1SAP R/3系統中的财會子系統

1.1企業結構的變化

企業經營管理的全球化和多元化推動了世界範圍内企業結構的變化，并且使業務流程日益複雜。這種趨勢推動了産品和業務流程的革新和對資訊高速公路的應用。所有這些都要求以更短的反應時間來進行更多的協調與控制工作。有時效性的決策必須基于不斷地提供的實時的資訊。

SAP R/3 系統提供包括所有業務領域的業務處理流程的內建的解決方案。

1.2管理手段

由财務會計、管理會計和金庫三個子產品組成的财會子系統是整個解決方案中重要的部分。通過财會子系統内不同的子產品之間的聯系和與其他應用子產品如後勤和人力資源子產品的內建， SAP R/3的财會子系統就成為公司所有部門的管理工具。與後勤供應鍊中從采購到銷售的資料接口能夠優化經營管理業務流程，而包括與客戶、供應商以及金融機構的政策性業務夥伴在内的功能則更進一步強化了 SAP的解決方案的有效性。

1.3決策的基礎

除了提供财會資料，财會子系統必須首先為公司的戰略決策處理經營資料。對經營狀況的計劃、控制和監測功能都已經加入到文檔和管理功能中。

SAP R/3 系統的财會子系不受公司規模的局限。小到一個銷售代理辦事處，大到一個跨國集團公司均可以應用其功能。該系統同時也能适應不同行業和國家的需要。

預先設定的系統可以直接用于不同的行業，例如特别設定的會計科目表等

1.4國際性的應用系統

對于跨國公司， R/3系統提供了可塑性很強的可應用于不同國家的功能。 R/3 系統能夠滿足一些主要的工業化國家在多語種、多币種以及那些在稅收政策、報表和支付方式方面的特殊需求。運用 SAP R/3系統可以構築一個能夠對不同國家和地區的子公司進行法定會計合并的會計系統。

1.5主要功能子產品

SAP R/3 财會子系統向您提供一整套強有力的應用子產品。

财務會計(FI)：由總分類帳、應收帳款和應付帳款、固定資産、法定合并以及特殊統計會計功能組成；

金庫子產品(TR)：由現金管理、金庫管理和基金管理組成；

管理會計(CO)：由一般費用成本核算、生産成本核算和獲利能力分析組成；

以上子產品提供了處理經營管理業務的基本功能，并且滿足了基于決策需求的報表功能。SAP R/3系統還針對您的業務提供了一些內建的、強有力的附加功能。

投資管理(IM)：該子產品允許使用者在整個公司範圍内對資産投資項目作計劃，并且對每一項具體的投資進行控制。

業務計劃與控制(EC)：包括管理合并和利潤中心會計核算。

執行資訊系統(EIS)：提供更廣泛的業務資料。

1.6财務會計

一個有效的、現代的财務會計系統必須滿足内部的和法定的會計核算方面的要求。

法定會計必須能夠按有關規定向股東、債權人、勞工組織以及社會公衆披露并提供所需的資訊，而有效的公司管理會計必須包括控制和轉移的功能。

1.6.1适用性

SAP R/3系統對會計資訊的公開性依據有關各國會計法規進行了相應的定義，同時也适用于國際性的企業。 R/3的财會子系統符合 40 多個主要工業國其中包括中華人民共和國的會計法規的有關規定，在此， SAP公司保證其軟體系統符合國際性應用的要求。

1.6.2內建性

SAP R/3 系統的內建性確定了會計資訊能夠滿足自動更新的要求。當使用者在後勤子產品處理業務時，例如物料的收到和發運，這些業務所引起的财務上的變動将立即自動地記入會計系統。 SAPR/3系統充分考慮了關于公司和财稅方面的法規。

此外， SAP R/3系統為其使用者提供了電子化處理同業務夥伴之間的資料交換的功能，例如與客戶、供應商、銀行、保險公司以及其他信貸機構的業務往來。擷取資訊是任何業務往來的重要組成部分。

明晰的參考資料和各種協定保證了自動處理功能，即便使用者沒有完整的資訊也不妨礙業務，比如處理付款。一般講，隻有一些例外情況才需要手工處理。

SAP R/3 的工作流功能包括：定義周期性業務處理任務；

将這些周期性業務指定到相應的業務部門；
保證使用者要求的期限

1.6.3關于各類憑證的原則

在 SAP R/3系統中發生的所有業務都将依據憑證的有關規定記帳。這種規定将保證從資産負債表到每一張憑證的審計線索。在使用者完成記帳之後，可以立即看到憑證本身，科目的餘額以及相關科目的清單。使用者也可以立即對資産負債表和損益表進行分析，當然，這一切都是清晰準确地顯示在您的計算機螢幕上。

1.6.4文檔系統

完整的文檔系統也是綜合的與內建的控制系統的基本要素。隻有對所有的業務進行全面的确認才能保證對企業的決策層和經營層的監測。财會子系統確定使用者的控制部門能實時地提供相關資訊。

财會子系統由以下子產品組成：

總分類帳
法定合并
應付帳款
應收帳款
固定資産
特殊分類帳

1.6.5會計科目表

總分類帳會計核算所使用的會計科目表既可以用于單個的公司，也可以運用于整個集團公司。如果 SAP的系統必須同時滿足跨國公司和特定國家的法規的要求，使用者可以分别定義會計科目表，保證财會方面的功能。 SAP提供的樣闆會計科目表可以使使用者友善地實作這方面的功能。當然，使用者也可以重新建立一個(或多個)會計科目表。

1.6.6貨币

為了滿足許多國家對貨币的法規的要求， SAP系統允許使用者同時使用多達三種貨币作為記帳和結算的本位币。所有的業務處理均能以記帳本位币、集團公司貨币以及客戶自定義的硬通貨記入帳本。

R/3 系統提供了自動處理有關外币評估、資訊分類以及應收帳款到期處理的功能。這些将對使用者的月末和年終結算有很大幫助。

1.6.7資産負債表

SAP R/3 财會子系統可以根據不同的類型，維護不同的資産負債表：

科目餘額清單
資金流的分析表
結算日期的資産負債表
年度财務報表

系統甚至允許客戶向外界如銀行和新聞界提供适當的關于企業運作狀況的資訊。在後勤和人力資源管理子系統發生的與财務相關的業務也會實時地更新有關記錄。在後勤子系統記錄的業務處理會自動地記入财會系統，如果有必要，也能記入管理會計系統。這就保證了在後勤子系統發生的諸如收到貨物和銷售産品這樣一些業務，能夠同時反映到财會系統中，有效地保證了資料的一緻性。同樣地，諸如工資、獎金等業務也會得到同樣的處理。

1.6.8明細分類帳

除了能夠将後勤子系統與财會子系統內建之外，在财會子系統内，總分類帳同樣能夠與明細分類帳緊密連接配接。所有與明細分類帳中借方和貸方科目(包括固定資産子產品)有關的業務，均會同時反映到總分類帳和資産負債表上。是以，明細分類帳與總分類帳之間總是一緻的。

1.6.9合并财務報表

與單獨的企業财務報表相比，合并财務報表已經顯得日益重要。 SAP系統允許客戶能夠選擇多種方式來對集團公司下屬的各個子公司的業績進行評估。

集團公司的合并資産負債表不是簡單地将子公司的資産負債表進行簡單地相加而得。合并資産負債表應當反映對資産、應收帳款、債務、利潤和銷售收入進行重新分類、評估和合并。

1.6.10 法定合并

在SAP R/3财會子系統的法定合并子產品中，對這一功能有非常形象的描述。通過與财務會計和固定資産系統的內建，資料可以直接從各個财務報表中彙總過來，這就使法定合并的業務處理大為簡化，此外，還可以減少因為不同的軟體的使用而造成的資料轉移中帶來的錯誤。

除了法定合并以外， SAP系統允許使用者在計劃值的基礎上經常地結算和作合并會計報表，另外，使用者還可以對不同的業務領域自行定義報表。

1.6.11 應收帳款

應收帳款子產品是在 SAP R/3财會子系統中對客戶帳戶進行監測與控制的子產品。

在此子產品中，帳戶分析、示警報告、逾期清單以及靈活的催款功能，都使使用者可以友善地處理客戶未清項。而信函功能能适合任何企業的要求，可以用于付款通知書、對帳單和帳戶清單。

在收款時，使用者既可以用簡便的直接輸入方式，也可以使用自動資料傳輸方式。

同銷售與分銷子產品、現金管理子產品以及在損益表中的客戶特定的功能之間的接口，為所有業務處理提供更多的資訊。此外， SAP的信貸管理、流動資金計劃以及利潤核算功能也能提供實時的和一緻化的資料。

1.6.12 應付帳款

SAP R/3 财會子系統的應付帳款子產品對所有供應商的财會資料進行管理。它是與采購子產品內建的一個部分，也是銷售與分銷子產品中關于發貨、發票和付款資料的來源。

包括折扣在内的付款功能可以用正規的書面形式和電子資料交換媒介(如 EDIFACT, EDI)來處理。系統支援所有國際支付方式。為檢索未清項，系統提供帳戶分析、逾期分析、以及風險分攤的功能。

在應收帳款子產品中，餘額審計線索、帳戶清單和憑證日記帳記錄下所有的業務處理。

1.6.13 固定資産會計核算

在 SAP R/3财會子系統中的固定資産子產品中，加入了許多新功能。它們反映了在固定資産管理領域中的新需求，如：

在生産自動化方面日益增長的需求
品質要求不斷提高
越來越複雜的裝置和更多的法規方面的要求

SAP R/3 财會子系統的固定資産管理子產品能涵蓋所有主要工業國家在法定報表和對資産價值的評估方面的要求。能處理資産的購置、廢棄、轉移和折舊等業務的輸入、計算和處置。除了法定的對資産價值的評估，使用者可以自定義許多折舊和評估的方法。

系統提供了靈活的功能使使用者可以對資産進行不同方式的折舊、估算利息以及保險金方面的處理。同樣，使用者也可以在内部分析時選擇不同的名額和順序來處理報表功能。使用者自定義的對資産價值的評估模拟優化了使用者的計劃處理。這種模拟的功能為使用者提供了對資産價值的不同視角，并且能處理計劃值和實際的投資。

1.6.14 特殊分類帳

SAP R/3财會子系統的特殊分類帳子產品為特定的客戶提供了特殊的計算功能。在此模塊中，一個分類帳可以通過對科目的特殊設定(如成本中心、産品等)，獲得不同的視角來反映科目的餘額。它能滿足不同的廠商對報表的要求。使用者可以對每一個分類帳進行計劃、配置設定和貨币轉換處理。當實際業務發生時，這些特殊分類帳也能自動地更新。

2财會子系統的組織結構

一個有效的會計系統不僅僅包括帳本、科目和憑證，組織結構也是其基本組成部分。組織結構針對公司制度、稅收制度和管理上的要求來設定參數。

2.1 财務會計和管理會計的內建

SAP R/3 系統運用明确的或隐含的科目配置設定原則，将相應的組織結構單元來更新分類帳。系統還允許使用者在那些屬于 SAP R/3管理會計子產品中的管理會計項目，如成本中心、訂單、成本對象和利潤中心等之間轉移實際價值。

對目前公司結構和未來政策的描述取決于使用者在 SAP R/3财會子系統中如何使用這些組織結構的術語：

集團公司
公司
公司代碼
業務部門
利潤中心

2.2 公司代碼

在最簡化的情況下，公司代碼就是一個會計實體，在其内部沒有任何法定報表的要求。

在比較複雜的公司結構中， R/3系統的分級功能往往用于劃分或內建公司的組成部分，這就引出了兩個通常的公司概念----集中式模式和分布式模式。

2.3 集中式公司的管理模式

公司代表了一個獨立法人實體，由一個或多個公司代碼組成。

公司代碼是一個法定的會計主體。在公司代碼中确定會計年度、币種以及稅務報表。

業務部門能幫助描述出企業内部的結構。使用者可以用業務部門來對産品組或地區性結構的資産和盈虧狀況進行分析。

利潤中心是一個富有靈活性的管理會計概念，用于對企業内部的業務領域的職責進行分析。一個公司内部的一些項目如成本中心、資産、物料以及象生産和客戶訂單等衡量企業經營狀況的項目都被歸結于利潤中心。此外，利潤中心中的内容要比業務部門更為詳盡。

2.4 分布式公司的管理模式

公司是一個獨立法人實體，在此同集中式相同。

公司代碼在這種模式下表示一些高度獨立并且分布式的業務機關，這些部門可以彙集到會計單元中。 SAP R/3的财會子系統能夠自動處理跨公司代碼的業務，系統對每個涉及這類業務的公司代碼産生憑證。

業務部門和利潤中心的概念在此與集中式模式中相同。

2.4.1分布式系統（ALE）

這裡對公司業務結構的考慮超出了計算機系統在描述一個公司的業務流程方面的局限。公司業務是可以分離的。例如，分布式的後勤系統與一個集中式的财會子系統的組合，或者一個分布式的客戶和供應商管理系統與一個集中式的金庫子系統的組合。用戶可以使用應用連接配接系統 (ALE)在幾個子系統之間完成這種組合，它允許财會子系統保持集中式的功能。系統能以高度的協調和業務的彙總來避免資料的備援。

此外，現代的财會系統已經不僅僅是一個確定會計資料的适用性和完整性的工具，它們已經成為适應變化中的業務環境的靈活的電算化系統了。

2.5 集團公司報表

2.5.1集團公司

複雜的組織日益需要一個全景式的會計報表。與單獨的會計報表相比，集團公司會計報表顯得越來越重要。另一個趨勢是，用在特定的方針下作出的資産負債表來描述一個集團公司。這同單獨的會計報表是不同的。

集團公司可以細分為一些合并的單元。它們可以是象業務部門那樣基于法規要求的獨立的公司。在集中化的公司裡，經營性的公司代碼中的資料都直接集中到集團公司總分類帳中。否則，這些資料就周期性地使用 ALE協定記錄到集團公司總分類帳中。使用者可以從非 SAP 的系統中獲得資料， SAP為此提供特殊的工具。對法定合并機關和集團公司進行重組的能力是國際性會計系統的基本要求。 SAP 的系統滿足使用者對資料在法規方面的要求，這也包括滿足全國性的和地區性的分布式公司的要求。

3作為系統內建的中心 ---總分類帳

作為 R/3财會子系統的內建的中心，總分類帳為對外會計的要求提供廣泛的功能。其公開性、內建的資料流和對使用者友好的界面，滿足了作為現代的，國際化使用的财會系統的要求，簡化了财務決策的業務處理流程。

內建的總分類帳使使用者可以得到公司的所有重要的業務流程的資料。

在滿足國際會計慣例的前提下，使用者可以用不同的會計科目表和貨币将有關項目記帳到總分類帳中。使用多種資産負債表結構的靈活的報表功能可以從不同的彙總層次上向使用者提供明晰的相關資料。此外，系統可以讓使用者友善地查尋科目的餘額和行項目。

特殊用途的分類帳可以作為總分類帳子產品報表系統的補充，完成其無法達到的功能。

會計年曆可以用于控制周期性的工作如期末結算等，它可以幫助使用者建立工作計劃，并将不同的工作配置設定給特定的人。

4總分類帳基本術語

4.1 公司代碼

根據國際會計标準 (IAS)，法定的或獨立的會計實體是财務會計的核心概念。對獨立會計實體的一個基本要求是披露資産負債表和損益表。在 SAP系統中，公司代碼就代表了獨立的會計實體。它是從許多不同的業務部門中彙總會計資料的中心組織結構單元。公司代碼也是對外會計系統的最小組織結構機關，它代表了一個完整獨立的會計系統。一個公司代碼将綜合考慮稅務、商務和其他方面的因素，與一個獨立的法人公司非常相似。

公司代碼在财會子系統中的功能是什麼？

公司代碼是财會子系統的中心組織結構單元，它控制了資産負債表和損益表資料的披露。

4.2 業務部門

公司代碼是一個法定實體，代表一個獨立的會計機關，除此之外，使用者還可以在公司代碼之外建立代表特定的業務領域或責任中心的組織結構，可以将輸入到财務會計中的資料配置設定到指定的單元中，業務部門中可以包括各種機關，如産品組、利潤中心、工廠、辦公室等。

