通路工作檔案。他們把檔案儲存在磁盤或者移動裝置中，然後放到家用電腦中，或者他們把檔案放到公司網絡上，然後遠端通路。但是移動裝置太麻煩，公司的網絡連接配接速度慢而且不可靠。

竅門：

使用比如Box.net公司，Streamload公司或者美國線上的Xdrive的線上存儲服務（Box.net也在社群網站裡提供服務），很多都提供免費的1G-5G的存儲空間，額外的空間每月收取少量的儲存費。另外一個存儲的打遊擊方法是存到你的私人郵箱中，Gmail或hotmail之類的網頁版郵箱中。

風險：

搞破壞的人可能盜取你的網站密碼，迅速竊取你公司敏感檔案的拷貝。

怎樣保證安全：

當你想線上儲存檔案的時候，問問你自己這些檔案如果流傳到網上或者發給競争公司的老闆是否可以，如果可以，那就儲存，如果不可以，就不要存。

7.使用網頁郵箱時如何確定你的隐私

問題：

很多公司都有能力追蹤員工郵件，公司工作郵箱和私人網頁版郵箱，IM對話都可以。

竅門：

當你給你公司郵箱和私人郵箱發送郵件時，給郵件加密，這樣隻有你跟收件人才能閱讀。在微軟Outlook中，選擇工具，然後點選選項，選擇安全欄。然後你輸入一個密碼，這樣沒有密碼誰也打不開（當然，你必須提前告訴收件人密碼）。對于網頁版郵箱，試試弗勞恩菲爾德先生提供的小竅門：檢查郵件時，在郵件供應商前面的'http'後面加一個's'，例如：https://www.Gmail.com。這樣就進入安全模式，沒人能跟蹤你的郵件，然而并不是所有的網站都有這樣的服務。同時，要加密IM談話，試一下Cerulean Studios LLC的IM服務視窗，讓你登陸美國線上的即時消息，Yahoo消息和其他的，并且加密你的資訊讓其他人讀不到。

風險：

公司主要監控郵件是為了捕獲到的員工洩漏秘密資訊。使用這些竅門，有可能引起假警報，讓IT更困難的去管理真正的威脅。

怎樣保證安全：

隻偶爾使用這些竅門，不要作為預設的手段。

８．當公司不讓使用黑莓手機時，如何遠端察看你的工作郵件

問題：

任何沒有黑莓的人都有這樣的感覺：呆滞的，當你外出就餐或者下班後小酌一杯，每個人都從口袋裡拿出黑莓手機察看郵件，隻有你獨自埋頭喝酒。

竅門：

你也可以使用任何一款面向消費者的掌上電腦來長久通路你的工作郵件，隻要設定你的工作郵箱就可以把你所有的郵件都轉發到你的個人郵箱帳戶中。在微軟的Outlook中，在任何郵件中點選右鍵，選擇建立規則，設定所有的郵件轉發到另外的郵箱。然後按照你的掌上電腦服務商的說明來接收你的個人郵件（給你寄賬單的服務商）。

風險：

現在黑客不隻是攻擊你的計算機才能進入你的私人帳戶，也可以利用你移動裝置的安全漏洞進入你的帳戶。

怎樣保證安全：

某些裝置上有很好的方法通路工作郵件，設定密碼和從IT部門獲得其它資訊。

9.怎樣用黑莓手機通路你的個人郵件

問題：

如果你有一部黑莓手機，你可能遇到過一個完全不同的問題，你想通路像通路工作郵件一樣友善的通路你的個人郵件。

竅門：

檢視你個人郵箱帳戶的設定區域，確定你激活POP（郵局協定），用來從其他地方找回郵件的方法。然後登陸你的黑莓手機服務供應商的網站，點選profile按鈕，尋找郵件帳戶選項然後點選其他郵件帳戶，再點選增加帳戶，輸入你的網頁版郵箱帳戶。現在你的個人郵件就像你公司郵件一樣出現在螢幕上了。

風險：

McAfee的克萊格提到：你的公司有可能使用一連串的安全技術來保護你的檔案不受病毒和間諜軟體的損害。當你在黑莓手機上接收個人郵件時，沒有經過你公司的防火牆，也就是說病毒和間諜軟體通過個人郵件來攻擊你的黑莓手機。他說更壞的是，當你把你的黑莓手機插到你的公司電腦上時，有可能惡意軟體也跳到了你的硬碟上。

怎樣保證安全：

祈禱你的個人郵箱營運商能夠很好的清除病毒，間諜軟體和其他的入侵者（危險還是存在）。

10.怎樣讓你看起來是在工作

問題：你正在浏覽一些網頁結果你的老闆出現在轉角，該怎麼辦？

竅門：按Alt+Tab就可以迅速最小化一個視窗（比如你正在浏覽的ESPN)，最大化另外一個視窗（比如當天的陳述報告）。

風險：好消息是沒有已知的安全風險。

怎樣保證安全：回到工作中。

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