物資管理系統需求分析

物資管理系統需求分析

--談談以業務過程為中心的需求分析法

江蘇儀征化纖股份有限公司資訊中心　　顔洪忠

　　摘要】　本文從企業物資管理計算機應用系統的重要性、應用現狀、系統目标、分析方法四個方面介紹了流程型企業物資管理系統的需求分析，其中重點講述了以業務過程為中心的需求分析方法，把每個業務過程看成一個對象，然後把流程描述、業務流程圖、資料流圖、輸入資料、輸出資料、功能、事件看成業務過程的屬性，通過這種方法來唯一确定一個完整的業務過程。

　　【關鍵詞】　制造資源計劃（MRPⅡ）　企業計劃資源（ERP）　管理資訊系統（MIS）　軟體工程（SE)　計算機應用

系統概述

　　所謂物資管理就是通過用料申請計劃、采購、運輸、倉儲、保管、領用等活動，解決物資供需之間存在的時間、空間、數量、品種、規格以及價格和品質等方面的沖突，銜接好生産中的各個環節，確定生産的順利進行。物資管理是工業企業中的不可缺少的一環，物資已成為企業很重要的一個管理對象，它在整個企業的生産、經營、管理中的流動，就形成物流，物流是否合理、是否暢通，對企業的生産經營活動有着直接影響，物資管理水準的高低直接影響着企業的成本，此外，物流和資金流直接相關，直接關系着企業的成本，一方面，采購價格決定着企業原材料成本、采購成本的高低，另一方面，運輸、倉儲、裝卸、庫房管理直接影響着企業的營運成本。

　　目前，很多企業已把物資管理作為企業增加效益的"第三利潤源泉"。而"第一利潤源泉"就是降低人工和材料的消耗成本，"第二利潤源泉"就是擴大産品銷售，但是，随着市場經濟竟增的日益激烈，這兩種手段對提高利潤都是有一定限度的，因而還應把注意力集中到在成本中占有相當比例的物料成本和物資管理費用上，因而物資管理在企業生産經營中具有重要作用。既然物資管理在企業中那麼重要，那麼如何提高企業的物資管理水準裡呢？因為物資管理涉及到計劃、物料平衡、采購、庫存、入庫、領用等活動，這些業務涉及到大量的資料和資訊，比如：供應商、品種、規格、價格、庫存情況、領用情況以及對這些資料進行報表制作和綜合分析等，對這些資料的準确性、及時性和品質要求是相當高的，任何資訊的遺漏、錯誤或失誤都會影響到企業的利益，若采用純人工的方法來管理是有一定難度的。目前，社會已進入到資訊時代，資訊已成為企業的一個重要資源，向資訊和管理要效益也是大勢所趨，這就要求在物資管理的思想和手段上有一些新的突破，而低水準的管理靠"感覺"和"經驗"，高水準的管理靠"資料"，電腦是将"定性分析"提高到"定量分析"的最好工具，此外，計算機還具有運算速度快、精度高、存儲出資訊容量大、檢索效率高的特性。因而，采用計算機技術實作物資管理電算化，是提高物資管理水準的很有效的途徑。 應用現狀

　　目前，公司很多二級機關都有物資管理計算機系統，但應用效果都不是很佳，現從以下幾個方面來總結導緻這一現狀的原因：

　　1.管理業務流程不規範，管理人員缺泛資訊化意識，管理有很大的随意性，過分追求手工管理的友善，而不考慮其管理的資訊化，合理性，是否存在漏洞等方面。

　　2.原始資料的采集嚴重滞後，終端機未進庫房。比如：物資早已入庫，但入庫驗收單還沒有錄入；物資早已出庫，但領用單還沒有錄入，造成計算機存貯的資料缺泛實時性、真實性。

　　3.基礎資料的錄入周期太長，維護不及時，對代碼的使用缺少強制性，未形成一種限制，規範和共識。

　　4.軟體提供的功能不豐富，操作方式和手段單一，實時響應時間太長，等待時間太長。比如：出入庫是必須輸入物碼，導緻操作員必須記住成千上萬的物碼，這是不現實的；帳本查詢統計分析功能太弱等。 　　5.資料共享功能太差，尤其是财務軟體系統的資料共享太差，資料的轉儲也太弱。