在一張憑證上，每一個記帳到總分類帳中的行項目均可以指定到某個業務部門。在此，系統還允許使用者對記帳到不同的公司代碼中的資料組合成新的資料彙總。

所有主要的會計項目，如完整的損益表、固定資産、應收帳款和應付帳款、庫存貨物等，均可以在業務部門中得到評估。

業務部門在财會子系統中的功能是什麼？

業務部門是在公司代碼之外的一個組織結構，它為企業内部的業績評估提供了不同的層次和視角。

4.3 憑證

4.3.1憑證原則

SAP R/3 的财會子系統遵循嚴格的财務會計憑證原則。所有的會計業務都以會計憑證方式記帳到會計系統中。憑證是一個資料載體，它包含了能影響科目餘額的資料，即行項目。憑證具有以下功能：

準備建立資産負債表的直接資料來源；
通過憑證，使用者可以将有關資料配置設定到成本中心、訂單和項目中；
它為許多明細分類帳的業務處理如付款和催款等提供資料。

一個獨特的憑證建立系統、結算記帳規則和嚴格地稽核憑證的格式與内容的體系，確定了隻有完整正确的憑證才能記帳到财會子系統中。在财務會計子產品中，所有的科目餘額和彙總資料都能正确地回溯到每一個正确記帳的憑證中。

為了能用唯一的标準來處理大量的業務，财務會計子產品提供以下功能：
用獨特的記帳和輸入規則來建立憑證；
由大量的參數來控制憑證輸入。

憑證擡頭是憑證的重要組成部分。憑證擡頭包括憑證号碼和憑證日期等資料，憑證的主體是若幹個行項目，它們都代表了特定的業務。行項目中記錄了業務金額、科目和附加的科目配置設定。

4.3.2基本憑證參數

以下基本憑證參數是用于辨別每一個業務處理的：

憑證類型：憑證類型包含用于管理不同的憑證的控制資料；
記帳碼(輸入類型)：記帳碼用于确定行項目記帳的方向，借記或貸記。它還确定了記帳科目的類型(總帳科目或明細分類帳帳戶)和記帳資料輸入的螢幕格式。
憑證号碼：每一張憑證都有唯一的号碼，有的是系統自動配置設定，有的是使用者自定義。在任何情況下， SAP系統確定憑證号碼的唯一性。系統允許使用者按業務類型 (發票、預付定金等)定義憑證号碼值的範圍，這就意味着不同的憑證能被正确地分類和存儲。
科目内容和類型：包括付款條件和其他科目的指定。

SAP 的财務會計子產品提供所有關于憑證管理方面的功能，包括在以前的會計期間記帳等。在憑證記帳後，其資料可以顯示、更改、沖銷和歸檔。整個憑證始終是一個單元，而憑證之間的聯系也始終存在。

獨特的憑證原則確定了所有內建的系統和其業務或行項目在業務上的連接配接。

4.3.3更改憑證

憑證在被記帳後也可以更改，當然，所有影響科目餘額的字段是不可更改的，這些字段包括：

記帳金額
科目号碼
記帳碼
會計年度
稅額

      有些可以更改的字段取決于同财會子系統一起安裝的子產品，使用者可以對其他字段定義相應的規則，确定在什麼情況下，什麼時候和如何進行更改。使用者可以指定某些科目分配可以在記帳期間未關閉時更改，還可以設定系統參數，確定資料不被更改。在會計部門結算後，把資料傳送到其他系統中。

      更改憑證可以象顯示科目和憑證那樣使用排序和查尋功能。隻要有适當的授權，使用者可以友善地切換顯示與修改而不會丢失目前顯示的視圖。

      在SAP财務會計子產品中，憑證有什麼功能？

SAP的綜合憑證管理體系符合憑證的基本原則，憑證可以快捷友善地按使用者的需要進行調整，并且正确地記帳。

4.4 會計科目表

SAP R/3 的财務會計子產品能滿足在法規、資金流和記帳分類方面的要求，提供靈活可變的方式來建立總分類帳。會計科目表是會計系統用來記錄資産價值和價值流的分類系統，此外，它還確定了科目文本的正确翻譯。

在 SAP系統中，會計科目表有以下形式：

作為經營需要的會計科目表。經營用的會計科目表包含了日常經營管理所需要的科目，也允許進行特殊的，在公司範圍内的業務處理。财務會計和成本核算都使用同一個會計科目表。
作為地區性的會計科目表。地區性的會計科目表包含了為滿足當地有關法規而設的科目。記帳的資料是基于政府的規定和預先定義的一些規則而處理的，其項目和經營用的會計科目表有所差別。
作為集團公司的會計科目表。集團公司會計科目表包含了在集團公司内使用的所有科目，其記帳資料是基于外部集團公司會計的要求，集團公司會計科目表的項目與經營用會計科目表不同。

SAP 系統提供定義不同的會計科目表的功能，使靈活多變的評估成為可能。記帳資料可以在公司的層次結構的不同層面上處理。日常的憑證是記帳到經營性會計科目表中的，同樣，使用者也能按某個國家的特定要求進行會計評估，也可以将經營用會計科目表與集團公司的需要相結合。

4.4.1會計科目表的組織結構

為了滿足不同的要求來建立會計科目表， SAP的财務會計子產品提供兩種不同的方式來建立一個或多個會計科目表：

使用集中式的組織結構，使用者指定一個特定的，通常是在集團公司層面上包括所有科目的會計科目表，供在集團公司内的所有公司代碼使用。
使用分布式的組織結構，在公司代碼層面建立會計科目表，對每一個公司代碼定義一個會計科目表。它們可以是跨國公司，有許多分部和利潤中心，以及跨幾個行業的集團公司。

4.4.2在多種語言方面的靈活性

隻要指定所需要的語言代碼，每個會計科目表就可以被翻譯成多種語言。 SAP R/3的國際性設定使使用者在同一會計科目表中使用多種語言。其科目名稱在用多種語言輸入後，可以為使用者顯示其所需的語言的内容。

在财務會計子產品中的會計科目表有什麼功能？

會計科目表在不同層次上的使用，使使用者可以在公司結構的不同層次上處理會計數據。

4.5 總分類帳科目

每一個用于記帳的科目都在總分類帳中定義，它們包含了描述其功能的資訊，這些資訊是儲存在每個科目的主記錄中的，它們控制着對該科目的記帳和對記帳資料的處理。

4.5.1總帳科目主記錄的結構

總帳科目主記錄分為兩部分：

關于會計科目表的資料。這部分資料用于整個主記錄，如總帳科目号碼，科目名稱，确定科目是資産負債表科目還是損益表科目。此外，使用者還可以用它來規定主記錄中用于公司代碼部分的資料的有關控制資訊，如科目組和螢幕格式。
關于公司代碼的資料。這部分資料包含了如何控制業務資料的輸入與記帳的參數，如何管理科目的資料，以及其他與公司代碼相關的資料，如貨币、稅碼、統馭科目、行項目的顯示和未清項的管理等。

基于公司的組織結構，兩部分資料既可以分開處理，也可以同時處理。這就允許使用者按自己公司的慣例來控制對主記錄的責任。比如，使用者可以在整個集團公司内預先定義好所有科目中關于會計科目表部分的資料，而屬于各子公司的雇員則隻有權力來處理關于公司代碼的資料，當然，使用者也可以給其雇員處理兩部分資料的權限。

4.5.2對主記錄的處理

SAP 系統可以将建立、修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。使用者可以對其雇員按照職責要求給予不同的權限。每一個新的主記錄都被配置設定到一個科目組中，科目組是以下列名額來對總帳科目進行分類的：

科目号碼的配置設定。對于有相同或相似用途的科目，如銀行存款科目等，使用者可以為之預定義總帳科目号碼的數字範圍。
使用者界面的螢幕格式。使用者可以對總帳科目組指定一些強制性的或選擇性的字段，不需要的字段可以去掉。

SAP 的财務會計子產品為建立總帳科目主記錄提供多種方式，這些方式使使用者能靈活簡便地在系統中設定所需要的會計科目表。使用者既可以使用系統提供的會計科目表樣本，也可以自己建立會計科目表，以下方式可供使用者選擇使用：
複制一個會計科目表。使用者可以使用系統中的會計科目表作樣本，複制一個自己的會計科目表，再根據需要，對其作一些改動。
參照方式。參照系統中現有的會計科目表，把所需要的樣大學目設定到其中，讓系統自動建立所有科目。當使用者使用标準系統時，這種方式最好。當然使用者應當給科目新的名稱和号碼。
資料傳送方式。在先前系統中使用的總帳科目主記錄可以傳送到 R/3系統中。
樣大學目方式。在系統中預先定義一些樣大學目，對許多科目的主記錄中的字段預先定義。這種方式在使用者有幾個公司代碼且它們的業務基本相似時最好。

使用者也可以修改、當機或删除個别的主記錄中的字段，也能增加一些字段或增加新的總帳科目。系統提供了靈活多變的查尋功能，所有的輸入都被記錄下來，以保證對主記錄維護的正确性。

4.5.3行項目顯示

行項目顯示的功能使使用者能得到某個科目中的未清項、統馭科目和暫存項目的概況，使用者能夠确定哪些項目應當顯示在螢幕上。即使在顯示清單已經出現在螢幕上時，使用者也能動态地改變顯示。多種分類排序的選擇，如按号碼、憑證日期、科目配置設定等，使使用者能以互動方式來選擇、彙總和排列所需要的憑證項目。查尋和彙總功能在相應的螢幕上可以友善地地使用。行項目顯示功能适用于：

在一個公司代碼中的一個科目
用任務清單方式顯示集團公司中的一個科目組

使用者可以随時從行項目清單切換到單個憑證的顯示。行項目清單可以由系統輸出或在電子表格軟體中處理，還可以通過 SAP辦公室管理系統以電子郵件方式發給特定的人，他們可以将其存入自己的微機中，用Excel 軟體處理。

4.5.4科目餘額

隻要當憑證記帳到某一個科目，該科目的餘額就被更新。用行項目顯示的功能可以指出憑證中哪個行項目被記帳到相應的科目，使用者可以顯示科目餘額和相應的憑證的行項目。科目餘額按會計期間分借貸方向使用者顯示了與之相關的業務資料的概況。可用的分類名額包括科目号碼、公司代碼、會計年度、業務部門和币種。在科目餘額顯示中，使用者可以直接進入行項目顯示。

在 SAP的财務會計子產品中，總帳科目的功能是什麼？

大于總帳科目和其功能，以確定對業務處理的正确記帳，同時有效地管理憑證和顯示行項目。

5總分類帳的主要業務處理

5.1 計劃

如果使用者需要一份有意義的資産負債表和損益表，那麼資産負債表和損益表中不同形式的計劃和實際值的比較就很重要了。

由于以下原因，計劃功能在 SAP系統的财務會計子產品中具有重要意義。

計劃中包括了公司代碼、業務部門和總帳科目；
會計期間的詳細資料；
所有的相關參數；
以不同的形式儲存的。

在一個公司代碼中，使用者可以對科目或科目與業務部門的組合作計劃。計劃是基于資産負債表和損益表結構的。 SAP的标準系統包括一些以樹狀結構顯示的可更改的計劃模式，使用者可以對以下方面輸入計劃值：
完整的資産負債表和損益表
業務部門

當計劃值輸入後，使用者能夠作以下工作：
自動配置設定
按期間配置設定
作為參考
結轉
複制

它們可以快捷地以不同的形式顯示并用于比較。在預定義有關參數和結構的前提下，财務會計子產品能自動處理計劃功能。另外，使用者可以友善地增加，改寫和選擇資料，這就確定了在所有層次上進行計劃。

财務會計子產品的計劃的靈活性是如何展現的？

總分類帳的計劃功能可以在不同的組織結構、期間和不同的形式中單獨執行。使用者可以預定義其結構與内容。

5.2 總分類帳科目記帳

5.2.1一次性記帳的原則

所有需要記帳的業務都必須在遵循有關記帳的規則的前提下記入公司代碼中的相關部門與科目中。隻有在保證原始資料的前提下，記帳的資料才有可能是精确、可靠和完整的，這就意味着所有公司實體的原始資料的來源與責任部門均處于監控之中。

總分類帳的記帳資料來源于以下方面：

如果 SAP物料管理系統 (MM) 也安裝使用并且內建到系統中的話，諸如發貨等經營業務就會自動地記帳到總分類帳中；
在明細分類帳中的記帳，例如 SAP的固定資産會計核算子產品被使用與內建，資産的購置會生成總分類帳的憑證記帳；
在總分類帳中的直接記帳。

與此同時，必須考慮與管理會計子產品的關系。憑證、科目的配置設定和對業務的記帳均取決于內建系統的類型。記帳的憑證、原始資料和科目的配置設定都同時反映在總帳和明細分類帳上

5.2.2資料內建

明細分類帳在下列層次上與總分類帳完全、綜合地內建：

主記錄
業務資料
報表

主資料的內建包括了會計科目表和與成本核算相關聯的明細分類帳的所有科目關系。主資料的參數也可以共享，資料可以互相檢驗正确性與有效性。

記帳資料的內建反映在以下方面：
中央資料庫是唯一的業務資料的存儲倉庫；
核心憑證的有關行項目中包含原始資料和相應的科目之間的聯系。

一個共享的資料庫意味着：
不會産生和維護資料備援；
可以完全驗證的文檔和檢查系統；
對所有應用子產品可以全面地存取資料；
報表和資訊系統的完整的設定。

資料的內建是明顯的，因為對于一個業務處理的所有憑證都是通過預定義的科目之間的關系而聯系在一起的。

所有的明細分類帳均能內建在一起是非常重要的。在各個業務層次上徹底的資料內建是 SAP系統的一個重要的優勢，每個記過帳的業務将自動影響所有相關的評估，自動傳輸的資料確定了一個實時的和網絡化的财務會計和管理會計系統的有效性。

5.2.3明細分類帳與總分類帳的協調一緻

帶有各種資産和資産負債表科目的會計科目表為總帳和各明細分類帳之間建立了記帳的關聯。統馭科目的作用是當在明細分類帳中發生記帳業務時，其行項目将自動地記帳到相應的總分類帳科目 (統馭科目)中，并且其結果将反映到資産負債表上。

對總帳科目餘額的更新是自動地并且同時發生的，這就確定了：

總分類帳與明細分類帳始終是一緻的；
內建的報表可以顯示在明細分類帳中記帳的具體憑證；
财會資訊系統可以馬上使用所有與資産和損益相關的帳務；
财會資訊系統可以馬上顯示所有與資産和損益相關的帳務；

5.2.4資料輸入的工具

SAP R/3 系統提供衆多的資料輸入工具和自動功能，這意味着大量不同的記帳資料可以有效、正确和完整地輸入到系統中。使用系統的授權功能，每一個相關的人士可以使用許多這類功能來滿足特定的需求。系統提供以下功能來幫助憑證輸入：

技術性的輸入工具：

資料維護
附加功能和調整未完成的資料輸入
對統計性的注釋項的記帳
資料值的傳送

參考方式：

借用已經記帳的憑證、樣本憑證或指定科目的憑證來更改或增加輸入

自動記帳

周期性記帳處理
關聯性記帳 (現金折扣、增值稅等)

