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商務彙報PPT制作的七堂課-第二課:模闆制作

繼續更新PPT制作與美化第二課的内容-模闆制作。

大帽子就不用扣了,反正模闆對于一份PPT很重要。

首先和大家澄清一個概念,母版和模闆

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什麼是母版呢?

母版可以幫助我們設定PPT的統一格式,設定好之後,每一個頁面都可以顯示同樣格式的内容,配合“版式” 使用,經常需要在不同企業授課的教育訓練師使用此功能會更加事半功倍。

什麼是模闆呢?

模闆包含了母版,涵蓋了PPT的整體風格,一般情況下有5個頁面,每個頁面都有不同的風格,屬于PPT的定版。

了解了他們兩個之間的差別之後,我們今天的内容是第二個-模闆,今天的子產品重點将兩件事兒:分别是版式設定和五頁架構。

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【版式設定】

那我們首先進入版式設定,這個子產品主要是幫助大家在拿到一份任務之後,首先要确定好你要在哪裡做示範,或者說你示範的終端顯示裝置是什麼樣子的,LED屏、手機、投影儀、電視等等,他們的顯示方式不同,螢幕尺寸也不一樣,那在這個環節我們将首先确定PPT的版式,那版式裡邊有三個内容,分别是PPT的顯示比例,PPT的尺寸和方向,我們先說顯示比例,

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建立PPT的時候,你注意過頁面大小麼,還是按照預設的尺寸一路往下做?2010版本之前預設建立一頁幻燈片的時候,螢幕的尺寸都是4:3的,那這個時候,如果你在16:9的終端裝置比如說投影儀、電視、LED屏中,不注意頁面比例的話,很可能在播放的時候出現難看的黑邊,我們圖中顯示的就是張冠李戴的情況:

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是以在我們制作PPT之前,首先要設定好你的版式,那一般預設的版式比例都是按照16:9的版式,如果你是用的版本是2013以後的,就按照預設就可以了,如果是2013之前的版本,就設定以下,這樣才會在顯示上不出現我們看到的黑邊的情況,隻有當PPT的比例與投影儀分辨率比例一緻時,才可以鋪滿螢幕,顯得舒服。

是以我們要在PPT模闆制作最開始,就把比例進行相應的設定,那在哪裡設定我們的PPT顯示比例呢?

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在設計選項-幻燈片大小選項裡,就可以設定比例,設定完比例之後,我們在順帶看一下尺寸和方向,我們看第三步就是設定幻燈片的尺寸:點選後即可在【寬度】、【高度】處自由設定尺寸,不過要注意,寬高都不能超過142.24厘米。

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那比如說你要做一些演講,類似這樣的大螢幕,那他肯定要大于142厘米,那怎麼辦呢?那就需要提前知道螢幕的尺寸,這個一般從業人員都會告訴你,然後根據尺寸計算出比例,将比例設定好就可以了,舉例:螢幕比例1:7,

你注意過麼,幻燈片大小的右側還有一個【方向】,可以設定幻燈片頁面是【縱向】還是【橫向】。

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幻燈片正常情況下都是「橫向」,有沒有「縱向」的使用場景呢?

你會發現,很多人在PPT裡做出了豎版的海報。不過,除了制作海報,還有一個很好的用途,那就是「移動端顯示」。

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比如說我們可以做出A4紙大小的圖檔,那類似的檔案,以前都需要精通PS的高手才能制作,現在通過一個小小的PPT也可以制作出來,而且排版也可以很美觀,是以PPT有很多功能,大家不要忽視這個軟體。

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以上就是PPT顯示中模闆比例、尺寸及方向的設定方法,我們一起回顧下,常用比例有兩種16:9和4:3,分别針對不同的投影儀,尺寸可以進行自由設定,最大不超過142厘米,這是大家要注意,就是我們面對大型LED顯示屏的時候,要提前測量尺寸,并根據尺寸比例對應設定PPT顯示尺寸,最後就是方向,便于我們設定不同海報以及手機豎屏顯示,換個思路做設計。接下來就要進入我們第二部分的内容。