　　6.系統的管理監控功能太弱，提供的管理和決策支援資訊太少，未實作手工管理很難做的一些功能。

　　7.資料規範程度太低，經常為了使用者的一點小要求或報表處理的需要，随意修改資料庫、添加字段，造成大量備援。

　　造成以上這些現象的原因，有些是因為使用者，有些是因為軟體開發人員，也有些是因為當時的計算機技術所限制。上面的這些問題不是不可以解決的，關鍵是上司要有管理資訊化的意識，計算機軟體開發人員要多學點管理業務，業務管理人員要多學點計算機知識，互相之間以彌補某一方面的不足，成為一種複合型人才。

系統目标

　　1.物資供應管理軟體的最終目标是在保證企業生産經營管理正常進行的前提下，最大限度地簡化日常事務，降低原材料成本和營運成本，降低庫存和占用資金，增加企業的流動資金，減少财務收支差錯或延誤，使物資管理人員把更多的精力集中在諸如供應商選擇、合同談判和效益分析等戰略性決策任務上。

　　2.用計算機來管理物資不能照搬照抄人工管理模式，變成人工管理的翻版，而是要根據物資管理的目标對人工管理的業務流程進行優化、合理化、科學化，要超越目前的業務，抽象出業務中的管理思想和規律。

　　3.要讓物流、資金流、資料流、控制流暢通并形成一個完整的閉環回報系統。整個物資供應管理系統要以計劃和控制為主線，充分展現物流、資金流、資訊流、控制流有機內建的管理思想。同時，物資的管理效率就展現在對資訊的采集、傳遞、處理加工過程中，資訊流是物資供應管理過程的影象。

　　4.要有豐富的監控、考核、管理功能，做到事先有計劃，事中有控制，事後有核算，要求每一個業務過程都要為上司（綜合管理）提供豐富的決策資訊和考核資料。

分析方法

　　目前，很多企業都在進行企業資訊化建設，而這種資訊化建設不僅僅是計算機技術的革新，而是一種管理創新、思想創新，也就是說在企業資訊化建設的同時，對企業的的各項管理業務及活動的處理過程進行改造，即業務流程再造（BPR--Bussiness　Process　Reengineering），為何要把業務流程再造提到這樣一個高度，因為，業務流程的合理化是資訊系統發揮作用的前提；計劃和市場是業務流程設計的出發點；價值鍊是衡量業務流程的尺度；增加效益是業務流程合理化的目的。正因如此，我們提出了以業務過程為中心的需求分析方法。如何描述一個業務過程是本方法的基礎，首先，抽象出企業有哪些業務過程，哪些業務過程适合于計算機管理，然後，對業務過程進行分析描述。對業務流程的描述主要包括：每一個業務過程的流程如何？是否規範？哪些環節可完全用計算機實作？哪些不能？哪些隻能輔助實作？若用計算機實作，需輸入哪些資料？需進行哪些處理？需輸出什麼？相關資料的入口在哪裡？資料的所有者是誰？其他人員和這些資料的關系是什麼？通過這幾個方面的描述來唯一确定一個業務過程。由此看來，我們可把業務過程看作一個對象，該對象包括如下幾個屬性：流程描述、業務流程圖、資料流圖、輸入資料、輸出資料、功能、事件等，通過這種方法讓上司、業務員、計算機人員充分參與進來，進行充分的交流并形成正式文檔，該文檔可作為計算機人員進行設計編碼的依據，也可作為上司和業務員對開發出來的軟體考核的依據。用這種分析方法在企業中肯定涉及到企業的組織機構、管理體制、工作方法和工作基礎等重大問題，這是無法避免的，這要求企業的高層上司具有較高的管理思想、企業資訊化意識、長遠的眼光以及偉大的魄力，不然的話實作的難度相當大。下面對每個屬性的含義進行解釋。

　　1.流程描述：用文字較長的描述流程中的每一個業務環節，使具體的業務員和計算機開發人員看了之後，不發生任何歧義，每個業務環節的複雜度或者說粒度要适中。它是後面功能和事件描述的基礎，是詳細設計功能子產品劃分的依據。每個業務過程可能有很多業務環節，每個業務環節可能由不同崗位上的人來做，我們把管理中涉及到的人員劃分角色，每一種角色分擔一項具體的工作，任務明确；每一種角色對資料的屬性也是各不相同的；對資料的操作權限也是各不相同的。