控制功能

對憑證中字段的格式與内容進行檢驗
對憑證的确認

5.2.5附加的檢驗功能

SAP 的财務會計子產品允許使用者對每個使用者和每一部分的資訊定義附加檢驗，例如，可以對每個使用者在下列應用領域檢查其是否可以記帳：

一個科目
一個業務部門
一個公司代碼
一個成本中心
一個成本對象

對在憑證中的關聯資料的有效性檢驗確定了所輸入資料的正确性。

5.2.6多種貨币的處理能力

财務會計子產品允許使用者同時使用三種貨币，以下貨币類型是系統提供的：

集團公司貨币
全球公司貨币
硬通貨
索引貨币

在憑證上使用者可以用任選的貨币處理，與此同時，在總帳科目中将記錄相關的貨币金額。

總分類帳確定了經營業務的內建，所有業務處理隻需要輸入一次原始記錄，其資料可以集中處理和用于評估。

5.2.7未清項管理

在每個總分類帳科目中都可以使用未清項管理，這個功能使使用者可以根據憑證來結清借貸方餘額。使用未清項管理功能的科目可以在業務進行中更新餘額。

5.3 結算

5.3.1在會計年度内的結算

每天的結算不必通過記帳來調整。當使用者輸入有關業務憑證後，可使用下列報表的功能：

每天的準确無誤的科目餘額以及憑證的行項目；
使用者指定日期和排序方式的憑證日記帳。

憑證日記帳具有重要的檢驗和對帳功能，而且可以為期間結算提供精确的資料。使用者可以對每個公司代碼和科目定義兩個未結算的期間。

财務會計子產品允許客戶用月結算來為年終結算作周期性的資料準備工作。

使用者可以使用下列标準程式來處理結算：
用統馭項來更新餘額審計線索；
建立一個完整的、自定義的和可排序的日記帳；
對憑證和其總計金額進行對帳；
對憑證進行重新組織和歸檔處理。

這些準備工作對那些在年終結算程式中要使用的科目和行項目進行了處理，此外，年終結算所使用的所有功能均可以用于月度或季度結算。

每天和月度結算使使用者可以觀察和評估明細的盈虧資料。

5.3.2年終結算

年終結算可以基于月度結算的資料，但這并非必須要這麼做。 SAP系統為年終結算提供一系列特定的功能，用于處理相應的科目和行項目。以下是對資産負債表作調整的重要步驟：

關閉記帳期間；
對未清項和總帳科目餘額進行外币評估；
按付款期限對包括未清項在内的客戶和供應商列出收付款清單；
确定客戶帳戶中的貸項和供應商帳戶中的借項；
對外币評估、調整和待攤預提項記帳；
列印資産負債表和損益表。

以下是一些實時性的工具，它們可以為最終的資産負債表和損益表作準備：
科目記帳的總金額
未清項餘額審計線索
餘額結轉

其他标準報表如關于未清項的報表，可以用于分析與監測，它們為目前的會計業務與年終結算建立了聯系。所有的報表均可以互動式地使用。

總帳中重要的評估有以下這些：
科目餘額表
資産負債表與損益表
總分類帳
增值稅報表
憑證日記帳
記帳總金額
行項目清單
未清項餘額審計線索
總分類帳科目清單

由于年度結算是高度自動化的，是以有關報表的生成是非常快捷與可靠的。

5.3.3結算報表

5.3.3.1評估的層次

通常一個公司都有其資産負債表和經營組織結構的責任中心層次，前者是會計法規的要求，而後者則是内部管理的要求。

上述的兩種層次結構是不同的。由于經營管理上的需要，與内部管理相關的會計結構通常使用另一種層次結構。

一個有效的報表系統應當能結合這兩種層次結構來使用相關資料，這些資料一方面可以供資産負債表和損益表使用，另一方面又可為内部核算所用。

這就意味着使用者可以選擇任何部分的業務資料來顯示業務部門的狀況，可以對一個跨公司代碼的業務部門作相應的評估。

5.3.3.2報表結構

财務會計子產品為結算提供了許多報表，它們使使用者可以直接從記帳資料中生成與評估報表，作為總分類帳的一個重要組成部分，資産負債表和損益表應當對所有業務定義。

資産項與負債項或者是費用項與收入項應當在報表中分别定義。使用者應當考慮以下幾個方面：

明細資料的層次和科目的分類
資産負債表和損益表中的項目與其子項目中科目的指定
文本資訊的配置設定
是否顯示總金額

SAP 系統允許使用者使用許多種資産負債表和損益表，這種功能使使用者可以對現存的科目按以下考慮的方面來分析與評估：
商務和稅務方面的法規
集團公司的要求
經營管理的需要

使用者還可以把成本從不同的會計科目表中彙總到一個報表裡。系統允許使用者從不同的會計科目表中對公司代碼的科目産生不同類型的報表進行分析與處理。

5.3.3.3資産負債表和損益表

使用者可以随時使用互動方式生成資産負債表和損益表，包括分期間、計劃值與實際值對以下資料進行比較：

不同的科目和記帳憑證的增加值；
通過明細分類帳查尋有關的行項目；
詳細的說明文本；
圖形化的處理；
資料評估與分析。

此外，資産負債表和損益表的結構還具有以下幾個特點：

不同形式的資産負債表和損益表可多達 10個層次；
不同類型的處理

到報表期間為止的累計值
餘額結轉後的期初餘額
使用者所選擇的任何期間段的會計資料

不同類型的價值 (計劃值與實際值)，不同期間 (當年與去年)和不同形式的差異 (絕對值、百分比) 的比較；
多種貨币。

  一個綜合的報表系統確定了對結算資料的準備工作。

      财務會計子產品的結帳是如何完成的？

      财務會計子產品對年度的會計資料以高度自動化的方式直接作結算準備工作。

6财務會計資訊系統

SAP 的财務會計資訊系統 (FIS)是基于SAP 的綜合資訊倉庫 (EIS) 的互動式資訊系統，它使使用者可以在指定的資料參數的基礎上對相應的财會資料作評估。财務會計資訊系統對下列領域的經營管理提供有效和綜合的支援：

不同币種的分析
總分類帳科目分析
資産負債表和損益表的分析

      總帳科目資訊系統同資産負債表與損益表一樣是基于總帳科目的業務資料。其主要報表的類型就是資産負債表的分析和資産負債表的主要資料的報表。資産負債表的分析是按資産負債表和損益表的層次結構而輸入資訊系統中的。系統允許使用者按照實際值和計劃值作多種形式的分析，年度、半年、季度和月度比較均可。使用者也可以生成各種主要資料報表，同時參照系統提供的樣本。

      使用者可以對所有的組織結構單元 (如公司代碼、公司和業務部門)和各種會計期間 (會計年度與會計期間) 進行評估。報表既可以用公司代碼的貨币，也可以用其他平行使用的貨币如集團公司貨币、硬通貨等。

      有了以上手段，使用者可以根據經營或法規的要求，從業務中提取出相應的資料，同時還可以迅速地通過自定義的路徑找到所需要的資訊。

      上述的财會資訊系統的均有以下功能：
用設定參數的方法來自定義、選擇、評估與分析；
用互動方式在螢幕上連接配接；
與自定義的處理流程與報表相結合；
用文本、注釋和消息的技術與所有業務流程內建。

SAP 的财務會計子產品是如何支援經營管理的？

一個符合所有經營業務和會計法規要求的、詳盡的、互動式的資訊系統支援所有的系統功能。

7特别用途的分類帳

7.1 對象

如果使用者将其他系統與 SAP的财會子系統一起使用， SAP 為所有的應用子產品提供多種評估方式，包括傳統的科目分析和對财務會計的結算報表。它們通常是基于總帳科目和每月的借貸方記帳餘額。在成本會計核算中，系統提供的評估功能是基于責任中心或成本的彙集者 (如定單或成本結算對象)。這些功能也是基于每月的資料，包括附加的計算值、待攤和預提、以及按特定的參數所作的配置設定與分攤。

7.1.1分析

公司上周銷售了多少塑膠制品？這些成本發生在哪一個責任中心的什麼産品組中？

以上問題都是财務會計中的總分類帳科目的餘額所無法回答的。使用者可以從管理會計子產品中得到這些資料。管理會計子產品的一個優勢在于使用者可以顯示複雜的、與成本相關的數值和結算資料流。特别用途的分類帳系統向使用者提供一套附加的評估體系，它能讓使用者在傳統的科目基礎上使用公司自定義的帳戶系統。通過對不同應用子產品的字段的組合，使用者可以生成與公司特定業務相關的銷售分析報告，這種報告能友善地用于各種目的的評估。

SAP系統允許使用者附加并定義一些在傳統的科目之外的帳戶來友善靈活地對業務進行評估。

7.2 帳戶配置設定條件與總計格式

7.2.1帳戶配置設定

在财務會計和其他子產品中，所有與科目和附加帳戶的配置設定相關的字段都能作為參數用于總計值的格式和使用者的公司的報表系統。通常報表會有各種要求，它們往往會基于以下名額：

時間 (年、季、月、周、日)；
類型 (科目、成本中心、産品、地區)；
比較方式 (實際值、預算、計劃值、配置設定值、數量 )；
内部與外部的要求 (法定的帳簿、合并的财務報表等 )；
特别標明的某些業務，例如，所有餘額超過 100,000本位币機關的銷售收入科目等。

考慮到以上名額，使用者可以同時更新不同的分類帳，可以指定将資料從哪些公司代碼或公司傳送到指定的分類帳。

通過使用與特定公司業務相關的帳戶配置設定可以滿足不同的要求。

7.3 貨币與數量

7.3.1匯率

在特别用途的分類帳中，使用者可以同時使用三種貨币來評估經營業績：

第一種貨币是交易貨币，它是處理經營業務的原始貨币；
第二種與第三種貨币由使用者自定義。

使用者可以選擇一種貨币來滿足經營要求，如公司代碼貨币、集團公司貨币等，這種貨币始終可以按憑證記帳時适用的匯率來兌換。

7.3.2數量

除了能用不同的币種外，使用者還可以指定相關業務所涉及的數量機關。這一功能一般用于對總計資料的細分中。在一些行業中，一次業務交易有時會涉及幾種數量機關。例如，使用者有時會采購若幹噸的貨物，可收到的卻是幾個标準集裝箱，在這種情況下，用戶可以在特别用途的分類帳中産生兩種機關的總計量。

在财務會計子產品的特别用途分類帳中， SAP系統自動地考慮了跨國公司對貨币的特殊要求。

7.4 靈活定義的會計期間

系統可以對每周甚至每天的銷售額進行分析，基于業務發生的日期，系統對各分類帳确定總計額的相關期間，是以，使用者可将一次業務指定到不同分類帳的不同期間裡。

7.4.1記帳期間

一個分類帳可以僅包含用于每周銷售報表的資料，然而，相關的業務則可以同時傳送到用于月度資産負債表的另一個分類帳中。在這種情況下，一個分類帳有 52個期間，而另一個則隻有 12 個期間。使用特殊用途的分類帳，使用者可以定義多達 365個記帳期間來保證任何細節方面的報表系統。

對記帳期間的靈活定義使會計分析可以在任何資料和期間内進行。

特别用途的分類帳在 SAP财務會計子產品中的特定是什麼？

SAP 的财務會計子產品的特别用途分類帳為使用者提供了多種選擇，能使使用者在選擇相關科目配置設定、期間和貨币的基礎上，生成不同的報表供業務分析。

7.5 內建性

7.5.1概況

在 SAP的特别用途的分類帳中的資料更新絕大多數是來源于在不同的公司代碼中的業務處理的輸入。這些資料立即或周期性地傳送到特别用途的分類帳中。此外，系統外的資料也能透過标準接口傳送到特别用途分類帳中。系統可對相應的資料在有效性檢驗。

特别用途分類帳中的資料是自動地從其他 SAP子產品或者非 SAP 的系統中傳來的。

7.5.2 主資料

7.5.2.1主資料內建

為了確定在系統中資料的一緻性，所有傳送到特别用途分類帳的資料都徹底地檢驗過，例如，特别用途分類帳用傳送的子產品的主記錄的相關參數對有關項目如科目、成本中心或産品等進行帳戶配置設定，這意味着相關的字段在傳送的子產品中必須輸入相應的數據。

在整個系統内的主資料的內建確定了資料的一緻性。

7.5.3來自其他 SAP R/3 應用子產品的資料更新

7.5.3.1資料傳送

使用者可以指定哪些業務處理會更新特别用途分類帳的資料，比如：

财務會計子產品的記帳
物料管理子產品的業務
訂單結算

使用者也能用一些特定的方式來确定哪些業務處理會更新哪個帳戶。在使用者定義的規則和字段之間的關系的組合的基礎上，業務可以作有效性檢驗、彙總以及一個或多個分類帳的累計，所定義的分類帳既可以實時，也可以定期地更新。

使用者可以确定對不同的帳本進行不同方式和時間的更新。

7.5.4直接輸入資料

7.5.4.1輸入資料

當使用者使用多個 SAP R/3的子產品時，特别用途分類帳得到的絕大多數資料是從其他子產品自動傳輸來的，但偶爾使用者也要直接輸入一些資料，例如一些統計性的資訊等。系統為資料的直接輸入提供了一個特定的功能，資料可以作為特别用途分類帳專用的憑證形式直接輸入。運用适當的參數，使用者可顯示這些特定的憑證。

類似統計性的調整項資料可以直接輸入到特别用途分類帳中并且自動地累計。

7.5.5從非 SAP 的系統來的資料

7.5.5.1非SAP系統

特别用途分類帳為非 SAP的系統的資料傳送提供了一個标準的資料接口，當使用者想要把 SAP 系統與非 SAP的系統結合使用時，或者使用者想單獨使用特别用途分類帳時，特别用途分類帳就必須使用外部資料。在銀行業或保險業，特别用途分類帳往往被單獨地使用。

使用者可以在特别用途分類帳中将内部和外部資料結合使用。

7.5.6與其他 SAP 子產品的協調一緻

7.5.6.1協調

在特别用途分類帳中，使用者可以用指定的方式來确定哪些業務處理會影響哪些帳戶，是以，使用者需要能確定資料的一緻性。 SAP 系統提供一個标準程式來作帳戶的比較以保證資料的一緻性，例如比較總帳科目的業務資料和一個使用者定義的帳戶的資料等。

SAP 系統能確定特别用途分類帳中的資料在任何時候均與其他子產品保持一緻。

特别用途分類帳是如何在整個系統的資訊網絡内內建的？

特别用途分類帳能自動地接收從其他 SAP子產品或非 SAP 的系統中傳送來的資料，這些資料是按要求指定到特定的帳戶中的。

7.6 配置設定

7.6.1概述

7.6.1.1配置設定處理流程

特别用途分類帳中的配置設定功能将發送方中的金額或數量的實際值或計劃值自動地配置設定或分攤到接收方中，這種配置設定能以固定值、固定比例和動态比例的方式來處理。例如，系統能對某個期間按雇員數或銷售額來配置設定。

SAP 财會子系統的特别用途分類帳子產品支援重複配置設定的方式，因為需要配置設定的值在數據庫中是分開存儲的。此外，使用者可以顯示不同的配置設定模式，資料的接收方也可以顯示資料的來源。

特别用途分類帳支援不同層次結構和重複的配置設定方式。

7.6.2配置設定與分攤功能

7.6.2.1分攤類型

SAP 系統提供以下兩種分攤的基本類型：

在一個領域内分攤，例如，從一個成本中心分攤到其他成本中心；
在不同領域的資料項之間分攤，例如，使用者可以将某産品組的運費分攤到每一種産品上。

對以上兩種基本類型，使用者可以使用三種分攤方式：
固定金額方式。使用者可以定義分攤到接收方的固定金額；
固定百分比方式。使用者可以定義分攤到接收方的百分比金額；
動态方式。系統自動地确定分攤金額。

根據參數，使用者可以指定單個的值、間隔和資料集。

7.6.2.2資料集定義

資料集這個術語在特别用途分類帳中是一個重要的單元，而資料集的定義對于報表、計劃和所有帳戶處理都是基本的前提。一個資料集描述了資料的結構和資料之間的關系。

對于總計數值的特定部分，使用者可以指定下列内容：

簡單的數值條件，如銀行帳戶；
成本中心的層次結構；
各廠商或公司之間的多層次的關系。

      資料集中的資料可以用普通方式存儲并被上述功能調用。

      使用者可以用靈活的規則來配置設定有關數值。

     在特别用途分類帳中，業務值是如何分攤的？

      靈活多變的配置設定與分攤方式為各公司特定的業務評估提供了分析的内容。

7.7 計劃

7.7.1概述

如果使用者想把特别用途分類帳作為内部控制的工具，系統就會要求适當的計劃值和累計的實際值來作比較。計劃值不能通過業務處理來直接輸入，它隻能對一個或幾個期間作為總計值輸入。如果有必要，資料可以用不同方式配置設定到不同的期間。是以，計劃數據的輸入要運用同實際值輸入不同的方式來完成，為此，特别用途分類帳向使用者提供易于使用的計劃工具。