【五頁架構】

在進入到模闆制作之前,首先我們來看一個案例

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首先我們看第一個頁面-封面頁,配色和排版都不美觀,綠色是國網綠,但是藍色在這裡就顯得很突兀,同時版式也很過時,這一看就是office2013版自帶的模闆;

再看第二個頁面-目錄頁,所有的内容都集中在左邊,右邊流出了很大的一部分空白,左右不對稱,而且文字全部堆砌在一起,很不美觀;

接下來是第三個頁面-内容頁,左邊放置了一個與内容沒有任何關系的圖檔,占用了整個頁面的大量空間,這也是PPT中的一個大忌,我們說盡量留出更充足的空間給我們放置内容。

也有的人說,那我從網上找模闆行不行,答案是當然可以,但是不知道大家有沒有發現一個問題,就是當你打開網站,開始搜尋的時候,大量的模闆湧入我們的視線,大家腦補以下哪個場景哈,你看到了一個比較好看的模闆,可能現在用不上,但是沒關系,先儲存起來,萬一以後用到呢,于是抱着這樣的心态,大家收藏了大量的模闆,慢慢的我們的模闆庫越來越多,但是下次制作PPT的時候還是會習慣的打開網站,看到好的繼續收藏,這個動作非常浪費時間,據統計大部分人在找模闆上浪費的時間是制作一份PPT時間的40%,也就是一份你做了一天的PPT,有超過1/3的時間都在各種找,今天我們就先把浪費在模闆上的時間找回來。

老規矩,先說方法論,相信大家都玩過樂高積木,一個簡單得樂高玩具,通過各種組合,拼接出不同形式的圖形,我們今天就用樂高積木的方式來制作自己的PPT模闆庫。

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我們都知道,樂高玩具是先拆後裝,是以我們首先把PPT的模闆也進行一個拆分,一份日常工作PPT,可能是20頁,50頁不等,但是按照功能劃分,無非就5頁,分别是封面頁,用來介紹主題,然後是目錄頁,介紹你要表達的結構,還有就是轉折頁,告訴别人我們上一部分的内容結束了,起到過度轉換的作用,接下來就是承載着我們所有内容的内容頁,當所有内容全部呈現完畢了之後,就是最後一頁,結尾頁,表示感謝。那我們就先從PPT的第一頁,封面頁開始,看看如何設計不同的封面頁。

封面頁:

封面就是門面,很大程度上決定了你的示範彙報給人的第一印象,都說第一印象很重要,畫面中的這幾個封面的第一印象就大打了折扣。

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在這樣第一印象起着決定作用的時代,做一個好看的PPT,特别是做一個好看的PPT封面決定着整份PPT的逼格所在。而且PPT封面又決定着整份PPT的風格、配色及樣式。是以做好PPT封面就顯得尤為重要。

我們先看看一份封面都有啥?那把所有的外表全去掉的話,我們看到一份PPT封面頁就剩這些内容,分别是主标題、副标題,彙報人、彙報時間,企業logo,那這是一份封面頁的基本元素,那我們發現,這個裡邊需要我們動腦筋的好像隻有主标題和副标題,其他地方都是固定的,是以給你的PPT起一個好名字就顯得很重要啦,把這些基本元素放到不同形式的封面裡,就會得到各種封面頁,這裡我歸納企業彙報常用的封面類型,幫助大家快速制作封面頁。

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選好背景,然後再把基礎元素放進去就可以了,那背景怎麼做呢?别着急,咱們有套路:

企業常用的封面一般有以下兩種,分别是圖檔型和圖形型,下面我們看案例

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圖形型又叫色塊型,制作起來很簡單,因為在企業裡我們提倡的更多的是簡約,是以應用的也比較廣泛,我們看圖形型就是由色塊和主副标題等基本元素組成。

