如何通過公司政策實作推動高效遠端辦公？

企業無論大小，都會制定辦公政策，維護和恢複公司的秩序。如果沒有正确的戰略，我們将面臨安全、生産力、利潤和損失等威脅。如果不加以控制，很可能會嚴重損害企業的營運。在遠端辦公員工數量創新高的背景下，對遠端辦公政策的需求正在上升。

遠端辦公政策主要是為了保證對遠端使用者和裝置的正确安全管理，滿足安全性和合規性的要求。和日常辦公政策一樣，遠端辦公政策劃定了底線，也能提升員工士氣。

許多企業隻釋出與遠端辦公相關的期望和通用規則，但這種過于寬泛和無效的溝通可能會忽略決策不當、效率低下，甚至會讓員工産生想辭職的孤獨感等問題。也有很多企業明明知道遠端辦公政策的重要性，卻苦于沒有具體的方法。他們不知道應該包括哪些内容，如何傳達給員工和相關人員。

如果企業有遠端員工或想要實施遠端辦公，想要制定全面的遠端辦公政策，可以從以下幾方面入手：

• 通用資訊和流程
• 裝置和資源
• 期望
• 入離職流程
• 資訊安全保護措施
• 聯系資訊

不同部門之間對于遠端辦公的要求可能存在差異，企業可以先考慮起草一份适用于全公司的通用政策再細化各部門的具體政策。

下面将具體說明上述政策制定細節。

1. 通用資訊和流程

遠端辦公政策一般需要包含政策目的和适用範圍，以及适用于大多數員工的通用準則和流程。

1）遠端辦公申請資格

• 哪些部門、團隊或角色有資格申請遠端工作機會
• 允許員工遠端辦公的頻率
• 申請遠端辦公需要的入職年限

2）各種辦公資訊

• 如果計劃為遠端兼職的員工提供線下辦公室，企業需要明确：
• 預計在辦公室工作的頻率
• 辦公室所在位置
• 線下和線上辦公工作之間的切換流程
• 和員工溝通好每周線上、線下辦公的時間規劃
• 員工如何在辦公室打卡
• 員工如何進入辦公室（門卡、數字代碼等方式）

3）公司會議、績效評估和員工活動

辦公政策需要說明以下會議和活動的頻率以及所需工具：

• 經理一對一溝通
• 團隊會議
• 客戶啟動會議
• 績效評估
• 員工學習發展活動
• 團建活動

4）遠端員工入離職流程

• 新入職員工的公司業務系統賬号建立
• 及時登出離職員工賬号和授權

2. 裝置與資源

遠端辦公政策需要規定是否為遠端使用者配備辦公電腦或手機，是否允許使用個人裝置辦公，是否為居家辦公提供津貼。

1）公司配備的辦公裝置

• 公司為支援不同部門、團隊、角色的遠端辦公提供的技術
• 公司為支援遠端員工高效工作提供的數字工具和資源
• 員工應如何使用公司裝置
• 如何退回裝置或申請新裝置

2）自帶裝置（BYOD）

• 為了更好地控制員工使用自帶裝置的情況，企業還應制定 BYOD 的相關政策，具體包括：
• 員工為居家辦公購入的裝置可享受津貼或報帳
• 如何監控和保護用于辦公的個人裝置
• 對自帶裝置的生産力期望以及工作進度跟蹤

3）遠端通路權限

• 如何配置、監控和保護員工對企業資源的遠端通路（考慮使用最低特權通路原則）
• 定期安排遠端通路安全教育訓練
• 在遠端員工裝置上啟用條件通路政策，禁止在公共/未知網絡、熱點、共享裝置上工作

3. 期望

遠端辦公政策還需要提到非技術方面的工作期望，例如：

1）工作和休息

• 正常工作時間
• 例：員工可以選擇6點到18點内的任何時間工作，或者早8晚5，或者部門規定的工作時間段打破預期——隻要完成個人 KPI，可以不規定
• 具體的辦公時間

2）生産力和業績目标

• 生産力預期
• 例：如果談話後員工依然沒有達到業績目标，企業可以再給員工一段調整時間，或者在條件允許的情況下要求員工恢複現場辦公
• 為遠端員工設定相應目标
• 如何衡量和跟蹤業績

3）溝通

• 員工與主管的聯系頻率
• 不同類型的通信需要的工具
• 休假申請流程
• 如何報告工作時間内導緻停機的技術問題

4. 資訊安全保護措施

• 遠端辦公政策還需要列出公司計劃在遠端使用者裝置上實施的所有安全保護措施，以及安全教育訓練的相關内容，具體包括：
• 條件通路政策
• 密碼複雜性要求和密碼更改政策
• 多因素認證（MFA）
• 通用裝置、網絡和通路相關的安全政策
• 員工應在何時如何向公司報告裝置丢失或被盜以及網絡釣魚攻擊等情況，在規定時間内報告的員工可以免責。

5. 聯系資訊

遠端辦公政策需要說明員工遇到不同類型的問題時應該聯系哪個部門，并且提供安全部門、IT 部門、管理部門、人事部門等相關部門的聯系方式。

制定适合企業自身的遠端辦公政策