特别用途分類帳提供易于使用的計劃功能。

7.7.2計劃參數

7.7.2.1計劃技術

公司特定的計劃工作往往要花幾天甚至幾周的時間。計劃業務是基于那些在系統中作為參數存儲的資料與要求來進行的，這些參數有獨一無二的标志與名稱，并且總是按這個名稱來調用的。這些計劃參數描述了使用者的計劃的基礎值和系統建議的計劃值，用戶可以在整個計劃期内使用這些計劃值。此外，這些計劃參數還可以與使用者的權限相連接配接，對特定的使用者限制使用特定的參數。

在計劃參數中存儲的資訊包括以下内容：

計劃的基礎值
貨币 (業務貨币、第二與第三貨币)
數量 (初始量與附加量)
分攤碼 (标準的或使用者自定義的)
輸入機關 (百、千、百萬)
計劃值的小數位數
計劃版本
計劃對象

在計劃任務執行時，不同的計劃參數值可以臨時更改。

通常的計劃資料在計劃參數中指定。

7.7.3計劃分攤功能

7.7.3.1計劃分攤

通常情況下，使用者應将整個年度或季度的計劃金額或數量輸入到系統中，然後再按一個或多個配置設定碼分攤到計劃期間中去。使用者可以對不同的處理對象如總銷售額或總人員開支用不同的配置設定碼來處理。一個配置設定碼在被定義後仍可用于不同的處理對象。例如，當使用者在進行産品組計劃時，用一個名稱為“金屬闆材”的代碼來配置設定金屬闆材的産品組，或對半成品使用一個标準的配置設定碼，這些代碼也可以用于生産計劃中的成本中心計劃。

這些配置設定碼存儲在系統中，并且可以用于附加的計劃期間和計劃版本。是以，年度的總金額能友善地按公司的有關要求配置設定到各計劃期間内。此外，使用者還能将金額和數量直接輸入到各期間中。

公司指定的分攤功能允許使用者對總計值作基于期間的或個别的計劃。

7.7.4計劃值

7.7.4.1輸入計劃值

計劃值的輸入必須基于計劃參數，尤其是預定義的輸入結構。例如，使用者可以指定一個與實際資料的帳戶配置設定（成本中心）不同的計劃層次（如成本中心範圍）。

使用者基于計劃參數來進行計劃工作，用分攤功能 (平均分攤)和配置設定碼 (月工作日法) 來将總計值分攤到計劃期間中。如果有必要，使用者可以用自定義的值來取代系統自動生成的建議值。

特别用途分類帳既允許集中式的計劃 (如對所有成本中心按類型計劃)，也支援分布式的計劃 (如對單個成本中心計劃)，使用者還可以在螢幕上互動式地更改計劃的深度。

系統對集中式和分布式計劃輸入計劃值提供全面的支援。

在特别用途分類帳中計劃的地位如何？

特别用途分類帳以其成熟的計劃功能而成為公司内部控制的基本單元。

7.8 報表

7.8.1 概述

如果使用者使用預定義生成的符合公司要求的報表來彙總資料時，特别用途分類帳就尤其有用。

7.8.1.1報表編寫器

SAP 系統提供了幫助使用者對帳并檢查資料和為内部和外部審計生成檢查路徑的标準的報表。

使用者還可以運用報表編寫器來為各自公司的報表提供資料。使用者無須具有程式設計式的能力就能使用報表編寫器來生成報表，通過各種自定義的報表，使用者可以按不同的領域來評估總計資料。

7.8.1.2報表生成器

報表生成器是生成報表的另一個工具，其基本功能和報表編寫器相似，使用者可以在使用報表生成器時運用大部分報表編寫器的功能，然而使用者不必了解報表編寫器的控制單元，如資料集等，就可以在報表生成器上工作。

當使用者用報表生成器生成報表時，可以用圖形化方式來顯示報表的行與列的位置，與實際産生的報表完全相同，即所謂“所見即所得”。

靈活的報表是特别用途分類帳的強有力的工具。

7.8.2報表定義

7.8.2.1報表設計

SAP 的報表定義方式是菜單驅動方式，使用者不必擔心如何得到所需的資料。是以，用戶可以把注意力集中在如何在報表中安排與顯示所需要的資料。

使用者應确定以下内容：

在使用系統預定義的标準報表時，确定報表格式的參數值，如列的寬度；
在報表的行中使用哪個業務領域和彙總的層次；
在報表的列中應該顯示什麼數值，實際值、計劃值、月度值還是年度值；
選擇哪些資料；
是否使用公式，計算處理哪些數值；
報表中的文本。

報表的行列格式的定義與報表本身是互相獨立的。這些格式結構可以分開維護，并且其他報表也可以使用這些結構。

報表編寫器和報表生成器允許使用者設計符合各自公司業務要求的報表。

7.8.3可變的輸出媒介

7.8.3.1報表輸出

報表既可以互動式地生成，亦可以采用大量處理的方式。以下輸出媒介由使用者選擇：

螢幕
列印機
順序檔案
微機檔案
使用 SAP的圖形化業務功能的圖形格式

使用者可以生成一個或多個報表，也可以儲存報表，留待以後評估，儲存下來的報表也可以被别人使用。

報表可以用多種媒介生成。

7.8.4互動式報表

7.8.4.1使用對話方式顯示報表

當使用者為在螢幕上對報表作分析，使用者可以互動式地更改報表的結構。例如，使用者可以做以下工作：

更改細節和彙總的層次；
更改報表的列的内容；
切換到另一個報表；
通過報表的行深入到具體的憑證；
通過報表的選擇功能生成圖形；
列印部分或整個報表。

      這些功能使使用者能迅速在相應的層次上獲得所需的資料。

      通過分析報表資料能獲得所需要的最新的資訊。

     使用者能使用什麼評估的功能？

      特别用途分類帳的全面、靈活和易于使用的報表功能為使用者的業務決策提供了有效的控制工具。

8财會月曆

财會月曆是計劃與監控的工具，它為結算提供了友善。

财會月曆主要用于計劃、評估和對與結算相關的業務作有效性檢驗。結合 SAP系統的工作流程管理功能，财會月曆允許使用者對财務會計任務作計劃，某些這類計劃是周期性的，例如催款、自動支付以及其他彙總業務。它還能幫助使用者将這些任務配置設定給特定的人，并且按時發出通知。

所有具有相應權限的人都可以在任何時間使用與這些需要處理的任務和處理對象相關的資料，雇員們可以明确地知道自己将要處理的業務，例如，每個雇員均确切地知道什麼時候月度結算必須結束。

所有這些任務均能預先計劃好，這就使每個人均了解這些任務。它們也可以按時間順序指定到特定的人員。

财會月曆提供以下功能：

顯示所有計劃好的任務：

對于将來，作為預計或概貌
對于過去，則作為檢查路徑或有效性檢查的工具

對手工作業作計劃

定義周期性的标準任務
對某個所有者指定任務
配置設定指定的任務
顯示一個任務的狀态

财會月曆以多種模式支援業務處理：
說明某個任務計劃在什麼日期或期間進行；
說明什麼人在特定的日期或期間裡處理某個業務。

财會月曆的功能是什麼？

财會月曆是對财務會計中的周期性任務進行計劃和監控的有效的工具。

9應收帳款會計核算

R/3系統财務會計子產品中的應收帳款保有并管理客戶的會計資料。它也是銷售管理的組成部分。銷售和會計對資訊的要求相同，如：信用程度、支付行為等。是以，從交易的開始時 (報價、訂貨)起，就應限制風險。如果客戶的訂貨導緻發貨，并開出發票，那麼這些交易就自動地在會計系統中記帳。這個過程的不同階段都會在包括流動計劃變更在内的現金管理及預測中實時地更新。為避免外币兌換中的損失，外币兌換業務被歸屬到外币兌換管理中。

與其基本的固定資産及資産負債表科目一起，這個會計科目表就形成中央記帳系統中總分類帳及各相應客戶科目之間的聯系。 “自動記帳原理”的使用意味着，每一項業務往來都同時地記帳到客戶科目中。這是通過指定的資産負債表科目，作為總分類帳的一個行項目，在總計的層次上完成的。這種密切協調的更新是自動完成的，它保證了總分類帳科目和明細分類帳科目在指定的任何時刻都互相一緻。

使用者可以使用科目分析、預警報表、到期日清單和一個靈活的催款系統來追蹤未清項目。與之相聯系的信函可為每個公司分别建立。這對付款通知、餘額确認、對帳單或利息計算也同樣有效。進帳通過各種對使用者友好的功能由人工計入相應借項中。這也可以用EDI或電子對帳單來進行電子化操作。借項憑單程式和支付則用支付程式來實作自動化。

餘額清單、日記帳、餘額審計線索或若幹相應标準報表均可得到，以便在應收科目會計中将交易制成憑證。為了進行關鍵日期分析，要：

重新估價外币項目
驗明有貸方餘額的客戶
按剩餘有效期将最終餘額分類

應收帳款會計核算不僅僅是正常會計方法的一個基本要素。它還通過它與銷售部分的緊密聯系為有效的信貸管理提供資料。并通過它與現金管理及預測的聯系為流動規劃的最佳化提供資訊。

9.1客戶主記錄

9.1.1主記錄的重要性

客戶主記錄包含了公司與客戶的業務關系中所需的一切資訊。這些資料控制着記帳過程以及後續的處理，如支付和催款等。客戶主記錄也為會計及銷售部分提供有關客戶的資訊。客戶資料的記錄是集中地儲存于系統中。這就是說，這一資料記錄總是一緻的，最新的，而且沒有多餘的内容。

客戶主記錄有以下特點：

它在任何時刻都能提供一個客戶的全部資料的概況
它允許靈活地擷取這些資料
它形成一個控制自動催帳及自動支付交易的資料庫

客戶主記錄的安排也為某些特殊要求留有餘地。

9.1.1.1一次性交易

一次性帳戶允許對一次性客戶或交易不頻繁的客戶進行有效管理并節約空間。一次性帳戶僅包含最核心的控制資訊，如統馭科目。這種帳戶并無客戶的專有資訊如位址或銀行資料等。客戶的姓名、位址、電話号碼、及銀行細節等則是在發票收到時提供的。用這種方法，一個一次性客戶主記錄就可用于多個客戶。支付或催款過程中所需的客戶專有資訊從發票獲得。

9.1.1.2總部及分支機構科目

在某些行業中由公司的代理部門完成的共同任務也可通過客戶主記錄表現出來。如，分支機構在當地發出采購定單而由總部為發票付款。通過将分支機構科目和總部為發票付款，就可為供應分支機構的貨物開出發票。同時，銷售數字則記帳到總部科目。但是，有關分支機構的資訊仍保留在憑證上。因而催款通知可送至分支機構和總部。

9.1.1.3代理付款人

一位代理付款人的帳号也可以輸入客戶主記錄中。借項憑單及銀行轉帳的還款由不同付款人的銀行資料決定。

9.1.1.4代理的催款書收件人

如果催款通知不準送交應收款已到期的客戶，那麼就能指出另一位催款書收件人。

9.1.1.5分支公司

如果發票是發給一個分支公司，那麼這一點就必須在集團公司的合并中有所反映。集團公司範圍内的業務往來所達成的所有銷售必須抵銷。這樣做時，集團公司的統一公司代碼必須輸入到主記錄中。統一公司代碼在記帳時轉移到憑證中。

客戶主記錄構成處理同客戶間業務關系的靈活資料庫。它也為特殊要求提供空間 (一次性交易 )。

9.1.2結構

主記錄的三部分式結構能靈活地描繪出一項作業中的不同組織結構：

一般性資料：

這是與每一個公司代碼和公司中每一個銷售部門都同樣有關的資料
公司代碼的資料

這是反映公司專有的，與客戶間協定的資料。

銷售資料：

這是有關公司各銷售部門和銷售管道的不同特性的資料。

一般性資料包括位址、電信資料 (電話、電傳、傳真 )、有關客戶的一般資料 (工廠數、行業、集團歸屬 )以及銀行詳情。

公司代碼資料包括支付條款和日期：
用于自動支付交易 (銀行托收 )的，
用于信函的 (帳号及客戶所有地負責人 )
用于自動催款過程的

此外，總分類帳會計的統馭科目是在公司的層次上指明的。這個總分類帳科目的交易數字于記帳時在客戶科目中自動更新。

有關定單處理、裝運、及發票等資料可在銷售專用的資料中找到。這一點在關于銷售與分銷子產品的相應 SAP手冊 (R/3的銷售和分銷) 中有詳盡得多的說明。

系統提供專門的選項來控制主資料的可靠度，使之與設定系統時公司的觀念一緻。諸如一個新客戶是應該将整個公司包括進去還是隻将其一個分支部門包括進去的這類戰略性決策是集中地作出的。是以，所有資料區都能集中地輸入和更新。會計和銷售既可以一起儲存一般性資料，也可以将資料分别地儲存在它們相應的區域中。

客戶主記錄的結構能支援一緻地、無備援地使用會計及銷售資料。

9.1.3編輯主記錄

編輯客戶主記錄時分别有各種功能供使用，以便建立、更改和顯示。這些功能的授權是根據員工的責任範圍來準許的。每一個新的主記錄都必須配置設定給一個科目組。這樣就能夠按下列準則來将客戶加以分類：

編号指定的類型

每一個主記錄都有一個唯一的編号，這個編号可以是由系統指定 (内部指定 )，也可以是由使用者指定 (外部指定 )。特别是當編号是承接自一個前端系統時，外部編号指定就更合适。系統保證每一個帳号隻被賦與一次。

帳号範圍 (編号區間 )：

編号區間是客戶定義的。供應商和客戶可以定義成同一編号，或者也可以定義一種層級結構。

使用者界面的安排 (螢幕圖象 )

對于每一個客戶組，使用者可以指定哪些資料是強制性的，哪些資料是可選的。不需要的資料可以從界面上消隐掉。用這種方式，就隻要求有公司需用于處理業務的那些資料。

9.1.3.1輸入資料

為保持資料無備援，系統提供了範圍盡可能廣泛的支援。例如，使用者可以使用一些友善的尋查功能來建立一個現有帳戶的概況。一種自動重複檢查功能可保證主記錄對于銷售和會計隻建立一次。

當輸入新的主記錄時，一種拷貝功能可提供支援。一個主記錄中的數據可以包括進一個新的主記錄之中。此外，一組客戶主記錄可以從一個公司代碼拷貝入另一公司代碼。

9.1.3.2更改資料

使用者可以指定哪些字段可被更改。例如，授權可以用來防止統馭科目被修改。使用者随時都可進入使用者想更改的那些指定區域，如，隻是支付資料系統将所作的全部更改加以記錄，進而在任何時刻都可得到一份更新後的概況。

9.1.3.3顯示資料

使用者可選擇使用者感興趣的區域加以顯示。使用者可以從目前的主記錄顯示中調用另一個主記錄來顯示或加以更改，也可以從顯示中進入更改功能。

可設定的、易于使用的使用者界面使使用者能友善快捷地編輯和管理主記錄。

什麼是客戶資料記錄功能？

客戶資料記錄及其資料 (到達總分類帳的路徑關于業務夥伴的資料)構成應收帳款會計核算的基礎。它也是SAP系統中銷售功能和會計功能之間的聯系。通過其特有的性質，它提供專門的會計關聯。

9.2科目有關會計業務

9.2.1發票及貸項憑證

內建地使用 SAP的銷售及财務會計系統，開票系統就能準備好發票并将它記帳。來自另一個 R/3 開票系統的發票也可以通過接口轉至會計，然後這些發票就被記帳。隻有不是在 R/3系統中建立的發票才必須人工記錄。