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色塊的顔色用我們上一節講到的配色方法就可以了,你發現直接用企業色+色塊就可以輕松制作一份屬于自己企業專屬封面啦,那有人說圖形型會不會比較單調啊,别着急,我們還有圖檔型。

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圖檔型就是在原有色塊的基礎上,再加一個圖檔就可以了,通常有全景圖還有半圖,我們先看全景圖,背景一張圖檔,然後用色塊襯托文字就可以啦,那我們再看半圖型是什麼樣子的,就是一般圖檔,一半色塊,那怎麼制作呢?

有的時候你發現,你的logo放在圖檔上顯示不清楚,這個時候你就需要給原來的圖檔加一個蒙版,那怎麼加蒙版呢?我們先說原理,其實就是給圖檔和logo中間加一個半透明的色塊。

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那這個半透明的色塊怎麼加的呢?我們看操作步驟,

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目錄頁

接下來就進入到我們PPT的第二頁-目錄頁

目錄頁一般由數字和邏輯内容組成,一般情況下我們會加上“目錄”兩個字,為了顯得高大上,一般下邊會加個英文,這樣我們大腦會按照圖檔思維來解讀左邊的部分。

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接下來我們看不同的類型,企業中常見的目錄有左右結構,上下結構,和卡片或者圖示型,大家可以在以上三種形式中任選一個

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請大家記住,一份PPT無論多少頁,隻有一個目錄,是以選擇一個自己常用的就可以,這就像我們女士衣櫃裡的衣服,你可能有很多衣服,但是你發現你經常穿的就是那幾件,是以大家不用糾結,好的目錄可能會伴随着你所有PPT。

轉折頁

轉折也的作用起到承上啟下,就是告訴聽衆我要進行下一個内容了,更多的時候是等一下你的聽衆,起到一個讓聽衆跟上你的思維的作用。

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轉折頁的數量,取決于目錄内容的數量,也就是說,目錄中将分成3個部分表述,那麼我們的轉折頁也就需要3頁,轉折頁樣式有很多種,甚至有人直接把目錄頁拿過來當成轉折頁,在這裡就是提醒大家在一份PPT中做好區分,讓大家知道這個是轉折頁而不是目錄頁就可以了。

内容頁

内容頁主要是标題+logo+頁碼,我們平時制作内容也模闆的時候,會盡量給内容也留有更多的空間,用來放置我們的内容。

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一份PPT,無論多少頁,雖然每一頁内容不同,但是每一頁的格式是一緻的,是以選擇一個合适的内容頁就可以了,道理與我們衣櫃的衣服相同

封底頁

最後一頁是封底頁,也就是結尾頁,結尾頁的設計就比較簡單了,我們隻要把封面頁所有的内容全部去掉,然後改成謝謝就行了,

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好,通過剛才的分解,我們把一份PPT的模闆分成5個頁面,因為封面頁與結尾頁形式相同,那我們就把封面、目錄、轉折、内容這四個頁面一起拿出來,我們發現,這些頁面經過我們拆分了之後,就可以像樂高積木一樣進行自由組合,那我們粗步估算一下,隻要每個頁面準備5種,就可以讓我們輕松擁有625套模闆,即使有一些不能組合,至少我們可以有50套可用的組合,按照每周彙報一次,每次換一個模闆的話,那至少一年的模闆高枕無憂了,

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怎麼組合呢,我們看案例

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當然也可以進行各種組合

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2019年在移動的授課比較多,就給他們做了一些模闆,不同形式的封面頁,做自由組合之後,就可以出來很多的模闆。

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那配合着昨天的取色功能,你隻要知道你的企業的主題色,你就可以按照今天我們講到的套路,來變成各種各樣的模闆

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接下來我們看一個案例,如何把PPT按照五頁的方法,對模闆進行美化

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今天的課程就到這裡,下一節會将到PPT的結構搭建。

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