　　2.業務流程圖：根據業務流程描述，畫出對應的業務流程圖，是業務流程描述的圖形表示，使業務流程更加直覺明了。

　　3.資料流圖：從資料流動的角度描述該業務中的資料輸入，資料的處理以及資料輸出。

　　4.輸入資料：描述本系統中的輸入資料，輸入資料主要分為三類，（1）外界資料：就是外部請求的最原始的資訊，比如單據，發票等；（2）内部資料：主要是為了配合資料處理的需要，需要引用的本系統（物資管理）資料；（3）外部資料是相對于内部資料而言的，也是為了處理的需要，需要引入外系統的資料（比如：财務管理分系統）。它是資料庫設計和資料入口螢幕設計的依據。

　　5.輸出資料：描述本系統中的輸出資料，輸出資料主要分為三類，（1）外界資料：主要是那些需列印輸出到外界的資訊，比如單據，報表等；（2）内部資料：主要是需要在本系統（物資管理）記憶體貯的資料；（3）外部資料是相對于内部資料而言的，需要在外系統（比如：财務管理分系統）記憶體貯的資料。它是資料庫設計，報表設計和查詢設計的依據。

　　6.功能：描述本系統中的主要功能，功能是由使用者主動送出請求之後而進行的一些處理。它是功能子產品劃分和設計的依據。

　　7.事件：描述本系統中的主要事件，事件是在使用者一動作之後，由計算機自動進行的一些處理，是被動的。在描述事件時，一定要交代清楚事件的觸發時間。它是資料庫背景存儲過程和資料庫觸發子設計的依據。

　　物資供應管理系統是根據儀化資訊中心多年來的物資管理軟體開發經驗，在MRPⅡ思想方法的指導下進行的，同時我們也參考了國内一些同類企業的應用軟體系統的優點，還吸取了國内一些物資管理水準較高的一些企業的優秀管理思路。結合我公司的生産特點，開發出一套适合我公司實際情況，又具有一定的通用性的軟體系統，解決好企業在物資管理上的諸多難點問題。為了能從物資供應管理的業務中抽象出所有的業務過程，下面介紹一下我公司的物流控制模型圖。

　　物流控制模型圖說明如下：

　　1)用料申請計劃：主要确定需要用什麼？什麼時間用？用途是什麼？

　　2)采購計劃：确定買什麼？買多少？什麼時間完成？需要多少資金？

　　3)采購單：是針對一個供應商的一次采購行為。

　　4)物料平衡：依據是資源（庫存、在途、資金）和需求（需求計劃、定額、市場行情）；目的是産生缺口，編制采購計劃。

　　5)任務分解和采購：依據是采購計劃、人員分工、供應商、需用時間、市場行情；目的是産生采購單。

　　6)入庫：依據是入庫驗收單、采購單、質檢報告、審批結果；控制是采購單、資金、質檢标準；目的是允許出庫。

　　7)出庫：依據是領用單、用料申請計劃、庫存；控制是用料申請計劃、庫存、資金；目的是允許出庫。 　　通過對物資供應部門業務的了解和以上物流控制模型的分析，物資供應管理的主要業務過程有：A計劃管理、B采購管理、C供應商管理、倉儲管理（D入庫、E出庫、F盤庫、G報廢、H台帳管理）、I材料核算、J綜合管理、K基礎資料管理（物資目錄、内部機關目錄）等。在物資供應管理工作中涉及的角色主要有：上司、計劃員、采購員、質檢員、庫管員、制單員等幾種角色。然後對每一個業務過程采用以上方法進行描述，由于篇幅原因，不再舉例說明。

　　結束語

　　本文是作者在企業計算機應用開發中，對需求分析方法的一些初步認識、一些經驗教訓和體會的基礎上寫成的，本人正在用該方法實施本公司的物資和财務管理軟體，已取得初步進展，該方法還有待在實踐中進一步提高和充實，不當之處歡迎同行敬請指出。