9.2.1.1憑證的格式

一個憑證由憑證擡頭和若幹行項目構成。擡頭包含了适用于整個憑證的資料，包括憑證日期、号碼、以及類型。行項目包含付款條款、科目的歸屬、以及金額。某些行項目，如銷售稅，是由系統自動生成的。這些行項目補充人工生成的項目使憑證完整。在憑證記帳之前，使用者可以調用并更改這些行項目中的任何一個。

除上述會計憑證之外，系統還特備了幾種專門的憑證，如周期性條目、樣本憑證等。

9.2.1.2周期性條目

對于以金額相同為特征的正常周期性交易，使用者可以生成周期性條目。這方面的一個例子就是按月分期付款客戶所付的應收款。這些條目在它們生成的時候并不影響會計。反之，它們隻是在執行時記帳到會計系統中。所謂的“周期性條目原始憑證”包含為會計憑證記帳的資料，如金額與帳号等。它也包含控制資訊，如執行的起止日期和最後期限資料等。

9.2.1.3樣本憑證

如果有關時間及金額的資料是記帳時的唯一不同之處，那麼就可以使用樣本憑證技術。如果把樣本憑證用作一個模型，則隻需要很小的調整 (如在記帳日期或金額等處)。如果用樣本憑證，一個已有會計憑證也可用作模型。

9.2.1.4輸入工具

系統提供若幹支援功能以便輸入發票和貸項憑證。它們包括：

設定預設值
簡單發票及貸項憑證的快捷條目
從以前的作業中摘出日期
多重交易中使用者定義的資料保留
編輯選項的調整
用于帳戶、成本中心、等等的靈活查尋機制

如果無法完成一個憑證的輸入，則輸入過程可在任何一處終止并儲存起來。那麼憑證可以在以後完成并記帳。輸入的資料立即被檢查，并且在查出差錯時提供修正。隻有當憑證是完整的而且沒有差錯，它才可以被記帳 (并進而更新交易數字 )。完整的意思是：
借方/貸方餘額為零
已填入最低限度的科目，包括憑證日期、記帳日期、憑證類型、記帳關鍵字、帳号、以及金額等
系統設定時定義的所有要求的字段均已填滿

對于貸項憑證和轉帳，可以用帳面交易，此時支援功能可以類似地使用。

9.2.1.5貨币

所有憑證都能以任何貨币輸入。每個公司都賦于一種本位币。可以指定多達兩種的其它貨币。這種“平行貨币”同本位币一樣地被處理和更新。系統儲存從憑證中找到的，以本位币計和以憑證貨币計的金額。一個包含逐日精确貨币匯率的匯率表用來在本位币與憑證貨币之間換算。當然，匯率也可以在記帳時直接指明。使用者可控制在制作憑證時是否本位币和憑證貨币這二者 (或隻是憑證貨币一種 )可以打開以便輸入。無論是用哪一種方式，兩種貨币的金額在憑證顯示上都是可見的。憑證必須以本位币計的和以憑證貨币計的餘額均為零時方可記帳。由于換算而會在許多行中産生的一個小的舍入內插補點會自動地被考慮到。客戶區中的交易數字隻以本位币計。 “來自貨物及服務的應收帳款” 統馭科目則以本位币和以所有的記帳外币計。

輸入發票和貸項憑證時有範圍廣泛的附加功能支援使用者。為自動接受發票提供技術。

9.2.2支付

9.2.2.1收款

收款處理由下列兩項操作組成：

将支付記帳
用客戶科目中的支付行項目結算未清的發票行項目

這兩個步驟可用紙面支付人工完成，紙面支付有：

支票
轉帳
彙票

如果關于待結算發票的資料不充分，則可用查尋條件來找出客戶的已付款項目。任何憑證專有的資訊均可用作查尋字。使用者可以搜集所需的資料。

對于擴充的銀行功能和金庫功能，快速輸入技術顯著地減少了人工處理。這包括：
人工對帳單
人工支票存入清單

這些也可以自動進行：

電子對帳單
鎖箱 (美國)
用支票掃描器的支票存入業務
POR程式 (瑞士 )

如果已就借項憑單程式同客戶達成了協定，那麼全部發票均可使用支付程式按其到期日彙集起來。類似地，退款給客戶也可自動執行 (通過支票或轉發票 )。在“應付帳款會計核算”一章中有對支付程式的詳細說明。

9.2.2.2支付的人工收據

人工收據支付時，将待結算的發票/貸項憑證的憑證号碼标示在已有的轉帳條中，或者标示在相應的支付通知單中。是以下列資料必須輸入：

銀行科目号碼
支付金額
任何銀行手續費
待結算憑證的憑證号碼

如果所标示的發票的合計 (經過扣除任何現金折扣之後)同輸入的支付金額相符，則憑證被記帳，而支付就用發票結清。結清的項目現在包含了進帳憑證的号碼以及清帳的日期。

如果關于待結算發票的資料不充分，則可用查尋條件來找出客戶的已付款項目。任何憑證專有的資訊均可用作查尋字。使用者可以搜集所需的資料。

以下是一些例子：
參考号
記帳日期
發票餘額

在尋查中使用者可以指定區間或單個數值。使用者也可以從結果清單中移走項目，或者通過一次新的尋查加入附加的項目。未清項目的清單可以按各種條件來分類。使用者可以在清單中查尋單個的憑證或憑證組，以辨識出必須結算的那些行項目。結果清單可以按任何準則來編制。對于一個行項目使用者可顯示全部資料或者顯示整個憑證。

一旦待支付的所有項目都已找到，它們就可以被記帳。較小的內插補點自動地加到已付的現金折扣中，或者轉到一個分立的帳戶。系統能接受的內插補點最大金額決定于客戶允差和使用者規定的允差。

9.2.2.3不能完整結清的憑證

如果未支付金額不能完整地歸類，或者找不到分攤通知，那麼在同一操作中對一次帳面收付記帳。如果一張發票将隻部分地被支付，則該發票将被結算。一個金額為未清應收款的新項目被生成。另一種選擇是，部分支付已被記帳之後，在發票上保留一個仍須付款的内部參考資訊。

這些項目也可以自動地被選擇 (不用輸入查尋條件 )。系統确定那些最接近支付金額的行項目，或者用另一種辦法，按項目的到期日将金額加以配置設定。

銀行收取的費用以現金收據的金額輸入。系統會為收取的費用自動生成一個分開的憑證行項目。人工支付可以用任何一種貨币進行。任何匯率的差異都自動記帳。支付結算也可以包含定金，并把供應商行項目考慮進去。多重客戶科目可同時結清。結清多重公司代碼也是可能的。為每一個公司代碼都生成一個單獨的清帳憑證。

9.2.2.4支付通知單

使用支付通知單，就允許在結清支付時自動尋查未清項目并自動指派。支付通知單在 SAP系統中是以幾種不同的方式生成的：

已經以書面形式存在的支付通知單可用人工輸入
在處理對帳單、支票存入業務、或鎖箱資料等時均會自動生成一個支付通知單。如果由于有內插補點而不可能直接結清未清項目，它就儲存詳細資料。
作為接受支付的一部分由人工處理未清項目的時候，項目的目前處理狀态可用付款通知單的形式加以表明。
付款通知單可以用 EDI (電子資料交換接口 )轉入SAP系統

不同于選取資料然後處理未清項目，隻需要指出付款通知單的号碼。如果付款通知單和未清項目之間存在差異，系統就自動生成剩餘項目和帳面付款。如果差異将由人工配置設定或者作為合計記帳，那麼這些都可以取消。

9.2.2.5快捷輸入技術

“人工支票存入”和“人工對帳票”功能使進帳的處理容易得多。不同于範圍廣泛的記帳記錄，現在必須輸入的隻是收到的支票 (支票、支票号碼、金額 )。支付被記帳到銀行和客戶科目并将支付結算，這些都是自動進行的。

9.2.2.6電子銀行業務

SAP R/3系統提供一種自動處理進帳的選擇。這裡不需要輸入資料或者将進帳賦入未清項目并結算它們。自動處理過程提供了更高的效率。它消除了人工輸入和将收款指定到客戶未清項目的必要。隻有當産生了支付內插補點和提供了不完全支付資訊的時候才需要進行審查。

9.2.2.7POR程式

由銀行或郵局提供的，按瑞士 POR程式編制的資料可以友善地轉至财務會計并在那裡記帳。

9.2.2.8鎖箱

在美國通過鎖箱産生的支付業務在 R/3财務會計子產品中也作了描述。支付被自動記帳而未清項目則被結算。

9.2.2.9電子支票存入業務

類似地，由支票掃描器之類的外部資料輸入系統所提供的資料也自動地被記帳到财務會計中。

9.2.2.10電子對帳單

電子對帳單提供了一種選擇，以自動地描述系統中貨币的流動。系統讀取對帳單，獲取資料來将支付從“給受款人的票據”字段中結清。從那裡系統讀取憑證号碼 (例如，通過此憑證号碼進帳被賦入未清項目并被結算)。但是，用作結清資訊的依據不能是憑證号碼。它可以是一個保險号碼 (按保險政策 )或任何一種其它判據。如果使用者有特殊需要，使用者可通過使用者出口加入使用者自己的編碼而不會改變标準系統。

對于總部在美國而子公司在英國和法國的公司，通過在各國的科目來處理支付業務，并且讀取和投寄英國的和法國的對帳單。除了BACS (英國)和ETEBAC (法國 )之外，還提供了大量其它的國際格式：

SWIFFMT940
MultiCash
CODA (比利時 )
CSB43 (西班牙 )
FIDES (瑞士 )
ZENGINKYO (日本 )

還有幾種格式用于：

捷克共和國
瑞典

設定系統結構的方式使新格式可以容易地結合進去。

R/3财務會計子產品支援收款的自動化處理和結清。個别的需求可以在不必改變标準系統的情況下得到滿足。自動投寄電子對帳單極大地減少了人工輸入的工作量。

9.2.3特殊操作

有些業務往來應記帳入客戶，但是在總分類帳中來自貨物和服務的應收款行項目内并不更新。這種情況的一個例子就是定金。這些可在資産負債表上分别辨識出來。使用專門的總分類帳标記，就能告訴系統，記帳不應在客戶主記錄的統馭科目内執行。作為替代，這将在一個為此目的而專門設定的總分類帳科目中完成。

9.2.3.1定金

如果客戶預付定金，那麼一項定金請求就将作為統計記帳輸入到系統中。它會在項目顯示中表現出來，但并不導緻改變客戶分類帳或總分類帳中的交易數字。但是，這項定金請求會被催款。利用支付程式，會由銀行托收生成一次定金記帳。在為定金請求記帳時，系統将行項目賦入一個專門的總分類帳科目。任何時候使用者都可以生成預付定金。

當為定金記帳時，在客戶科目中可以選擇顯示總值或淨值。淨值表示定金科目表現的是定金減去稅款。而顯示總值是，稅款包括在定金科目的行項目中。在稅款結清科目中生成一個附加行，作為一個清帳條目。在每一種情況下，都保證資産負債表中的顯示是正确的。在為最終結算記帳時，會出現一個關于已有定金的票據。它們就可以全部或部分地轉帳。但是，按發票結清就隻有在收到付款後才能進行。

內建使用SAP的成本會計和财務會計，定金可以賦給項目、定單、或成本中心等帳戶。

9.2.3.2彙票

彙票在系統中也是作為專門的總分類帳業務來處理的。這些業務自動保留在與其它業務分開的明細分類帳中。它們被記帳到總分類帳中的一個專門的總分類帳科目。這就保證了在任何時刻都可以生成一個應收及應付彙票的概況。顯示資産負債表時轉帳記帳并不需要。

用彙票為發票付款時，原始的應收帳款被結清。這個過程相當于正常的收款過程。但是，并不向銀行科目記帳。作為替代辦法。當客戶生成一個應收彙票。這個應收帳款發票将一直保留在那裡，直到該彙票被賣出 (被取消 )或付款。

使用遞交清單則付款可自動進行。另一種功能使使用者能夠通過為彙票的到期日輸入一個關鍵日期，就能開出各種應收彙票。彙票清單也可以由系統中生成。

每個公司代碼中，貼現百分率、托收手續費、及彙票稅款名額均設定預設值。手續費應記帳到分開的科目中。為彙票向客戶收取的金額也是自動生成的。

統計記帳、再籌資金票據及付款擔保也能用專門的總分類帳名額來處理。有各種功能可供使用，使系統操作安全而容易。

除此之外，使用者還可以在系統中設定使用者自己的專用總分類帳業務。

R/3财務會計子產品允許靈活地記帳、檢查、及管理特殊交易。特殊交易也可在總分類帳中更新。

業務往來在應收帳款會計核算中是如何描述的呢？

業務往來在财務會計中是自動描述。業務往來的輸入是自動化的。使用 SAP的多種工具，它可以高效率地和安全地完成。

9.3憑證和科目的處理

9.3.1憑證和科目的顯示

當業務往來被記帳到一個科目，系統就自動更新科目餘額。系統也記下憑證中的哪些項目已被記帳到這個科目中。是以，任何科目的科目餘額和各行項目均可以檢查。

9.3.1.1科目餘額

科目餘額提供一個按期間、分成借方或貸方的交易數字概況。與此類似，每個期間的營業額和特殊的總分類帳業務如定金及該會計年度的應付彙票等均可一目了然。這裡，使用者就可以直接進入項目的顯示。

9.3.1.2行項目顯示

行項目顯示提供一個科目的未清和已結清項目的概況。使用者可以指定各個項目的哪些資料出現在螢幕上。例如，一位使用者可能對支付條款有興趣。而另一位可能對行項目的催帳資料更感興趣。

但是，即使用已經準備好的項目清單，檢查仍可動态地改變。

在行項目顯示中使用範圍廣泛的合計和選擇功能。例如，可對每一種憑證類型計算合計值，以分别顯示每種憑證類型的行項目。也可使用尋查和合計功能，使從頭開始顯示所有的項目不再必要。

對以下區域可用行項目顯示功能：

公司代碼中的科目
公司代碼組中的科目組

例如，可以顯示表現在不同客戶主記錄中的一個合并組。

任何時候使用者都可以從行項目清單轉入憑證顯示。

如果需要顯示一個單一的，憑證則必須指明憑證号碼和公司代碼。換一種方法，則可用尋查功能，它使使用者能用記帳日期或者憑證類型來找到一個憑證。對于含有跨公司代碼記帳的交易，會顯示有關憑證的一個清單。于是使用者就選擇顯示單個憑證的各個行項目，或者顯示與交易有關的全部行項目。

用于科目分析的其它選項包括：
欠款天數 (按過期的天數 )
淨值/現金折扣概況
顯示支付行為
顯示信貸限額 (關于這方面的更多資料可在本章稍後的 “信貸管理” 中找到 )

單科目顯示使使用者能快速、高效地找到全部所需的憑證。

9.3.2憑證更改

為了更改已記帳的憑證可用不同的功能。更改時使用者可以：

調出單個憑證
對于包含跨公司代碼記帳的交易，編輯各個憑證
請求一份某供應商全部憑證的清單，并更改指定的憑證
請求一份某供應商全部憑證的清單，對某些字段實行總更改 (例如，免除支付 )

這些功能就同交易的顯示一樣易于使用。

已導緻資料更新的那些字段不能再更改，它們包括：
憑證号碼
記帳代碼
記帳日期
金額
稅務資訊

有許多字段，其更改的能力取決于某些在會計之外安裝的 R/3系統子產品。是以，如果資料是在成本會計中更新，則成本中心就不再能更改。最後，與憑證狀态有關的其它規則。自然，一旦項目已結清，支付條款就不再能更改。

除了這些固定的規則，使用者還可以對所有字段規定，一個字段能否，以及在什麼條件下能允許更改。例如，使用者可規定，隻有當憑證的記帳期間仍然開放，可以記帳時，某些附加的科目指定才能更改。如果該月份對于會計目的已經關閉，而資料又已送到别的系統中去審定，那麼更改這個資料就是被禁止的。這是用系統設定來設定的。

