在項目管理過程中，最忌諱的是項目無限止的延期下去。一鼓作氣，再而衰，三而竭，最後導緻項目組成員對項目喪失信心，使得項目失敗。 對于資訊化項目來說，項目成員的信心尤其重要。如在企業要上ERP項目，組大部分項目成員卻對ERP很陌生，甚至是個從未接觸的領域，那麼全要靠CIO的帶領。若他們對項目失去了信心，就是對CIO失去了基本的信賴。 影響時間控制的因素及措施 在一個資訊化項目中，影響CIO對時間控制的因素有很多，概括起來，有以下幾個方面。 第一，前期需求調研不夠充分，導緻在後期項目實施的過程中，冒出大量的新需求，影響項目的進度。 在項目的初始階段，項目調研非常重要。項目調研一要抓住企業的核心流程，切忌面面俱到，防止項目調研占用過多的項目時間；二是對于重點、難點流程不能漏過一個，因為其處理要麼比較複雜，要麼關系到其他多個業務，若在後期實施階段，再去考慮的話，則很可能前期的工作都要白費。 就拿編碼中的供應商編碼為例。供應商編碼無論是進銷存項目，還是ERP項目，都要用到這類編碼。若在項目調研階段，對這編碼不予考慮，隻是按手工操作年代的按供應商名字來進行查詢，則在系統實施後，無論是查詢業務夥伴資訊，還是單據操作上選擇業務夥伴，都要輸入中文供應商名字來進行查詢或者選擇，效率非常慢，特别是遇到冷僻字的時候，更是讓人頭疼。怎麼辦？隻好返工。 是以，在項目需求調研時，對關鍵項目要抓住不放，要全面徹底，對于非關鍵項目，則可以置于一旁。 第二， 資訊化項目涉及範圍大，往往涉及多個部門。 現在企業推行的資訊化項目，已經不是以前小打小鬧的階段，如上個财務系統，隻涉及财務單個部門，現在都是大規模作戰，ERP、OA等等資訊化項目，都是公司整個集團作戰。若哪個部門配合不好，就會影響到整個作戰計劃。 CIO，作為這個戰役的指揮員，該如何統領這支部隊走向成功的彼岸呢？一是要選準時機，大型的資訊化項目要等到企業淡季再去實施，因為資訊化項目的推行，往往會增加員工很多額外的工作，若在旺季推行的話，員工的精力有限，可能會無法适應，進而增加不必要的沖突；二是要強調任務的配置設定與追蹤。CIO要根據項目的進度，及時把任務配置設定下去，并進行定時的追蹤。 第三，資訊化項目周期比較長，不确定因素比較多。 因為資訊化項目涉及範圍比較廣，是以，一些項目的周期往往比較長。在這中間，可能會出現一些人為控制因素。如項目組成員的流失、一把手的變動，甚至公司遷址、自然災害等。這些因素都會影響項目的進度。對于這些因素，CIO隻能盡量的防範，作一些後備。如在條件允許的情況下，擴大項目組的成員，或者采取一些激勵措施，以保證明施團隊的穩定，等等。 “田字框”，時間控制的工具 在實際項目管理中，筆者很喜歡利用“田字框”來對時間進行控制。這是個在時間管理上，非常常用的一個工具。 如CIO把資訊化項目分解後，現在要對編碼方案進行調研。則CIO可以先列出編碼涉及到哪些内容。 如：成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼、辦公用品編碼、固定資産編碼、員工編碼、部門編碼、倉庫編碼、供應商編碼、客戶編碼。 根據以上編碼，按“重要且緊急”、“重要不緊急”、“不重要且緊急”、“不重要且不緊急”進行分類，分别填入到田字框中。 因為成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼為基本資料資訊，對資訊化項目的成敗起着決定作用，而且其種類、數量繁多，編寫其來需要一定的時間與精力，是以，在編碼方案這個任務重，放在首位解決。 員工編碼、部門編碼等因為其數量不時很多，雖然其非常重要，但是，因為其所需要的時間比較少，可以放在第二位。 辦公用品與固定資産管理向不納入資訊化系統的管理，故編碼可以暫時不管。但是，為了公司編碼制度的齊全，根據其複雜程度，若以上編碼任務提早完成的情況下，也可以一起編寫，若以上編碼任務已經比較繁重或者這兩個編碼方案比較複雜的話，可以放在項目完成以後再進行補充。 最後的田字框如下圖所示：
如此，設計後，哪些重點，要先完成哪些任務，一目了然，無論是CIO，還是具體的執行者，可以按照此有序的進行攻關，就能有效的保證任務在規定的時間内完成，不讓次要的任務過多的占據寶貴的項目時間。 落實責任人與時間，計劃得以執行的保障 任務分解分析後，還不行，還要落實責任人，确定具體的完工時間，任務才有可能按照CIO預先設計的時間内完成。 在項目執行時，筆者比較喜歡用責任卡制度，來管理項目組成員。 在責任卡上，要标明以下内容。 1、任務負責人：企業中，人人各負其責，人人都有專長，CIO不可能取代其他專業人才的地位，去幫他們決定一些内容。如CIO不可能代替物管人員去決定物料的分類，代替銷售人員去決定客戶的分類，這些任務CIO要配置設定給專業人士，并指定具體的負責人。 2、追蹤人：在配置設定任務時，要指定一個追蹤者，以時時跟蹤任務的進度。 3、任務名稱。 4、完工時間：要明确定義完工的時間，最好以天為機關，而不要以周或者月為機關，有必要時，還可以細化到小時。 5、稽核員：在此處，最好能簽上一把手的名字，給相關人員一種壓力。 6、責任人簽名：讓責任人簽上自己的大名，以加深印象，增強責任。
把此卡片填寫完成中，張貼在明顯位置，讓相關責任人在完成任務前，能時時提醒他，你現在還有項工作要在何時前完成。