更改憑證的功能相當于顯示憑證及科目的功能。全部尋查和分類選項都有。有了适當的授權，使用者就可以動态的從顯示功能轉入更改功能，而并不失去剛才選擇的視窗。

憑證可按使用者的需要快速而容易地調整，同時確定精确的記帳記錄。

FI系統怎樣支援編輯一個科目指定的項目？

FI系統通過大量的顯示、尋查、及調整選項來支援使用者。使用者可以設定并使用這些功能。

9.4催款通知

經常有客戶不能及時履行他們的義務而造成欠款。此時就應發出催款通知提醒他們有未清的債務。

催款由催款程式自動處理。該程式決定：

将被催款的科目和項目
該科目的催款等級
基于催款等級的催款通知

催款通知被列印出來，所決定的催款資料按項目和科目分類。

9.4.1催款程式的功能

催款程式提供以下功能：

可定義任意多種催款程式。催款程式控制催款過程。
對每一種催款程式可建立多重催款等級。催款等級以未清項目的欠款天數為基礎決定。它也可與催款的金額或百分比有關 (由與營業額相關的催款等級确定 )。此外，可以在科目水準上規定，隻有當達到某一金額或百分比時才達到起始催款等級。
催款可按催款區域分别實行。催款區域是在一個公司代碼之内處理催款的企業實體。催款區域可以相當于一個利潤中心或銷售企業。當為一個未清項目記帳時用戶就選擇一個催款區域。用這種方式，各項目可以按催款區域在以後分别催款。
催款文本根據催款等級來選擇。文本可用不同語言寫成。在每一種情況下，文本均使用相應業務夥伴的主記錄中所指明的語言。
催款程式可用來催客戶，也可用來催供應商。如果供應商由于貸項票據而有了負債餘額，這就能适用了。如果客戶也是一個供應商，那麼使用者就可以将這個科目的總餘額作為催款的決定因素子。
催款的利息和手續費可以有選擇地适用，到期項目的支付截止日期可以列印在催款信中。
催款信中的項目和合計應統一用憑證貨币和/或本位币。
在有總部/分支機構關系的地方，催款通知一般是送達總部。也可以有當地催款。

9.4.2催款過程

催款過程分為三步：

生成催款建議
編輯催款建議
列印催款信

9.4.2.1生成催款建議

為了啟動自動催款，使用者要為到期日檢查決定一個關鍵日期，并決定哪些科目應被檢查。催款程式就檢查指定科目中未清項目的到期日。

該程式然後就生成一個它建議催款的科目和未清項目的清單 (催款建議清單 )。

9.4.2.2編輯催款建議

使用者要以編輯催款建議清單。項目和科目的催款等級可以更改。項目 (科目)可以按催款而豁免或當機。所有更改都有記錄，是以催款過程的結果始終是透明的。

催款建議可以根據需要頻繁地生成。能做到這一點是因為催款資料隻有在催款信被打印時才在項目和科目中被更新。

9.4.2.3列印催款信

如果催款建議已被接受，則可以列印出催款通知信。 SAP系統已經備有樣本格式，用戶可以對它進行修改。樣本格式可以拷貝下來，使用者隻需插入位址之類的有關變量。但是，使用者也可以使用 SAP script (SAP文字處理程式) 來指定催款信的布局和文本。

9.4.2.4其它的催款功能

使用者可以指定：

使用者是否将使用全集團公司統一的格式
使用者是否将隻使用特定文本部分中的公司代碼專有資料
個别公司代碼是否使用它們自己的格式

除了作為批處理功能的催款之外，系統也準備了向單個科目的催款。在這種情況下，應該指明單個催款的文本 (它與标準文本不同 )。

同編輯記錄一起，還生成以下記錄：
已當機項目和科目的清單
具有特殊催款标志的項目的清單
催款統計

9.4.2.5财務月曆

使用财務月曆，則催款過程之類的周期性重複工作就可以預先安排并配置設定給适當的員工，以便及時處理。應在适當時間通知員工。

用這樣的方式，則授權的員工在任何時候都可以生成催款過程的現狀報告。

使用者可以按使用者的需要建構催款通知的生成方式。

财務會計系統中催款如何進行？

使用者可以設定催款過程以适應使用者的需要，使用者可以介入自動過程以建構滿足使用者的要求的催款建議清單。

9.5信函

同催款通知一道，其它類型的信函也由系統生成。這包括以下寄給客戶的标準報告：

支付通知
信件形式的對帳單和未清項目清單
一般信件
餘額确認書
憑證摘要
彙票現費結算單
利息計算

處理科目和憑證時使用者可以提出信函申請。信函可以在某個環節自動生成，或者由人工啟動。書面通知應使用業務夥伴的語言來生成。

9.5.1支付通知

系統自動生成支付通知，告訴業務夥伴哪些未清項目已收到他們的支付。如果結清時出現內插補點，若要求業務夥伴澄清或為之付款。如果已經支付而尚未進入未清項目，則要求業務夥伴說明該項支付。使用者可以生成一個回信允許在科目中的支付指定未清項目。對于其它在清帳過程中本應記帳而尚未指定的貸方憑證，使用者也可以做同樣的事。客戶的未清項目在這個通知中列成清單。客戶們可以辨識出應付款的未清項目并提供進一步的陳述。

9.5.1.1對帳單和未清項目清單

使用者對帳單用于對帳，并為業務夥伴提供資訊。它提供以下資訊：

結轉的餘額
所選期間的全部項目
科目的期末餘額

未清項目清單是對帳單的特殊形式。它是為對帳或提供資訊目的而寄給業務夥伴的。有時候，這個清單也用作催款單。直到要求的到期日之前的未清項目都可從這個清單中看出。

兩種類型的通知包含憑證号碼或另外的參考。資訊它們包括：
憑證号碼
憑證日期
憑證類型
貨币
每個項目的金額
在關鍵日期未清項目的餘額

如果選用，對帳單也可以包括結清的憑證号碼。如果分支機構被包括在緻總部的通知中，則它們的位址在通知末尾列成清單。

通知的布局是通過一個格式來指定的。通知可以包括在到期日每個項目欠款的天數，或者其它資訊，決定于所用的格式。

9.5.1.2一般信件

提出信函請求時，用個别就信件能輸入個别的文本。文本是分别儲存的。系統自動決定屬于客戶的資訊，如位址，個别信件就同個别文本一樣列印。

對于标準信件，指定的文本已經存在，可以為帳戶正在被處理的客戶調出這個标準信件。系統自動決定位址等屬于客戶的資料。例如，若公司會計部門中有人事上的變動，使用者就可以發一封标準信件給客戶。

9.5.1.3餘額确認書

餘額确認書很需要選擇的可變性，例如，應首先決定那些餘額最多的客戶。其次，這為這些客戶生成餘額确認書。然後可以 (用剩餘的科目)用選擇和随機選擇決定出數量有代表性的一批科目，為他們生成餘額确認書。

9.5.1.4憑證摘要

用憑證摘要，使用者可以以一種有目的性的方式告知你的客戶某一特别的行項目 (例如貸項憑證)。系統會記錄下哪些憑證行項目曾被選擇。

9.5.1.5彙票手續費結算單

如果客戶已用彙票支付了發票，則生成一個彙票手續費結算單。同時自動生成信函，告知客戶被收取了哪些費用。将發給客戶或供應商的所有信件的格式都儲存在文字處理程式中。相應主記錄中語言代碼控制格式用何種語言列印。

9.5.1.6利息計算

也可生成前有關利息資料的信函。該資料涉及：

行項目利息計算：

向尚未支付和已經超期的行項目。或者淨支付在到期日後才付完的項目，收取利息。
科目利息計算：

利息由科目餘額中收取。例如可以用這種方法計算雇主借款科目的利息。

在這兩種情況下，都生成有結算資訊的附信，系統配備有為此目的的信件，使用者可以對它進行修改。

9.5.1.7内部憑證

内部憑證使使用者能夠生成具有全部已輸入系統的字段的完整憑證。如果沒有原始憑證的話，這種内部憑證就用作内部使用的憑證。它們也可用作打算在公司流通的憑證。

彙票清單儲存所有的未清彙票。作為一種補充，有要求時也可顯示已清彙票。

财務會計系統産生何種客戶專用的信函？

記帳業務中的全部重要資訊都可以書面記錄并以通知的形式發出。

9.6報表

R/3财務會計子產品提供大量關于客戶的标準報表，這些報表可以列印出來，或者直接在螢幕上顯示。

原則上，報表系統是這樣的設定：所有報表都可以并行地運作。列印時，使用者可以選擇先将此資訊存儲在一個暫存檔案中。此後，使用者可以決定該資料是否要，以及在何處進行實體輸出。

9.6.1主記錄清單

可得到主記錄資料的标準報表，并有許多選擇條件。選擇條件包括按郵政編碼的報表或按統馭科目的報表，由使用者指定将找印到清單中的字段數。例如，可以生成隻有客戶位址資訊的清單。另一個清單可以也包括銀行，資訊。使用者也可以得到一個有客戶主記錄的全部字段的清單，當報表被調用時，将清單分類也是一個選項。

9.6.2客戶分析

可以得到憑證客戶項目的報表。例如，對于任何到期日都可以制出一個未清項目的清單(在這些項目仍可在系統中獲得的條件下 )。有些報表中未清項目已被分類，這裡使用者可以指定分類的區間。

9.6.3科目

經常，由于存儲容量方面的考慮，項目在清帳之後就不能再留在系統中。為了在年末為科目全部項目出文檔，而又不必去查找全部的檔案，各項目都是儲存在另一個與憑證分開的檔案中，隻有客戶行項目中的資訊可以在這裡找到。此外，這個檔案是這樣分類的：已清項目出現在每一科目的開始。清帳業務按清帳日期和已結清憑證号碼來分類。這可使前後關系清晰。在關健日期仍未清帳的項目則列在每一科目的未尾。為第一個科目和統馭科目輸出對帳合計，使之能夠同會計系統的其它部分相協調。

财務會計系統的報表功能如何設定？

可以得到多種有關客戶資料的标準報表。它們支援對客戶帳戶的處理和管理。這些報表也可以被列印出來。

9.7客戶信貸管理

客戶信貸管理提供了一種選擇，根據對客戶信用程度的評估，決定是否接受訂貨。這是通過信貸限額來實行的。這個限額在财務會計和已記帳銷售中檢查，如果超過了這個限額，系統就發出一個警告或一個差錯資訊，這決定于系統的設定，憑證可以被記帳。其它的操作可以繼續。一個例子就是對主記錄中一個客戶或一個集團的查驗。信貸限額可定為不同的等級，信貸限額利用“信用控制區域”來配置設定和監測。一個信用控制區域由一個或多個公司代碼組成。如果已經設定了一個信用控制區域，而且已為一個客戶規定了預值，那麼在設定客戶主記錄時信貸資料就被自動設定。

9.7.1配置設定信貸限額

可以對特定客戶或若幹客戶配置設定一個信貸限額。為了将客戶按業務風險分類并啟動相應的檢查，使用者可以為客戶設定風險等級。風險等級規定了在訂貨過程中要進行哪些檢查。此外，客戶可以按行業、國别合并成組。

9.7.2監控信貸限額

對信用控制區中的每一個客戶，系統計算并顯示以下資料：

來自銷售的應收款，如果它們未被驗明是有争議的
來自特殊的總分類帳交易的應收款，如果它們被驗明與信貸限額有關， (例如定金)
定單價值，由未清單、未清發貨、和未清發票組成
總負債 (其它的總和 )

所顯示的總負債當發票被記帳時自動增加而當收到付款時就減少。如果總負債超過了信用控制區中客戶的信貸限額，系統就提供一個警告。但是，仍然可以輸入發票。信貸限額被超過的日期由系統記錄。

信貸限額以控制區域單獨信貸限額貨币維護。該貨币與本位币無關。系統将金額加以換算以更新信貸限額。這并不影響交易額更新與記帳。

核心資料可以用任何一種貨币産生，與控制區域貨币無關。

9.7.3顯示及分析功能

系統用各種功能來支援信貸限額的監測。在任何時候使用者都可了解目前的概況。使用者可以顯示關于一個客戶的下列資料：

主記錄中的變動
最陳舊的到期項目
客戶的定單價值，分為未清單、未清發貨和未清發票
最後一次支付
行項目
催款和支付資料

如果一個會計注意到了臨界資料，引起關注此事的一個内部備忘錄。該會計就可發出或開始檢查客戶或一批發貨。

為了使反應迅速靈活，系統提供了多種分析選擇。客戶可以按營業額和支付行為來分析。使用者可以從信貸管理移入财務資訊系統。可以進行到期日分析、對支付行為的進一步評價、或者DSO名額 (日銷售未清名額 )的計算。這種評估的結構或分别指定。資料可以随意壓縮或擴充 (從未清項目顯示到客戶的信貸管理資料 )。評估也可以用圖形來準備和描述。

為了資料或文檔的目的，可以從行項目顯示、科目分析、及信貸管理開始，建立信貸記錄表。這個表包含以下資料：
位址和通信資料
信貸限額，上次通知客戶的日期
來自信貸管理主記錄的字段
未清發貨、發票及定單的合計
餘額、欠款天數、客戶的稅款、以及支付行為

內建使用會計和銷售，就可以從信貸管理中顯示和編輯銷售憑證。

9.7.4定單接收和發貨中的信貸控制

為了確定使用者的信貸限額不被超過，在收到定單的當時和以後臨發貨之前，都有必要進行信貸檢查。內建地使用 SD系統，就能進行自動信貸稽核，其中也可以描述複雜的生效規則。

根據客戶被指定的風險等級，實行下列檢查：

統計的信貸限額檢查
考慮到發貨截止日和到期日的動态信貸限額檢查

其它資訊可考慮為信貸審查用的附加輸入值，這包括

憑證價值
支付條款等關健性字段的變化
超期項目的結構

客戶信貸管理有什麼特點？

客戶信貸管理為監控和分析客戶的信用程度提供了多種選擇。它使使用者能夠對困難情況以及時和恰當的方式作出反應。

10 應付帳款會計核算

R/3财務會計子產品應付帳款會計核算儲存和管理所有供應商的會計資料，此外，它還是采購系統的一個完整組成部分，定單、發貨及發票按供應商儲存，有助于對供應商的評估， R/3财務會計子產品根據業務自動記帳。提供現金管理和預測功能的同時，也提供定單和發票的價值，使你能做出最好的流動規劃。

業務過程可以為發票管理的目的而靈活地描述。使用者可以将資料還不完全或者尚未指定科目的發票暫時錄入，當公司需要時就作全部的進一步處理，發票自動轉交給執行相應功能 (如完成或發出憑證)的員工。

支付程式管理應付款，同時不斷關注現金折扣的最大化，它也支援所有通常的國内和國際支付模式。支付業務已部分地或全部地計算機化。

應付帳款會計核算實時地同總分類帳內建。所有對供應商帳戶的記帳也将同時被記入總分類帳。交易更新各個總帳科目 (如應付款及定金 )。靈活的科目分析功能和到期日預測為使用者提供了單個供應商科目現狀的概覽。

在信函方面，系統允許使用者将餘額确認書、利息結算及其它通知等按不同的公司個别處理。

在應付帳款會計核算中為業務制證時，系統使用了餘額确認、日記帳餘額審計線索和其它評估方法。對于截止日分析，系統将：

重新評估價外币項目
決定有借項餘額的那些供應商
就其剩餘項目項算出的餘額列成清單

應付帳款會計核算按照相應的會計原則負有保護公司機密的責任。它也被用作采購最優化的資訊來源。除止之外，該系統與現金管理和預測系統的直接連接配接是流動規劃的一個有價值的工具。

10.1供應商主記錄

10.1.1供應商主記錄的作用

供應商主記錄包含公司與客戶商的業務關系所需要的全部資料。這些資料控制着記帳業務也控制着記帳資料的處理。會計部門和采購部門都需使用這個主記錄。供應商主記錄在系統中是集中存儲的。這就保證了資料了一緻性、實時性和無備援。供應商記錄提供：

某些供應商全部資料的概況
靈活的資料擷取
用于控制支付業務并表現業務過程的基準資料 (初始發票記帳 )

此外供應商主記錄的靈活設計能很好地适應以下的特殊需要：

10.1.1.1描述一次性交易

對于隻偶然發生業務的供應商，可使用一次性帳戶。這使使用者能用最少的資源來管理這些供應商。這種一次性帳戶隻包含最必要的控制資訊 (如統馭科目 )。位址和銀行資料是在發票或貸項憑證記帳時提供的。供應商專有的資料從發票或貸項憑證本身取得。因此，一個一次性供應商主記錄能用于一個以上的供應商。

10.1.1.2總部及分支機構科目

供應商主記錄也用來說明供應商各分類支機構的不同分工。對于有若幹各有其自主銷售權限的分支機構的供應商，會計和進帳功能可以在中央合并起來。

通過将分支機構科目和總部科目連接配接起來，則每次記帳

到分支機構科目時都自動地記帳到總部。分支機構号存儲在憑證中。使使用者既能集中地又能局部地完成分析和儲存信函。

10.1.1.3代理受款人

使用者可以在供應商記錄為代理受款人指定一個帳号。支付就按指定的位址進行，或者按這個供應商科目的銀行細節來進行。

10.1.1.4分公司

在為集團公司的合并進行銷帳時，分公司的任何貸項金額都必須考慮到。同時，在供應商主記錄中使用者必須輸入唯一的公司編号，記帳時，這個編号合并到憑證中，并且可用于合并的目的。

供應商主記錄是管理與供應商的業務聯系的一種靈活的方法，供應商主記錄的靈活設計能很好地适應特殊需要 (如一次性交易 )。

10.1.2結構

每一個主記錄都包含三類資料。它幫助使用者說明特定操作中的不同組織結構：

一般資料：

對每個公司代碼及公司采購部門都同樣适用的資料
公司代碼資料

反映公司與供應商間特殊安排的資料
采購部門資料：

随一個公司的采購部門的不同而不同的資料。

一般資料包括位址和電信資料 (電話、傳真及電傳的資料 )、供應商的一般資料 (集團公司、行業分支 )，也包括銀行詳情。

公司代碼資料包括公司關于支付業務。催款程式和信函資料等規定。這一資料包括達成協定的支付條款和支付方法 (用支票、電彙、或者彙票 )、此外，通過統馭科目就建立起與總帳的連接配接。這個總分類帳科目中的交易數字在記帳到供應商科目時就會自動更新。

采購部門資料包括查詢、定單、及發票核查等資料。隻有當使用 SAP系統的采購功能時使用者才會需要這些資料。這些資料可以在使用者需要的任何時候加入或修改。關于這個功能的詳細資料請見有關物料管理系統子產品的手冊。

在已經內建了 SAP财務會計和物料管理子產品的系統中，使用者可以單獨建立供應商主記錄，也可建立聯合的供應商主記錄。它們可以如下進行：
在公司代碼層次上分别完成
在采購區域層次上分别完成
同時在公司代碼和采購區域的層次上集中地完成。

按照使用者的組織結構，這個特點使使用者能集中儲存供應商的資料。使用者可以允許采購部門和會計部門都處理一般性的供應商資料，但各部門分别處理各自的資料。

供應商主資料的格式有助于保證采購和會計部門所使用的供應商資料是一緻的并且無備援。

10.1.3處理主記錄

為了處理供應商主記錄，系統提供了建立、更改、和顯示功能。用戶可以根據員工的職責處理這些功能的授權，結果是，一組指定的員工将隻能顯示資料，另一組則允許建立和更改資料。

每一個主記錄都賦給一個科目組。科目組按下列條件将供應商分：

按編号指定的類型：

每一個主記錄都由系統或使用者賦給一個唯一的編号 (分别是内部的或外部的編号)。當編号是承接目前外部編号指定特别合适。無論用哪一種方法系統都保證每個科目編号隻被指定一次。
按使用者界面的布置

當處理主記錄時使用者可決定哪些資料必須或者可以，被輸入。不必需的資料可以從使用者界面中壓縮。當使用者建一個新的供應商主記錄時，使用者隻需要輸入公司需用于處理交易的那些資料。

10.1.3.1資料輸入

R/3财務會計子產品有許多功能幫助資料備援。資料輸入功能幫助使用者既快又容易建立一個新的主記錄，一種容易使用的尋查功能為使用者提供已有科目的概況。系統的自動檢查保證采購部門和會計隻建立一個主記錄。

拷貝功能允許使用者将主記錄資料并入一個新的主記錄中。使用者也可把一組主記錄從一個公司代碼拷貝入另一個公司代碼。

10.1.3.2更改資料

使用者決定哪些字段可以在以後更改。例如，授權被用來防止統馭科目受到偶然性的更改。使用者随時都可以直入使用者想更改的區域。系統會記下所有作過的更改，是以使用者任何時候都能看到更改過程的一個概況。

10.1.3.3顯示資料

顯示功能也使使用者能夠隻進入那些使用者感興趣的區域。使用者可從顯示轉入更改功能，也可以調出另一個主記錄來顯示或更改。

可客戶化的使用者界允許使用者快速需容易地處理和管理主資料。

供應商主記錄有什麼功能？

儲存在供應商主記錄中的資料構成應付帳款會計核算系統的基礎。此外，供應商主記錄還是 R/3系統的采購功能和會計功能之間的聯系。它的特殊性質允許使用者描述特定的會計互相關系。

10.2應付帳款會計核算系統中的會計業務

10.2.1發票和貸項憑證

10.2.1.1發票接收：采購

對于已經內建了采購和财務會計子產品的 SAP系統，或以用一個特殊功能，用物料管理的發票稽核功能，使用者可能輸入收到的發票。這個功能可以為定單加上參考資訊并發送資料。

10.2.1.2發票接收：财務會計項目

在未內建采購和财務會計子產品的系統中，收到的發票是在财務會計系統中處理的，為每個憑證輸入一個标題和幾個行項目。其它行項目如進項稅記帳等則由系統自動補充。在為憑證記帳前，使用者可以調出這些行項目并改正它們。

10.2.1.3發票接收：掃描輸入的憑證

利用存檔連接配接 (ArchiveLink)接口，發票能直接掃描輸入系統中。發票可轉交給有關的會計人員進行稽核。

10.2.1.4發票接收： EDI (電子資料接口 )

收到的發票也可以用電子資料接口 (EDI )轉入财務會計系統。資料轉換成 SAP的憑證格式傳給财務會計系統。如果在這個過程中産生了任何誤差，就會自動通知一個相關的會計人員。誤差資訊提供來源的一個詳細清單。這個會計人員可以沿一個分支直入相應的區域 (如原始 EDI憑證、發票輸入 )以改正這個誤差。

除上述的會計憑證之外，系統還準備了其他憑證，如周期性憑證及樣本憑證等。

10.2.1.5周期性錄入

對于一些以固定的時間間隔發生金額相同的會計業務 (如租金發票)，系統允許使用者創建周期性錄入憑證。這種憑證在建立時并沒有會計效用。它們隻是在執行時才記入會計系統中。周期性錄入憑證包含記帳所需要的全部資訊。這些資訊包括一些指明期限和産生記帳的支付間隔的資料。相應的記帳由系統自動産生。

10.2.1.6樣本憑證

樣本憑證用于不同時間進行的記帳或者用于每次均不相同的記帳。這種憑證在憑證輸入時被用作一種模闆。需要改正的隻是金額和目期。資訊包含于樣本憑證作為模闆，來代替樣本。

10.2.1.7輸入幫助

系統有若幹功能幫助使用者輸入發票和貸項憑證，并保證高效的憑證輸入。這些幫助包括：

以先前的操作為基礎确定預設值，例如，從科目主記錄或使用者主記錄中設定。
保留那些經過若幹次輸入過程仍然保持不變的資料
簡單發票及貸項憑證的快速輸入
對科目和成本中的靈活尋查功能
客戶化的處理選項

10.2.1.8科目配置設定模型

科目配置設定模型這一功能使使用者能夠快速安全地輸入發票和貸項憑證。這适用于使用者不得不完成大量相同的科目指定的情況 (如在若幹公司代碼、科目或者成本中心之間配置設定金額 )。科目配置設定模型是一種憑證輸入的模型，并包含任意數量的總分類帳科目項目。與樣本憑證不同，科目配置設定模型中包含的總分類帳科目項目不必是完整的。在憑證輸入時，資料可以按要求更改、補充、或者删除。使用者隻需要輸入總金額。系統就将在模型包含的不同行項目之間按比例配置設定這個總金額。

10.2.1.9核對總額和複檢

系統立即檢查所有的輸入，并且發現誤差就建議改正。内置的控制功能防止使用者偶然将發票輸入兩次。系統也在不同層次核對總額。以確定發票的輸入是完整和無誤差的。

10.2.1.10編輯不完整的憑證

如果輸入過程被阻礙，系統允許使用者在随時将憑證儲存起來，使用者可以在使用者中斷的地方繼續編輯該憑證。

系統提供一種預制憑證輸入功能供使用者使用。這種情況的一個例子就是缺少科目歸屬的發票或者需要審查的發票。

10.2.1.11預制憑證輸入

預制憑證輸入功能允許使用者在任何階段中斷憑證輸入，并将資料作為一種暫存憑證保存起來。建立預制憑證并不更新交易數字，因為此時會計業務尚未完成。但是，可以顯示統計資料。使用者也可以使用包含在預制憑證中的資料來作最新的分析。例如，使用者可以把與預制憑證相聯系的金額用于預付銷售稅返還的目的。預制憑證和支付請求結合起來也用于保證及時支付發票以免損失現金折扣。

在預制憑證輸入之前可以産生多種不同方案，它們牽涉到不同的人。

例如，一項憑證可以由一個會計人員暫時輸入，然後轉交給成本中心的負責部門，以便支付。憑證傳回給該會計人員去完成。然後該憑證再送出給負責部門發出全部金額。此時憑證才發出并被記帳。

“處理收到發票”的過程在 SAP工作流程術語中定義，它包括以下要素：

觸發事件：

EDI 發票、掃描的、憑證人工帳證單輸入
輸入的會計格式：

預制憑證輸入，帶支付當機樗的記帳
負責的企業部門
負責員工的工作地點
授權路徑

系統允許使用者描述這些工作流程或類似的工作流程。系統備有工作流程方案供使用者使用。使用者也可以定義使用者自己的工作流程，為參與工作過程的人員及決策者制作工作流程，以及制作公司的工作流程。

10.2.1.12多公司的未清項目

通過允許多公司記帳 (如收回物料)，系統可支援集中的未清項目。對不同公司代碼的貨物或服務引起的發票，發票項目被輸入到保留有該未清項目的公司代碼。總分類帳科目在不同的公司代碼間配置設定。輸入過程與在公司代碼中輸入憑證時所用的過程相同。

為每個公司代碼輸入的項目不必餘額都是零。但是所有項目的總餘額則必須是零。當交易被記帳時，系統自動為公司代碼之間産生的應付款和應收款建立行項目。它也為每個有關公司代碼生成一個單獨的憑證。同憑證編号一起，所有憑證還都被設定一個聯合交易編号。這個編号用于随時描述總體交易。

10.2.1.13貨币

使用者可以用所需要的任何一種貨币輸入憑證。每個公司代碼都被指定一種本位币。用戶可以指定多達兩種的附加本位币。這些“并行的“貨币也按與本位币相似的方式被處理和更新。

系統以憑證貨币、本位币和并行貨币來儲存憑證金額。系統會将憑證從本位币換算成憑證貨币。它使用匯率表中的匯率或使用者在記帳時入的匯率。另一種辦法是，系統可以設定為隻允許用憑證貨币，或者允許本位币和憑證貨币都用，來輸入一定的金額。

系統會進行一般性檢查，看以本位币計的和以憑證貨币計的憑證餘額是否都為零。由于貨币換算引起的任何舍入內插補點均自動校正。

10.2.1.14淨值記帳

“淨值記帳“的意思是，輸入供應商發票時現金折扣考慮進去。系統自動地從費用科目或物料科目中減去現金折扣的金額。它也生成一個附加的行項目以表明現金折扣。對于用支付程式支付的發票，系統為已記帳發票的現金折扣記帳按它使用淨額記帳和支付時有效的現金折扣率對帳。最初計算的現金折扣和實際所用的現金折扣之間的任何內插補點被記帳到一個分開的費用科目中。

這個過程能正确評估已有的流動資産和固定資産，以及相應的費用。這個過程避免了以後必須重新記帳的現金折扣金額。

對憑證輸入而言，總額記帳與淨值記帳之間并無不同。隻是對于用總額記帳記帳的發票，使用者可以在憑證或支付建議中對現金折扣期限作後續的更改。在這兩種情況下使用者輸入的都是總價值。系統修正這些行項目并自動記帳到清帳科目。

這兩種過程在系統中可以并行地使用。

有許多功能能簡化收到的發票輸入 R/3的應付帳款會計核算。系統能夠自動處理收到的發票。單個公司層次上的多種會計業務都可以同預制憑證的輸入聯系起來說明。

10.2.2貸項憑證

到期時，貸項憑證記帳到系統中後就通過支付程式自動沖銷。支付程式按相應的發票自動沖銷與發票相關的貸項憑證。在貸項憑證不能被沖銷的情況下，可以用催款程式要求供應商完成支付。

10.2.3支付

支付程式按輸入系統中的定金請求建立供應商定金。這些請求包含定金所需的全部信息。這些請求中也包含一個到期日，在這個日期之前必須付出定金。定金請求作為一個憑證存儲起來。這個憑證并不更新科目餘額。使用者可以在任何時候顯示單個請求、對指定供應商的所有請求、或者全部已輸入的請求。

10.2.3.1定金

定金本身是自動生成的。在輸入發票的時候，系統指出已支付的所有定金。在收到的發票已被記帳之後，已交的任何定金都按發票全部或部分沖銷。支付程式最後管理的是發票金額減去任何貸項定金。

定金無論是以總值傳遞 (包括銷售稅)或是以淨值傳遞 (不包括銷售稅) 都反映在供應商帳戶或總分類帳科目中、在這兩種情況下，資産負債表正确地反映了淨值。

10.2.3.2支付

自動支付業務管理顯示了 SAP的應付帳款會計核算系統的最大優點。系統也支援人工的支付結算，如供應商的借項憑證程式。這個過程在應收帳款會計核算的一章中說明。

自動支付過程分三步進行：

建立支付建議
編輯支付建議
支付憑證記帳、生成支付表格和資料媒體

10.2.3.3支付程式流程

支付程式最初是生成一個支付建議清單。這個清單是基于憑證中的資料、供應商主記錄、特殊表格、以及使用者的選擇條件。支付建議可以編輯。支付也可以被直接引發。對于大宗支付業務，若幹個會計人員可為支付建議同時工作。他們可以作下列更改：

将建議的支付程式或者銀行換成另一個
為需付款的項目更改現金折扣期限
當機某些支付項目或者将其它項目并入支付中

支付程式利用基于修改過的建議的相應記帳來生成支付。應付款被結清并連接配接到該項支付上。列印出表格并且可以生成資料媒體。系統記錄下支付的過程，使使用者在任何時候都可以檢查并監控交易。

10.2.3.4支付程式的控制政策

已到支付期限的項目由支付條款和現金折扣的基礎金額決定，它們是當發票輸入系統時存儲的。 SAP R/3系統辨識多層次的支付條款。包括多達兩種的現金折扣和一個淨值支付截止日。使用者可以将支付條款作為一個組截止期輸入 (如14天内3％折扣)，也可将它作為一個組日期輸入，如下月15日以前。

在不損失任何适用的現金折扣的條件下，系統一般總是盡可能遲地支付。它計算項目的到期日，保證得到最高的現金折扣。系統也允許利用系統設定來将控制政策靈活地客戶化，以支援使用者的公司在支付業務方面的特殊需要。

在某些國家 (如法國)支付一般是在收到發票後立即以彙票進行。這就是說彙票的到期日和淨發票金額的到期日是相同的。在這種情況下，支付程式用彙票支付所有在特定時間範圍内 (如30－40天)到期的發票。

10.2.3.5支付方式

系統支援所有常用支付辦法，包括支票、電彙、彙票、郵政支票、以及多種各國特有的方法：

支票/彙票程式 (德國 )
POR程式 (瑞士 )
LCA和LCC (法國 )
RicevufaBancarja(意大利 )

對每一個國家可以選擇多種不同方法。

使用者可以為每個供應商輸入多達十種的不同支付方法。到期項目可以大量一并處理，也可以個别處理，每個項目按其支付憑證來處理。

10.2.3.6銀行選擇

在選擇了支付方法之後，支付程式就決定支付應送達的銀行。

每個供應商的各種銀行詳情和公司代碼的開戶銀行在這個選擇過程中都起作用。支付程式決定：

适于支付的開戶銀行
最理想的供應商銀行 (在電彙的情況下 )

系統基于一種優先權控制決定開戶銀行。這種控制會考慮到每次向銀行存入的金額。

開戶銀行的選擇是基于受款人的業務地點 (按郵政編碼)，或者與供應商的銀行詳情無關。這個功能允許使用者從利息的觀點來優化支付過程。此外，使用者也可以指定将在供應商主記錄中或在憑證中使用的銀行。

10.2.3.7支付格式與資料媒介

作為支付過程的最後一步，系統列印出相應的表格或者生成一個資料媒體交換用的支付表格。此外,SAP script (SAP文字處理)功能允許使用者根據需要生成新的表格或者修改已有的表格。

系統為資料媒體交換生成一個包含所有支付資訊的檔案，這些資訊符合所涉及國家的銀行規則。資料可以轉移到微機中，并儲存在盤上。

10.2.3.8資料媒體管理

資料媒體管理功能支援對支付業務中産生的那些資料媒體的管理。使用者可以對每一個資料媒體制作一個最重要資料的概況，它包括：

支付過程辨別符
開戶銀行
結算中心
計算的金額

使用者也可以顯示包含在資料媒體中的憑證，并将它的内容輸出到螢幕上或列印機中。

10.2.3.9支票管理

當不用支付憑證編号而開出支票時，支票管理功能提供有效的支援。這發生于以下的情況中：

管理預先編号的支票：

在美國、英國、法國、加拿大、澳洲，銀行提供已編号的支票。
管理必須按銀行編号或者必須按公司的要求編号的支票。如果支付憑證的編号太長就會發生這種情況。為了避免在若幹年後發生支票編号的重複，管理支票編号也是必須的。

由銀行或由列印機發出的支票被分成組，每組被給予一個編号範圍。列印程式決定下一個可用的支票編号，并将支票編号與支付憑證編号的配置設定與存儲起來。這個程式自動更新支票編号的狀态。如果銀行用電子方法 (利用磁盤或檔案)提供了廢棄支票的資訊，資訊就自動轉入 SAP 系統。如果銀行提供了已廢棄支票的複制件，使用者就能利用 “已人工兌現的支票”這一功能輸入系統中。

從發出支票科目記帳到銀行科目是自動發生的。支票兌現的日期存儲在支票登記檔案中。已被兌現的或無效的支票可以歸檔。使用者仍然能夠顯示已歸檔的支票。

使用者可使用支付憑證或支票的編号在任何時候調用支票以及有關的支付憑證資訊，用戶也可用其它條件如受款人、開票日期、等來尋查支票。

為了生成一個銀行清單來檢查收到的支票，使用者可建立一個檔案，将每一個開戶銀行的所有支票列成清單。類似地，使用者也可以建立一個包含存儲幹系統中的全部支票資訊的支票息登記表。

支付程式的其它功能包括：
給代理受款人的支付
包含一個以上公司代碼的支付
與客戶銷帳

10.2.3.10代理受款人

系統也允許使用者向代理受款人支付。使用者可以如下建立代理受款人：

為所有支付建立：

在這種情況下，使用者應将代理受款人的帳号輸入供應商主記錄的一般資料中。
為指定公司代碼的所有支付建立：

将适當的說明輸入該公司代碼專有的主記錄資料中。
為特殊發票的支付建立：

輸入憑證的使用者必須輸入必要的資訊。使用者也可對已記帳的憑證作後續的更改。系統必須明确地允許将一個代理受款人輸入到供應商主記錄中。

10.2.3.11牽涉多個公司代碼的支付業務

SAP系統也支援牽涉多個公司代碼的支付業務。使用者可将公司合并成組，并為每組指定一個控制公司代碼。所涉及的公司代碼的所有到期項目一道處理，完成單次支付。對每一次支付，系統産生幾項憑證：

在控制公司代碼中産生一個支付
為每一個完成支付的公司代碼産生一個清帳憑證

系統自動為代碼之間的應付付款和應收款産生記帳。

10.2.3.12同客戶銷帳

如果供應商也是一個客戶，則系統允許人工地或自動地沖銷其借項和貸項，這樣做時使用者必須在兩個主記錄中輸入相應的科目編号，使用者也必須明确授權在公司代碼的主記錄資料中沖銷。這就允許使用者決定，是否要為公司代碼單獨地沖銷。

10.2.3.13支付接收

使用者也可以自動地處理支付接收。系統支援各種借項憑證程式，也支援某些國家中常用的彙票程式，如彙票請求、銀行本票等。雖然這些程式主要是用于 R/3的應收帳款會計核算中，它們也能用于R/3 的應付帳款會計核算中。在要求有托收授權的地方，主記錄指出托收授權可适用的銀行。

10.2.3.14貨币

未清項的支付總是使用憑證用的貨币來進行。有專門的支付程式用于支付外币憑證。選作支付用的銀行帳戶與貨币無關。是以，使用者可用适當的外币帳戶來完成外币支付。從接收發票到付款的期間産生的匯率內插補點可以自動記帳。

10.2.3.15财務月曆

财務月曆允許使用者在财務會計系統中安排周期性重複的工作，如支付業務。使用者也可以把它們交給負責的員工便于及時處理。該員工就将在規定的時間接到通知。

這個功能給被授權的員工一個有關支付過程現狀的概況。該功能也允許這些員工追随并檢查過去完成的支付過程。

自動化的支付業務在最佳時刻支付未結的和到期的應付款，并将各個公司定義的支付條件考慮進去。系統利用一般的支付程式将支付條件考慮進去。系統利用一般的支付程序，如支票、電彙、彙票等，支援有現金折扣的和沒有現金折扣的支付。它也支援特定國家特有的支付方法，如表格、資料媒體交換。

10.2.4特殊交易

對于應付帳款業務，會計業務如發票、貸項憑證和向供應商科目的支付的記帳，也導緻相與之聯系的總分類帳科目同時發生變化。這個總分類帳科目被稱為統馭科目并被輸入到供應商的主記錄中。

對于許多特殊的會計業務，系統更新一個替代的總分類帳科目，以下情況就是如此：

已交的定金
應付票據的責任

這些特殊業務在 R/3系統中用一個特殊的總分類帳标記指出。若幹特殊的總分類帳業務可輸入系統中，一些例子包括：
定金請求
沖銷定金
應付票據

使用者可以用供應商的剩餘項目一起處理特殊的總分類帳業務，也可以單獨處理它們。每個使用者都能夠容易地将特殊業務加進系統中。

系統有合适的功能以處理 R/3财務會計應付帳款會計核算中的特殊會計業務 (定金、彙票、擔保 )。這些功能保證了資産負債表的準确性。

在 R/3财務會計應付帳款會計核算中會計業務是如何展現的？

系統為輸入非自動處理的會計業務提供了最佳支援，這使使用者能夠既快速又沒有差錯地管理每天的業務。

10.3憑證和帳戶的處理

10.3.1憑證和帳戶的顯示

系統的功能允許使用者顯示：

憑證
牽涉多重公司代碼的交易
科目餘額
指定供應商的個别行項目

使用者可以用憑證号碼和公司代碼顯示個别憑證。 R/3系統也有容易使用的尋查功能，使使用者能夠快速地得到所需的憑證。

使用者也可以通過處理代碼顯示牽涉多公司代碼的交易。對于該交易中所涉及的所有憑證，這個号碼都是相同的。有一個概況能顯示相關的憑證和行項目。在這個階段使用者也可以使用顯示全部憑證的功能。

10.3.1.1科目餘額

科目餘額表示出每一指定期間交易數字的概況，它分成借項和貸項。使用者可以容易地看到各期間的營業額，也可以看到整個會計年度的特殊營業額 (定金、彙票等)。使用者可以立即進入螢幕上所顯示的項目。

10.3.1.2行項目

使用者可以按使用者喜歡或要求的方式設定行項目的顯示。這使使用者可以按照一定的标準将項目範圍限制到一個更易管理的數量。

使用者可以顯示個别項目或者顯示總計。例如，使用者可以對每一個業務範圍總計所有項目。進而将它們按期間和憑證類型分解。使用者可以定義任何總計變式。這些變式也結合進顯示之中。

使用者也可以按使用者的需要格式化項目清單。如果使用者定義了不同的顯示變式。顯示項目時使用者就可以在它們之間交替選擇。使用者也可以按使用者選擇的條件 (金額、貨币、記帳日期 )來分類項目清單。此外，系統還備有對查功能，它使使用者能夠顯示清單的某些部分。利用這些功能，使用者可以顯示：

一個記帳期間的所有項目
指定貨币的所有項目
某一金額以上的所有項目

使用者也可以顯示一個以上公司代碼的行項目。當支付涉及多個公司代碼時這個選項就特别有用，如果幾個供應商屬于一個合并的集團公司，使用者可以顯示所有相關供應的未清項目的一個概況。如果供應商也是一個客戶，則合并顯示使使用者能将借項項目和貸項項目都表現出來。

以下功能保證使用者能夠對特定的供應商科目跟蹤全部的會計業務：
行項目顯示
顯示牽涉多重公司代碼的交易
包括了使用者控制的先擇、合計和分類的行項目顯示
對合并的集團公司顯示所有項目
科目餘額顯示，其中有餘額、供項及貸項合計、以及營業額合計

10.3.2憑證的更改

系統有若幹支援更改已輸入憑證的功能。使用者可以按下列方式更改：

通過調出個别憑證
通過編輯多業務的憑證
通過請求指定供應商全部項目的清單，從該清單中更改選中的憑證
通過請求指定供應商全部項目的清單，成批更改特定字段

這些功能同顯示功能一樣易于使用。已經更新過科目餘額的某些資料以後不能更改，這包括帳号、金額、和控制記錄。對于财務會計子產品與其它部件內建的系統，則還有不能更改的其它字段。例如，如果系統使用這個成本中心會計子產品，使用者不能對憑證的成本中心作後續更改。

使用者可以決定大多數字段在什麼條件下，可以被更改。例如使用者可以指定：隻要不曾支付則支付期限就可以更改。使用者也可以指定：隻有當憑證記帳期間仍未截止時，某些特定的科目指定才能被更改。

所有憑證更改都列成清單并且能夠以清單的形式顯示。

使用者可以更改個别憑證或者更改若幹憑證，作為使用者可以指定可更改的條件，系統将記錄所有的更改。

R/3财務會計提供何種憑證及科目編輯功能？

R/3财務會計子產品靈活的顯示及更改功能允許使用者在任何時候檢視指定供應商的帳戶餘額。進而能長期注意其發展。

10.4信函

系統提供多種方式來分析供應商帳戶。例如，使用者可以産生下列類型的信函：

信件形式的對帳單和未清項清單
一般信件
帳戶确認書
憑證摘要
利息結算單

系統允許使用者在特定時段，或對于特定情況，自動産生信函。所有信函都是以使用者的業務夥伴的語言生成的。

10.4.1.1對帳單和未清項目清單

供應商對帳單用于對帳，或者用來獲得業務夥伴的資訊。對帳單指出起始餘額、標明時段内的所有項目、以及最終餘額。

未清項目清單是對帳單的特殊形式。它也可以為對帳或資訊的目的送交業務夥伴。有些時候未清項目清單也用作催款單。這個清單指出指定結帳日期之前的所有未清項目。

這兩種清單都包含：

憑證号碼或參考号碼
憑證的日期和類型
每個項目的貨币和金額
到結算日每個項目的餘額

如果适用，科目餘額也包括清帳憑證号碼。緻總部的信件将其分支機構的位址列在信的末尾。

R/3系統使用表格作為信件的模闆。是以，使用者的信件可以包含附加的資訊，如每個項目延遲的天數和結算日期等。

10.4.1.2一般信件

個别信件允許使用者在産生信函時輸入個别的文本。這個文本将分開儲存。系統自動決定供應商的資料，如位址。使用者輸入信件就如同輸入文本一樣。

10.4.1.3标準信件功能

标準信件功能使用預先定義的文本。使用者隻需要對其正在處理供應商提出标準信件請求。系統自動決定供應商資料，如位址。當會計人員變動時就可以發送一封标準信件給供應商。

10.4.1.4憑證摘要

憑證摘要功能允許使用者就某一特定行項目 (如貸項憑證 )通知供應商。使用者可以設定哪些行項目可以在系統中選掼。

10.4.1.5帳戶确認書

帳戶确認書要求多種選擇。作為第一步，使用者總是決定哪些供應商有最高的餘額，并為這些供應商戶産生帳戶确認書。然後使用者可以用各種選擇條件從剩餘的帳戶中選出數量有代表性的帳戶。使用者也可以随機選擇生成替代的帳戶确認書.

10.4.1.6内部憑證

内部憑證使使用者将已輸入系統的憑證完整地輸出。當使用者沒有原始憑證時，或者需要内部流通的憑證時，都可以使用内部憑證。

R/3财務會計子產品提供何種使用者專用的信函功能？

對記帳業務之外發生的所有重要事實使用者都可以産生書面記錄，并把它們包括在使用者寄出的信函中。

10.4.2報表

雖然使用者可以進行多種線上評估，但即使在 R/3财務會計系統中使用者也會需要制作某些報表複制件。也許由于待分析的資料數量巨大。有時使用者也會需要将複制件列印出來或者将某些報表制成縮微膠片。

制作報表的能力一般是這樣來設定：使使用者可以線上運作所有報表。使用者将輸出送入螢幕或者列印機。如果使用者将輸出送入列印機，使用者可将清單儲存在一個暫存檔案中，并商定以後是否要輸出，和向哪裡輸出。

10.4.3主記錄清單

系統提供若幹主記錄資訊評估和選擇條件，這包括按郵政編碼和按統馭科目評估。用戶可以指定該清單中列印的字段數目。例如，使用者可以生成一個僅包含供應商位址資訊的清單，第二個清單可能有銀行資訊，第三個清單可包含供應商主記錄中的所有字段。在調出報表時，使用者也可以在一定程度上影響将清單分類的方式。

10.4.4供應商分析

系統備有一些為供應商項目提供的報表。例如，使用者可以標明的一個結帳日期寫出一份未清項目的清單，當然這些項目在系統中可以查到。還有包括了未清項清單的分析，它們允許使用者定義制作報表的範圍。

10.4.5科目

由于記憶體緊張，使用者不能将所有項目在結清之後在系統中無限期地保留。為了提供所有項目的情況，而又不必将檔案資料也包括進去，系統将這些項目從憑證中分開存儲，這些記錄隻包含那些在供應商行中的資訊，此外，這些記錄經過分類，将已清項目放在每個科目的起始。結帳業務按結帳日期和結帳憑證号碼分類，是以使用者總是能追随結帳業務，在結帳日期仍保持未清的那些項目列于每個科目的最後。這些記錄為每個帳戶和統馭科目産生對帳總額。這使使用者能與會計系統的其它部分對帳。

R/3财務會計的報表編制功能是如何建構的？

系統為使用者提供多種方式分析供應商資料。這些分析對管理供應商資訊很有助益。用戶也可以将這些分析列印出來。